Å gjøre profesjonell utvikling mer tilgjengelig for SMB-er

Å trene ansatte på nye ferdigheter er vanskelig for små bedrifter. De fleste bedriftene har ingen mangel på ideer om hvordan eiere og ledere kan hjelpe teamet med å forbedre ytelsen og lære ferdigheter, men små bedrifter er vanligvis ikke bygget med profesjonell utvikling i tankene. Kjernevirksomheten kommer først, som det skal; og det er usannsynlig at det er noen på staben med den nødvendige bakgrunnen for å kunne skrive og levere treningsmateriell effektivt. Til slutt betyr det at profesjonell utvikling havner på brenneren og ofte aldri skjer. Ifølge CompTIA har halvparten av USAs bedrifter ikke noen formelle treningsstrategier på plass for å håndtere ferdighetsgapet*. Ansattene, kundene og til slutt bedriften betaler prisen.

Stadig oftere kan generativ AI hjelpe noen små bedrifter med å utvikle profesjonell utviklingsmateriell. Her er hvordan vår lille kommunikasjonsbyrå gikk fra å snakke om å sette sammen treningsmateriell til å ha en ganske solid første utkast på 15 minutter – med hjelp av gratis AI-verktøy.

Som en del av vår pågående ansattutvikling hos Gova10 visste vi at ett tema vi ville dekke var å forbedre outreach og pitching av kunders historier til journalister. Alle våre ansatte kjente grunnleggende, men det er alltid godt å gjennomgå og det var definitivt beste praksis å dele.

Å vite at du ønsker å trene teamet ditt på noe og faktisk ta din kunnskap og utvikle det til et profesjonelt utviklingsprogram eller sesjon er to helt forskjellige ting. Du må:

• Saml informasjon fra de som har kunnskapen.
• Konsolider informasjon og utvikle nøkkelbudskap.
• Design en engasjerende presentasjon som formidler nøkkelbudskapene.

Hver av disse oppgavene kan bli tildelt og omprioritert flere ganger basert på mer presserende arbeid og oppgaver som venter på oppmerksomhet. Etter all, vi er kommunikasjonsfolk, ikke læringsutviklingsprofesjonelle.

Onsdag før, med hjelp av gratis AI-verktøy, bygde vi en solid første utkast på omtrent 15 minutter.

Det betyr ikke at vi hadde det ferdige produktet så raskt, men vi hadde en presentasjon som var omtrent 70% på vei der.

Vi brukte metoden beskrevet for en treningsøkt på pitching historier til media, men disse verktøyene kan brukes til å utvikle materiale for noen tema.

Fathom

Vi startet å bruke møte-transkripsjonsverktøyet Fathom for flere måneder siden etter å ha sett det i bruk av en av våre kunder. Nøyaktigheten av transkripsjonen overgikk nøyaktigheten av konkurrenter vi hadde prøvd, og var hode og skuldre over den native transkripsjonsfunksjonen i Google Meet, ifølge vår erfaring. Fathoms imponerende AI-genererte notater og handlinger har imponert flere av våre kunder etter å ha sett oss bruke verktøyet.

Så da vi startet å snakke om den profesjonelle utviklingsinitiativet under et møte med Gova10s VPs – først diskuterte vi alle grunnene til at vi ville ha vanskelig å få det klart til tiden for et kommende møte – jeg la raskt til min Fathom-notat til Meet-kallet. Jeg forklarte notatet at vårt mål var å fange innholdet som vi ønsket å dekke i treningsøkten. Så tok vi hverandre i tur og orden og snakket om utfordringene og mulighetene for å forbedre hvordan vårt team pitchet media. Vi var mest enige og la til noen ekstra ideer, og vi diskuterte noen punkter og om de skulle inkluderes i treningsøkten.

Omtrent 5 minutter etter at vi hang opp, sendte Fathom en sammenfatting av møtet inkludert punkter på hva vi hadde diskutert. Disse punktene fanget nesten perfekt innholdet vi ønsket å formidle.

Gamma

Nå som vi hadde en sterk AI-generert omriss, trengte vi å sette det i en format som vi kunne presentere for teamet vårt. Gamma er et AI-verktøy som genererer presentasjoner basert på enten en kort prompt eller et fullstendig omriss. Jo mer informasjon du gir det, som alle Gen AI-verktøy, jo bedre fungerer det.

Gamma tilbød meg noen layout-preferanser og bygde en presentasjon på noen sekunder. Det gjorde en flott jobb med å organisere og finpusse mitt omriss og variere utseendet og følelsen av hver skjerm mens den beholdt et konsistent utseende. Imidlertid traff ikke bildene Gamma leverte helt riktig, så jeg byttet dem ut med bilder relatert til materialet og fylte inn med bilder fra en teamfotografering. Dette gjorde presentasjonen mer familiær og morsom istedenfor AI-generert. VPs gikk gjennom presentasjonen og gjorde endringer for å sikre at den var tydelig og inneholdt all ønsket melding.

ChatGPT

For pitch-treningen var Fathom-genererte punkter nok, men for noen måneder siden var jeg i en litt annen situasjon. Jeg trengte å forberede en medietreningpresentasjon for en klients talsperson. Enkelte dager før hadde jeg gitt en uformell medietreningssesjon til en annen talsperson. Jeg lastet opp Fathom-transkriptet fra den treningsøkten til ChatGPT med en prompt som ba det om å organisere og destillere ideene jeg hadde diskutert. ChatGPT gjorde jobben med å generere et omriss og så kunne jeg mate det inn i Gamma for en polert presentasjon.

AI kan ikke gjøre alt… ennå

Før vi leverte ansatt-treningen bestemte vi oss for å inkludere relevante “pitch-til-historie”-eksempler som vi kunne gjennomgå, som viste hvordan tidligere pitches til journalister resulterte i artikler i media som viste våre kunder. Vi la også til en øvelse hvor teammedlemmene parret seg og utviklet en mediepitch, som vi så gjennomgikk og kritiserte sammen.

Idéene var våre. Utførelsen var vår, men AI hjalp oss definitivt med å få materialet frem til teamet raskt og på en organiserende måte på minutter istedenfor timer – eller kanskje aldri. Vi blir ikke erstattet av AI ennå, men AI sparede oss tid og tok bort stressen av å forberede innholdet.

Vi ser allerede bedre resultater fra våre junior-ansatte som gikk gjennom treningsøkten. Ethvert bedrift kan adoptere denne praksisen og gjøre profesjonell utvikling mer tilgjengelig for noen tema som trenger ytterligere ansattutvikling.