5 najboljših rešitev za upravljanje dokumentov z umetno inteligenco (maj 2024)

V hitri digitalni dobi podjetja nenehno iščejo inovativne rešitve za racionalizacijo procesov upravljanja dokumentov. Medtem ko umetna inteligenca (AI) še naprej preoblikuje različne vidike sodobnega dela, so se sistemi za upravljanje dokumentov, ki jih poganja AI, pojavili kot menjalci iger, saj ponujajo neprimerljivo učinkovitost, natančnost in varnost. Ta orodja izkoriščajo moč strojno učenje, obdelava naravnega jezika, in inteligentna avtomatizacija za poenostavitev ustvarjanja, shranjevanja in pridobivanja kritičnih poslovnih dokumentov.

Ta vrhunska orodja za upravljanje dokumentov z umetno inteligenco ponujajo široko paleto funkcij, od inteligentnega razvrščanja in ekstrakcije dokumentov do brezhibne integracije z obstoječimi poteki dela. V tem članku bomo raziskali najboljše rešitve za upravljanje dokumentov z umetno inteligenco, ki na novo opredeljujejo način, kako organizacije ravnajo s svojimi digitalnimi sredstvi, in vam omogočajo, da sprejmete premišljeno odločitev pri izbiri idealne platforme za zahteve upravljanja dokumentov vaše organizacije.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect je zmogljiva programska rešitev za zajem dokumentov in optično prepoznavanje znakov (OCR), ki poenostavi postopek zajema, obdelave in distribucije dokumentov iz različnih virov. Programska oprema je zasnovana tako, da se brezhibno integrira z obstoječimi poteki dela in podpira široko paleto vrst dokumentov in virov, kot so gonilniki tiskalnika, mape, spletni brskalniki in e-poštni sistemi.

DeskConnect z uporabo tehnologij umetne inteligence in strojnega učenja avtomatizira proces zajemanja podatkov s prepoznavanjem in ekstrahiranjem ustreznih informacij iz dokumentov. Ta funkcija bistveno zmanjša potrebo po ročnem vnosu podatkov, prihrani čas in zmanjša tveganje za napake. Napredne zmožnosti OCR programske opreme zagotavljajo visoko natančnost pri obdelavi rastriziranih dokumentov, zaradi česar je zanesljiva izbira za podjetja, ki se ukvarjajo z različnimi formati dokumentov.

FabSoft ponuja tudi Document Companion z napredno integracijo AI Chat, ki jo poganja ChatGPT. Ta vrhunska izboljšava na novo opredeljuje upravljanje dokumentov s poenostavitvijo uvoza in združevanja dokumentov, ponuja takojšen dostop do klepeta, ki ga poganja umetna inteligenca, za učinkovito analizo dokumentov in zagotavlja natančnost z najsodobnejšo tehnologijo OCR.

Ključne lastnosti FabSoft DeskConnect:

• Vsestranska podpora za dokumente: Sprejema gonilnike tiskalnika, mape, spletne brskalnike, e-poštne sisteme in drugo.
• Inteligentno pridobivanje podatkov: Uporablja AI in strojno učenje za samodejno prepoznavanje in pridobivanje podatkov iz dokumentov.
• Vrhunska zmogljivost OCR: Zagotavlja vodilno natančnost rastriziranih dokumentov.
• Poenostavljena distribucija dokumentov: Avtomatizira zajem dokumentov in distribucijo v oblak ali rešitve na mestu uporabe, vključno z Microsoft OneDrive, SharePoint in Power Apps.
• Prilagodljiv API: Ponuja uporabniku prijazen API, ki vtičnikom omogoča nadzor dostave dokumentov ter avtomatizacijo dejanj in metod predložitve.
• Robustni varnostni ukrepi: Izvaja varnostne funkcije najvišjega nivoja za zaščito zaupnosti dokumentov in omejevanje dostopa pooblaščenim uporabnikom.

Uporabniku prijazen API FabSoft DeskConnect omogoča podjetjem ustvarjanje delovnih tokov in integracij po meri, kar dodatno optimizira procese obdelave dokumentov in pridobivanja podatkov. Robustni varnostni ukrepi programske opreme zagotavljajo, da občutljivi dokumenti ostanejo zaupni in dostopni samo pooblaščenemu osebju.

2. DocuPhase

Vir: DocuPhase

DocuPhase je vseobsegajoča programska rešitev za upravljanje dokumentov, zasnovana za optimizacijo procesov shranjevanja dokumentov, skeniranja, iskanja in arhiviranja za podjetja vseh velikosti. Ta platforma presega zmožnosti preproste digitalne kartotečne omare in ponuja funkcije, ki upravljajo, sledijo in dokončajo tekoče delo, kar znatno poveča produktivnost.

Ena od izstopajočih lastnosti DocuPhase je njegova zmogljivost zajemanja podatkov in pridobivanja dokumentov, ki jo poganja AI. Ta inteligentna orodja poenostavijo postopek pridobivanja ključnih informacij iz različnih dokumentov in pridobivanje podatkov iz starih datotek. Funkcionalnost, ki jo poganja umetna inteligenca, lahko hitro skenira večstranske dokumente, prepozna in izlušči ustrezne informacije, s čimer odpravi potrebo po zamudnem ročnem iskanju. Poleg tega zmožnosti umetne inteligence in strojnega učenja platforme omogočajo samodejno usmerjanje in indeksiranje datotek, kar uporabnikom prihrani dragocen čas in trud.

Ključne lastnosti DocuPhase:

• Zajem podatkov s pomočjo AI: Inteligentno pridobivanje bistvenih informacij iz različnih dokumentov.
• Učinkovito iskanje dokumentov: Hitro in natančno pridobivanje podatkov iz starih datotek z uporabo naprednih zmogljivosti AI.
• Samodejno usmerjanje in indeksiranje datotek: Avtomatizacija na podlagi umetne inteligence in strojnega učenja za poenostavljeno organizacijo dokumentov.
• Brezšivna integracija: Združljivost s skupnimi platformami, kot so sistemi za načrtovanje virov podjetja (ERP), za izboljšano vsestranskost in zmanjšano preklapljanje programov.
• Varna rešitev v oblaku: Intuitiven vmesnik za shranjevanje digitalnih dokumentov in odpravo nepotrebne papirologije.
• Funkcije naprednega iskanja: Ključna beseda in nastavljiva iskalna orodja za hitro iskanje dokumentov.
• Uporabniku prijazen vmesnik: Programska oprema, ki je enostavna za učenje, z vodenim usposabljanjem za gladko vključitev in integracijo delovnega toka.

Integraciji prijazna narava DocuPhase omogoča brezhibno povezovanje z drugimi običajnimi platformami, kot so sistemi ERP, zaradi česar je vsestransko orodje za vsakodnevne operacije. Ta integracija zmanjša čas, ki ga uporabniki porabijo za preklapljanje med programi, kar poenostavi njihov potek dela. Rešitev programske opreme v oblaku zagotavlja varen in intuitiven vmesnik za shranjevanje digitalnih dokumentov, ki učinkovito odpravlja nepotrebno papirologijo.

3. Fluix

Fluix je mobilna platforma za upravljanje dokumentov in delovnih tokov, prilagojena za upravljanje storitev na terenu. Ta inovativna programska oprema podjetjem omogoča varno shranjevanje kritičnih dokumentov in obrazcev ter dostop do njih znotraj centraliziranega skladišča. Fluix poenostavlja delo na daljavo in povečuje splošno produktivnost z zagotavljanjem servisnih tehnikov in menedžerjev preprostega dostopa do bistvenih datotek, tudi na lokacijah z omejeno ali brez internetne povezave.

Ena od ključnih značilnosti Fluixa so njegovi prilagojeni delovni tokovi, ki spodbujajo učinkovito komunikacijo in odgovornost med člani ekipe. Platforma omogoča posodobitve in obvestila v realnem času za nove naloge, spremembe ali pomembna sporočila, kar zagotavlja, da so vsi deležniki obveščeni in usklajeni. Zmožnosti samodejnega usmerjanja in indeksiranja datotek Fluix bistveno zmanjšajo ročni napor, kar podjetjem omogoča optimizacijo njihovih delovnih tokov in povečanje učinkovitosti.

Glavne lastnosti Fluixa:

• Mobile-First Design: Optimizirano za upravljanje terenskih storitev, ki omogoča varno shranjevanje dokumentov in dostop na poti.
• Centralizirano skladišče dokumentov: Zagotavlja eno samo, lahko dostopno lokacijo za kritične dokumente, povezane s področjem.
• Poteki dela po meri: Olajša komunikacijo in odgovornost med člani ekipe s posodobitvami in obvestili v realnem času.
• Brezšivna integracija: Združljiv z običajnimi platformami, kot so sistemi ERP, poenostavlja vsakodnevne operacije in zmanjšuje preklapljanje programov.
• Tehnologija OCR: Podpira optično prepoznavanje znakov za natančno pretvorbo besedilnih slik v strojno kodirano besedilo.
• Funkcija klepeta z umetno inteligenco: Poganja ga ChatGPT in ponuja takojšen dostop do informacij, povezanih z dokumenti, in odpravlja ročna iskanja.
• Uporabniku prijazna nastavitev: Preprosta konfiguracija funkcije OpenAI Chat v Document Companion.

Integraciji prijazna arhitektura Fluixa omogoča brezhibno povezovanje z drugimi razširjenimi platformami, kot so sistemi ERP. Ta integracija podjetjem omogoča učinkovitejše upravljanje vsakodnevnih operacij in skrajša čas, porabljen za preklapljanje med programi. Poleg tega Fluix podpira tehnologijo OCR, ki zagotavlja, da so podatki, posredovani funkciji klepeta z umetno inteligenco, točni in celoviti za podrobno analizo.

4. M-datoteke

M-Files je inteligentna platforma za upravljanje informacij, ki ponuja pametnejši pristop k upravljanju vsebin skozi celoten življenjski cikel. Z brezhibnim povezovanjem vsebine in izkoriščanjem inteligentne avtomatizacije M-Files omogoča delavcem, ki delajo na znanju, večjo produktivnost z zagotavljanjem pravih informacij pravim ljudem ob pravem času.

Platforma zagotavlja celovit pogled na vsebino v celotni organizaciji, ne da bi zahtevala zapleteno in drago selitev v en sam repozitorij. Rešitev M-Files za upravljanje digitalnih dokumentov se ponaša z zmogljivimi zmožnostmi iskanja in priklica, kar uporabnikom omogoča hitro in enostavno iskanje dokumentov, ne da bi izgubljali čas z iskanjem izgubljenih datotek ali se trudili spomniti, kje je bilo kaj shranjeno. Platforma tudi poenostavi ustvarjanje dokumentov s ponudbo predlog, enostavnega poimenovanja in funkcij shranjevanja ter zmožnostjo odkrivanja skritih dokumentov in temnih podatkov s tehnologijo, ki podpira AI.

Ključne lastnosti M-Files:

• Inteligentno upravljanje informacij: Združuje povezano vsebino in inteligentno avtomatizacijo za povečanje produktivnosti in zagotavlja 360-stopinjski pogled na vsebino.
• Hitro iskanje in iskanje: Uporabnikom omogoča hitro in enostavno iskanje dokumentov ter prihrani čas in trud.
• Poenostavljeno ustvarjanje dokumenta: Ponuja predloge, enostavno poimenovanje in shranjevanje dokumentov ter odkrivanje skritih dokumentov in temnih podatkov.
• Avtomatizirana skladnost in varnost: Zagotavlja skladnost s politikami in predpisi podjetja ter zagotavlja varnost podatkov s pravicami dostopa in šifriranjem.
• Brezhibno sodelovanje: Omogoča soavtorstvo, komentiranje in hkratno komentiranje dokumentov.
• Integracija s priljubljenimi orodji: Ponuja integracijo z Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook in drugimi široko uporabljenimi aplikacijami.
• Procesi, ki jih poganja AI: Uporablja AI, kot je M-Files Aino, za organiziranje informacij, razumevanje konteksta dokumenta in interakcijo z znanjem z uporabo naravnega jezika.

Zmožnosti avtomatizacije M-Files poenostavljajo skladnost s politikami in predpisi podjetja, zagotavljajo varnost podatkov s strogimi pravicami dostopa in šifriranjem na ravni podjetja ter omogočajo preprosto sodelovanje s soavtorstvom, komentiranjem in hkratnim označevanjem dokumentov. Datoteke M-Files, zgrajene na zelo nastavljivi platformi, je mogoče preprosto prilagoditi za izpolnjevanje posebnih poslovnih potreb prek API-jev, predlog rešitev in dodatkov tretjih oseb.

5. SharePoint AI

Vir: Microsoft

Microsoft SharePoint je zmogljiva platforma za sodelovanje in upravljanje dokumentov, ki ob integraciji s tehnologijami umetne inteligence preoblikuje poteke dela, izboljša sodelovanje in poveča produktivnost organizacij. Z vključitvijo zmogljivosti AI v SharePoint lahko podjetja avtomatizirajo procese, poenostavijo upravljanje dokumentov, izboljšajo funkcionalnost iskanja in pridobijo dragocene vpoglede iz podatkov.

SharePoint AI omogoča zaposlenim, da delajo pametneje in hitreje, hkrati pa zmanjša ročno delo in izboljša produktivnost. Platforma ponuja različne prednosti, vključno z inteligentnim upravljanjem dokumentov, avtomatizacijo delovnega toka, integracijo klepetalnih robotov in napovedno analitiko, kar organizacijam omogoča optimizacijo delovanja, izboljšanje sodelovanja in ohranjanje konkurenčnosti v današnjem okolju. SharePoint Premium, napredna platforma za upravljanje vsebine in izkušenj, prinaša umetno inteligenco, avtomatizacijo in dodano varnost izkušnjam, obdelavi in ​​upravljanju vsebine, kar organizacijam pomaga pri upravljanju in zaščiti kritične vsebine v celotnem življenjskem ciklu.

Ključne lastnosti SharePoint AI:

• Inteligentno upravljanje dokumentov: Obdelava dokumentov s pomočjo umetne inteligence, samodejno razvrščanje, ekstrakcija in označevanje informacij iz dokumentov, kar vodi do izboljšane učinkovitosti in poenostavljenih delovnih tokov.
• Avtomatizacija delovnega toka: Avtomatizacija poteka dela, izboljšana z AI, analizira zgodovinske podatke, se uči iz preteklih odločitev in sprejema inteligentne odločitve pri avtomatizaciji opravil in usmerjanju dokumentov.
• Integracija chatbota: Klepetalni roboti, ki jih poganja AI in so integrirani s SharePointom, zaposlenim omogočajo interakcijo s sistemom prek naravnega jezika ter zagotavljajo takojšnje odgovore in podporo.
• Napovedna analiza: Izkorišča umetno inteligenco za analizo podatkov in zagotavljanje dragocenih vpogledov, kar organizacijam omogoča sprejemanje odločitev na podlagi podatkov in ohranjanje prednosti.
• Napredno upravljanje vsebine: Umetna inteligenca, avtomatizacija in dodana varnost vsebinskih izkušenj, obdelave in upravljanja, ki organizacijam pomagajo pri upravljanju in zaščiti kritične vsebine v celotnem življenjskem ciklu.
• Rešitve za dokumente visoke vrednosti: ponuja rešitve za delo z dokumenti visoke vrednosti, kot so pogodbe, izjave o delu, naročila in računi.

Zmožnosti inteligentnega upravljanja dokumentov SharePoint AI omogočajo samodejno razvrščanje, ekstrahiranje in označevanje informacij iz dokumentov, kar vodi do izboljšane učinkovitosti in poenostavljenih delovnih tokov. Zmožnosti napovedne analitike platforme izkoriščajo umetno inteligenco za analizo podatkov in zagotavljanje dragocenih vpogledov, kar organizacijam omogoča, da sprejemajo odločitve na podlagi podatkov in ostanejo pred krivuljo.

Poenostavite svoj potek dela z rešitvami za upravljanje dokumentov z umetno inteligenco

V današnjem hitrem poslovnem okolju so rešitve za upravljanje dokumentov, ki jih poganja AI, postale bistvena orodja za organizacije, ki želijo poenostaviti svoje delovne tokove, izboljšati sodelovanje in povečati produktivnost. Rešitve za upravljanje dokumentov z umetno inteligenco, ki so obravnavane v tem članku, ponujajo široko paleto funkcij in zmožnosti, zasnovanih tako, da zadovoljujejo različne poslovne potrebe.

Od inteligentnega razvrščanja in ekstrakcije dokumentov do brezhibne integracije z obstoječimi poteki dela, ta orodja izkoriščajo moč umetne inteligence za poenostavitev ustvarjanja, shranjevanja in pridobivanja kritičnih poslovnih dokumentov. Z avtomatizacijo ročnih procesov, izboljšanjem funkcionalnosti iskanja in zagotavljanjem dragocenih vpogledov te rešitve omogočajo organizacijam, da optimizirajo svoje delovanje, zmanjšajo stroške in spodbujajo boljše odločanje.