symplr lansează soluția Time and Scheduling bazată pe IA, pentru a anticipa necesarul de personal din domeniul sănătății

Lipsa de personal într-un spital devine adesea cel mai costisitoare atunci când rămâne puțin timp pentru a o rezolva. Managerii caută în grabă personal care să acopere turele, asistentele medicale primesc solicitări în ultimul moment, iar orele suplimentare sau personalul plătit cu tarife majorate acoperă golurile rămase. symplr încearcă să anticipeze aceste decizii prin lansarea symplr Time and Scheduling, o soluție integrată de gestionare a forței de muncă, ce combină programarea asistată de IA cu evidența timpului de lucru.

Anunțat pe 26 octombrie, produsul reunește într-o singură interfață cererea anticipată de personal, angajații disponibili în cadrul unui sistem de sănătate și costurile cu forța de muncă. Noile fluxuri de lucru bazate pe IA recomandă ajustări ale programului pe care managerii le pot aproba, ținând cont de preferințele personalului, regulile de programare, necesarul estimat și tiparele istorice.

Lansarea conectează funcțiile predictive de programare ale symplr cu o tehnologie de pontaj concepută pentru regulile complexe de salarizare și cerințele de conformitate din domeniul sănătății. De asemenea, pune bazele unei strategii mai ample pentru operațiunile cu personalul, care acoperă planificarea, dimensionarea echipelor și analiza datelor.

Recomandările bazate pe IA vizează blocajul creat de echilibrarea programului

Alcătuirea programului este doar începutul procesului de asigurare a personalului necesar într-un spital. Apoi, managerii trebuie să pună de acord preferințele angajaților cu necesarul de personal, să rezolve lipsurile și să reacționeze atunci când echilibrul se schimbă. Un program care pare complet într-o foaie de calcul poate lăsa totuși o secție fără suficienți angajați la un anumit moment.

Funcția de echilibrare a programului bazată pe IA din noul produs este concepută pentru a reduce munca manuală de ajustare. În loc să îi ceară managerului să creeze fiecare modificare de la zero, aceasta propune ajustări în funcție de constrângerile și tiparele relevante privind personalul. Managerul rămâne cel care aprobă modificările.

Această distincție este importantă într-un mediu în care o decizie privind personalul îi afectează atât pe angajați, cât și operațiunile clinice. O recomandare îl poate ajuta pe un responsabil să compare mai repede opțiunile, păstrându-i totodată acestuia responsabilitatea de a evalua dacă personalul propus este potrivit pentru secție.

„Liderii din rândul asistentelor medicale nu ar trebui să petreacă ore întregi alcătuind programe și căutând în grabă personal pentru turele neacoperite, când și-ar putea sprijini echipele și pacienții”, a declarat Ali Morin, directorul departamentului de informatică pentru asistență medicală al symplr.

Compania subliniază și flexibilitatea sporită pentru asistentele medicale. Beneficiul urmărit este un program care ține cont mai devreme de preferințele personalului, cu mai puține solicitări urgente și mai puține dificultăți administrative în găsirea unor ture potrivite.

Cum funcționează anticiparea necesarului de personal dincolo de programare

Tehnologia existentă Smart Square oferă contextul lansării. Documentația acesteia descrie un model predictiv care combină modelarea matematică proprietară cu învățarea automată. Previziunile sunt actualizate săptămânal și apoi comparate, prin matrici de personal pentru fiecare secție sau zonă de servicii, cu oferta de personal și cererea estimată de pacienți.

Pagina actuală a produsului descrie previziuni care se extind până la 120 de zile în avans. Scopul practic este de a scoate la iveală posibilele lipsuri cât timp managerii încă au timp să le remedieze, în loc să aștepte până când o tură neacoperită devine o problemă operațională imediată.

Smart Square include și gestionarea turelor neacoperite, cu un model variabil de stimulente, vizibilitate la nivelul întregii organizații asupra resurselor de personal, autoprogramare și conectări la sisteme de resurse umane, salarizare, pontaj și dosare medicale electronice. Aceste funcții explică modul în care o previziune poate orienta acțiunile: managerii trebuie să vadă atât deficitul estimat, cât și opțiunile de personal disponibile pentru a-l rezolva.

Anticiparea cererii și echilibrarea unui program sunt sarcini înrudite, dar diferite. Previziunea estimează de ce personal va fi nevoie. Apoi, echilibrarea programului ține cont de disponibilitate, preferințe și reguli pentru a recomanda cum poate fi acoperit necesarul. Pontajul înregistrează ce s-a întâmplat în cele din urmă.

Corelarea personalului planificat cu orele lucrate

Integrarea programării cu pontajul abordează o a doua sursă de muncă administrativă: diferența dintre o tură planificată și orele care ajung în sistemul de salarizare. Când aceste activități se desfășoară în instrumente fără legătură între ele, managerii trebuie să reconcilieze modificările și fișele de pontaj după ce decizia privind personalul a fost deja luată.

symplr Time and Scheduling reunește cele două funcții, astfel încât liderii din rândul asistentelor medicale să poată lua în considerare necesarul de personal și costurile cu forța de muncă în același flux de lucru. Componenta de pontaj este concepută să gestioneze regulile de salarizare și cerințele de conformitate din domeniul sănătății, nu să trateze fiecare tură ca pe un interval de ore interschimbabil cu oricare altul.

symplr menționează rezultate raportate anterior pentru funcțiile sale de programare și de pontaj: cu aproximativ 50% mai puțin timp alocat sarcinilor legate de personal și fișele de pontaj, cu posibilitatea de a elibera până la 75% din capacitatea echipei de salarizare. Acestea sunt beneficii potențiale raportate de companie, asociate funcțiilor combinate, nu rezultatele unei noi evaluări independente a produsului lansat astăzi.

Această distincție contează în evaluarea lansării. Oportunitatea constă în reducerea numărului de pași manuali dintre anticiparea unei nevoi de personal, acoperirea unei ture și reconcilierea orelor lucrate. Rezultatele pentru un anumit sistem de sănătate vor depinde de fluxurile sale de lucru, de integrările existente și de implementare.

Un proces manual persistă în ciuda investițiilor tot mai mari în IA

Sondajul Compass 2026 al companiei ajută la explicarea nevoii de pe piață. 41% dintre respondenți au declarat că planificarea programului de lucru al medicilor și asistenților medicali din organizațiile lor era în continuare complet manuală. Alți 35% au descris-o ca fiind automatizată într-o măsură minimă, în timp ce doar 4% au raportat automatizarea completă.

Sondajul, realizat împreună cu CHIME, a inclus 146 de respondenți care ocupau funcții clinice, IT și operaționale în spitale și sisteme de sănătate din SUA. Acesta s-a desfășurat între 1 iunie și 17 iulie 2026. Rezultatele descriu grupul de respondenți, nu reprezintă un recensământ al tuturor spitalelor.

Aceeași cercetare a constatat că 21% dintre respondenți au declarat că organizația lor implementase IA fără să stabilească indicatori pentru evaluarea acesteia. Astfel, măsurarea rezultatelor devine o prioritate de implementare, alături de automatizare. În cazul planificării programului de lucru, indicatorii relevanți includ timpul alocat gestionării programului, turele neacoperite, orele suplimentare, satisfacția personalului și precizia prognozelor privind necesarul.

Automatizarea mai amplă a unui proces este utilă doar dacă programul rezultat funcționează pentru oamenii care trebuie să ofere îngrijiri. Implicarea liderilor din rândul asistenților medicali și a personalului din prima linie în implementare îi oferă unui sistem de sănătate posibilitatea de a verifica dacă recomandările abordează cauzele reale ale dificultăților de planificare a turelor.

Ce este disponibil acum și ce urmează

Lansarea actuală se concentrează pe integrarea planificării programului de lucru cu evidența timpului lucrat și include recomandări bazate pe IA pentru echilibrarea programului. symplr intenționează să adauge în 2027 funcții de IA pentru corectarea fișelor de pontaj și configurarea regulilor de planificare. Aceste funcții sunt încă în planul de dezvoltare.

Strategia sa mai amplă privind IA în domeniul sănătății include informații predictive, autoprogramare inteligentă și instrumente integrate în fluxurile de lucru operaționale. Compania prezintă trasabilitatea surselor și guvernanța datelor drept priorități ale platformei. Această strategie mai amplă trebuie deosebită de funcționalitățile concrete disponibile la lansare în Time and Scheduling.

Directorul de produs Scott Sbihli a declarat că planurile symplr depășesc sfera planificării tradiționale și urmăresc să conecteze planificarea forței de muncă, alocarea personalului și analiza datelor în serviciile de spitalizare și ambulatorii, oferind capacități mai avansate pentru medici și alți furnizori de servicii medicale.

symplr va prezenta Time and Scheduling la conferința ANCC Magnet din Chicago, între 29 și 31 octombrie, la standul 631. Testul imediat este dacă o imagine mai integrată a cererii, a personalului disponibil și a timpului lucrat le poate oferi liderilor din rândul asistenților medicali mai puține probleme de rezolvat în ultimul moment — și mai mult timp pentru a-și sprijini echipele.