Bagaimana Mengintegrasikan AI ke Dalam Bisnis Ketika Karyawannya Kurang Terampil

Menurut survei Deloitte terbaru, 57% bisnis kecil di Amerika berinvestasi di AI, naik dari 36% di 2023. Meskipun ada lonjakan ini, bisnis kecil sering menghadapi hambatan besar dalam bentuk staf yang tidak terlatih yang tidak siap untuk menangani teknologi baru ini.

Dengan jumlah karyawan yang lebih sedikit dan sumber daya yang terbatas untuk melatih mereka, bisnis kecil berada dalam posisi yang tidak menguntungkan dibandingkan dengan pesaing yang lebih besar dan lebih siap. Namun, ada cara bagi perusahaan-perusahaan ini untuk mengintegrasikan AI ke dalam operasional mereka dengan sukses, bahkan ketika staf mereka kurang memiliki pengetahuan yang diperlukan.

Proses Implementasi AI

Bagaimana bisnis dapat mengintegrasikan AI ketika karyawannya tidak siap? Biasanya, mereka beralih ke mitra luar atau membangun keahlian di dalam perusahaan.

Untuk bisnis yang memilih untuk meningkatkan kemampuan sendiri, ada dua jalur. Yang pertama yang sering kita lihat adalah bisnis yang merekrut pemimpin penuh waktu, dengan jabatan seperti “VP of AI” atau “Chief AI Officer,” atau perusahaan konsultan yang berspesialisasi dalam strategi AI. Yang kedua (dan sering kali kurang digunakan) adalah melatih dan meningkatkan kemampuan karyawan yang sudah ada. Pelatihan di dalam perusahaan dapat memakan waktu dan melelahkan, dengan karyawan yang harus memahami teknologi baru yang kompleks di atas tanggung jawab mereka yang sudah ada.

Apakah perusahaan bekerja dengan karyawan internal atau mitra luar, prosedur implementasi yang ideal sama. Ini dimulai dengan pemeriksaan operasional dan alur kerja bisnis sehari-hari untuk mengidentifikasi di mana ada peluang untuk mengintegrasikan AI. Dengan setiap proses, ahli memeriksa kualitas data dan mengevaluasinya langkah demi langkah. Berdasarkan informasi yang dikumpulkan, alur kerja perlu dievaluasi kembali untuk melihat di mana AI masuk akal dalam proses saat ini atau di mana proses saat ini dapat direinventasi dengan AI sebagai dasar.

Tidak peduli dari mana sebuah bisnis memulai, pikiran yang terbuka adalah bahan penting. Sebuah bisnis tidak perlu mengetahui setiap detail granular tentang teknologi untuk memulai. Membangun fondasi pemberdayaan untuk karyawan memerlukan pemahaman tentang keadaan saat ini, dampak efisiensi atau penciptaan nilai yang bisnis ingin buat, dan di mana AI dapat secara wajar mempengaruhi proses. Kerangka yang baik untuk pendidikan awal adalah menunjukkan kepada karyawan kemampuan AI dan kemudian proses baru, data yang digunakan untuk membuat keputusan, dan apakah AI dapat membuat keputusan sendiri atau memerlukan keterlibatan orang. Setiap bisnis dapat memiliki pengetahuan yang baik tentang AI ketika dijelaskan dengan cara yang sederhana.

Tantangan Paling Umum

Sementara adopsi AI memiliki banyak tantangan, ada dua yang paling sering terjadi. Yang pertama adalah ketika kepemimpinan memaksa bisnis untuk terburu-buru dalam proses integrasi AI. Dengan banyak bisnis yang sekarang menggunakan AI, pemimpin sering kali takut bahwa jika mereka tidak segera bergabung, mereka akan ketinggalan.

Dalam menghadapi tekanan ini, penting bagi ahli untuk tetap tenang dan memperingatkan kepemimpinan tentang setiap kemungkinan jebakan. Jika sebuah bisnis terburu-buru untuk mengimplementasikan AI tanpa melihat prosesnya, hasil akhirnya kemungkinan akan menderita, mengakibatkan tidak hanya pemborosan waktu dan uang, tetapi juga potensi kerusakan pada operasionalnya.

Tantangan kedua adalah data. Kabar baiknya adalah bahwa selama data ada, bahkan jika kualitasnya tidak baik, bisnis sering dapat membentuk jalur untuk membuatnya siap AI. Mereka dapat mengisi celah dan membangun kerangka kualitas data yang kuat. Meskipun proses ini memakan waktu dan kesabaran, ini diperlukan untuk membangun sistem AI yang sukses. Jika sebuah bisnis membangun AI di atas data yang buruk, hasilnya kemungkinan akan rusak, dan tim akan kehilangan kepercayaan pada prosesnya.

Tantangan data hanya menjadi sulit untuk dipecahkan jika data tidak ada. Jika sebuah bisnis ingin agen AI untuk membuat prediksi, tetapi tidak ada data untuk dijadikan dasar, maka mereka memerlukan sumber data eksternal atau data sintetis untuk mengisi celah. Jika sumber tersebut tidak tersedia, maka tanggung jawab tersebut sebaiknya diberikan kepada orang.

Bagaimana Menghadapi Bisnis yang Paling Kurang Siap

Ketika sebuah bisnis sangat tidak terampil dalam AI, ahli harus menjelaskan konsepnya dengan sederhana dan tidak terlalu teknis. Mereka harus memulai dengan definisi dasar dari istilah-istilah umum seperti agen, konteks, dan MCP. Dengan mendefinisikan kata-kata ini dengan bahasa yang jelas, ahli dapat membantu bisnis memahami AI tanpa terlalu teknis.

Peningkatan kemampuan dimulai dari atas. Kami sering mendengar eksekutif menolak untuk memahami bagaimana AI benar-benar bekerja, mengatakan bahwa itu terlalu teknis atau terlalu rendah untuk mereka perlu memahami. Namun, ini sering mengakibatkan harapan yang tidak sejalan dengan dampak yang sebenarnya AI dapat miliki, serta ketidaksejalanan dalam keterbatasannya. AI memperkenalkan tingkat baru otonomi teknologi ke dalam bisnis. Bukankah Anda ingin memahami latar belakang dan akses karyawan baru yang bergabung dengan bisnis Anda?

Memahami AI juga memungkinkan pemimpin dan karyawan untuk mengidentifikasi pola penggunaan dalam fungsi yang terisolasi di perusahaan. AI menggunakan data di seluruh departemen sehingga ahli sering berbicara dengan semua departemen. Mereka dapat menemukan koneksi seperti “Ini adalah di mana alur kerja satu departemen terhubung dengan alur kerja departemen lain, dan ini adalah bagaimana proses mereka mirip. Kami hanya perlu membangun satu solusi yang memperbaiki masalah kedua departemen.”

Bisnis tidak sering memperhatikan korelasi ini sebelum mengalami implementasi AI. Setelah proses itu dimulai, mereka mulai melihat semua kesamaan di antara operasional departemen. Jadi, selain mengoptimalkan alur kerja perusahaan, AI membuka percakapan untuk kolaborasi antar perusahaan.

Bagaimana Karyawan Dapat Menjadi Ahli

Banyak karyawan menunggu organisasi mereka untuk memberitahu mereka bagaimana berpikir tentang AI. Namun, ketika menangani teknologi yang menyebabkan perubahan budaya yang besar, karyawan memiliki tanggung jawab untuk tetap terinformasi. Sumber daya seperti buletin AI tersedia untuk memecahkan konsep yang sulit dipahami dan menjaga pembaca tetap mendapatkan informasi tentang semua perkembangan terbaru.

Perubahan mindset ini adalah faktor fundamental untuk menentukan siapa yang akan berkembang dalam era baru ini. Karyawan ini tidak mendekati AI dengan rasa takut “Ini akan menggantikan saya” atau “Ini akan membuat pekerjaan saya tidak berguna.” Sebaliknya, mereka bertanya pada diri sendiri, “Bagaimana saya dapat menggunakan teknologi ini untuk mempercepat nilai yang saya berikan dan membuka cakrawala baru bagi saya?”

Pendekatan yang proaktif dan terbuka terhadap AI pada akhirnya akan memiliki dampak positif pada karyawan dan bisnis mereka. Karyawan yang tetap terinformasi dan memiliki sikap positif dapat menjadi pemimpin pemikiran dan advokat untuk AI dalam pekerjaan mereka. Dan, ketika perusahaan mereka memutuskan untuk mengimplementasikan AI, individu-individu ini adalah mereka yang kita lihat memimpin transisi.

Langkah Selanjutnya

Bahkan ketika sebuah bisnis telah berhasil mengintegrasikan AI ke dalam operasionalnya, itu bukanlah akhir dari cerita. Bisnis harus terus memantau program mereka untuk memastikan mereka berjalan lancar dan memberikan hasil yang akurat dan dampak yang diinginkan.

Dengan AI yang terus berkembang, bisnis juga harus menentukan bagaimana mengintegrasikan kemajuan terbaru ke dalam program mereka. Hanya dengan terus mendapatkan informasi, bisnis dapat tetap mendahuluinya dan menjadi pemimpin AI yang sebenarnya.