Inteligența artificială ar trebui să facă afacerea ta mai ușor de administrat

Inteligența artificială ar trebui să facă afacerea ta mai ușor de administrat. Acesta merită să fie un obiectiv explicit atunci când decizi unde să o folosești.

Un volum mai mare de producție este util când afacerea are nevoie de mai multă producție. Dar există și valoare în a avea mai puține aspecte neîncheiate de reținut, mai puțină muncă administrativă care să te urmărească seara și mai multă atenție disponibilă pentru munca pe care ai vrut să o faci inițial.

Folosirea inteligenței artificiale pentru sarcini administrative a făcut administrarea afacerilor mele mai plăcută. Asta contează pentru mine. Să te bucuri de afacerea pe care ai construit-o este un răspuns perfect rezonabil la efortul pe care l-ai depus pentru a o îmbunătăți.

Pe măsură ce agenții devin mai capabili, proprietarii au mai multe opțiuni privind responsabilitățile pe care să le transfere. Trebuie să fim la fel de deliberativi în privința a ceea ce dorim să ne revină.

O afacere poate avea succes și totuși să fie epuizantă de administrat

Ia în considerare un designer cu suficienți clienți, proiecte bune care sosesc și un serviciu pentru care oamenii sunt fericiți să plătească. Partea comercială funcționează. Săptămâna poate totuși să pară fragmentată de propuneri, actualizări de proiect, fișiere lipsă, facturi și toate micile decizii necesare pentru a menține o colaborare în mișcare.

Fiecare sarcină poate fi gestionabilă. Împreună, ele creează o afacere care necesită atenția proprietarului practic peste tot. Finalizarea designului nu încheie munca. Mai există încă ceva de trimis, verificat, înregistrat sau urmărit.

Acesta este un loc util pentru a evalua inteligența artificială. Ce obligație recurentă ți-ai dori să fie gestionată mai fiabil? Ce parte a săptămânii îți distrage în continuare atenția de la munca care contează pentru tine?

Instrumentele actuale sunt tot mai mult construite în jurul acestor întrebări. Anthropic’s extinderea din septembrie a lui Claude pentru întreprinderi mici conectează fluxurile de lucru la software-urile pe care proprietarii le folosesc deja pentru vânzări, finanțe și operațiuni zilnice. De asemenea, suportă munca programată, cu aprobare necesară implicit înainte de acțiuni precum trimiterea, postarea sau plata.

Partea interesantă este munca obișnuită pe care aceste sisteme sunt concepute să o gestioneze. Un proprietar de afacere nu are nevoie de o poveste de transformare dramatică pentru a beneficia de o responsabilitate recurentă sub un control mai bun.

Finalizează responsabilitatea din spatele sarcinii

Imaginează-ți un proprietar care dorește ajutor pentru a urmări facturile restante. Cererea unui agent să scrie mementouri de plată este ușoară. Dar redactarea mesajelor este doar o parte a responsabilității.

Cineva trebuie să stabilească care facturi sunt într-adevăr restante, să verifice dacă o plată a sosit, să țină cont de orice înțelegere deja încheiată cu clientul și să decidă ce mementouri sunt adecvate. După ce un mesaj este trimis, cineva trebuie în continuare să știe ce s-a întâmplat în continuare.

Un flux de lucru util ar pregăti o listă verificată, ar redacta urmăriri adecvate pentru aprobare și ar păstra elementele nerezolvate vizibile. Dacă înregistrările nu se potrivesc sau un client contestă o taxă, ar aduce acea excepție proprietarului cu suficient context pentru a lua o decizie.

Proprietarul are în continuare o sarcină. Poate revizui o decizie pregătită și să se ocupe de excepții în loc să reconstruiască situația din înregistrări împrăștiate de fiecare dată.

Anthropic’s lansarea din august a utilizării computerului, a Skills API și a Files API descrie componentele din spatele acestui tip de flux de lucru: operarea software-ului, urmarea unei proceduri salvate, citirea documentelor și returnarea fișierelor finalizate. Conectarea acestor capabilități oferă dezvoltatorilor mai multe modalități de a duce o sarcină prin aplicațiile în care se desfășoară munca.

Dacă asta ajută depinde de ce ceri sistemului să finalizeze. Un dosar plin de mementouri rafinate poate lăsa responsabilitatea complet în sarcina ta. Un raport clar al celor care necesită aprobarea ta și al celor care rămân restante poate face gestionarea mai ușoară.

Aici este locul în care promptarea devine o abilitate de management. Definește rezultatul în termeni de responsabilitate pe care vrei să o gestionezi. Oferă agentului un standard de finalizare care să conteze pentru afacere.

Numără munca pe care IA ți-o returnează

Fii sincer în privința a ceea ce este necesar pentru a utiliza rezultatul.

Un agent ar putea pregăti rapid un raport, dar dacă trebuie să redeschizi fiecare sursă, să repari calculele și să înțelegi ce încearcă să-ți comunice raportul, acel efort aparține evaluării tale. La fel se întâmplă și cu repararea unei conexiuni defecte sau cu explicarea aceleiași excepții săptămâna următoare.

Revizuirea este necesară pentru multe sarcini. Întrebarea este dacă revizuirea este gestionabilă și dacă întregul proces îmbunătățește ceea ce făceai anterior. Un flux de lucru poate lăsa decizia finală în mâinile tale, eliminând totodată o mare parte din pregătirea aferentă.

Uită-te la câteva execuții reale. Cât de des a trebuit să intervii? Ai putut înțelege excepțiile? A sosit rezultatul când era util? Mai era încă ceva important pe care trebuia să-l reții în afara sistemului?

Aceste răspunsuri îți spun mai multe despre valoarea fluxului de lucru decât să-l privești producând un prim rezultat impresionant. Ele îți indică, de asemenea, ce trebuie simplificat. Poate sarcina este prea largă. Poate agentul are nevoie de o sursă mai bună. Poate o excepție recurentă este ușor de rezolvat odată ce iei decizia de afaceri de bază.

Un sistem pe care îl poți înțelege și menține valorează mai mult decât unul elaborat pe care ești reticent să-l atingi. Întreținerea lui devine, de asemenea, parte a săptămânii tale de lucru.

Decide pentru ce este capacitatea recuperată

Am susținut că o inteligență artificială mai bună va face afaceri cu un singur proprietar de milioane de dolari mai realizabile. Extinderea a ceea ce poate livra un proprietar creează spațiu pentru creștere. Aceasta rămâne o posibilitate incitantă.

Ce faci cu acel spațiu rămâne în continuare decizia ta.

Poți prelua un alt client. Poți petrece mai mult timp îmbunătățind serviciul pentru clienții pe care îi ai deja. Poți în cele din urmă să dezvolți produsul pe care îl amâni în mod constant, sau să lași suficient spațiu în săptămână pentru a reflecta la direcția în care se îndreaptă afacerea.

Poți, de asemenea, să termini munca mai devreme. Nu există nicio obligație de a umple fiecare oră recuperată cu un alt angajament. O afacere care îți susține viața și rămâne gestionabilă este ceva valoros de construit.

Fă ca această intenție să facă parte din sarcină. Dacă scopul este să păstrezi după-amiaza de vineri liberă de administrativă de rutină, evaluează dacă sistemul te ajută să realizezi acest lucru. Dacă scopul este să acorzi munci de client toată atenția, analizează întreruperile și obligațiile nerezolvate pe care le elimină.

Inteligența artificială ne oferă mai multe modalități de a modela munca în jurul unei afaceri. Folosește această capacitate pentru a construi una pe care vrei să o menții în funcțiune.