Hoe waarde te realiseren van een GenAI-geactiveerde workforce

Dankzij OpenAI’s ChatGPT weet vrijwel iedereen tegenwoordig wat GenAI is. De mogelijkheid om mensen te voorzien van kennis met slechts een eenvoudige prompt zorgde ervoor dat het viraal ging. Het gebruik van dit instrument is echt indrukwekkend. Het kreeg een miljoen gebruikers in slechts vijf dagen en trok meer dan 100 miljoen bezoekers in de eerste paar maanden. Individueen en organisaties integreren het met grote enthousiasme in hun dagelijks leven en activiteiten.

En toch – hoewel GenAI wereldwijd beroemd is, zijn er maar weinig die verder zijn gegaan dan experimenteren. Organisaties zijn enthousiast over het potentieel, maar hebben vaak moeite om het op een schaal te adopteren die uiteindelijk meetbare waarde kan creëren.

In mijn rol heb ik het geluk gehad om te kunnen zien hoe AI de manier waarop organisaties opereren en de waarde die het kan leveren aan klanten, aan het evolueren is. Toch hebben bedrijven een gids nodig om potentieel om te zetten in prestaties. Met deze uitdagingen in gedachten, heeft mijn team een experimentele uitrol met Microsoft’s M365 Copilot geïmplementeerd, om waardevolle inzichten en praktische strategieën te ontwikkelen voor bedrijven die succesvolle adoptie en een significante ROI willen bereiken.

Onze weg naar GenAI-waarde

Toen we Copilot gingen adopteren, hielp onze aanpak ons om te identificeren waar de capaciteiten van Copilot waarde konden toevoegen.

Onze ervaring kan nuttig zijn voor elke organisatie die GenAI in haar workflows wil introduceren.

Hier zijn enkele van de acties die ons op weg hebben geholpen:

• Begin met een gestructureerd adoptieframework. Voor het introduceren van GenAI-capaciteiten, begonnen we met het identificeren van personas in onze organisatie die ervan zouden kunnen profiteren, en vervolgens specifieke en zeer gerichte use cases voor de technologie. Ten slotte hebben we persoonlijke trainingsplannen voor elke rol of persona gemaakt die gebruikers zorgvuldig begeleiden, zodat ze exact weten hoe ze het meeste uit de capaciteit kunnen halen.
• Gebruik experimenten om de technologie te valideren. Voor Copilot hebben we een oefening met drie groepen gebruikers uitgevoerd. Groep A had geen Copilot-licenties, terwijl we voor Groep B eenvoudigweg toegang tot het instrument gaven, zonder training of begeleiding: het was aan hen om uit te zoeken wat ze moesten doen. Groep C kreeg ons volledige adoptieframework. De resultaten? We zagen een toename van 31% in de adoptie in Groep C in vergelijking met Groep B. Bovendien registreerde Groep C tijdsbesparingen van 2,5 uur per week in vergelijking met 1,8 uur per week voor Groep B. De oefening gaf ons ook basisgegevens, bijvoorbeeld over hoeveel tijd teams konden besparen op specifieke taken zoals het maken van presentaties. Dit was nog een sterk voorbeeld en argument dat onze adoptieframework werkte.
• Betrek medewerkers nauw bij het proces. Oefeningen zoals ons Copilot-experiment helpen ervoor zorgen dat mensen zich meer betrokken voelen bij nieuwe technologie. We hebben mensen nauw bij het proces betrokken door ze te laten kiezen welke use cases voor Copilot het meest relevant waren, wat het meer relatiegericht maakt en de adoptie en uiteindelijk de ROI verbetert. Dit proces creëert ook evangelisten. Omdat onze Groep C-cohort duidelijk de waarde van de technologie voor hen kon zien, hebben ze het in de hele onderneming en vooral bij hun teams gepromoot en aangemoedigd om het verder te adopteren.
• Maak hyperpersoonlijke en continue trainingsplannen. We hebben samengewerkt met projectmanagers en proceseigenaren om ervoor te zorgen dat de Copilot-use cases relevant waren voor hun dagelijkse taken, zoals het maken van presentaties met een zeer korte opmerkingstijd. Gewapend met deze kennis hebben we zeer gerichte training gemaakt die liet zien hoe de technologie hen kon helpen hun doelen te bereiken. We hebben ook ontdekt dat continue training over het maken van prompts zeer waardevol was om mensen te helpen het meeste uit GenAI te halen. Het is ook leuk en helpt de gemeenschap verenigd te houden. Bijvoorbeeld hebben we een groep gemaakt waarin we nuttige prompts delen, en we hebben ook regelmatige korte sessies om te delen.
• Partners inschakelen. We hebben onze partner ingeschakeld om ons te helpen door specifieke use cases en trainingsaanbiedingen te komen die ons hebben geholpen om onze vaardigheden op te bouwen. In een domein dat zo snel verandert als GenAI, zijn partnerschap en samenwerking essentieel om goede resultaten te behalen.
• Proactief communiceren over de zorgen van medewerkers. Vragen over ethische AI en of het mensen hun banen zal afnemen, zijn gewoon. Het is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat het adoptieframework duidelijk ethische AI en het ethische gebruik van AI definieert. Om verantwoord en veilig gebruik van AI te garanderen, hebben we ons Responsible AI-framework gebruikt. Dit framework biedt duidelijke richtlijnen voor onze medewerkers, in overeenstemming met onze bedrijfswaarden en helpt hen om AI op een verantwoorde manier te gebruiken. En om zorgen over de impact van GenAI op banen te verminderen, hebben we ons gericht op de mogelijkheid om saaie, alledaagse en tijdsdrukbezwarende taken over te nemen, zoals notulen maken, communicatie opstellen of door een drukke e-mailinbox zoeken. Naarmate hun vaardigheden toenamen, hebben we meer geavanceerde technieken geïntroduceerd, waaronder het verbeteren van hun vermogen om geavanceerde prompts te maken die meer precieze en aangepaste uitvoer opleveren.

Tijd, innovatie en training

Onze ervaring met Copilot en andere GenAI-projecten is dat een gestructureerde pilotfase essentieel is, en dat mensen tijd nodig hebben om de innovatieve technologie te leren. Het is ook noodzakelijk om een framework voor AI-adoptie en veranderingsbeheer te hebben dat is aangepast aan de specifieke behoeften van uw team. In combinatie met training en actieve betrokkenheid van gebruikers, zal dit motiveren en zorgen wegnemen over GenAI.

Als de technologie zich eenmaal in de organisatie heeft gevestigd en zich heeft verspreid, wordt het onderdeel van de cultuur en versnelt uw weg naar het realiseren van echte waarde uit GenAI.