L’IA dovrebbe rendere più facile la gestione della tua azienda

L’IA dovrebbe rendere più facile la gestione della tua azienda. Questo merita di essere un obiettivo esplicito quando decidi dove usarla.

Una maggiore produzione è utile quando l’azienda ne ha bisogno. Ma c’è anche valore nell’avere meno questioni in sospeso da ricordare, meno lavoro amministrativo che incombe sulla sera e più attenzione disponibile per il lavoro che volevi fare fin dall’inizio.

Usare l’IA per le attività amministrative ha reso più piacevole la gestione delle mie imprese. Questo è importante per me. Godersi l’azienda che hai costruito è un ritorno perfettamente ragionevole allo sforzo che hai dedicato al suo miglioramento.

Man mano che gli agenti diventano più capaci, i proprietari hanno più scelte su quali responsabilità delegare. Dobbiamo essere altrettanto deliberati su ciò che vogliamo riavere.

Un’azienda può avere successo e allo stesso tempo essere estenuante da gestire

Considera un designer con abbastanza clienti, un buon flusso di lavoro e un servizio per cui le persone sono felici di pagare. L’aspetto commerciale funziona. Tuttavia la settimana può ancora apparire frammentata da proposte, aggiornamenti di progetto, file mancanti, fatture e tutte le piccole decisioni necessarie per mantenere attivo un incarico.

Ogni compito può essere gestibile. Insieme, creano un’azienda che richiede l’attenzione del proprietario quasi ovunque. Terminare il design non conclude il lavoro. C’è ancora qualcosa da inviare, verificare, registrare o inseguire.

Questo è un punto utile per valutare l’IA. Quale obbligo ricorrente ti piacerebbe vedere gestito in modo più affidabile? Quale parte della settimana continua a sottrarre attenzione al lavoro a cui tieni?

Gli strumenti attuali sono sempre più costruiti attorno a queste domande. L’espansione di settembre di Claude per le piccole imprese di Anthropic collega i flussi di lavoro al software che i proprietari utilizzano già per vendite, finanze e operazioni quotidiane. Supporta inoltre il lavoro programmato, richiedendo per impostazione predefinita l’approvazione prima di azioni come l’invio, la pubblicazione o il pagamento.

La parte interessante è il lavoro ordinario che questi sistemi sono progettati per gestire. Un proprietario d’azienda non ha bisogno di una storia di trasformazione drammatica per trarre beneficio dal avere una responsabilità ricorrente sotto un migliore controllo.

Completa la responsabilità dietro il compito

Immagina un proprietario che desidera aiuto nel sollecitare le fatture scadute. Chiedere a un agente di scrivere promemoria di pagamento è facile. Ma scrivere i messaggi è solo una parte della responsabilità.

Qualcuno deve stabilire quali fatture sono effettivamente scadute, verificare se un pagamento è arrivato, tenere conto di eventuali accordi già presi con il cliente e decidere quali promemoria siano appropriati. Dopo che un messaggio è stato inviato, qualcuno deve ancora sapere cosa è successo dopo.

Un flusso di lavoro utile preparerebbe una lista controllata, redigere le opportune azioni di follow‑up per l’approvazione e mantenere visibili gli elementi non risolti. Se i registri non coincidono o un cliente contesta un addebito, porterebbe quell’eccezione al proprietario con contesto sufficiente per prendere una decisione.

Il proprietario ha ancora un compito. Può esaminare una decisione preparata e gestire le eccezioni invece di ricostruire la situazione da registri sparsi ogni volta.

Il rilascio di agosto dell’uso del computer, delle Skills API e delle Files API di Anthropic descrive i componenti alla base di questo tipo di flusso di lavoro: software operativo, esecuzione di una procedura salvata, lettura di documenti e restituzione di file completati. Collegare tali capacità offre ai costruttori più modi per portare un incarico attraverso le applicazioni dove avviene il lavoro.

Se ciò è d’aiuto dipende da cosa chiedi al sistema di completare. Una cartella piena di promemoria curati può lasciare la responsabilità interamente a te. Un resoconto chiaro di ciò che necessita della tua approvazione e di ciò che rimane in sospeso può renderne più facile la gestione.

Qui è dove il prompting diventa una competenza manageriale. Definisci il risultato in termini della responsabilità che vuoi gestire. Fornisci all’agente uno standard di completamento che abbia significato per l’azienda.

Conta il lavoro che l’IA ti restituisce

Sii onesto su ciò che è necessario per utilizzare il risultato.

Un agente può preparare rapidamente un report, ma se devi riaprire ogni fonte, correggere i calcoli e capire cosa il report sta cercando di dirti, quello sforzo rientra nella tua valutazione. Lo stesso vale per la riparazione di una connessione interrotta o per spiegare nuovamente la stessa eccezione la settimana successiva.

La revisione è necessaria per molti incarichi. La domanda è se la revisione sia gestibile e se l’intero processo migliori rispetto a ciò che facevi prima. Un flusso di lavoro può lasciare la decisione finale a te, eliminando gran parte della preparazione che la circonda.

Guarda qualche esecuzione reale. Quanto spesso hai dovuto intervenire? Sei riuscito a comprendere le eccezioni? Il risultato è arrivato quando era utile? C’era ancora qualcosa di importante che dovevi ricordare al di fuori del sistema?

Quelle risposte ti dicono di più sul valore del flusso di lavoro rispetto al semplice risultato iniziale impressionante. Indicano anche cosa semplificare. Forse l’assegnazione è troppo ampia. Forse l’agente ha bisogno di una fonte migliore. Forse un’eccezione ricorrente è facile da risolvere una volta presa la decisione aziendale sottostante.

Un sistema che puoi comprendere e mantenere vale più di uno elaborato a cui sei riluttante a intervenire. La sua manutenzione diventa parte della tua settimana lavorativa.

Decidi a cosa serve la capacità recuperata

Ho sostenuto che un’IA migliore renderà imprese individuali da un milione di dollari più realizzabili. Ampliare ciò che un proprietario può offrire crea spazio per la crescita. Rimane una possibilità entusiasmante.

Cosa farai con quello spazio resta una tua decisione.

Potresti accettare un altro cliente. Potresti dedicare più tempo a migliorare il servizio per i clienti che hai già. Potresti finalmente sviluppare il prodotto che continui a rimandare, o lasciare abbastanza spazio nella settimana per riflettere su dove sta andando l’azienda.

Puoi anche terminare il lavoro prima. Non c’è alcun obbligo di riempire ogni ora recuperata con un altro impegno. Un’azienda che supporta la tua vita e rimane gestibile è qualcosa di valido da costruire.

Rendi quell’intenzione parte dell’assegnazione. Se l’obiettivo è mantenere libero il venerdì pomeriggio dalle attività amministrative di routine, valuta se il sistema ti aiuta a farlo. Se l’obiettivo è dedicare tutta la tua attenzione al lavoro per i clienti, osserva le interruzioni e gli obblighi irrisolti che elimina.

L’IA ci offre più modi per modellare il lavoro attorno a un’azienda. Usa questa capacità per costruire quella che vuoi continuare a gestire.