Garis Depan Berikutnya AI? Anda Sedang Duduk di Dalamnya

Hampir setiap judul AI tahun ini membahas suatu aspek dari lapisan digital kerja, mulai dari agen yang menulis kode, hingga model yang mencatat panggilan konferensi. Sementara itu, karyawan yang sama yang menggunakan AI untuk menjadi sangat efisien di laptop mereka kini masuk ke kantor dunia nyata mereka di mana tidak ada efisiensi tersebut. 

Masalah dalam percakapan AI selama beberapa tahun terakhir adalah bahwa pembahasannya tetap hampir sepenuhnya di dalam ruangan, dan saya maksudkan secara harfiah. Diskusinya berkisar pada layar, jendela obrolan, dan dokumen—hal-hal yang terjadi antara seseorang dan monitor. Selama itu, kantor fisik hanya duduk begitu saja, diperlakukan sebagai biaya tetap yang harus dikelola daripada sistem yang sebenarnya dapat dipahami dan ditingkatkan.

Tempat kerja fleksibel modern, khususnya, menderita ketidaksesuaian antara siapa yang seharusnya berada di sana dan siapa yang sebenarnya hadir, yang membuat segala sesuatunya menjadi lebih sulit dikelola. Ketika karyawan tiba, mereka mungkin tidak dapat menemukan ruang rapat, atau mereka dapat berkeliaran mencari meja kosong seolah-olah mencari tempat parkir di pusat perbelanjaan pada malam Natal. Rencana lantai itu sendiri kemungkinan disusun berdasarkan dugaan terbaik seseorang daripada bukti nyata bagaimana orang menggunakan ruang tersebut.

Ketidakmampuan menggunakan ruang secara efisien adalah masalah yang lebih besar daripada yang terlihat. Properti biasanya menjadi pengeluaran terbesar kedua perusahaan, tepat di belakang biaya tenaga kerja. Dan, dalam survei terbaru yang dilakukan oleh The Collab Collective, enam dari sepuluh profesional operasi tempat kerja mengatakan bahwa jenis gesekan tempat kerja ini — ketidakmampuan mengelola sumber daya kantor seperti meja dan ruang rapat secara efisien — sebenarnya telah memburuk selama setahun terakhir.

Gesekan itu juga memiliki label harga, dan cukup signifikan. Karyawan kehilangan antara dua hingga empat jam per minggu untuk mencari ruang, mengejar rekan kerja, dan mengatasi sistem kantor yang terpisah-pisah. Jika dihitung dengan angka kompensasi standar, perusahaan dengan seribu karyawan dapat kehilangan hingga $9 juta per tahun hanya karena gesekan tempat kerja.

The Real Estate Planning Blind Spot

AI memiliki potensi signifikan untuk mengatasi tantangan ini. Sama seperti AI dapat meramalkan permintaan atau mengarahkan tiket dukungan, AI dapat mempelajari meja dan ruangan mana yang digunakan oleh siapa dan kapan. AI dapat memperhatikan di mana peralatan AV sering gagal dan mengidentifikasi lantai atau ruang rapat mana yang tidak digunakan. 

Buku pedoman lama untuk mengelola kantor juga mengasumsikan tenaga kerja yang kebanyakan hadir dengan jadwal yang dapat diprediksi. Di tempat kerja hybrid saat ini, hal itu jarang terjadi. Data okupansi menunjukkan seberapa lebar pergeseran itu sebenarnya. Perusahaan real estat komersial CBRE menemukan bahwa sebagian besar organisasi beroperasi pada kapasitas penuh pada hari kantor tersibuk, tetapi hanya sekitar sepertiga kapasitas itu pada hari rata-rata. Kesempatan itu tepat mengapa jumlah karyawan saja menjadi cara yang tidak dapat diandalkan untuk merencanakan ruang. Lantai yang dibangun untuk puncak hari Senin menjadi sebagian besar kosong pada hari Kamis, dan tidak ada insting yang dapat menangkap pola itu seperti data penggunaan.

Alat itu sendiri memperburuk situasi, karena kebanyakan perusahaan menjalankan pemesanan, check-in pengunjung, perencanaan ruang, layanan rapat, dan analitik sebagai sistem terpisah yang tidak pernah dirancang untuk berinteraksi satu sama lain. Alat penjadwalan yang tidak mengetahui bagaimana sebuah ruangan sebenarnya digunakan tidak dapat memberi informasi berguna kepada fasilitas ketika saatnya menegosiasikan sewa. Analitik yang berada di satu dasbor tidak dapat menjangkau dan memesan ulang seseorang ke ruangan lain ketika reservasinya gagal.

Faktanya, sebagian besar keputusan real estat saat ini masih sebagian besar dibuat berdasarkan insting dan tingkat kepegawaian saat ini, bukan penggunaan aktual. Pendekatan itu dapat dipertahankan ketika kantor beroperasi dengan okupansi yang konsisten dan dapat diprediksi. Namun jauh lebih sulit dibenarkan dalam dunia hybrid di mana kehadiran berfluktuasi menurut hari dalam seminggu dan tim.

Jika diterapkan dengan baik, AI di tempat kerja melakukan dua pekerjaan sekaligus. Bagi karyawan, AI menyelesaikan logistik kerja dengan secara otomatis mencocokkan orang dengan ruang yang tersedia, menampilkan sumber daya yang bebas secara real time, dan menghilangkan kebutuhan memindahkan rapat secara mendadak. Bagi tim operasi dan fasilitas yang mengelola anggaran, AI dapat menganalisis semua sinyal kecil — siapa yang memesan apa, kapan, seberapa sering, dan ruangan mana yang kosong — untuk menciptakan gambaran jelas tentang kinerja ruang secara aktual. 

Lebih baik lagi, setelah perusahaan dapat melihat bagaimana ruang sebenarnya digunakan, manajer dapat mendasarkan keputusan real estat mereka pada permintaan nyata, seperti halnya keputusan sumber daya lainnya. Dengan informasi ini, mereka dapat mengkonsolidasikan lantai yang tidak digunakan, masuk ke perpanjangan sewa dengan daya tawar nyata, dan merancang ulang tata letak kantor berdasarkan cara tim mereka sebenarnya berkolaborasi.

Ketika data terintegrasi, hasilnya menjadi spesifik dengan cepat. Misalnya sebuah organisasi menemukan bahwa 40% rapat mereka melewati sebagian kecil ruang konferensi mereka. Dengan informasi ini, manajer operasi dapat, misalnya, dengan mudah menentukan ruangan mana yang harus diprioritaskan untuk upgrade AV, dan ruangan mana yang sisanya membutuhkan pemikiran ulang desain daripada perawatan rutin.

Perusahaan yang sudah menerapkan AI pada kode mereka, antrian dukungan, dan kotak masuk mereka telah melihat apa yang terjadi ketika data yang baik menggantikan tebak‑tebakan. Kantor hanyalah tempat berikutnya untuk menerapkan pelajaran itu. Lebih baik lagi, organisasi yang sampai duluan tidak hanya akan mengurangi pengeluaran untuk ruang yang tidak mereka gunakan, tetapi juga akan mengembalikan jam kerja kepada karyawan yang selama ini secara diam-diam hilang karena gesekan di tempat kerja.