Den offentlige rekordkrisen er virkelig. Å belaste borgerne er feil måte å løse det på.

En stille krise utvikler seg i byhaller og fylkeskontorer over hele landet.

Offentligheten er mer engasjert enn noen gang. Folk vil vite hvordan skattepengene brukes og hvordan politikk blir laget, og de har rett til å spørre. Men en ny realitet gjør det vanskeligere for lokale myndigheter å holde pace: en flom av offentlige rekordforespørsler generert av AI.

Generativ AI har gjort det enkelt å sende massive, omfattende rekordforespørsler med ett klikk. Og dette er ikke lenger bare enkeltpersoner. Hele selskaper har nå bygget team hvis eneste jobb er å sende inn offentlige rekordforespørsler i stor skala, og deretter selge informasjonen til leverandører og private sektor. For regjeringens ansatte på mottakssiden er resultatet en knusende arbeidsbyrde.

Dette er ikke noe som vil forsvinne. AI-drevne forespørsler vil bare bli mer hyppige og mer aggressive.

Offentlige tjenestemenn drukner

Konfrontert med denne arbeidsbyrden, forsøker noen lovgivere å belaste for tilgang. Californias Assembly Bill 1821, skrevet av Assemblymedlem Blanca Pacheco og nylig undersøkt av CalMatters, er et tidlig eksempel. Lovforslaget vil tillate offentlige etater å belaste en ubegrenset avgift når en forespørsel tar ansatte mer enn to timer å forskere, pluss en tilleggsavgift når ansatte bruker mer enn 10 timer i en måned på forespørsler fra samme person.

California er ikke alene. Mens offentlige rekordforespørsler øker over hele landet, vurderer etater over hele landet hvordan de skal dekke kostnadene.

Og hvis du vet hvordan lokal regjering faktisk fungerer, er motivasjonen lett å forstå. Hver time brukt på rekordforespørsler er en time trukket fra annet essensielt arbeid: behandling av forretningsløyver, vedlikehold av offentlige arkiver, gjennomføring av valg.

Tallene er slående.

En enkelt forespørsel i Chula Vista, California, krevde 150 til 300 ansatte timer. I Fontana, sendte en person inn over 100 forespørsler med uttalt mål om å forstyrre drift, og kostet byen over 300 000 dollar i juridiske og bemanningsutgifter.

Versjoner av denne historien spiller ut i samfunn over hele landet. Kall det hva det er: administrativ krigføring, ført en rekordforespørsel av gangen.

Ryggsekkens ikke bare dyrt. Det er en reell komplianserisiko.

Kostnad og utbrenthet er bare en del av historien. Den større risikoen er kompliansen.

Offentlige rekordlover oppmuntrer ikke bare etater til å svare. De krever det, på en klokke. Under Californias offentlige rekordlov, har en etat generelt 10 dager til å bestemme om de vil produsere rekorder, og lignende frister finnes i nesten alle stater. Disse tidsfristene ble skrevet for en verden med papirfiler og den sjeldne forespørselen, ikke for en innboks flommet av AI.

Når volum overgår ansatte, begynner fristene å gli. Og en mistet frist er ikke en mindre administrativ feil. Det er juridisk eksponering. Forespørsler som saksøker for å tvinge frem produksjon og seirer, blir vanligvis tildelt advokatgebyr, så en enkelt ryggsekk kan bli en domstolsordre pluss en juridisk regning som skatteyterne til slutt betaler.

Dette etterlater etater i en ekte knipe. Gjør ingenting, og de risikerer å falle ut av kompliansen med de lovene som er ment å holde regjeringen åpen. Belast en avgift, og de risikerer å prissette innbyggerne ut av tilgang. Ingen av disse veiene beskytter offentligheten.

Avgiftslover som AB 1821 er en forståelig respons fra et utmattet system som prøver å beskytte seg selv. Hensikten er verdig, og kompensasjonen det tilbyr er rettferdig. Men det finnes en raskere og mer effektiv løsning.

Oppgrader verktøyene, ikke tollen

Den samme teknologien som driver opp rekordvolum, kan også løse disse forespørslene til en brøkdel av kostnaden. I stedet for å belaste borgerne mer for tilgang, kan vi lukke den operative gapen med bedre verktøy.

Det er nettopp det vi har bygget i Madison AI. Vår offentlige rekordmodell henter trygt, sorterer og redigerer kommunale rekorder, og omdanner en arbeidsflyt som en gang tok flere dager til en som tar omtrent en time.

Det håndterer den tunge arbeidslasten fra ende til ende: automatisert inntak, nær-duplikatdeteksjon, AI-assistert redigering og fullstendige spor som holder etater kompatible med oppbevarings- og personvernslover.

De preliminære resultater er slående. I Washoe County, Nevada, vår utviklingspartner, leverer den offentlige rekordhjelperen opp til 90% tidsbesparelse, og kutte ned opptil 9 til 10 timers ansatt arbeid av en enkelt forespørsel. En forespørsel som en gang kostet rundt 1 000 dollar eller mer å fullføre ved hjelp av eldre programvare og ansatt arbeid, kan nå fullføres for rundt 150 dollar, inkludert ansatt arbeid, med AI som håndterer den tunge arbeidslasten. Palm Springs og Culver City, California, ruller ut samme modell neste.

Og dette er ikke et en-størrelse-til-alle-produkt. Vi tilpasser hver hjelper til en etats spesifikke arbeidsflyt og data, bygget sammen med de menneskene som lever disse operative realitetene hver dag. Samme tilnærming fungerer for en liten by eller et stort fylke, i noen som helst stat.

Skattlegging av transparens er ikke riktig løsning

La oss være ærlige: dette er et ekstremt vanskelig problem, og lovgivere har ikke mange gode alternativer. Når ansatte drukner og budsjettene er stramme, kan det å belaste for de mest ekstreme forespørsler se ut som den eneste spaken som er igjen å trekke.

Men en avgift er likevel en betalingsmur. Og en betalingsmur for offentlige rekorder gjør nettopp det offentlige rekordloven eksisterer for å forhindre: det reduserer offentlighetens tilgang til informasjon. Personene som blir prisset ut er sjelden de dårlige aktørene som spiller systemet. De er vanlige innbyggere, foreldre og naboer som prøver å forstå sin egen regjering.

Fordi til slutt vil alle ha det samme: en regjering som er åpen, ansvarlig og transparent. Vi må ikke velge mellom å beskytte offentlige tjenestemenn mot utbrenthet og å beskytte denne tilgangen.

Så vi oppfordrer lovgivere, i California og ellers, til å vurdere en annen vei. Hva hvis en stat skapte en trygg havn for etater som adopterer en AI-først responsmodell? Hva hvis forespørsler brukte en automatisert portal før de sendte inn følgespørsler? Hva hvis etater som deployerte troverdige AI-plattformer, møtte grunnleggende offentlige rekordkriterier i god tro, og løste størsteparten av offentlige forespørsler, tjente mer frihet på respons tid og kostnadsdekning?

Denne tilnærmingen belønner ekte transparens i stedet for å skattlegge den. La oss opprettholde ånden av åpen regjering og gi lokale myndigheter teknologien til å gjøre transparens til standard.