Charles Yang, grunnlegger og administrerende direktør i Vibe – intervjuserien

Charles Yang, grunnlegger og administrerende direktør i Vibe, er en gründer som vil tenke nytt om hvordan team dokumenterer, bevarer og bygger videre på organisasjonens kunnskap. Han var med på å grunnlegge et mobilspillselskap som vokste til over 800 ansatte og 50 millioner spillere i måneden før det ble en del av Tencent. Etter denne erfaringen ble Yang stadig mer opptatt av hvordan organisasjoner kan bevare sin felles hukommelse når de vokser. Senere utforsket han oppslukende samarbeidsteknologi gjennom Inlight Interactive før han grunnla Vibe i 2017. Under hans ledelse utviklet Vibe seg fra et selskap med smart maskinvare for samarbeid og produkter tatt i bruk av over 50 000 organisasjoner, til den bredere plattformen «Contextual AI Workspace». Den skal bruke KI til å gjøre møter, samtaler og beslutninger om til en strukturert, levende organisasjonshukommelse.

Vibe bygger det selskapet kaller et kontekstuelt KI-arbeidsområde, som kombinerer KI-programvare med maskinvare spesielt utviklet for samarbeid. Målet er å hjelpe organisasjoner med å bevare kunnskapen sin og ta den i bruk i praksis. Selskapet fikk først fotfeste med interaktive smarttavler for bedrifter og utdanningsinstitusjoner, men har siden utvidet til KI-basert bearbeiding av møteinformasjon, kontekstuelle hukommelsessystemer og fysiske KI-enheter som Vibe Bot. Plattformen skal dokumentere samtaler fra møter, dokumenter og samarbeidsøkter og organisere dem i søkbare, varige arbeidsflyter. Team kan fortsette å bygge på disse fremfor stadig å gjenskape sammenhengen. Den større visjonen dreier seg om organisasjoner med hukommelsen innebygd fra grunnen av. Der fungerer KI mindre som en samtalerobot og mer som et lag med felles organisatorisk intelligens som utvikler seg og er integrert direkte i hverdagens samarbeidsverktøy.

Du grunnla flere selskaper før Vibe, blant annet et spillselskap som vokste til over 50 millioner spillere i måneden og senere ble kjøpt av Tencent. Hvordan formet disse erfaringene troen din på at organisasjonshukommelse ville bli et av de største uløste problemene innen KI i bedrifter?

Da jeg drev flere selskaper, særlig spillselskapet, var det ikke den tekniske veksten som overrasket meg mest. Det var veksten på menneskesiden. Man ansetter hundre personer på seks måneder, og plutselig tar halve selskapet beslutninger basert på samtaler den andre halvdelen ikke deltok i. Møter som oppsummerer forrige ukes møte. Arbeid som må gjøres om fordi noen husket en avtalt oppgave feil. Mandagsmorgener som begynner med: «Vent, hva bestemte vi forrige uke?»

Jeg antok at dette var et oppstartsproblem vi ville vokse fra. Det er det ikke. Jo større selskapet ble, desto verre ble det, fordi sammenheng og bakgrunnsinformasjon oppsto raskere enn noe system kunne bevare dem. Da vi solgte til Tencent, var jeg overbevist om at den virkelige flaskehalsen i de fleste organisasjoner ikke var talent eller strategi, men hukommelse.

Det var dette jeg ville at Vibe skulle løse. Ikke fordi organisasjonshukommelse er et abstrakt begrep, men fordi jeg har sett dyktige team miste måneder med fremgang på grunn av problemet.

Apple (AAPL ) viste at tilkoblede enheter blir mer verdifulle når de inngår i et større økosystem, fremfor å fungere som isolert maskinvare. Hvorfor trodde du at KI i bedrifter etter hvert ville trenge en lignende økosystemtilnærming i stedet for å basere seg utelukkende på SaaS-applikasjoner?

SaaS ble egentlig aldri laget for måten arbeid faktisk foregår på. Hvert verktøy har sin egen del: CRM-systemet har avtalene, dokumentverktøyet har dokumentene og møteverktøyet har møtene. Til slutt må den ansatte gjøre integreringsarbeidet i hodet, kopiere mellom apper og minne hvert verktøy om det de andre allerede vet. Det fungerer når arbeidet består av avgrensede oppgaver og foregår på en skjerm. Det bryter sammen så snart et prosjekt i løpet av en ettermiddag beveger seg mellom et arbeidssted, en gang, en kundesamtale og tre ulike apper. Slik er de fleste prosjekter.

Jeg nærmet meg dette etter å ha bygget forbrukerprodukter i flere år før Vibe, og lærdommen fra Apple festet seg. De vant ikke fordi de enkelte enhetene var bedre. De vant fordi enhetene delte kontekst. Man flyttet mellom dem, og arbeidet fulgte med.

KI i bedrifter må ligne mer på dette og mindre på enda en app man må lære opp. Enheter som dokumenterer konteksten der arbeidet skjer, og sender alt til samme sted. Den ansatte slipper å være bindeleddet.

Du beskriver Vibe som et «Contextual AI Workspace», der samtaler blir til varig felles intelligens for teamet. Hvilken avgjørende innsikt overbeviste deg om at dette måtte løses med fysiske enheter som Vibe Board, Vibe Bot og Vibe Dot, og ikke med programvare alene?

Innsikten var faktisk ganske hverdagslig. Jeg så folk arbeide og la merke til hvor mye av den virkelige tenkningen som foregikk borte fra de bærbare datamaskinene. Noen skisserer en idé på en tavle. En arbeidsleder finner en løsning mens vedkommende står foran problemet. To ledere tar en reell beslutning på vei tilbake fra lunsj. Ingenting av dette skjer på en skjerm, så KI-programvaren vet ikke at det har funnet sted.

Dette er grensen for KI basert på programvare alene. Hvis arbeidsdagens viktigste øyeblikk ikke skjer på en skjerm, kan ikke programvare alene gi et virkelig bilde av organisasjonen. Dokumentasjonen må inn i miljøet der arbeidet faktisk skjer: rommet, arbeidsstedet og samtalen. Det er dette Vibe Board, Bot og Dot er til for.

Den fysiske utformingen er også viktig fordi jeg ønsket å bygge noe vakkert. Skal vi ha dette på arbeidsplassen hver dag, må det være noe folk faktisk ønsker å ha der.

Mye kunnskap i organisasjoner forsvinner fortsatt i samtaler i gangen, arbeid ved tavler og uformelle diskusjoner. Hvorfor har tradisjonell bedriftsprogramvare hatt problemer med å dokumentere denne konteksten utenfor skjermen effektivt?

Det er for mange trinn. Tenk deg at du er midt i en samtale og noe interessant dukker opp. For å dokumentere det må du ta frem telefonen, låse den opp med Face ID, finne notatappen, finne opptaksknappen og trykke på den. Det tar tretti sekunder til ett minutt. Når opptaket begynner, er øyeblikket borte. Ideen er borte. Den andre personen har gått videre.

Den dypere grunnen til at bedriftsprogramvare sliter med dette, er strukturell. Programvare forutsetter at brukeren kommer til den. Du åpner appen, logger inn og navigerer til riktig sted. Modellen fungerer når noen sitter stille ved et skrivebord. Den fungerer ikke i en gang, på et arbeidssted eller i de fem sekundene etter at et møte er slutt, når den virkelige samtalen finner sted. Det som må dokumenteres, venter ikke på at du starter en app. Det er et maskinvareproblem, ikke et programvareproblem.

Derfor utformet vi Vibe Dot slik vi gjorde. Trykk og ta opp. Hindringen forsvinner, slik at dokumentasjonen faktisk blir gjort.

Mange KI-selskaper konkurrerer om å utvikle autonome agenter, mens tilnærmingen din ser ut til å prioritere varig hukommelse og kontekst. Tror du hukommelsesinfrastruktur er den manglende forutsetningen for at KI-agenter virkelig skal fungere effektivt i bedrifter?

Ja. En KI-agent uten hukommelse er som å ansette noen som glemmer alt mellom mandag og tirsdag. Du ville ikke betrodd den personen noe viktig, og du bør ikke stole på en agent bygd på samme måte.

Agenter feiler ikke fordi de underliggende modellene ikke er smarte. De feiler fordi de går inn i hver oppgave uten kontekst. De vet ikke hva som ble bestemt forrige uke, hvilken historikk kunden har, eller hva som allerede er prøvd uten å fungere. Derfor tar de selvsikre og tilsynelatende rimelige beslutninger som er feil på måter bare noen med hukommelse ville oppdaget. Den samme agenten kan ta to ulike beslutninger om den samme oppgaven på to forskjellige dager, fordi kontinuiteten som skulle holdt det sammen, mangler.

Pålitelig autonomi kan ikke bygges på ingenting. Den bygges på hukommelse. Får man dette laget riktig, blir agentene nyttige. Hopper man over det, produserer man bare selvsikre gjetninger i stor skala.

Du har snakket om organisasjoner med hukommelsen innebygd fra grunnen av. Hvor annerledes tror du selskaper vil fungere når KI-systemer kan bevare og knytte sammen flere års organisatorisk kontekst, fremfor å basere seg på oppstykkede dokumenter og menneskers hukommelse?

Den største endringen er ikke hastighet eller nøyaktighet i abstrakt forstand. Det er at en organisasjon med innebygd hukommelse slutter å gjenta seg selv.

Ta innføring i en ny rolle som eksempel. Når man ansetter eller forfremmer noen i dag, tar det uker før personen er à jour: finne dokumenter, lete etter arbeidsflyter og spørre fem personer om sammenhenger som aldri ble skrevet ned. Det meste en ny ansatt faktisk trenger, finnes ikke i noe system, men i hodet til noen. Et selskap med innebygd hukommelse gir personen alt som noen gang er besluttet, diskutert eller prøvd, fra første øyeblikk.

Men dette er bare det enkle eksempelet. Man kan faktisk svare på «hvorfor gjorde vi det slik?» i stedet for å gjette. Informasjon slutter å gå tapt i overleveringer mellom team: fra salg til kundesuksessteamet og fra design til teknisk utvikling. Når noen slutter, forsvinner ikke konteksten deres ut døren. De fleste selskaper må tilegne seg de samme lærdommene på nytt hvert andre eller tredje år, fordi menneskene som lærte dem, er borte. Den kostnaden trenger man ikke lenger å betale.

Hybridarbeid økte etterspørselen etter samarbeidsverktøy, men mange selskaper sliter fortsatt med felles forståelse og kontinuitet. Tror du neste fase av KI i bedrifter handler mindre om å generere innhold og mer om å bevare organisasjonens kollektive intelligens?

Ja. Og jeg tror de fleste bedrifter allerede vet dette, selv om de ikke har satt ord på det ennå. Problemet med innholdsgenerering er i stor grad løst. Det som ikke fungerer, er kontinuiteten. En beslutning tas i en gang, en kundesamtale avdekker noe viktig, en befaring endrer retningen på et prosjekt, og ingenting av dette havner i noe system. Organisasjonens kollektive intelligens finnes i samtaler som forsvinner. Neste fase handler om å dokumentere dette laget, ikke om å produsere mer ut fra det. Ekte organisasjonshukommelse kan ikke bygges på rekonstruksjoner av hendelsene som skrives inn i etterkant.

Det oppstår åpenbare spørsmål om personvern og styring når samtaler på arbeidsplassen dokumenteres fortløpende og struktureres som organisasjonshukommelse. Hvordan bør bedrifter balansere fordelene ved varig KI-hukommelse med ansattes tillit og åpenhet?

Dette spørsmålet har et enklere svar enn de fleste tror. Man må være tydelig om hva som dokumenteres, hvem som kan se det, og hva det brukes til. Ubehaget folk føler, gjelder vanligvis ikke dokumentasjonen i seg selv, men at den skjer uten samtykke eller tydelighet. De fleste motsetter seg ikke at et møte tas opp. De motsetter seg å ikke vite at det skjer eller hvor sammendraget havner. Det som bryter ned tillit, er uklarhet. Bedrifter som behandler dette som et spørsmål om retningslinjer fremfor et kulturproblem, vil håndtere det feil.

Selskapet ditt har utviklet seg fra smarte samarbeidstavler til kroppsbårne KI-enheter og intelligens integrert i arbeidsmiljøet. Hvordan avgjør du når et problem i arbeidsflyten bør løses med maskinvare, og når det bør løses med programvare?

Jeg vil først omformulere litt: Jeg ser dem mindre som kroppsbårne KI-enheter og mer som maskinvare integrert i miljøene der arbeidet skjer. Nettopp dette skillet avgjør valget mellom maskinvare og programvare.

Programvare kan bare arbeide med det den får. Kommer ikke konteksten inn, har den ikke noe å handle ut fra. Når jeg ser på et problem i arbeidsflyten, stiller jeg derfor et enkelt spørsmål: Hvor foregår det faktiske arbeidet, og kan programvaren nå dit?

Mesteparten av bedriftsprogramvaren ble utviklet under antakelsen om at svaret er ja: Brukeren setter seg til slutt ved en bærbar datamaskin og skriver inn konteksten. For mange typer arbeid er det urealistisk. En entreprenør tar ikke med seg en bærbar datamaskin på befaring. En lærer åpner ikke en app mellom timene. En partner i et advokatfirma skriver ikke notater under et klientmøte. Det er her maskinvare blir nødvendig. Programvare kan ikke nå disse stedene. Maskinvare kan.

Når du ser fem år fremover, vil bedrifter fortsatt hovedsakelig samhandle med KI gjennom skjermer og apper, eller vil KI-enheter integrert i omgivelsene og kontekstbevisste miljøer bli det dominerende grensesnittet for arbeid?

Skjermer blir trolig værende, men de slutter å være den primære eller eneste kanalen for inndata. I dag bruker vi skjermen både som stedet der arbeidet gjøres, og der vi forteller KI om arbeidet. Disse to tingene vil skilles fra hverandre. Skjermen forblir verdifull for resultater, gjennomgang og beslutninger. Men dokumentasjonssiden, der KI lærer hva man faktisk arbeider med, flytter ut i omgivelsene etter hvert som integrerte enheter, kroppsbåren teknologi og maskinvare i rommene blir vanligere. Om fem år vil tanken om at man måtte skrive konteksten inn i et KI-verktøy før det kunne hjelpe, føles som noe fra en annen tid.

Takk for et flott intervju. Lesere som vil vite mer, kan besøke Vibe.