Viitorul muncii în echipă: Cum uneltele conduse de IA redefinesc colaborarea

Când filmul Her a fost lansat în 2013, ideea că un om poate forma o relație cu un asistent cu putere de inteligență artificială era greu de imaginat, pentru a nu mai vorbi, un pic distopic. 11 ani mai târziu, uneltele cu inteligență artificială nu înlocuiesc partenerii romantici (încă), dar joacă roluri din ce în ce mai importante în locul de muncă. De fapt, cercetătorii își schimbă percepția asupra inteligenței artificiale, de la un instrument la un membru al echipei de colaborare. Cercetarea a descoperit, cu toate acestea, că adăugarea unui coleg de echipă cu inteligență artificială poate reduce coordonarea, comunicarea și încrederea. În ciuda acestor provocări, multe organizații găsesc modalități de a integra inteligența artificială în operațiunile lor fără a dăuna colaborării în echipă. Instruirea și stabilirea modului de utilizare a inteligenței artificiale sunt cheia. 

La Jotform, am integrat inteligența artificială în procese în fiecare funcție a afacerii. A transformat dinamica noastră de echipă, îmbunătățind comunicarea și sporind productivitatea în sarcinile care contează. Iată o privire mai atentă la modul în care. 

Managementul proiectelor fără a necesita răbdare

Unii spun că răbdarea este o virtute, dar în contextul managementului proiectelor de echipă, răbdarea este supraevaluată. Blocajele distrug impulsul și epuizează motivația. Nu există nimic mai rău decât a te simți inspirat și energizat, doar pentru a aștepta cu nerăbdare răspunsul unui membru al echipei. Fără a mai vorbi: timpul prețios este irosit. 

Uneltele de management al sarcinilor conduse de inteligență artificială pot transforma dinamica obișnuită a proiectelor de echipă prin eliminarea multor dependențelor care tind să stopeze progresul. De exemplu, dacă ești manager, utilizarea unui instrument de management al proiectelor condus de inteligență artificială îți poate oferi insight în fluxul de lucru al unui angajat fără a fi nevoie să întrebi. Uneltele cu inteligență artificială pot găsi modalități de a economisi timp și de a spori productivitatea colectivă. 

Luați în considerare o platformă de management al muncii precum Asana: funcțiile sale cu inteligență artificială pot sugera următorii pași într-un proiect, semnala potențiale blocaje și genera insight în sarcinile și productivitatea echipei. Este ca și cum ați avea un membru suplimentar al echipei dedicat analizei și îmbunătățirii logisticii, astfel încât membrii umani ai echipei să se poată concentra pe sarcini mai semnificative. 

Streamlinerea cercetării și a schimbului de informații

O prietenă avocat mi-a spus despre cursul de cercetare juridică pe care l-a urmat în timpul facultății. În acele zile, cercetarea juridică se baza puternic pe motoare de căutare specializate, și, nu în mod surprinzător, a durat aproape un semestru pentru a stăpâni arta de a le utiliza eficient. 

Astăzi, uneltele conduse de inteligență artificială precum ChatGPT sunt în curs de a transforma modul în care efectuăm cercetări online. Având în vedere capacitatea sa de a streamlina cercetarea și schimbul de informații, este logic că ChatGPT înlocuiește motoarele de căutare obișnuite pentru echipele cu ritm rapid.

Cu ChatGPT, puteți utiliza limbajul natural pentru a rafina întrebările de cercetare și pentru a accesa rezultatele de care aveți nevoie mai repede. ChatGPT poate rezuma near instantaneu articole de cercetare lungi, rapoarte și seturi de date. Uneori, aceste documente vor necesita atenția dumneavoastră completă. Dar atunci când aveți nevoie doar de punctele cheie, puteți delega sarcina de înțelegere lui ChatGPT și distribui insight-ul către membrii echipei. 

Să presupunem că căutați o soluție și nu știți de unde să începeți. ChatGPT poate fi un instrument util în procesul de brainstorming, generând idei și abordări alternative pentru dumneavoastră și membrii echipei. Fără a mai sta și a aștepta inspirația să apară. De exemplu, una dintre echipele noastre crea conținut despre Gen Z în locul de muncă și avea nevoie de o prezentare generală a tendințelor de top. ChatGPT a ajutat la demararea procesului, lăsând membrii echipei noastre cu mai multă energie pentru a alege și dezvolta cea mai bună strategie de conținut. 

Atunci când utilizați uneltele cu inteligență artificială pentru a genera și cerceta idei, creați mai mult timp pentru gândirea creativă și luarea în considerare a diverselor perspective ale membrilor echipei. În era inteligenței artificiale, aceasta este munca care definește angajații și organizațiile de succes.

Întâlnirile care contează

Întâlnirile pot fi o pierdere de timp. Într-o anchetă recentă a 5.000 de lucrători din cunoașterea de pe patru continente, 78% dintre respondenți au spus că sunt obligați să participe la atâtea întâlniri încât le este greu să-și facă treaba. Întâlnirile pot fi, de asemenea, epuizante. În aceeași anchetă, 76% au spus că se simt epuizați în zilele cu multe întâlniri. 

Sunt un susținător al limitării întâlnirilor la minimum și al eliminării actualizărilor de stare inutile. Vreau ca angajații să aibă perioade mari de timp pentru a se dedica muncii care îi energizează. Ei au nevoie de timp suficient pentru a intra în modul „flow”. Dar atunci când vine vorba de întâlnirile esențiale, vreau ca toată lumea să poată acorda atenție deplină. Acolo intervin uneltele de automatizare conduse de inteligență artificială, pentru a asculta și a transcrie notele de întâlnire și a se asigura că nimic nu se pierde. Echipele noastre integrează o aplicație de recunoaștere a vorbirii cu inteligență artificială direct în platforma noastră de conferințe video. Notele de întâlnire sunt salvate automat ca text într-un document Google. Dacă, mai târziu, unul dintre participanți are nevoie să-și amintească ceva discutat în întâlnire, este doar o căutare rapidă în Google Drive. 

Acest instrument simplu cu inteligență artificială ne permite să ne concentrăm atenția asupra conținutului real al întâlnirii, mai degrabă decât asupra sarcinii tranzacționale de a lua note. Când suntem pe deplin prezenți, avem conversații mai bogate, idei mai bune și găsim soluții mai bune – un exemplu de modul în care inteligența artificială favorizează colaborarea și inovarea. 

Coordonarea programelor

Una dintre frumusețile inteligenței artificiale este capacitatea sa de a automatiza comunicarea – și pacea minții. Programarea este un alt domeniu în care timpul și energia tind să fie pierdute inutil. Cu uneltele de programare cu inteligență artificială, puteți sări peste schimbul de mesaje tranzacționale pentru a coordona multiple calendare, adică comunicarea cu valoare scăzută, și nu vă mai faceți griji că ați putea uita să programați un eveniment în calendar. Memoria pe termen scurt stochează, în medie, șapte bucăți de informație în orice moment dat. De ce ați irosi această spațiu prețios pe o oră și o dată a întâlnirii, atunci când un instrument cu inteligență artificială poate gestiona asta pentru dumneavoastră? 

Uneltele conduse de inteligență artificială precum Clara utilizează procesarea limbajului natural pentru a stabili întâlniri și a negocia orele cu participanții la întâlnire. Puteți integra-o în e-mail și calendar, și stabili notificări și urmărire. Clara poate oferi insight în conversațiile dvs. de e-mail pentru a gestiona programul dvs. mai eficient.

Cu Clara și uneltele similare de programare cu inteligență artificială, toată lumea din organizația dvs., de la noii angajați până la conducerea executivă, poate avea un asistent personal, eliberându-i să se concentreze pe munca mai importantă. În acest sens, este greu să nu cădeți sub farmecul inteligenței artificiale. Ați putea spune că Her nu este atât de îndepărtat, după toate.