AI bør gjøre virksomheten din enklere å drive

AI bør gjøre virksomheten din enklere å drive. Det fortjener å være et eksplisitt mål når du bestemmer hvor du skal bruke den.

Mer output er nyttig når virksomheten trenger mer output. Men det er også verdifullt å ha færre løse tråder å huske på, mindre administrativt arbeid som henger over kvelden, og mer oppmerksomhet tilgjengelig for arbeidet du egentlig ønsket å gjøre.

Å bruke AI til administrativt arbeid har gjort det å drive virksomhetene mine mer fornøyelig. Det betyr noe for meg. Å nyte virksomheten du har bygget er en helt rimelig avkastning på innsatsen du legger i å forbedre den.

Etter hvert som agenter blir mer kapable, får eiere flere valg om hvilke ansvarsområder de vil delegere. Vi må være like bevisste på hva vi vil ha tilbake.

En virksomhet kan lykkes og likevel være utmattende å drive

Tenk på en designer med nok kunder, jevnlig arbeid som kommer inn, og en tjeneste folk er villige til å betale for. Den kommersielle siden fungerer. Uken kan fortsatt føles fragmentert av forslag, prosjektoppdateringer, manglende filer, fakturaer og alle de små beslutningene som trengs for å holde et oppdrag i gang.

Hver oppgave kan være håndterbar. Sammen skaper de en virksomhet som krever eierens oppmerksomhet nesten overalt. Å fullføre designet gjør ikke jobben ferdig. Det er fortsatt noe som må sendes, sjekkes, registreres eller følges opp.

Det er et nyttig tidspunkt å evaluere AI. Hvilken tilbakevendende forpliktelse ville du vært glad for å få håndtert mer pålitelig? Hvilken del av uken tar stadig oppmerksomheten bort fra arbeidet du bryr deg om?

De nåværende verktøyene blir i økende grad bygget rundt disse spørsmålene. Anthropic’s septemberutvidelsen av Claude for Small Business kobler arbeidsflyter til programvare eiere allerede bruker for salg, økonomi og daglige operasjoner. Den støtter også planlagt arbeid, med godkjenning som standard før handlinger som å sende, publisere eller betale.

Den interessante delen er det vanlige arbeidet disse systemene er designet for å håndtere. En bedriftsleder trenger ikke en dramatisk transformasjonsfortelling for å dra nytte av å ha en tilbakevendende oppgave under bedre kontroll.

Fullfør ansvaret bak oppgaven

Forestill deg en eier som ønsker hjelp med oppfølging av forfalte fakturaer. Å be en agent om å skrive betalingspåminnelser er enkelt. Men å skrive meldingene er bare én del av ansvaret.

Noen må fastslå hvilke fakturaer som faktisk er forfalt, sjekke om en betaling har kommet, ta hensyn til eventuelle avtaler som allerede er gjort med kunden, og bestemme hvilke påminnelser som er passende. Etter at en melding er sendt, må noen fortsatt vite hva som skjedde videre.

En nyttig arbeidsflyt ville forberede en sjekkliste, utarbeide de passende oppfølgingene for godkjenning, og holde de uavklarte elementene synlige. Hvis opplysningene er i konflikt eller en kunde har bestridt en kostnad, vil den bringe dette unntaket til eieren med nok kontekst til å ta en beslutning.

Eieren har fortsatt en jobb. De kan gjennomgå en forberedt beslutning og håndtere unntakene i stedet for å rekonstruere situasjonen fra spredte oppføringer hver gang.

Anthropic’s augustutgivelsen av computer use, Skills API og Files API beskriver komponentene bak denne typen arbeidsflyt: drift av programvare, følge en lagret prosedyre, lese dokumenter og returnere fullførte filer. Å koble disse funksjonene gir utviklere flere måter å føre en oppgave gjennom de applikasjonene hvor arbeidet skjer.

Om det hjelper avhenger av hva du ber systemet om å fullføre. En mappe full av polerte påminnelser kan la ansvaret ligge helt på deg. En klar oversikt over hva som trenger din godkjenning og hva som fortsatt er utestående kan gjøre det enklere å håndtere.

Dette er hvor prompting blir en ledelsesferdighet. Definer resultatet i forhold til ansvaret du vil ha håndtert. Gi agenten en standard for fullføring som betyr noe for virksomheten.

Tell opp arbeidet AI gir tilbake til deg

Vær ærlig om hva det krever å bruke resultatet.

En agent kan lage en rapport raskt, men hvis du må åpne hver kilde på nytt, reparere beregningene og finne ut hva rapporten prøver å fortelle deg, tilhører den innsatsen din vurdering. Det samme gjelder å fikse en brutt tilkobling eller forklare det samme unntaket igjen neste uke.

Gjennomgang er nødvendig for mange oppgaver. Spørsmålet er om gjennomgangen er håndterbar og om hele prosessen forbedrer det du gjorde før. En arbeidsflyt kan la den endelige beslutningen være hos deg samtidig som den fjerner mye av forberedelsene rundt den.

Se på noen faktiske kjøringer. Hvor ofte måtte du gripe inn? Kunne du forstå unntakene? Kom resultatet når det var nyttig? Var det fortsatt noe viktig du måtte huske utenfor systemet?

De svarene forteller deg mer om verdien av arbeidsflyten enn å bare se den levere et imponerende første resultat. De viser også hva som kan forenkles. Kanskje oppgaven er for bred. Kanskje agenten trenger en bedre kilde. Kanskje en gjentakende unntakssituasjon er lett å løse når du tar den underliggende forretningsbeslutningen.

Et system du kan forstå og vedlikeholde, er mer verdifullt enn et omfattende system du er motvillig til å røre ved. Vedlikeholdet blir også en del av arbeidsuken din.

Bestem hva den frigjorte kapasiteten skal brukes til

Jeg har argumentert for at bedre KI vil gjøre million-dollar énmannsbedrifter mer oppnåelige. Å utvide hva en eier kan levere, skaper rom for vekst. Det er fortsatt en spennende mulighet.

Hva du gjør med det rommet, er fortsatt ditt eget valg.

Du kan ta på deg en ny kunde. Du kan bruke mer tid på å forbedre tjenesten for de kundene du allerede har. Du kan endelig utvikle produktet du stadig utsetter, eller legge nok plass i uken til å tenke over hvor virksomheten er på vei.

Du kan også bli ferdig med arbeidet tidligere. Det er ingen forpliktelse til å fylle hver frigjorte time med en ny oppgave. En virksomhet som støtter livet ditt og fortsatt er håndterbar, er verdt å bygge.

Gjør den intensjonen til en del av oppdraget. Hvis målet er å holde fredagskvelden fri for rutinemessig administrasjon, vurder om systemet hjelper deg med det. Hvis målet er å gi kundearbeidet din fulle oppmerksomhet, se på hvilke avbrudd og uløste forpliktelser det fjerner.

KI gir oss flere måter å forme arbeidet rundt en virksomhet på. Bruk den muligheten til å bygge en du ønsker å holde i gang.