Bağlantısız Dijital İşyeri – AI Sizden Hesap Soracak mı?

SharePoint … ServiceNow … Salesforce … Workday … dünyanın her köşesindeki şirketlerin çoğu bu kurumsal yazılım platformlarının birini veya birden fazlasını kullanıyor. Aslında, ortalama bir bilgi işçisi her gün 11’den fazla uygulamayı kullanıyor ve %40’ı daha da fazlasını kullanıyor. Bu kadar çok araçla, “çalışan deneyimi” nin nasıl olduğu sorusunu sormak đáng ediyor.

Herhangi birine sorduğunuzda, muhtemelen iyi, kötü ve çirkin deneyimlerden oluşan bir cevap karışımı alacaksınız. Çalışanlar artık bu durumu sessizce tolere etmiyorlar. %43’ü çalışan, farklı sistemler arasındaki bilgileri bulmanın zor olduğunu söylüyor. Bir başka anket ise neredeyse %70’inin, anlamlı işler yapmak yerine, farklı sistemler arasındaki bilgileri takip etmek için haftada 20 saate kadar zaman kaybedeceğini gösteriyor.

Bu, yalnızca bir kullanılabilirlik şikayeti değil. Çalışma deneyimi işletim sistemi (EEOS) olarak adlandırdığım şeyin bir bozulması. Birleştirilmiş bir deneyim katmanının olmaması, her oturum açma, her yinelenen politika, her ölü bağlantı, verimliliği ve güveni aşındırıyor.

Bugün var olan karmaşıklık, teknolojik inovasyonun on yıllarca süren bir sonucu ve koordine edilmemiş karar almaktan kaynaklanıyor. Kimse suçu olmadan, parlak yeni nesneler uzun süreler boyunca geliştirildi ve dijital işyerinin neye benzediği konusunda büyük resim kayboldu.

Şimdiye kadar, şirketler bunu atlatıp geçiştirebildiler. Ancak kurumsal yapay zeka’nın gelişi, durumu değiştiriyor. Büyük dil modelleri her depoyu indeksleyecek ve şu anda kurulan devasa sistemlerdeki tüm tutarsızlıkları ortaya çıkaracak – eski politikalar, çelişkili veriler, yinelenen içerik. Bugün küçük iç sürtüşme gibi görünen şeyler, yarın açık, kamu verimsizliğine dönüşecek.

Yapay zeka’nın üssel bir hızda evrimleştiği bir dönemde, EEOS’a bir “deneyim katmanı” eklemek için uygun bir zaman.

Dijital İşyeri Paradoksu

Bugün kurumsal dünyadaki zorluk, SharePoint, ServiceNow, Workday gibi araçların içerik depoları ve bilgi tabanlarından oluşmasıdır. Birçok şirket için SharePoint, varsayılan kurumsal intranet haline gelmiştir, çünkü organizasyon bir Microsoft şirketi. Diğerleri için ServiceNow, Salesforce ve Workday, HR/IT otomasyonu, CRM ve HCM’nin ötesinde kullanılan suni intranetlere dönüşmüştür.

Sonuçlanan sorun? İçerik denetimi ve yönetimindeki eksiklik … farklı, bağlantısız sitelerde yinelenen ve tutarsız içerik … çalışanların işlerini yapmaları için gerekli bilgileri bulmakta yaşadıkları arama kâbusu … ve sonunda, sinir bozucu ve işlevsiz bir EEOS.

AI: Büyük Açıklama

Yapay zeka, dijital işyerindeki çatlakları ortaya çıkaracak. Büyük dil modelleri ve AI destekli araçlar, kurumsal sistemleri taramaya, çeşitli bilgi tabanlarındaki içerikleri indekslemeye başladı. Zamanlama daha kritik olamaz: Salesforce’e göre, %81 IT lideri, veri silolarının dijital dönüşümü engellediğini söylüyor ve %75’lik organizasyon, içgörülerini sorunsuz kullanıcı deneyimleri haline getirmekte zorluk yaşıyor.

Öncelikle, bugünün gerçekliği ve çalışanların işlerini yapmaları için gerekli bilgileri bulmakta karşılaştıkları zorluklar dikkate alınarak, liderlerin mevcut dijital işyerinin decades boyunca, gelecekteki birleşik bir çalışan deneyimi düşünülmeden, silolar halinde inşa edildiğini kabul etmeleri gerekiyor.

Ancak bir çözüm var. Gerekli “müdahale” gerçekleştiğinde bir ışık var. EEOS’un evrimleşmesi gerekiyor ve bu, bir “çalışan deneyimi katmanı” – birleştirilmiş, çalışan odaklı bir arayüze ihtiyaç duyuyor. Bu, çeşitli sistemleri entegre ediyor, aramayı birleştiriyor, bilgiye erişimi basitleştiriyor ve çalışan yolculuğunu kişiselleştiriyor.

Bugünün Dijital İşyerine Deneyim Katmanı Eklemek

Önceki yazılarımda savunduğum gibi, C-Suite’in, farklı departmanlar (ör. HR, IT, satış, vb.) tarafından sahip olunan ve bugün karşılaşılan zorlukların kaynağını oluşturan, kurumsal çapta çeşitli çözümler için governance’i sağlamak zorunda. Sadece %13’ü çalışan, dijital işyeri deneyiminden tamamen memnun, ve %85’i, versiyon kontrolü ve doğru belgeleri bulmak için zaman kaybettiklerini söylüyor, bu da birleştirilmiş bir dijital deneyimin, çalışan verimliliği ve memnuniyetinin核心’nda olduğunu vurguluyor. Ayrıca, AI’nın bu sistemi içerik yönetimi, akıllı iletişim ve öngörülü içgörülerle güçlendirebileceğini önerdim. Deneyim katmanı, var olan kargaşayı temizlemek, çeşitli “intranet benzeri” platformları birleştirmek ve çalışanların iş deneyimini büyük ölçüde iyileştirmek için bir sonraki adımdır. AI, dijital işyerinin kusurlarını ortaya çıkarmadan önce, dijital işyerini birleştirmek için tasarlandı.

Dijital işyerinize deneyim katmanı eklemek, korkutucu veya zaman alıcı bir iş olmak zorunda değil.

Aşağıdaki dört adım, bunu inşa etmek için:

1. EX Denetimi Gerçekleştirin: Tüm dijital temas noktalarını – HR sistemleri, intranetler, iletişim platformları, operasyonel araçlar – boşlukları, yinelenenleri ve ağrı noktalarını belirlemek için haritalayın. Çalışan geri bildirimi (ör. nabız anketleri) kullanarak, arama veya araçlara erişim için harcanan zaman gibi sıkıntıları belirleyin.
2. Çapraz Fonksiyonel Governance Kuruluşu: HR, IT, İletişim ve Operasyonlardan liderlerle bir EX Konseyi oluşturun. Sistem entegrasyonu, içerik doğruluğu ve kullanıcı deneyimi ölçümleri (ör. bilgiye ulaşma süresi, görev tamamlama oranları) için standartlar belirlemelerini görevlendirin.
3. İçerik Temizliği için AI’yi Kullanın: Teknoloji hala gelişirken, mümkün olduğunda AI’yi kullanarak depolarda eski, yinelenen veya tutarsız içerikleri taramak için kullanın. Microsoft Copilot gibi araçlar, eski belgeleri etiketleyerek ve arşivleyerek, çalışanların yalnızca güncel ve güvenilir bilgilere erişmelerini sağlayabilir.
4. Ölçüm ve İyileştirme: EX ölçümlerini – kritik güncellemeler için farkındalık süresi, arama başarı oranları veya çalışan memnuniyeti puanları gibi – belirleyin ve AI destekli analitiklerle izleyin. Bu ölçümleri yıllık olarak C-Suite’e, finans ve ESG gibi diğer önemli ölçümlerle birlikte sunun, böylece hesap verebilirlik sağlanabilir.

AI’nın işyerindeki evriminin bu aşamasında, çok şey hala teorik ve geliştirme aşamasında. Ancak uzun sürmeyecek. Kuruluşlar, dijital işyerlerini yeniden tanımlama fırsatına sahipler. Deneyim katmanı, parçalı sistemleri entegre eden, aramayı birleştiren, bilgiye erişimi basitleştiren ve çalışan yolculuğunu kişiselleştiren, kullanıcı odaklı bir arayüz kavramı sunuyor.

Bu, yeni bir platform değil ve SharePoint, ServiceNow veya diğer çözümlerin çıkarılmasını gerektirmez. Mevcut araçların üzerine kurulan, çalışan merkezli bir çerçeve sunan, sistemleri, içerikleri ve iletişimleri birleştiren ve işlevsiz bir dijital işyerini çözen bir stratejik katmandır. Teorik olanı, nihayetinde somut sonuçlar sağlayacak pratik bir uygulamaya dönüştürür.