Come l’IA ha trasformato il nostro piccolo team di marketing in un’agenzia a servizio completo

Essere un piccolo team di marketing in una grande organizzazione internazionale a volte può sembrare le antiche storie di un piccolo gruppo di soldati che respinge un esercito invasore. Invece di essere “The 300” a opporsi all’orda persiana, noi siamo i sei che affrontano un’onda di PowerPoints e RFP. La nostra arma più potente in questa battaglia è l’IA, e ha permesso al nostro piccolo e disorganizzato gruppo di funzionare come un’agenzia di marketing a servizio completo per le nostre numerose regioni e dipartimenti.

Per cominciare, questa NON è un’altra storia sull’uso dell’IA per automatizzare il fastidio di lead e prospect. Nel mondo B2B, il nostro pubblico ha una bassa tolleranza per il “AI Slop”. In effetti, valorizzare il tocco umano nelle vendite e nel marketing è diventato un vantaggio per generare interesse. Questa è una storia sull’uso di uno strumento di automazione per quello che fa meglio: togliere tutti i compiti più tediosi dal nostro carico di lavoro e permetterci di concentrarci su ciò che facciamo meglio.

Mettere fine al gioco infinito del recupero dei documenti

Se la tua organizzazione utilizza SharePoint o qualsiasi altro repository di documenti, probabilmente conosci già il suo difetto intrinseco: più documenti e materiale raccogli, per quanto organizzati siano, più è difficile trovare ciò di cui hai bisogno.

Per anni, creavamo template, repository di presentazioni e database di case study, solo per fallire nel respingere l’incessante “Ehi, abbiamo qualcosa su ____ che posso usare per la mia prossima riunione?”. E sebbene sembri una questione minore, comporta un flusso costante di interruzioni durante la giornata per andare a recuperare.

Ma poi è arrivata l’IA! Improvvisamente tutto il nostro duro lavoro di ordinamento, etichettatura e organizzazione metodica dei contenuti ha dato i suoi frutti. Con un set di dati così pulito da cui partire, Microsoft Copilot è stato in grado di gestire facilmente tali richieste. Ora, qualsiasi membro della nostra organizzazione può chiedere a Copilot di trovare i case study, le slide e i template di cui ha bisogno.

Ora il flusso costante di interruzioni è sparito… quasi al punto da sembrare a volte TROPPO silenzioso.

Coerenza del brand in modalità autopilota

Qualunque marketer conosce l’importanza della coerenza del brand, ma in una grande organizzazione far sì che tutti seguano le migliori linee guida e pratiche è come radunare gatti in un veicolo in movimento. Mentre le nostre settimane erano piene di ore dedicate alla pulizia di proposte e presentazioni, ora possiamo usare l’IA per automatizzare il processo di allineamento di tutto al nostro “look and feel” coerente.

Per chi di voi ha provato, potreste già sapere che anche i modelli più avanzati (al momento della stesura) NON sono i migliori nel design grafico. I modelli di IA possono generare rapidamente centinaia di idee, certo. Farli produrre contenuti concisi, coerenti e ben rappresentati è un’altra storia.

È qui che entra in gioco lo sviluppo attento del flusso di lavoro. Attraverso un impegno intenso nella selezione del modello, nell’addestramento e in una buona dose di tentativi ed errori, siamo riusciti a utilizzare Claude di Anthropic per automatizzare il processo di “prima pulizia”. Ora i vecchi template e le presentazioni fuori posto possono, almeno, essere aggiornati per corrispondere ai nostri colori, font e layout generali con un semplice prompt.

Tutto ciò significa che il nostro team può concentrarsi su ciò che conta davvero: raccontare una grande storia visiva per avere impatto nelle nostre riunioni di vendita e con i clienti.

Da faticosi report trimestrali a insight settimanali

Un altro spreco di tempo e tormento per qualsiasi team di marketing è la costante necessità di reporting. Alcuni giorni sembra di trascorrere più tempo a spiegare cosa si sta facendo che a realizzare effettivamente le attività necessarie. Anche in questo caso, l’IA è stata una svolta enorme.

I dati di marketing sono solitamente sparsi su una dozzina di servizi diversi — Google Analytics, HubSpot, Salesforce e ogni piattaforma di social media con il proprio sistema di tracciamento. Ciò significa che raccogliere informazioni approfondite richiedeva molto tempo o una sofisticata strategia di data warehouse unificato.

Ora, possiamo collegare tutte le nostre piattaforme tramite un agente IA che può estrarre e correlare i dati in report facili da leggere e ricchi di insight. Incorporare qualche ciclo di scambio strutturato con il nostro campaign manager garantisce che le informazioni presentate siano accurate e mantengano comunque un livello umano di discernimento e contesto.

Tutto ciò ci ha permesso di produrre report solidi su base settimanale, che prima richiedevano settimane di lavoro una volta a trimestre.

Ma non è l’unico vantaggio! Siamo riusciti anche a sostituire un contratto annuale da $35.000 con dossier di account di vendita automatizzati dall’IA. Ora, quando il team di vendita ha bisogno di informazioni su un nuovo lead o account con cui si incontrano, possiamo produrre rapidamente report completi che incorporano tutte le informazioni pubblicamente disponibili su un’organizzazione in un solo giorno lavorativo.

Incrementare i lead con un concierge che non dorme mai

Ultimo ma non meno importante, abbiamo collaborato con Qualified, parte di Salesforce, per creare un agente IA in tempo reale per il nostro sito web. Questo agente aiuta i visitatori a trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno, a porre domande e a essere indirizzati all’esperto più appropriato per soddisfare efficacemente le loro esigenze.

Proprio come SharePoint, i siti web hanno il proprio “paradosso dell’informazione”. Vuoi inserire abbastanza contenuti sul sito per rispondere a ogni situazione del visitatore, ma più informazioni ci sono, più i visitatori si sentono persi o sopraffatti dalle scelte.

Avere un “concierge” con cui chattare migliora notevolmente il tasso di conversione di un sito, ma dedicare una persona disponibile per conversazioni in tempo reale può essere molto difficile e costoso. Gli agenti IA di Qualified svolgono egregiamente questo ruolo.

Abbiamo scoperto che le persone sono più propense a interagire con un agente IA se siamo trasparenti e chiari sul fatto che si tratta di IA. I visitatori in entrata sono 2 volte più inclini a compilare il modulo di contatto, anche se non utilizzano l’IA per fissare un appuntamento.

La “zona Goldilocks” dell’IA — Fare l’IA nel modo giusto

Gli errori più comuni che le aziende commettono con l’IA si collocano su due estremi: pensare troppo poco o troppo. Da un lato, considerano l’IA e i chatbot LLM solo come “assistenti” di lavoro, utili per la generazione di contenuti o immagini. Dall’altro, cercano di usare l’IA per automatizzare un ruolo, riempiendo in modo inappropriato una posizione dove è davvero necessario un umano.

Integrare l’IA in ogni flusso di lavoro ci ha permesso di svolgere il lavoro di un team 3-5 volte più grande del nostro. Non c’è nulla che facciamo senza una qualche automazione IA integrata nel processo, e nulla di quello che facciamo elimina il contatto umano. Questo ci offre il meglio di entrambi i mondi e ha solo aumentato il valore del nostro team.

La chiave più importante di tutto ciò è stata l’adozione e l’upskilling. Ogni membro del nostro team dedica tempo a imparare e sperimentare nuovi strumenti e modelli man mano che evolvono. La cultura aziendale ha svolto un ottimo lavoro sia nel promuovere l’adozione dell’IA sia nell’ascoltare il team su ciò che è o non è fattibile da applicare all’IA.

Se la tua organizzazione ha bisogno di aiuto per comprendere come realizzare il valore e il ritorno dall’IA, sentiti libero di visitarci su www.marlabs.com. Puoi chattare con la nostra agente, Noria, per conto tuo, e quando sarai pronto, ti metterà in contatto con una persona reale! 🙂