La Crisi dei Registri Pubblici è Reale. Addebitare ai Cittadini non è il Modo Giusto per Risolverla.

Una crisi silenziosa si sta svolgendo nelle sale del consiglio comunale e negli uffici della contea in tutto il paese.

Il pubblico è più coinvolto che mai. Le persone vogliono sapere come vengono spesi i loro dollari delle tasse e come viene presa la politica, e hanno ogni diritto di chiedere. Ma una nuova realtà sta rendendo più difficile per le amministrazioni locali tenere il passo: un’ondata di richieste di registri pubblici generate dall’intelligenza artificiale.

L’intelligenza artificiale generativa ha reso facile inviare richieste di registri pubblici massive e complesse con un solo clic. E questo non riguarda più solo individui. Interi aziende hanno ora costruito team il cui unico lavoro è presentare richieste di registri pubblici su larga scala, quindi rivendere quelle informazioni a fornitori e settore privato. Per il personale del governo che riceve la richiesta, il risultato è un carico di lavoro schiacciante.

Questo non se ne va. Le richieste guidate dall’AI saranno solo più frequenti e più aggressive.

I Dipendenti Pubblici Stanno Affogando

Di fronte a quel carico di lavoro, alcuni legislatori stanno cercando di addebitare l’accesso. Il Disegno di Legge dell’Assemblea 1821 della California, redatto dall’assembleare Blanca Pacheco e recentemente esaminato da CalMatters, è un primo esempio. Il disegno di legge consentirebbe alle agenzie pubbliche di addebitare una tariffa senza limiti quando una richiesta richiede più di due ore di ricerca al personale, più una tariffa aggiuntiva quando il personale trascorre più di 10 ore in un singolo mese su richieste della stessa persona.

La California non è sola. Mentre le richieste di registri aperti aumentano a livello nazionale, le agenzie ovunque stanno valutando come recuperare i costi.

E se si conosce come funziona realmente il governo locale, la motivazione è facile da capire. Ogni ora trascorsa sulle richieste di registri è un’ora sottratta ad altri lavori essenziali: elaborazione delle licenze commerciali, manutenzione degli archivi pubblici, gestione delle elezioni.

I numeri sono sbalorditivi.

Una singola richiesta a Chula Vista, in California, ha richiesto 150-300 ore di lavoro del personale. A Fontana, una persona ha presentato più di 100 richieste con l’obiettivo dichiarato di interrompere le operazioni, costando alla città oltre 300.000 dollari in spese legali e di personale.

Versioni di quella storia si stanno svolgendo in comunità di tutto il paese. Chiamatelo per quello che è: guerra amministrativa, condotta una richiesta di registro alla volta.

L’Arretrato non è Solo Costoso. È un Rischio di Conformità.

Il costo e il burnout sono solo una parte della storia. Il rischio più grande è la conformità.

Le leggi sui registri pubblici non incoraggiano solo le agenzie a rispondere. Le richiedono, su un orario. Sotto la Legge sui Registri Pubblici della California, un’agenzia ha generalmente 10 giorni per determinare se produrrà registri, e scadenze simili esistono in quasi tutti gli stati. Quei tempi erano stati scritti per un mondo di file cartacei e la richiesta occasionale, non per una casella di posta inondato dall’AI.

Quando il volume supera il personale, le scadenze iniziano a scivolare. E una scadenza mancata non è un piccolo intoppo amministrativo. È un’esposizione legale. I richiedenti che fanno causa per forzare la produzione e vincono sono regolarmente assegnati onorari degli avvocati, quindi un singolo arretrato può diventare un ordine del tribunale più una fattura legale che i contribuenti pagano alla fine.

Ciò lascia le agenzie in un vero legame. Non fare nulla, e rischiano di non essere in conformità con le stesse leggi volte a mantenere il governo aperto. Addebitare una tariffa, e rischiano di escludere i residenti dall’accesso. Nessuna delle due strade protegge effettivamente il pubblico.

I disegni di legge sulle tariffe come AB 1821 sono una risposta comprensibile da parte di un sistema esausto che cerca di proteggersi. L’intento è degno, e il risarcimento che offre è giusto. Ma c’è una soluzione più rapida e più efficace.

Migliorare gli Strumenti, non la Tariffa

La stessa tecnologia che sta aumentando il volume dei registri può anche risolvere quelle richieste a una frazione del costo. Invece di addebitare ai cittadini di più per l’accesso, possiamo chiudere il divario operativo con strumenti migliori.

È esattamente ciò che abbiamo costruito a Madison AI. Il nostro modello di adempimento dei registri pubblici recupera in modo sicuro, ordina e oscura i registri comunali, trasformando un flusso di lavoro che una volta richiedeva diversi giorni in uno che richiede circa un’ora.

Gestisce il lavoro pesante dall’inizio alla fine: intake automatizzato, rilevamento di duplicati, oscuramento assistito dall’AI e tracce di audit complete che mantengono le agenzie in conformità con le leggi sulla privacy e sulla conservazione.

I risultati preliminari sono sorprendenti. Nella contea di Washoe, nel Nevada, il nostro partner di sviluppo, l’assistente per i registri pubblici sta fornendo fino al 90% di risparmio di tempo, tagliando fino a 9-10 ore di lavoro del personale da una singola richiesta. Una richiesta che una volta costava circa 1.000 dollari o più per completare con software legacy e lavoro del personale può ora essere soddisfatta per circa 150 dollari, tutto compreso, compreso il lavoro del personale, con l’AI che gestisce il lavoro pesante. Palm Springs e Culver City, in California, stanno attuando lo stesso modello.

E questo non è un prodotto universale. Personalizziamo ogni assistente per i flussi di lavoro e i dati specifici di un’agenzia, costruito insieme alle persone che vivono queste realtà operative ogni giorno. Lo stesso approccio funziona per una piccola città o una grande contea, in qualsiasi stato.

Tassare la Trasparenza non è la Soluzione Giusta

Siamo onesti: questo è un problema incredibilmente difficile, e i legislatori non stanno lavorando con molte buone opzioni. Quando il personale sta affogando e i bilanci sono tesi, addebitare le richieste più estreme può sembrare l’unico livello rimasto da tirare.

Ma una tariffa è ancora un paywall. E un paywall sui registri pubblici fa esattamente ciò che la legge sui registri pubblici esiste per prevenire: riduce l’accesso del pubblico alle informazioni. Le persone escluse non sono raramente gli attori cattivi che sfruttano il sistema. Sono residenti, genitori e vicini di casa comuni che cercano di capire il proprio governo.

Perché alla fine della giornata, tutti vogliono la stessa cosa: un governo che sia aperto, responsabile e trasparente. Non dobbiamo scegliere tra proteggere i dipendenti pubblici dal burnout e proteggere quell’accesso.

Quindi, esortiamo i legislatori, in California e oltre, a considerare un percorso diverso. E se uno stato creasse un porto sicuro per le agenzie che adottano un modello di risposta basato sull’AI? E se i richiedenti utilizzassero un portale automatizzato prima di presentare follow-up? E se le agenzie che dispiegano piattaforme AI credibili, soddisfano i criteri di base per i registri pubblici in buona fede e risolvono la maggior parte delle indagini pubbliche guadagnassero più libertà sui tempi di risposta e sul recupero dei costi?

Quell’approccio premia la trasparenza genuina invece di tassarla. Manteniamo lo spirito del governo aperto e diamo alle amministrazioni locali la tecnologia per rendere la trasparenza la norma.