Notion Review: Dette arbeidsområdet kan erstatte 5 apper lett

Har du noen gang åpnet fem forskjellige apper for å planlegge ett prosjekt? Eksempel: Google Docs for notater, Trello for oppgaver og Excel for sporingsformål. Ganske latterlig hvis du spør meg.

Med Notion kan du hoppe over å bruke multiple apper samtidig. Over 100 millioner mennesker bruker nå Notion for å kvitte seg med spredte verktøy og bygge ett fleksibelt arbeidsområde som gjør alt!

I denne Notion-anmeldelsen, vil jeg diskutere fordelene og ulemper, hva det er, hvem det er best for, og dens nøkkel-funksjoner. Deretter vil jeg vise deg hvordan jeg brukte Notion for å lage en side, legge til innholdsblokker, legge til en database, og mer.

Jeg vil avslutte artikkelen med å sammenligne Notion med mine tre beste alternativer (Miro, ClickUp og Monday.com).

Hvis du noen gang har ønsket at dine notater, oppgaver og team-samtale kunne bo i ett tilpassbart sted, kan Notion være ditt nye favorittverktøy.

Dom

Notion er ett all-i-ett fleksibelt arbeidsområde som kombinerer notater, oppgaver, databaser og sanntidssamarbeid. Men det kan være komplekst å lære seg til å begynne med, og det mangler noen avanserte prosjekt- og sikkerhetsfunksjoner.

Fordeler og ulemper

• Ekstremt fleksibelt og tilpassbart for alle arbeidsflyter
• Kombinerer notater, oppgaver, kalendere, databaser og mer i ett program
• Sanntidssamarbeid og delingsverktøy
• Generøs gratisplan og rimelige oppgraderinger
• Mange tutorials og fellesskapsmal
• Bygget inn AI for sammenfattinger, skriving og analyse
• Fungerer på desktop, web og mobil med web-klipper-støtte

• Ingen offline-modus (krever Internett for å få tilgang til eller redigere notater)
• Det kan være komplekst å lære seg og sette opp til å begynne med
• Store arbeidsområder kan føles langsomt
• Mangler noen avanserte prosjektverktøy som Gantt-diagrammer og tidsregistrering
• Stærke sikkerhetsfunksjoner koster ekstra
• Ingen måte å passordbeskytte enkelt sider

Hva er Notion?

https://www.youtube.com/watch?v=oTahLEX3NXo

Notion er en notat-app og all-i-ett-arbeidsområde for enkelt personer og lag. Du kan bruke det til å fange tanker, prosjektledelse, organisere informasjon og samarbeide med andre.

Grunnlagt i 2013 av Ivan Zhao og Simon Last, har Notion utviklet seg fra en enkel notat-redigerer til en komprehensiv produktivitetsplattform brukt av frilansere, studenter, start-ups og bedrifter.

Den enkleste måten å forstå Notion er å forestille seg å kombinere Google Docs, Excel, Trello og wikier i ett sammenhengende system der alt henger sammen. Det er essensielt hva Notion gjør: det skaper ett fleksibelt arbeidsområde der du kan bygge nesten hva du måtte trenge for å organisere informasjon og lede prosjekter.

Notion er mer enn en notat-app. Det er ett fleksibelt digitalt arbeidsområde for å håndtere produktivitet og bedriftssamarbeid under ett enhetlig grensesnitt.

Fra enkle notater til bedriftsmaskin

Når Notion først lanserte i 2016, tilbød det grunnleggende notat-funksjoner. Men grunnleggerne ønsket å skape noe mer fleksibelt enn tradisjonelle dokument-redigere. De ønsket å lage en plattform der du kunne blande forskjellige typer innhold på samme side.

Folk begynte å lage komplekse prosjektledelsessystemer, bedriftswikier, CRM-databaser og selv hele bedriftsdriftssystemer innen Notion. Plattformens blokk-baserte struktur (hvor hver del av innhold er en flyttbar blokk) gjorde denne type tilpasning mulig.

I 2019 hadde Notion utviklet seg fra et personlig produktivitetsverktøy til en seriøs bedriftsplattform som bedrifter brukte for å erstatte hele programvare-stabler.

Hva gjør Notion forskjellig

Tradisjonelle produktivitetsverktøy tenderer til å være ganske stive sammenlignet med Notion. Microsoft Word er flott for dokumenter, Excel håndterer regneark, og prosjektledelsesverktøy som Asana eller Monday.com fokuserer på oppgave-sporing.

Men disse verktøyene snakker ikke sammen. Det betyr at du ender opp med informasjon spredt over flere plattformer, noe som gjør det vanskeligere å finne det du trenger.

Notion snur denne tilnærmingen helt om. I stedet for separate verktøy for forskjellige funksjoner, bor alt i ett sammenhengende arbeidsområde. Du kan innlemme en database i en dokument, koble oppgaver til møtenotater og lage maler som kombinerer flere innholdstyper.

Tilpasningsnivået er også ganske høyt sammenlignet med andre verktøy. Mens Google Workspace tilbyr innebygde apper, har Notion byggeblokker som du kan arrangere slik det passer best for din arbeidsflyt.

AI-integrasjon og smarte funksjoner

Tilføyelsen av AI har dyttet Notion inn i nytt territorium. AI-assistenten hjelper med skriving, sammenfatting av innhold og bygging av arbeidsflyter. I stedet for å bytte til ChatGPT eller andre AI-verktøy, kan du generere innhold rett innen eksisterende Notion-sider.

Hva jeg elsker med deres AI-implementering er hvordan den integreser med din eksisterende data. AI kan referere til informasjon fra dine databaser, forstå konteksten av dine prosjekter og hjelpe automatisere rutineoppgaver. Denne kontekstuelle bevisstheten gjør det mer nyttig enn separate AI-verktøy for mange bedrifts-arbeidsflyter.

Hvem er Notion best for?

Her er typene mennesker som får mest ut av å bruke Notion:

• Studenter kan bruke Notion til å organisere notater, studiemateriell, prosjekter og skemaer på ett sted. De kan også bruke maler for dagbok og målsetting.
• Frilansere kan bruke Notion til å spore kunder, frister, fakturaer og porteføljer. De kan også planlegge innhold, organisere ideer, lagre forskning og tilpasse dashboards for å passe deres unike arbeidsflyt.
• Små lag kan bruke Notion til å samarbeide i sanntid, dele filer, håndtere oppgaver og organisere informasjon.
• Start-ups kan bruke Notion til å erstatte flere verktøy med ett fleksibelt arbeidsområde for å spare penger og jobbe raskere.
• Bedrifter kan bruke Notion til å samarbeide og bygge bedriftswikier.
• Alle kan bruke Notion til notat-taggning, oppgavehåndtering, prosjektsporingsformål, lese-lister og måltidsplanlegging.

Nøkkel-funksjoner i Notion

Her er Notions nøkkel-funksjoner:

• Blokker og sider-arkitektur: Innhold bygges ved hjelp av dra-og-slippe-innholdsblokker (slik som avsnitt, lister, bilder, kode, tabeller, databaser osv.), og sider kan inneholde alle typer innhold med en innlejret struktur og lenker.
• Databaser: Fullt fleksible databaser med flere visninger, hvor hver post er sin egen detaljerte side.
• Mal: Opprett mal for sider og databaser for å spare tid og holde arbeidet konsekvent.
• Samarbeidsverktøy: Arbeid sammen live, kommenter hvor som helst, merk mennesker og hold lagarbeid på ett sted.
• Rik media og innlemmelser: Legg til bilder, filer, lyd, video og innlemmelser med forhåndsvisninger.
• Prosjekt- og oppgavehåndtering: Bruk oppgavelister, tavler, påminnelser og kalendere til å spore arbeid og fremgang.
• Avansert søk og organisering: Finn nesten hva som helst raskt med samlet søk over alle sider og filer.
• AI-integrasjon: Den innebygde AI kan sammenfatte, skrive, oversette og analysere ditt arbeidsområde.
• Integrasjon og utvidbarhet: Koble Notion med Slack, Google Drive, GitHub, Jira og automatiser med Notions API.
• Nettsted- og porteføljeoppretting: Publiser sider og databaser på nett for nettsider og porteføljer.
• Tilpassbare arbeidsområder: Design dashboards, wikier og prosjekter med privatlivsinnstillinger og tildelinger.
• Versjonshistorikk: Se dokumenthistorikk og gjenopprett gamle versjoner når som helst.
• Notion for start-ups: Få ett sammenhengende arbeidsområde med AI-verktøy til å bygge og skale ditt start-up.

Hvordan bruke Notion

Her er hvordan du kan komme i gang med Notion:

1. Meld deg på Notion
2. Opprett din første side
3. Legg til innholdsblokker
4. Omarranger dine blokker
5. Legg til en database
6. Legg til egenskaper til databasen
7. Endre visningen
8. Opprett en mal
9. Tilpass din mal
10. Bruke søkefunksjonen
11. Del din side
12. Nevn en samarbeidspartner

Steg 1: Meld deg på Notion

Jeg startet med å gå til notion.com og valgte “Få Notion gratis” øverst til høyre.

Steg 2: Opprett din første side

Etter å ha opprettet min konto, havnet jeg i et tomt arbeidsområde med en liste over måter å komme i gang på.

Dette var min første “Side” i Notion. Det er et utmerket testingsteg hvor du kan eksperimentere uten noen press.

Steg 3: Legg til innholdsblokker

Alt i Notion er bygget med blokker:

• Når du skriver en avsnitt, er det en tekstblokk
• Legg til en overskrift, det er en overskriftsblokk
• Sett inn en tabell, og du har opprettet en databaseblokk

For å få tilgang til disse blokkene, trykket jeg “Enter” på tastaturet for å starte en ny linje og deretter “/” for å se en meny over alt jeg kunne innføre.

Her er noen essensielle skråstrek-kommandoer å huske:

• /h1 for store overskrifter
• /todo for avhukingsbokser
• /table for enkle tabeller
• /page for å lenke til andre sider

Steg 4: Omarranger dine blokker

Jeg la til en tabell i dokumentet mitt, og kunne enkelt flytte blokker rundt ved å klikke og dra seks-punkts-håndtaket som dukket opp når jeg holdt musepekeren over innholdet.

Denne dra-og-slippe-funksjonaliteten betydde at jeg kunne omorganisere mine tanker mens de utviklet seg, i stedet for å bli låst til min opprinnelige struktur.

Steg 5: Legg til en database

Databaser er der Notion blir kraftig, men det er også der mange mennesker blir fast. Jeg opprettet en ny database ved å skrive “/database” og velge “Database – Full side.”

Steg 6: Legg til egenskaper til databasen

Derfra ga jeg den en tydelig tittel og startet med bare noen få egenskaper: Tittel (tekst), Forfatter (tekst), Status (velg) og Vurdering (tall). Du kan spore alle typer ting, inkludert prosjekter på jobb eller restauranter å prøve.

Steg 7: Endre visningen

Notion-databaser er ikke bare regneark. De er mer som fleksible data-samlinger som kan vises på forskjellige måter. Den samme bok-databasen kan vises som en tabell, en kanban-tavle, en kalender eller en galleri, avhengig av hva som er mest meningsfullt for din arbeidsflyt.

For å legge til forskjellige visninger, trykket jeg “+” under tittelen på min database.

Steg 8: Opprett en mal

Deretter omdannet jeg min bok-spors-database til en mal. Maler sparer masse tid når du først begynner å lage repetert innhold.

Hvis du finner deg selv å lage lignende sider, kan du omdanne en av dem til en mal. Møtenotater, prosjektplaner og ukentlige gjennomganger er perfekte for maler.

For å opprette en mal, klikket jeg ned-pilen ved siden av “Ny” i min database og valgte “Ny mal.”

Steg 9: Tilpass din mal

Dette åpnet et nytt vindu hvor jeg kunne tilpasse min mal med sider, tekst, sjekkbokser og alle blokker jeg trengte. Når jeg var ferdig, lagret jeg den. Jeg kan nå gjenbruke den når som helst.

Den største feilen folk gjør er å prøve å lage det perfekte organisasjonssystemet før de forstår hvordan de jobber. Start enkelt og la systemet ditt utvikle seg organisk. Opprett sider når du trenger dem, ikke fordi du tror du bør.

Bruk en kombinasjon av innlejrede sider og databaser til å organisere forskjellige typer informasjon:

• Sider fungerer bra for statisk innhold som dokumentasjon eller referansemateriell.
• Databaser er flotte til å håndtere dynamisk informasjon som du trenger å sortere, filtrere eller spore over tid.

Steg 10: Bruke søkefunksjonen

Søkefunksjonen er kraftig, så bekymre deg ikke for å organisere perfekt.

Du kan finne nesten hva som helst ved å skrive Ctrl+K (eller Cmd+K på Mac) og søke etter nøkkelord. Dette betyr at du kan fokusere mer på å lage nyttig innhold og mindre på å arkivere det perfekt.

Steg 11: Del din side

Deling i Notion fungerer på side-nivå. Du kan dele enkelt-sider eller hele databaser med bestemte mennesker eller gjøre dem offentlige ved å velge “Del” øverst til høyre, invitere samarbeidspartnere og endre tillatelsesnivåene.

Tillatelsesnivåene er enkle:

• “Kan redigere” lar mennesker modifisere innhold
• “Kan kommentere” tillater tilbakemelding uten endringer
• “Kan se” gir lesende tilgang

For lag-samarbeid, etablere noen grunnleggende konvensjoner tidlig. Bestemme hvordan du vil navngi sider, når du skal bruke kommentarer versus redigeringer og hvordan du håndterer varslinger.

Steg 12: Nevn en samarbeidspartner

@-nevningssystemet fungerer bra for å få noen sin oppmerksomhet, og du kan nevne hele lag eller grupper hvis ditt arbeidsområde er satt opp på den måten.

Sanntidssamarbeidsfunksjonene fungerer glatt. Du kan se andre menneskers kursors og redigeringer mens de skjer. Dette gjør Notion spesielt effektiv for samarbeidsplanleggings- eller gruppe-hjernestormings-sesjoner, hvor alle må bidra samtidig.

Overhodet, blir Notion mest verdifull når du slutter å prøve å bruke det som andre verktøy og begynner å tenke på dine faktiske arbeidsflyter. I stedet for å gjenskape dine eksisterende systemer nøyaktig, vurdér hva du prøver å oppnå og bygg fra der.

Mange mennesker finner suksess ved å starte med ett bestemt brukstilfelle (f.eks. prosjektsporings- eller notat-organisering) og gradvis utvide mens de blir komfortable. Å prøve å migrere alt på en gang fører vanligvis til frustrasjon og frafall.

Notions fleksibilitet er både dens største styrke og største utfordring. Du kan bygge nesten hva som helst, men det betyr ikke at du bør.

Fokus på å løse virkelige problemer du har, i stedet for å lage komplekse systemer fordi de ser imponerende ut. Den beste Notion-innstillingen er den du bruker jevnlig!

De 3 beste Notion-alternativene

Her er de beste Notion-alternativene jeg ville anbefale:

Miro

https://www.youtube.com/watch?v=GouDogKO-gg&t=6s

Det første Notion-alternativet jeg ville anbefale er Miro. Miro er et visuelt verktøy for hjernestorming, planlegging og samarbeid på en endeløs nett- tavle.

Miro og Notion tilbyr begge fleksible, kode-frie arbeidsområder for lag til å håndtere prosjekter og samarbeide på ett sted.

Men Miro skiller seg ut fra Notion med sin visuelle canvas. Du kan hjernestorme med limstifter, bygge flytdiagrammer, skisse og tankkart. Du kan også bruke mal for workshop, presentasjoner og idegenerering.

Miro sine sanntid-verktøy er flotte for fjern-lag som trives på visuelle, interaktive sesjoner. Det kobler også lett med Slack, Jira, Microsoft Teams og mer.

I mellomtiden er Notion flott til å holde arbeid organisert og dokumentert. Det kombinerer notater, wikier, oppgaver og databaser i ett tilpassbart, blokk-basert arbeidsområde.

Notion elskes for å være en all-i-ett-informasjons-hub. Med Notion, kan du innlemme sider, håndtere oppgaver, bygge databaser og automatisere arbeidsflyter bakket av AI. Det er flott for bedriftswikier, prosjektledelse og holde oppgaver, dokumenter og lagarbeid på ett sted.

For visuelt lag-samarbeid og live-hjernestorming, velg Miro. For notater, oppgaver, wikier og organisering, velg Notion!

ClickUp

https://www.youtube.com/watch?v=ixqw-Hik4ug

Det neste Notion-alternativet jeg ville anbefale er ClickUp. ClickUp er et fullt prosjektledelses-verktøy med tidsregistrering, 15 visninger og automatisering.

Dens gratisplan er mer generøs enn Notions på noen områder, som å tilby ubegrenset antall plasser. Dette gjør ClickUp mer tiltalende for større lag på en budsjett.

I mellomtiden utmerker Notion seg som et fleksibelt all-i-ett-arbeidsområde. Det kombinerer notater og fleksible databaser med et tilpassbart grensesnitt og maler. Det har mer kraftfulle notat-taggings- og rik innhold-funksjoner enn ClickUp.

For detaljert prosjektledelse og automatisering, velg ClickUp. For et fleksibelt arbeidsområde med notater, dokumenter og prosjektsporingsformål, velg Notion!

Monday.com

https://www.youtube.com/watch?v=WdPsUyNS3-g

Det siste Notion-alternativet jeg ville anbefale er Monday.com. Monday.com er en lag-plattform for prosjektledelse, arbeidsflyt og oppgavehåndtering med sterk automatisering og enkel tilpasning.

På den ene siden skiller Notion seg ut med sin blokk-baserte arkitektur. Hver del av innhold er fullstendig tilpassbar ved hjelp av dra-og-slippe-blokker.

I mellomtiden legger Monday.com vekt på arbeidsflyt-automatisering og prosjektsporingsformål. Du kan integrere dine favoritt-appene, som Slack, Gmail og Microsoft Teams. Tillatelseskontrollene og innebygde rapporter hjelper lag med å spore fremgang.

For et all-i-ett-arbeidsområde med sterk tilpasning, velg Notion. For prosjektsporingsformål og arbeidsflyt-automatisering, velg Monday.com.

Notion-anmeldelse: Rett verktøy for deg?

Notion er fleksibelt nok til å håndtere mine spredte ideer og smart nok til å erstatte halvannen dusin andre apper. Men det tar noen tid å sette opp.

Så hvis du er noen som elsker å bygge systemer og finjustere dem mens du går, vil du elske Notion. Hvis du foretrekker streng struktur og ferdige arbeidsflyter, kan du ønske noe mer fokusert.

Ellers, vurdér disse alternativene:

• Miro er best for lag som trives på visuell hjernestorming, tankkart og live-hjernestorming.
• ClickUp er best for de som ønsker prosjektledelse med innebygde tidsregistrering og automatisering.
• Monday.com er best for lag som trenger arbeidsflyt-automatisering, prosjektsporingsformål og enkle integrasjoner.

Takk for å lese min Notion-anmeldelse! Jeg håper du fant den nyttig.

Notion tilbyr en gratisplan for enkelt-personer til å organisere prosjekter og liv. Prøv det selv og se hvordan du liker det!

Ofte stilte spørsmål

Hva brukes Notion til?

Notion brukes primært som et all-i-ett-arbeidsområde for notat-taggingsformål, prosjektledelse og samarbeid. Det lar deg tenke, skrive og planlegge i ett tilpassbart rom.

Er Notion gratis?

Notions gratisplan tilbyr ubegrenset sider og blokker, samt samarbeid med opptil 10 gjester. Men avanserte funksjoner som full AI-tilgang, ubegrenset fil-opplasting, utvidet side-historikk og forbedret samarbeid er bare tilgjengelig på betalte planer.

Er Notion bedre enn OneNote?

Notion er bedre enn OneNote for organisering, databaser og kraftfulle samarbeidsfunksjoner. Dets modulære struktur og maler overgår OneNote for håndtering av komplekse prosjekter eller bygging av tilpassede produktivitetssystemer.

Men OneNote er bedre for rask, fri-form-notat-taggingsformål. Dette er spesielt sant hvis du foretrekker håndskrevne notater eller avhenger tungt av Microsoft Office-økosystemet.

Hva betyr ordet Notion?

Ordet “notion” betyr generelt en konsept, idé eller tro om noe.

Er Notion virkelig verdt det?

Notion er verdt det for alle som søker ett fleksibelt arbeidsområde til å håndtere notater, prosjekter, databaser og samarbeid. Men noen kan finne dens læringskurve og grensesnitt overveldende for grunnleggende oppgaver.

Er Notion for mye for personlig bruk?

Notion kan føles som for mye for personlig bruk hvis dine behov er enkle (f.eks. å-gjøre-lister eller grunnleggende notat-taggingsformål), på grunn av dens overflod av funksjoner. Men hvis du elsker å tilpasse arbeidsflyter eller trenger å organisere komplekse prosjekter, kan Notion være kraftfullt selv for enkelt-personer.

Er Notion AI bedre enn ChatGPT?

Notion AI er bedre enn ChatGPT for dokumenthåndtering, innhold-organisering og produktivitet. Men ChatGPT tilbyr sterkere konversasjonsevner og bedre ytelse for kreativ skriving, kodehjelp og å svare på generelle spørsmål.

Er Notion bedre enn Google?

Notion er bedre til å lage tilpassede arbeidsflyter som kombinerer notater og databaser i ett rom. I mellomtiden er Google Workspace bedre for e-post og dokument-redigering takket være sin samling av verktøy som Gmail, Dokumenter og Drive.

I slutten er Notion utmerket til å organisere kompleks informasjon og oppgaver på en høyt tilpasset måte, mens Google Workspace er ideelt for dokumentoppretting, fil-delings- og bedriftskommunikasjon i stor skala.