De toekomst van teamwork: hoe AI-gestuurde tools samenwerking vormgeven

Toen de film Her in 2013 uitkwam, was het idee dat een mens een relatie kon aangaan met een AI-gepowered assistent moeilijk voor te stellen, om nog maar te zwijgen over het feit dat het een beetje dystopisch was. 11 jaar later zijn AI-tools niet de romantische partners aan het vervangen (nog niet), maar ze spelen steeds belangrijkere rollen op de werkplek. In feite onderzoekers zijn hun perceptie van AI aan het veranderen, van een tool naar een samenwerkend teamlid. Onderzoek heeft aangetoond dat het toevoegen van een AI-teamlid de coördinatie, communicatie en vertrouwen kan verminderen. Ondanks deze uitdagingen vinden veel organisaties manieren om AI in hun operaties te integreren zonder de teamcollaboratie te schaden. Training en het definiëren van hoe AI moet worden gebruikt, zijn sleutel.

Bij Jotform hebben we AI geïntegreerd in processen in elke bedrijfsfunctie. Het heeft onze teamdynamiek getransformeerd, de communicatie verbeterd en de productiviteit verhoogd op taken die ertoe doen. Hier is een nadere blik op hoe.

Projectbeheer zonder geduld

Sommigen zeggen dat geduld een deugd is, maar in de context van teamprojectbeheer is geduld overgewaardeerd. Knelpunten vernietigen de momentum en zuigen de motivatie weg. Er is niets erger dan je geïnspireerd en geënergiseerd voelen, alleen om nerveus te wachten op het antwoord van een teamlid. Om nog maar te zwijgen over het feit dat waardevolle tijd wordt verspild.

AI-gepowered taakbeheertools kunnen de typische teamprojectdynamiek transformeren door veel van de afhankelijkheden die de vooruitgang vertragen, te elimineren. Als je bijvoorbeeld een manager bent, kan het gebruik van een AI-gestuurd projectbeheertool je inzicht geven in de workflow van een werknemer zonder dat je het hoeft te vragen. AI-tools kunnen manieren vinden om tijd te besparen en de collectieve productiviteit te verhogen.

Overweeg een werkbeheerplatform zoals Asana: de AI-functies kunnen de volgende stappen in een project suggereren, potentiële knelpunten markeren en inzicht geven in de workload en productiviteit van een team. Het is alsof je een extra teamlid hebt dat zich toelegt op het analyseren en verbeteren van de logistiek, zodat de menselijke teamleden zich kunnen concentreren op meer betekenisvolle taken.

Het stroomlijnen van onderzoek en informatie-uitwisseling

Een advocaatenvriendin vertelde me ooit over de juridische onderzoeksopleiding die ze had gevolgd tijdens haar rechtenstudie. In die dagen was juridisch onderzoek sterk afhankelijk van gespecialiseerde zoekmachines, en het was niet verwonderlijk dat het bijna een hele semester duurde om de kunst van het effectief gebruiken van deze zoekmachines te beheersen.

Tegenwoordig zijn AI-gepowered tools zoals ChatGPT het onderzoek en de informatie-uitwisseling aan het transformeren. Gezien de capaciteit om onderzoek en informatie-uitwisseling te stroomlijnen, is het logisch dat ChatGPT de gebruikelijke zoekmachines voor snelle teams aan het vervangen is.

Met ChatGPT kun je natuurlijke taal gebruiken om je onderzoeksvragen te verfijnen en toegang te krijgen tot de resultaten die je nodig hebt, sneller. ChatGPT kan lange onderzoeksartikelen, rapporten en datasets bijna onmiddellijk samenvatten. Soms hebben deze documenten je volle aandacht nodig. Maar wanneer je alleen de belangrijkste punten nodig hebt, kun je de taak van het begrijpen overdragen aan ChatGPT en de inzichten delen met je teamleden.

Stel dat je op zoek bent naar een oplossing en weet niet waar je moet beginnen. ChatGPT kan een nuttig instrument zijn in het brainstormproces, door ideeën en alternatieve benaderingen te genereren voor jou en je teamleden. Geen tijd meer verspillen aan een lege pagina, wachtend tot de inspiratie toeslaat. Bijvoorbeeld, een van onze teams was content aan het creëren over Gen Z op de werkplek en had een snelle overzicht van de leidende trends nodig. ChatGPT hielp de bal aan het rollen te krijgen, waardoor ons team meer energie had om de beste contentstrategie te kiezen en te ontwikkelen.

Wanneer je AI-tools gebruikt om ideeën te genereren en onderzoek te doen, maak je meer tijd voor creatief denken en het overwegen van de diverse perspectieven van je teamleden. In de tijd van AI is dit het werk dat succesvolle werknemers en organisaties definieert.

Verantwoorde vergaderingen

Vergaderingen kunnen een tijdsverspilling zijn. In een recente enquête van 5.000 kenniswerkers over vier continenten, zei 78% van de respondenten dat ze verwacht werden om zo veel vergaderingen bij te wonen dat het moeilijk was om hun werk gedaan te krijgen. Vergaderingen kunnen ook uitputtend zijn. In dezelfde enquête zei 76% dat ze zich uitgeput voelden op dagen met veel vergaderingen.

Ik ben een voorstander van het minimaliseren van vergaderingen en het schrappen van onnodige statusupdates. Ik wil dat werknemers grote tijdsloten hebben om te besteden aan werk dat hen energie geeft. Zij moeten voldoende tijd hebben om de “flow”-modus te bereiken. Maar wanneer het gaat om essentiële vergaderingen, wil ik dat iedereen zijn volle aandacht kan geven. Daarom komen AI-gepowered automatiseringstools in het spel, om vergadernotities te luisteren en te transcriberen, en ervoor te zorgen dat niets verloren gaat in de chaos. Onze teams integreren een AI-spraakherkenningstoepassing rechtstreeks in ons videobellenplatform. Vergadernotities worden automatisch opgeslagen als tekst in een Google-document. Als later een van de deelnemers iets moet herinneren dat in de vergadering is besproken, is het maar een snelle Google Drive-zoekopdracht verwijderd.

Dit eenvoudige AI-instrument stelt ons in staat om onze aandacht te richten op de werkelijke inhoud van de vergadering, in plaats van de saaie taak van notulen maken. Wanneer we volledig aanwezig zijn, hebben we rijkere conversaties, betere ideeën en vinden we betere oplossingen – een voorbeeld van hoe AI samenwerking en innovatie bevordert.

Roosters coördineren

Een van de schoonheden van AI is de mogelijkheid om je communicatie – en je gemoedsrust – te automatiseren. Roosters zijn nog een ander domein waar tijd en energie vaak onnodig verloren gaan. Met AI-roosteringshulpmiddelen kun je het saaie heen-en-weer praten over het coördineren van meerdere agenda’s overslaan, aka laagwaardige communicatie, en nooit meer hoeven te maken dat je een gebeurtenis in je agenda vergeet. Het korte-termijngeheugen slaat gemiddeld zeven stukken informatie op bij elke gelegenheid. Waarom zou je die waardevolle ruimte verspillen aan een vergadertijd en -datum wanneer een AI-hulpmiddel dat voor je kan doen?

AI-gepowered tools zoals Clara gebruiken natuurlijke taalverwerking om vergaderingen in te plannen en tijden te onderhandelen met deelnemers aan de vergadering. Je kunt het integreren in je e-mail en agenda, en meldingen en follow-ups instellen. Clara kan inzicht geven in je e-mailconversaties om je rooster effectiever te beheren.

Met Clara en soortgelijke AI-roosteringshulpmiddelen kan iedereen in je organisatie, van nieuwe medewerkers tot het topmanagement, een persoonlijke assistent hebben, waardoor ze zich kunnen concentreren op belangrijker werk. In die zin is het moeilijk om niet voor AI te vallen. Je zou kunnen zeggen dat Her niet zo ver weg is.