Viitorul colaborării în echipă: Cum instrumentele bazate pe inteligență artificială redesenează colaborarea

Când filmul Her a apărut în 2013, ideea că un om poate forma o relație cu un asistent bazat pe inteligență artificială era greu de imaginat, nu numai că era puțin distopic. 11 ani mai târziu, instrumentele bazate pe inteligență artificială nu înlocuiesc partenerii romantici (încă), dar joacă roluri din ce în ce mai importante în locul de muncă. De fapt, cercetătorii își schimbă percepția asupra inteligenței artificiale, de la un instrument la un membru al echipei de colaborare. Cercetările au arătat, totuși, că adăugarea unui membru al echipei bazat pe inteligență artificială poate reduce coordonarea, comunicarea și încrederea. În ciuda acestor provocări, multe organizații găsesc modalități de a integra inteligența artificială în operațiunile lor fără a dăuna colaborării în echipă. Formarea și stabilirea modului de utilizare a inteligenței artificiale sunt cheia.

La Jotform, am integrat inteligența artificială în procese din fiecare funcție a afacerii. A transformat dinamica noastră de echipă, îmbunătățind comunicarea și sporind productivitatea pe sarcinile care contează. Iată o privire mai atentă asupra modului în care.

Managementul proiectelor fără nevoia de răbdare

Unii spun că răbdarea este o virtute, dar în contextul managementului proiectelor de echipă, răbdarea este supraevaluată. Blocajele distrug impulsul și epuizează motivația. Nu există nimic mai rău decât a te simți inspirat și energizat, doar pentru a aștepta cu nerăbdare răspunsul unui membru al echipei. Nu mai vorbim de faptul că timpul prețios este irosit.

Instrumentele de gestionare a sarcinilor bazate pe inteligență artificială pot transforma dinamica obișnuită a proiectelor de echipă prin eliminarea multor dependențelor care tind să stagneze progresul. De exemplu, dacă ești manager, utilizarea unui instrument de gestionare a proiectelor bazat pe inteligență artificială îți poate oferi insight în fluxul de lucru al unui angajat fără a trebui să întrebi. Instrumentele bazate pe inteligență artificială pot găsi modalități de a economisi timp și de a spori productivitatea colectivă.

Luați în considerare o platformă de gestionare a muncii precum Asana: funcțiile sale bazate pe inteligență artificială pot sugera următorii pași într-un proiect, semnala potențiale blocaje și genera insight în încărcătura de muncă și productivitatea echipei. Este ca și cum ai avea un membru suplimentar al echipei dedicat analizei și îmbunătățirii logisticii, astfel încât membrii umani ai echipei să se poată concentra pe sarcinile mai semnificative.

Streamlinerea cercetării și a schimbului de informații

O prietenă avocat mi-a spus despre cursul de cercetare juridică pe care l-a urmat în timpul facultății de drept. În acele zile, cercetarea juridică se baza puternic pe motoare de căutare specializate, și nu era de mirare că a durat aproape un semestru pentru a stăpâni arta de a le utiliza eficient.

Astăzi, instrumentele bazate pe inteligență artificială precum ChatGPT transformă modul în care efectuăm cercetări online. Având în vedere capacitatea sa de a streamlinia cercetarea și schimbul de informații, este logic că ChatGPT înlocuiește motoarele de căutare obișnuite pentru echipele cu ritm rapid.

Cu ChatGPT, puteți utiliza limbajul natural pentru a refina întrebările de cercetare și a accesa rezultatele de care aveți nevoie mai repede. ChatGPT poate rezuma near-instant articole de cercetare lungi, rapoarte și seturi de date. Uneori, aceste documente vor necesita atenția dvs. completă. Dar atunci când aveți nevoie doar de punctele cheie, puteți delega sarcina de înțelegere către ChatGPT și distribui insight-ul către membrii dvs. de echipă.

Să presupunem că căutați o soluție și nu știți de unde să începeți. ChatGPT poate fi un instrument util în procesul de brainstorming, generând idei și abordări alternative pentru dvs. și membrii dvs. de echipă. Nu mai trebuie să stați și să așteptați inspirația să lovească. De exemplu, una dintre echipele noastre crea conținut despre Gen Z în locul de muncă și avea nevoie de o prezentare rapidă a tendințelor de top. ChatGPT ne-a ajutat să dăm startul, lăsându-i pe membrii noștri de echipă cu mai multă energie pentru a alege și dezvolta cea mai bună strategie de conținut.

Când utilizați instrumente bazate pe inteligență artificială pentru a genera și cerceta idei, faceți mai mult timp pentru gândirea creativă și luarea în considerare a perspectivelor diverse ale altor membri ai echipei. În era inteligenței artificiale, acesta este tipul de muncă care definește angajații și organizațiile de succes.

Întâlnirile care contează

Întâlnirile pot fi un consumator de timp. Într-un sondaj recent realizat pe 5.000 de lucrători din cunoașterea de pe patru continente, 78% dintre respondenți au spus că li se cere să participe la atâtea întâlniri încât le este greu să-și facă treaba. Întâlnirile pot fi, de asemenea, epuizante. În același sondaj, 76% au spus că se simt epuizați în zilele în care au multe întâlniri.

Sunt un susținător al limitării întâlnirilor la minimum și al eliminării actualizărilor de stare inutile. Vreau ca angajații mei să aibă perioade mari de timp pentru a se dedica muncii care îi energizează. Ei au nevoie de timp suficient pentru a intra în modul „flow”. Dar atunci când vine vorba de întâlniri esențiale, vreau ca toată lumea să poată acorda atenția sa completă. Acolo intervin instrumentele de automatizare bazate pe inteligență artificială, care ascultă și transcriu notele de întâlnire și se asigură că nimic nu se pierde în haos. Echipele noastre integrează o aplicație de recunoaștere a vorbirii bazată pe inteligență artificială direct în platforma noastră de videoconferință. Notele de întâlnire sunt salvate automat ca text într-un document Google. Dacă mai târziu, unul dintre participanți are nevoie să-și amintească ceva discutat în întâlnire, este doar o căutare rapidă în Google Drive.

Acest instrument simplu bazat pe inteligență artificială ne permite să ne concentrăm atenția asupra conținutului real al întâlnirii, mai degrabă decât asupra sarcinii trăznite de a lua note. Când suntem complet prezenți, avem conversații mai bogate, idei mai bune și găsim soluții mai bune – un exemplu de modul în care inteligența artificială promovează colaborarea și inovația.

Coordonarea programelor

Una dintre frumusețile inteligenței artificiale este capacitatea sa de a automatiza comunicarea – și pacea minții tale. Programarea este un alt domeniu în care timpul și energia tind să fie irosite inutil. Cu instrumentele de programare bazate pe inteligență artificială, puteți sări peste schimbul de mesaje inutile pentru a coordona multiple calendare, adică comunicarea de mică valoare, și să nu vă mai faceți griji că veți uita să notați un eveniment în calendar. Memoria de scurtă durată stochează în medie șapte bucăți de informație în orice moment dat. De ce să irosiți acel spațiu prețios pe o oră și o dată a întâlnirii, când un instrument bazat pe inteligență artificială poate gestiona asta pentru dvs.?

Instrumentele bazate pe inteligență artificială, precum Clara, utilizează procesarea limbajului natural pentru a programa întâlniri și a negocia orele cu participanții la întâlnire. Puteți integra-o în e-mail și calendar, și setați notificări și urmăriți. Clara poate oferi insight în conversațiile dvs. de e-mail pentru a gestiona programul dvs. mai eficient.

Cu Clara și instrumente similare de programare bazate pe inteligență artificială, toată lumea din organizația dvs., de la noii angajați până la conducerea superioară, poate avea un asistent personal, eliberându-i să se concentreze pe munca mai importantă. În acest sens, este greu să nu cedezi în fața inteligenței artificiale. Ați putea spune că Her nu este atât de îndepărtat după toate.