Inteligența Artificială și Automatizarea: Arme în Lupta Împotriva Fraudei în Departamentul de Plăți

De Akhil Sahai, director de produs, Kanverse

Frauda costă întreprinderile aproximativ 5% din veniturile anuale, a notat Asociația Examinatorilor de Fraudă Certificați (ACFE) într-un raport recent. Fraudele privesc departamentul de plăți (AP) și văd semne bănești, deoarece există de obicei controale slabe pentru a preveni atacurile. Deoarece această funcție de business procesează plăți, este larg deschisă pentru a fi țintită de actori răi.

Frauda AP se desfășoară în câteva tipuri obișnuite, pe care le vom examina mai jos. Vestea bună este că există pași pe care organizațiile îi pot lua pentru a reduce riscul acestor evenimente.

Furnizori care nu există

Majoritatea întreprinderilor desfășoară activități cu un grup de furnizori și furnizori. Ei fac achiziții rutiniere, iar plățile sunt adesea preaprobate fără prea multă inspecție și examinare. Dar companiile false pot imita furnizorii reali și pot trimite facturi false, iar această facturare falsă poate fi greu de detectat. De asemenea, este scump – poate costa 100.000 de dolari pe instanță, potrivit AC.

Amenințările de acest fel pot veni și din interior. Este posibil ca un angajat să creeze furnizori falși și să trimită facturi false. Un exemplu este o femeie din Oregon care a delapidat milioane de dolari de la compania sa timp de aproape 15 ani.

Facturi pentru bunuri care nu există

Într-un mod similar, fraudele pot colabora cu angajații pentru a crea solicitări de plată pentru bunuri/servicii pe care compania nu le-a primit și apoi păstrează plata procesată pentru ei înșiși. Acesta este ceea ce s-a întâmplat cu un fost angajat Honda din Ohio, care a delapidat compania cu 750.000 de dolari.

Taxarea pentru nimic

Uneori, un furnizor adaugă intenționat noi articole la factură pentru a infla suma datorată. Când un proces AP este condus manual și experimentează o creștere a volumului de facturi, aceste articole adăugate în mod greșit pot rămâne nedetectate. Și astfel, compania este suprataxată.

Uneori, se procesează multiple plăți ale furnizorilor pe baza aceleiași facturi, ceea ce poate apărea atunci când există mai mult de două copii ale aceleiași facturi în interiorul sistemului și un membru al echipei AP (inadvertent) inițiază plata pentru toate copiile. Acest lucru poate apărea din diverse motive, de la o simplă greșeală până la intenție malefică. Indiferent de cauzalitate, poate avea un impact negativ asupra companiei.

Lupta împotriva fraudei cu automatizarea

O tendință nefericită este apariția rapidă a unor noi modalități de a păcăli departamentele AP. În mod fericit, datorită progreselor înregistrate în tehnologiile bazate pe inteligență artificială, a devenit posibil pentru companii să dezvolte strategii preventive și să reducă riscurile. Automatizarea și AI/ML pot aborda frauda cu mai multe funcții cheie. Acestea includ:

Automatizarea fluxului de aprobare

Automatizarea asigură conformitatea prin lăsarea unei urme digitale a acțiunilor efectuate în fiecare etapă. Aprobările automate reduc procesele de aprobare manuale care consumă timp. Pregătirea și generarea de conștientizare pot ajuta la prevenirea oricărei intenții malefice.

Revizuirea facturilor automatizată, alimentată de IA

Asocierea documentelor cheie generate în etapele de achiziții este necesară pentru a dezvolta o protecție esențială împotriva fraudei AP. Acesta include asocierea informațiilor de pe factură cu detalii de comandă, examinarea chitanțelor pentru a se asigura că bunurile și serviciile au fost livrate și adesea implică scanarea altor comunicări cu furnizorul. Acest lucru poate dura zile atunci când se face manual, dar cu implementarea automatizării alimentate de IA, întregul ciclu de reconciliere poate avea loc în minute.

Monitorizarea și urmărirea intenției malefice a angajaților

Angajații care comit fraude AP tind să lucreze singuri sau în grupuri mici după obținerea de informații strategice despre operațiuni. Utilizarea sistemelor tehnologice care pot urmări și monitoriza angajamentele angajaților în timp real poate preveni comportamentul și intenția malefică, datorită capacităților precum detectarea anomaliilor. Pregătirea angajaților în acest domeniu este, de asemenea, importantă pentru creșterea conștientizării. Dezvoltarea unui program de loialitate poate ajuta, de asemenea, la stabilirea unui curs către acțiuni etice.

Asigurarea conformității cu soluții digitale

Organizațiile pot reduce frauda AP prin digitalizarea întregului flux de procesare a facturilor. Digitalizarea calibrează acțiunile cu ștampile de timp, care pot fi ulterior utilizate pentru a efectua audituri de sistem. Astfel de sisteme pot fi proiectate pentru a genera rapoarte automate – unde activitățile angajaților pot fi monitorizate și ulterioarele domenii de îmbunătățire pot fi identificate. De asemenea, alertele în timp real oferă administratorilor o perspectivă holistică asupra operațiunilor de proces.

Construirea capacității de potrivire a furnizorilor

Este din ce în ce mai important să detectăm facturile generate de companii false în stadiile inițiale, înainte de a se produce daune. Detectarea poate fi efectuată prin tehnologia de potrivire fuzzy, în care sistemul scanează multiple depozite, examinează baza de date a furnizorilor existenți și verifică diverse documente pentru a detecta falsurile.

Soluții moderne pentru o problemă veche

În ceea ce privește frauda, acolo unde există voință, există și o cale. Persoanele din interior și exterior care intenționează să fure de la dvs. vor continua să găsească modalități noi de a face acest lucru. Dar companiile pot găsi confort în faptul că ML și automatizarea sunt capabile să eradicheze frauda. Adăugarea acestor tehnologii la departamentul dvs. AP va ajuta la descoperirea și prevenirea fraudei. Echipa AP poate trece la sarcini mai puțin monotone și mai axate pe business, iar organizația dvs. va economisi bani și va evita problemele.