AI와 자동화: AP 부정에 대한 전투에서 사용되는 무기

Akhil Sahai, Kanverse 최고 제품 책임자

企業은 연간 수익의 약 5%를 부정으로 인해 손실한다고 Association of Certified Fraud Examiners (ACFE)가 최근 보고서에서 밝혔다. 부정 행위자는 Accounts Payable (AP) 부서를 보고 달러 기호를 본다. 왜냐하면 일반적으로 공격을 방지하기 위한 제어가 부실하기 때문이다. 이 비즈니스 기능은 결제를 처리하므로 악의적인 행위자에 의해 공격받기 쉽다.

AP 부정은 일반적으로 몇 가지 패턴으로 분류된다. 좋은 소식은 이러한 일이 발생할 위험을 줄일 수 있는 단계가 있다는 것이다.

존재하지 않는 벤더

대부분의 기업은 안정된 공급자와 벤더와 업무를 진행한다. 그들은 정기적인 구매를 하고, 결제는 종종 검사나 심사 없이 사전 승인된다. 그러나 가짜 회사들은 실제 벤더를 모방하여 가짜 청구서를 보낼 수 있으며, 이러한 가짜 청구는 발견하기 어렵다. 또한 비용이 많이 든다. AC에 따르면, 한 번의 사례당 10만 달러의 비용이 발생할 수 있다.

이러한 위협은 내부에서도 발생할 수 있다. 직원이 가짜 벤더를 생성하고 가짜 청구서를 보낼 수 있다. 오레곤의 한 여성은 거의 15년 동안 자신의 회사에서 수백만 달러를 횡령한 경우가 있다.

존재하지 않는 상품에 대한 청구

유사한 방식으로, 부정 행위자는 직원과 협력하여 받지 않은 상품이나 서비스에 대한 결제 요청을 생성한 다음 처리된 결제를 개인적으로 사용할 수 있다. 호주의 한 전직 혼다 직원이 회사에서 75만 달러를 횡령한 경우가 있다.

무료로 청구

때때로, 벤더는 의도적으로 새로운 항목을 추가하여 부채액을 부풀린다. 수동으로 진행되는 AP 프로세스에서 청구서 볼륨이 급증하면, 이러한 잘못된 항목은 발견되지 않을 수 있다. 그 결과, 회사는 과다 청구된다.

때때로, 동일한 청구서에 대한 여러 벤더 결제가 처리될 수 있다. 이것은 시스템 내에 동일한 청구서의 두 개 이상의 복사본이 있고 AP 팀 구성원이 실수로 모든 복사본에 대한 결제를 시작할 때 발생할 수 있다. 이것은 단순한 실수로 인해 발생할 수도 있고, 악의적인 의도에 의한 것일 수도 있다. 원인과 상관없이, 회사의 운영에 부정적인 영향을 미칠 수 있다.

자동화로 부정과 싸우기

불행的是, AP 부서를 노리는 새로운 사기 수법이 빠르게 등장하고 있다.幸い, AI 기반 기술의 발전으로, 회사는 예방 전략을 개발하고 위험을 완화할 수 있다. 자동화와 AI/ML은 부정에 대한 몇 가지 주요 기능을 제공한다. 이러한 기능에는:

승인 워크플로 자동화

자동화는 모든 단계에서 수행된 동작의 디지털 추적을 남겨, 규정 준수를 보장한다. 자동 승인은 시간이 걸리는 수동 승인 프로세스를 줄인다. 교육과 인식 제고를 통해 악의적인 의도를 방지할 수 있다.

AI 기반 청구서 검토 자동화

부정 방지에 대한 필수적인 보호를 개발하려면, 구매 단계에서 생성된 주요 문서를 일치시키는 것이 필요하다. 이것은 청구서 항목 정보를 구매 주문 세부 정보와 일치시키는 것을 포함하며, 상품과 서비스가 제공되었는지 확인하기 위해 영수증을 검토하며, 종종 벤더와의 다른 커뮤니케이션을 스캔하는 것을 포함한다. 수동으로 수행할 때, 이것은 며칠이 걸릴 수 있지만, AI 기반 자동화를 사용하면, 전체 조정 주기는 몇 분 안에 수행될 수 있다.

직원 악의적인 의도에 대한 모니터링 및 추적

AP 부정을 저지르는 내부자들은 일반적으로 작고 전략적인 정보를 얻은 후 단독으로 또는 소그룹으로 일한다. 직원 참여를 실시간으로 추적하고 모니터링할 수 있는 기술 시스템을 사용하여, 악의적인 행동과 의도를 방지할 수 있다. 이러한 기능에는, 이상 징후 감지와 같은 기능이 포함된다. 또한, 직원 교육이 중요하다.忠誠 프로그램을 구축하여, 윤리적인 행동을 장려할 수 있다.

디지털 솔루션으로 규정 준수 강화

조직은 청구서 처리 워크플로우 전체를 디지털화함으로써 AP 부정을 줄일 수 있다. 디지털화는 시간戳를 사용하여, 이후 시스템 감사를 수행할 수 있다. 이러한 시스템은 자동 보고서를 생성하도록 설계할 수 있다. 여기서, 직원 활동을 모니터링하고, 개선할 수 있는 영역을 식별할 수 있다. 또한, 실시간 경고는 관리자에게 프로세스 운영에 대한 전체적인 통찰력을 제공한다.

벤더 일치 기능 구축

가짜 회사에서 생성된 청구서를 초기 단계에서 감지하는 것이 점점 더 중요하다. 감지는, 시스템이 여러 저장소를 스캔하고, 기존 벤더 데이터베이스를 확인하며, 다양한 문서를 확인하여 가짜를 감지하는, 퍼지 매칭 기술을 통해 수행될 수 있다.

오래된 문제에 대한 현대적인 솔루션

부정에서, 의지가 있다면, 방법이 있다. 내부자와 외부자 모두가 당신의 회사에서 돈을 훔치려는 의도를 가지고 있다면, 그들은 계속해서 새로운 방법을 찾을 것이다. 그러나, 회사는 ML과 자동화가 부정을 뿌리뽑는 일에 충분하다는 것을 안심할 수 있다. 이러한 기술을 AP 부서에 추가하면, 부정을 발견하고 예방하는 데 도움이 될 것이다. AP 팀은 더 비즈니스 중심적인 업무로 전환할 수 있으며, 조직은 돈과 고민을 절약할 수 있다.