Smartsheet onthult vsActual en een uitvoeringsgraaf voor zakelijke AI

AI kan een team helpen taken sneller af te ronden zonder dat een organisatie daardoor haar strategie beter uitvoert. Smartsheet wil die kloof dichten met vsActual, een nieuw zelfstandig product voor planning en uitvoering dat vanaf de basis voor AI is ontwikkeld. Het werd onthuld tijdens ENGAGE 2026, de klantconferentie van het bedrijf.

Naast vsActual kondigde het bedrijf gespecialiseerde agents, terugkerende workflows met agents, nieuwe integraties en aanvullende beveiligingsmaatregelen aan. Samen moeten deze vernieuwingen AI een duidelijker beeld geven van de onderlinge afhankelijkheden tussen projecten, mensen, budgetten en bedrijfsprioriteiten, en signaleren wanneer de daadwerkelijke werkzaamheden beginnen af te wijken van het goedgekeurde plan.

vsActual verbindt de strategie met het werk dat al gaande is

vsActual is ontworpen om samen te werken met de systemen die teams al gebruiken, zodat ze niet al hun activiteiten naar een nieuwe projectmanagementtool hoeven over te zetten. Smartsheet noemt financiële, HR-, klant- en serviceplatforms zoals Oracle, SAP, Workday, Salesforce, Jira en ServiceNow als systemen waarvan het de gegevens kan uitlezen.

Het begint bij de strategie zelf. Het product zet plannen uit presentaties, budgetdocumenten of spreadsheets om in een dynamisch plan met doelen, tijdlijnen en beperkingen, zoals budgetten en personeelscapaciteit. Nieuwe aanvragen kunnen vervolgens aan de hand van die prioriteiten worden beoordeeld.

De scenarioplanningsfuncties moeten laten zien welke gevolgen een beslissing heeft voor het budget en de capaciteit, voordat een leidinggevende die goedkeurt. Zodra een scenario is gekozen, wordt het het officiële plan. Agents vergelijken het lopende werk vervolgens met dat plan, signaleren dreigende vertragingen of conflicten om middelen en stellen op basis van de onderliggende gegevens samenvattingen voor het management op.

‘Elk bedrijf heeft een strategie. De bedrijven die succesvol zijn, zijn de bedrijven waarvan het werk die strategie daadwerkelijk uitvoert’, aldus Rajeev Singh, CEO van Smartsheet. Hij omschreef vsActual als een manier om de kloof tussen plannen en daadwerkelijke resultaten te verkleinen.

Een belangrijke grens blijft bij mensen liggen: volgens het bedrijf kunnen agents het plan niet zelfstandig wijzigen en bevatten aanbevelingen een onderbouwing die leidinggevenden kunnen beoordelen. In de aankondiging worden klanten uitgenodigd zich aan te melden voor updates, maar er wordt geen informatie gegeven over de algemene beschikbaarheid of de prijs van vsActual.

De uitvoeringsgraaf biedt bedrijfscontext

Achter vsActual zit Smartsheets Execution Graph, die verbanden in kaart brengt tussen afzonderlijke taken, projecten en programma’s enerzijds en strategische doelen anderzijds. Het bedrijf zegt dat de graaf steunt op 20 jaar workflow-inzichten, miljoenen projecten en negen petabyte aan gegevens.

De technische aanpak gaat verder dan documenten verzamelen voor een chatbot. Een bruikbaar uitvoeringsmodel moet verbanden weergeven: welke initiatieven afhankelijk zijn van een vertraagd project, welke teams schaarse capaciteit delen, wie verantwoordelijk is voor een beslissing en welke machtigingen of goedkeuringen de volgende stap beperken. Smartsheet zegt dat de graaf deze operationele verbanden en governancevereisten omvat.

Een mijlpaal die vertraging oploopt, is bijvoorbeeld op zichzelf misschien beheersbaar, maar kan kritiek worden als meerdere gefinancierde initiatieven afhankelijk zijn van hetzelfde team. Door planningen, capaciteit en strategische prioriteiten met elkaar te verbinden, kan dat conflict eerder aan het licht komen dan met afzonderlijke dashboards. Of de aanbeveling nuttig is, hangt nog steeds af van de volledigheid en actualiteit van de gekoppelde gegevens.

De bestaande AI-architectuur van Smartsheet combineert de intelligentielaag en kennisgraaf al met basismodellen die via Azure OpenAI en Amazon Bedrock worden aangeboden. In de openbare documentatie wordt dit omschreven als het toevoegen van werkgerelateerde context aan algemene modellen. De nieuwe Execution Graph breidt de nadruk van het bedrijf op context uit naar planning en uitvoering; in de aankondiging wordt geen nieuw getraind basismodel genoemd en worden geen vergelijkende prestatieresultaten gepubliceerd.

Nieuwe agents nemen projectopzet en terugkerende controles voor hun rekening

De bijbehorende platformrelease introduceert Agentic Workflows, waarmee instructies in natuurlijke taal worden omgezet in terugkerende werkzaamheden, zoals het opstellen van een wekelijks projectoverzicht of het controleren van risico’s en afhankelijkheden. De resultaten worden aan de juiste mensen bezorgd, zonder dat iemand de opdracht telkens opnieuw hoeft te geven.

Bij de lancering zijn ook twee gespecialiseerde agents beschikbaar. De Creation Agent bouwt op basis van een doel in gewone taal projectstructuren op, waaronder sheets, dashboards, rapporten en automatiseringen. De Data Quality Agent onderzoekt sheets en signaleert problemen op basis van de ernst ervan, op verzoek of volgens een schema.

Deze mogelijkheden bouwen voort op Smart Assist en de server van Smartsheet voor het Model Context Protocol. In bestaande documentatie wordt uitgelegd hoe de ingebouwde assistent en compatibele externe AI-tools met toestemming van de gebruiker actuele projectgegevens kunnen opvragen en acties kunnen uitvoeren. MCP biedt een gemeenschappelijke verbindingsinterface; de omliggende applicatie moet nog steeds de juiste context leveren en de toegang bewaken.

Smartsheet kondigde ook native integraties aan met ServiceNow, Microsoft Dynamics 365, HubSpot en Workday. Een afzonderlijke Integration Agent is beschikbaar als vroege toegang en richt zich aanvankelijk op GitHub, Zendesk, Airtable en Monday.com. Deze agent is ontworpen om klanten op basis van een gesprek een externe gegevensverbinding te laten aanvragen.

Governance wordt onderdeel van de uitvoeringslaag

Naarmate agents meer zelfstandig kunnen handelen, zijn machtigingen net zo belangrijk als de kwaliteit van hun antwoorden. Volgens Smartsheet maken mensen en agents gebruik van dezelfde beheerde graaf, waarbij agents beperkt zijn tot de toegang en wijzigingen die zijn toegestaan voor de persoon die ze vertegenwoordigen.

De nieuwe beheermogelijkheden omvatten Security Event Streaming, dat auditgebeurtenissen vrijwel in realtime doorstuurt naar tools zoals Splunk en Microsoft Sentinel. Met Data Classification, beschikbaar met Smartsheet Safeguard, kunnen beheerders gevoeligheidslabels definiëren en het gebruik ervan volgen via gecentraliseerde rapportages en een controlespoor.

Het bedrijf kondigde ook de ISO/IEC 42001-certificering voor AI-beheer en een Australische IRAP-beveiligingsbeoordeling aan. Deze hebben respectievelijk betrekking op organisatorisch AI-beheer en beoordeelde beveiligingsmaatregelen; ze garanderen niet dat elke door AI gegenereerde aanbeveling correct is.

Het uitgebreidere Vertrouwenscentrum van Smartsheet beschrijft machtigingen op itemniveau, identiteitsbeheer en auditmogelijkheden, en vermeldt dat klantgegevens niet worden gebruikt om fundamentele modellen van derden te trainen. Die toezeggingen bieden relevante achtergrond, terwijl de nieuwe releases extra beheermogelijkheden toevoegen die specifiek zijn gericht op het opschalen van agentactiviteiten.

Voor bedrijven is de centrale vraag of AI een bruikbaar, beheerd inzicht in de uitvoering kan behouden over gefragmenteerde systemen heen. Smartsheet rekent erop dat zijn ervaring met werkbeheer de context biedt om dat mogelijk te maken. Het belang van vsActual zal afhangen van hoe doeltreffend het die context omzet in tijdige beslissingen over prioriteiten, middelen en corrigerende maatregelen.