Perché la frode alle fatture alimentata dall’AI sta diventando più difficile da rilevare

La frode alle fatture non è nulla di nuovo. È qualcosa che è sempre stato nel radar dei team finanziari di tutti i settori. Ma l’avvento dell’intelligenza artificiale sta aumentando il rischio, soprattutto per le organizzazioni che continuano a fare affidamento su controlli costruiti per un’altra epoca.

Ironicamente, mentre l’AI è in gran parte responsabile dell’aumento della minaccia della frode alle fatture, sta anche diventando uno degli strumenti più potenti per difendersi contro di essa.

La frode alle fatture è in aumento

Un recente sondaggio di oltre 250 professionisti finanziari ha rilevato che il 41% ha subito frodi alle fatture o pagamenti eccessivi negli ultimi 12 mesi. Mentre il rischio è alto in tutti i settori, è particolarmente diffuso per i team finanziari sanitari e retail.

Il fatto che più di quattro organizzazioni su dieci abbiano subito recenti frodi alle fatture è già abbastanza allarmante. Ma ciò che è ancora più preoccupante è che il vero numero è probabilmente ancora più alto, dato che le frodi spesso non vengono rilevate fino a molto dopo che il danno è stato fatto. In alcuni casi, non vengono mai rilevate.

Ogni incidente di frode alle fatture può causare danni finanziari significativi all’azienda. E questo non considera le conseguenze normative e l’impatto che può avere sulla fiducia degli stakeholder interni ed esterni.

Ma perché esattamente la frode alle fatture sta diventando sempre più comune e dannosa? Mentre ci sono molti fattori, l’evoluzione rapida e la larga disponibilità dell’AI sono in gran parte responsabili.

Le tattiche di frode stanno evolvendo rapidamente

In passato, la frode alle fatture richiedeva un certo livello di competenza tecnica. Ma anche i truffatori più esperti tendevano a fare affidamento su schemi semplici e modelli prevedibili. Di conseguenza, la frode era spesso facile da rilevare e fermare per i team finanziari. Ad esempio, un truffatore poteva creare e inviare una fattura falsa, ma in una fila, era abbastanza ovvio che non era legittima.

Oggi, tutto questo sta cambiando rapidamente. Chiunque abbia gli strumenti e le informazioni giuste può mettere in atto tattiche di frode alle fatture che sono sottili, sofisticate e più difficili che mai da rilevare.

L’AI, un tempo uno strumento riservato agli utenti più esperti, è ora ampiamente accessibile. E i tassi di adozione sono alti, poiché i consumatori trovano molti casi d’uso nella loro vita quotidiana. In effetti, un recente sondaggio della Federal Reserve Bank di St. Louis ha rilevato che il 54,6% degli adulti statunitensi di età compresa tra 18 e 64 anni utilizza l’AI generativa nella loro vita personale o professionale (o entrambe). Questo è un aumento di 10 punti percentuali rispetto all’anno precedente.

Allo stesso tempo, i truffatori hanno accesso a più informazioni che mai prima d’ora. Una rapida ricerca può facilmente trovare informazioni pubbliche come dati aziendali, partnership di fornitura e dettagli dei dipendenti.

I truffatori possono alimentare queste informazioni con strumenti di AI generativa per creare fatture e ricevute che imitano da vicino i documenti aziendali legittimi. Il branding dei fornitori, la formattazione, la storia delle fatture e i modelli di pagamento possono tutti essere replicati con una precisione notevole. I truffatori potrebbero anche abbinare questi documenti con comunicazioni generate dall’AI o impersonate che sembrano provenire da dirigenti aziendali, esortando il personale a velocizzare i pagamenti.

L’AI ha alzato la posta per la frode alle fatture. Il fatto che le tattiche stiano diventando più difficili da notare sta creando un rischio reale, soprattutto per le organizzazioni che elaborano un alto volume di fatture. Eppure, molti team finanziari continuano a fare affidamento su misure di prevenzione costruite per un ambiente di rischio molto diverso.

I controlli manuali non sono sufficienti contro la moderna frode alle fatture

I team finanziari non stanno certo seduti inerti mentre la minaccia della frode alle fatture si profila. Ormai, la maggior parte di essi ha stabilito controlli per ridurre il rischio, come la revisione manuale di ogni fattura, la richiesta di più approvatori prima del pagamento e la conduzione di audit o verifiche periodiche dell’attività di AP.

Ciò che tutti questi controlli hanno in comune è che si basano sulla capacità e sul giudizio umano. Potrebbero essere stati sufficienti per rilevare la frode tradizionale, che spesso si presentava come un problema ovvio, come una fattura duplicata. Ma le anomalie della frode alle fatture alimentata dall’AI sono molto più sottili, e da soli, i controlli manuali non sono più sufficienti.

Perché si basano sulla capacità umana, i controlli tradizionali sono soggetti a errori. Oggi, il 50% dei team finanziari elabora 5.000 o più fatture al mese, e un quarto gestisce oltre 10.000. La revisione di migliaia di fatture ogni mese è tediosa, e quando si verifica la stanchezza, anche i dipendenti più diligenti possono perdere di vista le sottili incongruenze.

Man mano che il volume cresce, le organizzazioni potrebbero ricorrere all’aggiunta di personale, un approccio che non è sostenibile. Quando non è possibile aggiungere personale, i team fanno del loro meglio per fare di più con meno. Ma quando i team sono tenuti a mantenere la velocità e il controllo man mano che il volume cresce, il rischio aumenta.

Quando i controlli tradizionali sono la principale difesa contro la frode alle fatture alimentata dall’AI, la velocità è un’altra grande sfida. Una volta avviata una transazione ACH, le organizzazioni hanno una finestra di tempo molto stretta per annullarla o richiedere una rettifica. Se non hanno gli strumenti per rilevare la potenziale frode e agire immediatamente, i fondi potrebbero essere persi per sempre.

Con tutte queste sfide, non è affatto sorprendente che la limitata rilevazione della frode sia una delle principali frustrazioni per molti team finanziari.

L’AI sta diventando la linea di difesa più potente

L’AI è in gran parte responsabile dell’aumento della diffusione e della sofisticazione della frode alle fatture. Ma sta anche diventando uno degli strumenti più potenti per prevenirlo su larga scala.

Le revisioni manuali si concentrano su una fattura alla volta, il che potrebbe essere sufficiente per rilevare problemi ovvi. Ma senza il contesto completo, è difficile rilevare le sottili anomalie che potrebbero indicare la frode alle fatture alimentata dall’AI. Di conseguenza, i team potrebbero non notare un problema fino a molto dopo il fatto. Ma a quel punto, è troppo tardi per rimediare.

L’AI, d’altra parte, può analizzare efficacemente ogni fattura nel contesto di tutto ciò che l’ha preceduta. Impara cosa significa “normale” e può rilevare potenziali problemi, come modelli di fatturazione, tempistica e informazioni bancarie che si discostano dalle norme attese. Se viene rilevato qualcosa di sospetto, i team vengono avvisati in tempo reale in modo che possano esaminare e determinare i passaggi successivi.

L’AI può anche scalare per supportare la crescita. A differenza degli esseri umani, non affronta la stanchezza cognitiva. Può applicare un alto livello di scrutinio a ogni fattura, sia che un’azienda elabori 500 o 5.000 fatture, senza rallentare i cicli di pagamento.

A differenza dei controlli basati su regole statiche, l’AI può imparare continuamente nel tempo. Man mano che sviluppa una comprensione più profonda del comportamento normale per ogni fornitore, diventa più efficace nel rilevare l’attività insolita che potrebbe suggerire la frode alle fatture.

Il giudizio umano è ancora un pezzo critico del puzzle

Mentre l’AI può svolgere un ruolo importante nella rilevazione della frode alle fatture alimentata dall’AI, il giudizio umano sarà sempre essenziale. L’AI può identificare modelli insoliti e segnalare fatture che richiedono una revisione più attenta. Ma alla fine, le persone sono responsabili della revisione del contesto e della presa di decisioni.

Invece di sostituire i professionisti di AP, l’AI aiuta a concentrare la loro attenzione laddove è veramente necessaria. Invece di trascorrere tempo a revisionare ogni singola fattura, i team possono concentrarsi sulle transazioni ad alto rischio e sulle potenziali eccezioni. Quando le organizzazioni adottano questo approccio, sono in grado di mantenere il controllo, affrontare le potenziali minacce immediatamente e liberare i team finanziari per concentrarsi sul lavoro strategico e sull’analisi.

Conclusione

L’AI ha alzato la posta per la frode alle fatture, rendendo l’attività sospetta più difficile da distinguere dalle transazioni legittime. Le organizzazioni che si affidano esclusivamente ai controlli manuali costruiti per un’epoca più semplice troveranno sempre più difficile prevenire il rischio senza rallentare l’attività.

Man mano che le tattiche di frode alimentate dall’AI diventano più sofisticate e il volume delle fatture continua a crescere, i team finanziari hanno bisogno di strumenti che possano rilevare le sottili anomalie su larga scala. Combinando la rilevazione guidata dall’AI con il giudizio umano, le organizzazioni possono stare al passo senza sacrificare il controllo.