Locul de muncă digital dezorganizat – Urmează AI să vă expună?

SharePoint . . . ServiceNow . . . Salesforce . . . Workday . . . practic, fiecare companie din lume folosește una sau mai multe dintre aceste platforme de software pentru întreprinderi. De fapt, lucrătorul mediu de cunoaștere folosește mai mult de 11 aplicații diferite în fiecare zi, iar 40% folosesc și mai multe. Cu atâtea unelte în joc, merită să ne întrebăm: cât de bună este această “experiență a angajaților”?

Întrebați orice angajat și probabil veți primi un amestec de răspunsuri, de la bun la rău la urât. Angajații nu mai suportă în tăcere această situație. 43% dintre angajați spun că găsirea informațiilor în diferite sisteme este o provocare. Un sondaj separat a arătat că aproape 70% dintre angajați petrec până la 20 de ore pe săptămână căutând informații în sisteme disparate, în loc să se concentreze pe munca semnificativă.

Aceasta este mai mult decât o problemă de utilizare. Este o întrerupere a ceea ce numesc experiența angajaților – sistemul de operare al muncii („EEOS de muncă”). Fără o experiență coerentă, fiecare autentificare, fiecare politică duplicat, fiecare legătură moartă erodează productivitatea și încrederea.

Complexitatea ceea ce există astăzi este rezultatul deceniilor de inovație tehnologică, complicată de luarea deciziilor ne coordonate. Prin nicio vină, obiecte noi strălucitoare au fost dezvoltate de-a lungul timpului și imaginea de ansamblu a ceea ce constituie locul de muncă digital a fost pierdută.

Până de curând, companiile puteau să se descurce și să scape de această situație. Dar sosirea inteligenței artificiale în întreprinderi schimbă ecuația. Modelele de limbaj mari vor indexa fiecare depozit și vor expune fiecare incoerență care există în sistemele instalate – politici învechite, date contradictorii, conținut duplicat. Ceea ce pare o frecare internă minoră astăzi va deveni ineficiență publică, evidentă, mâine.

Cu evoluția inteligenței artificiale la un ritm exponențial, acum este momentul să se ia în considerare o “strat de experiență” pentru EEOS de muncă.

Paradoxul locului de muncă digital

Provocarea care există în întreprinderea de astăzi este că uneltele precum SharePoint, ServiceNow, Workday etc. constau în depozite de conținut și baze de cunoaștere. Pentru mulți, SharePoint a devenit intranetul corporativ implicit, doar pentru că o organizație este o companie Microsoft. Pentru alții, ServiceNow, Salesforce și Workday au devenit intraneturi artificiale în încercarea de a maximiza eficiența costurilor, folosind aceste sisteme dincolo de scopul lor principal (de exemplu, automatizarea resurselor umane, IT, CRM și HCM).

Problema rezultată? Lipsa de supraveghere și guvernanță a conținutului . . . conținut duplicat și incoerent pe site-uri disparate, neconectate . . . o căutare a unui coșmar în care mai multe și învechite versiuni ale conținutului apar atunci când angajații caută ceea ce au nevoie pentru a-și face munca. Rezultatul final . . . frustrare și un EEOS de muncă disfuncțional.

IA: Marea Expunere

Inteligența artificială este pe cale să arunce o lumină puternică asupra fisurilor care există în locul de muncă digital de astăzi. Modelele de limbaj mari și uneltele conduse de IA sunt deja în curs de a indexa sistemele întreprinderilor, indexând conținutul din diferitele baze de cunoaștere. Momentul nu putea fi mai critic: Salesforce raportează că 81% dintre liderii IT spun că silozii de date împiedică transformarea digitală, iar 75% dintre organizații se luptă să integreze insight-urile în experiențe de utilizator fără întrerupere.

Dar mai întâi și mai întâi. Pe baza realității ceea ce există astăzi și a provocărilor cu care se confruntă angajații în a găsi ceea ce au nevoie pentru a-și face munca, liderii trebuie să recunoască mai întâi că locul de muncă digital actual a fost construit în silozuri, adesea de-a lungul deceniilor, cu puțină gândire pentru o călătorie unificată a angajaților în viitor (care este acum aici).

Dar o soluție există. Există o lumină odată ce intervenția necesară are loc. EEOS de muncă trebuie să evolueze și acest lucru necesită adăugarea unei “strat de experiență a angajaților” – o interfață unificată, centrată pe angajat, care integrează sisteme disparate și oferă un EEOS de muncă fără întrerupere.

Adăugarea unei straturi de experiență la locul de muncă digital de astăzi

Așa cum am argumentat în scrierile mele anterioare, C-Suite ar trebui să dețină și să asigure guvernanța transversală atunci când vine vorba de diversele soluții care există în întreprindere, care sunt deținute de diferite departamente (de exemplu, resurse umane, IT, vânzări etc.) și care sunt sursa provocărilor care există astăzi. Doar 13% dintre angajați sunt pe deplin mulțumiți de experiența lor de loc de muncă digital, iar 85% spun că pierd timp din cauza controlului versiunii și găsirii documentelor potrivite, subliniind și mai mult modul în care o experiență digitală unificată este în centrul productivității și satisfacției angajaților. Am propus, de asemenea, că IA poate încărca acest sistem cu guvernanță a conținutului, comunicare inteligentă și insight-uri predictive. Stratul de experiență este următorul în evoluția procesului de curățare a dezordinii care există, unificarea diverselor “intranet-uri” în loc și îmbunătățirea semnificativă a experienței de muncă a unui angajat. Este proiectat pentru a unifica locul de muncă digital înainte ca IA să-i expună defectele.

Crearea unui strat de experiență peste locul de muncă digital actual al unei organizații nu trebuie să fie o întreprindere descurajantă sau care necesită mult timp.

Iată patru pași fezabili pentru a construi:

1. Realizați o audit de experiență: Hartați toate punctele de contact digitale – sisteme HR, intranet, platforme de comunicare, unelte operaționale – pentru a identifica lacunele, duplicatele și punctele dureroase. Folosiți feedback-ul angajaților (de exemplu, sondaje de puls) pentru a identifica frustrările, cum ar fi timpul petrecut căutând sau accesând uneltele.
2. Stabiliți guvernanța transversală: Formați un Consiliu de experiență cu lideri din resurse umane, IT, comunicare și operațiuni. Însărcinați-i cu definirea standardelor pentru integrarea sistemelor, acuratețea conținutului și metricile experienței utilizatorului (de exemplu, timpul de informare, ratele de finalizare a sarcinilor).
3. Folosiți IA pentru curățarea conținutului: În timp ce tehnologia este încă în evoluție, folosiți IA acolo unde este posibil pentru a scana depozitele pentru conținut învechit, duplicat sau incoerent. Uneltele precum Microsoft Copilot pot marca și arhiva documente învechite, asigurându-se că angajații au acces doar la informații actuale și de încredere.
4. Măsurați și iterați: Stabiliți metrici de experiență – cum ar fi timpul de conștientizare pentru actualizări critice, ratele de succes ale căutării sau scorurile de satisfacție ale angajaților – și urmăriți-le prin analitice conduse de IA. Raportați-le anual către C-Suite, alături de alte metrici importante, cum ar fi finanțe și ESG, pentru a asigura responsabilitatea.

La acest stadiu în evoluția inteligenței artificiale în locul de muncă, multe sunt încă teoretice și în dezvoltare. Cu toate acestea, nu va dura mult timp. Organizațiile au o oportunitate fără precedent de a-și redefini locurile de muncă digitale. Stratul de experiență oferă conceptul pentru o interfață centrată pe utilizator care integrează sisteme fragmentate, unifică căutarea, simplifică accesul la informații și personalizează călătoria angajatului.

Nu este o nouă platformă și nu necesită scoaterea SharePoint, ServiceNow sau a altor soluții în uz. Este o strat strategică condusă de oameni, care se află deasupra uneltelor existente, și abordează un loc de muncă digital dezorganizat, aliniind sistemele, conținutul și comunicările sub un cadru unic, centrat pe angajat. Aduce teoria la o implementare practică care va livra, în cele din urmă, rezultate tangibile pentru întreprindere.