Krisis Catatan Publik Itu Nyata. Mengenakan Biaya kepada Warga Adalah Cara yang Salah untuk Menyelesaikannya.

Sebuah krisis sunyi sedang terjadi di balai kota dan kantor kabupaten di seluruh negeri.

Masyarakat lebih terlibat daripada sebelumnya. Orang ingin tahu bagaimana uang pajak mereka digunakan dan bagaimana kebijakan dibuat, dan mereka memiliki hak untuk bertanya. Namun, kenyataan baru membuatnya lebih sulit bagi pemerintah lokal untuk mengikuti: banjir permintaan catatan publik yang dihasilkan oleh AI.

AI generatif telah membuatnya mudah untuk mengirim permintaan catatan yang masif dan meluas dengan satu klik. Dan ini tidak lagi hanya individu. Perusahaan entire telah membangun tim yang hanya pekerjaan mereka adalah mengirim permintaan catatan publik secara besar-besaran, kemudian menjual informasi tersebut kepada vendor dan sektor swasta. Bagi staf pemerintah yang menerima, hasilnya adalah beban kerja yang menghancurkan.

Ini tidak akan pergi. Permintaan yang digerakkan oleh AI hanya akan menjadi lebih sering dan lebih agresif.

Pegawai Publik Tenggelam

Menghadapi beban kerja itu, beberapa anggota legislatif bergerak untuk mengenakan biaya untuk akses. Bill 1821 Majelis California, yang disusun oleh Anggota Majelis Blanca Pacheco dan baru-baru ini diperiksa oleh CalMatters, adalah contoh awal. Bill tersebut akan memungkinkan lembaga publik untuk mengenakan biaya yang tidak terbatas ketika permintaan membutuhkan staf lebih dari dua jam untuk melakukan penelitian, plus biaya tambahan ketika staf menghabiskan lebih dari 10 jam dalam sebulan untuk permintaan dari orang yang sama.

California tidak sendirian. Ketika permintaan catatan terbuka meningkat di seluruh negeri, lembaga di mana-mana mempertimbangkan bagaimana untuk memulihkan biaya.

Dan jika Anda tahu bagaimana pemerintah lokal sebenarnya bekerja, motivasi itu mudah dipahami. Setiap jam yang dihabiskan untuk permintaan catatan adalah jam yang diambil dari pekerjaan penting lainnya: memproses izin bisnis, memelihara arsip publik, mengadakan pemilihan.

Angka-angka itu mengagumkan.

Satu permintaan di Chula Vista, California membutuhkan 150 hingga 300 jam staf. Di Fontana, satu orang mengajukan lebih dari 100 permintaan dengan tujuan yang dinyatakan untuk mengganggu operasi, menghabiskan biaya kota lebih dari $300.000 dalam biaya hukum dan staf.

Versi dari cerita itu sedang dimainkan di komunitas di seluruh negeri. Panggil itu apa adanya: perang administratif, diperjuangkan satu permintaan catatan pada satu waktu.

Backlog Bukan Hanya Mahal. Ini adalah Risiko Kepatuhan.

Biaya dan kelelahan hanya sebagian dari cerita. Risiko yang lebih besar adalah kepatuhan.

Hukum catatan publik tidak hanya mendorong lembaga untuk merespons. Mereka memerlukan itu, pada jam. Di bawah Undang-Undang Catatan Publik California, lembaga umumnya memiliki 10 hari untuk menentukan apakah mereka akan memproduksi catatan, dan tenggat waktu serupa ada di hampir setiap negara bagian. Tenggat waktu itu ditulis untuk dunia file kertas dan permintaan yang jarang, bukan untuk kotak masuk yang banjir dengan AI.

Ketika volume melebihi staf, tenggat waktu mulai tergelincir. Dan tenggat waktu yang terlewatkan bukanlah kesalahan administratif kecil. Ini adalah paparan hukum. Peminta yang mengajukan gugatan untuk memaksa produksi dan menang secara teratur dianugerahi biaya pengacara, sehingga satu backlog dapat menjadi perintah pengadilan plus tagihan hukum yang dibayarkan oleh pemilik pajak.

Itu meninggalkan lembaga dalam ikatan yang sebenarnya. Tidak melakukan apa-apa, dan mereka berisiko jatuh dari kepatuhan dengan hukum yang dimaksudkan untuk menjaga pemerintah terbuka. Mengenakan biaya, dan mereka berisiko menghargai warga keluar dari akses. Tidak ada jalur yang sebenarnya melindungi masyarakat.

Tagihan biaya seperti AB 1821 adalah respons yang dapat dipahami dari sistem yang lelah mencoba melindungi diri. Niatnya patut dipuji, dan kompensasi yang ditawarkan adalah adil. Namun, ada solusi yang lebih cepat dan lebih efektif.

Upgrade Alat, Bukan Biaya

Teknologi yang sama yang mendorong volume catatan juga dapat menyelesaikan permintaan tersebut dengan biaya yang jauh lebih rendah. Alih-alih mengenakan biaya lebih kepada warga untuk akses, kita dapat menutup celah operasional dengan alat yang lebih baik.

Itulah yang kami bangun di Madison AI. Model pemenuhan catatan publik kami dengan aman mengambil, mengatur, dan meredaksi catatan munisipal, mengubah alur kerja yang sebelumnya membutuhkan beberapa hari menjadi satu yang hanya membutuhkan sekitar satu jam.

Ini menangani pekerjaan berat dari ujung ke ujung: intake tagging otomatis, deteksi near-duplicate, redaksi yang dibantu AI, dan jejak audit lengkap yang menjaga lembaga tetap patuh dengan hukum retensi dan privasi.

Hasil awal sangat mencolok. Di Kabupaten Washoe, Nevada, asisten catatan publik kami memberikan penghematan waktu hingga 90%, memotong hingga 9 hingga 10 jam pekerjaan staf dari satu permintaan. Permintaan yang sebelumnya membutuhkan sekitar $1.000 atau lebih untuk diselesaikan dengan menggunakan perangkat lunak dan tenaga kerja legacy sekarang dapat dipenuhi dengan sekitar $150, semua dalam, termasuk tenaga kerja staf, dengan AI menangani pekerjaan berat. Palm Springs dan Culver City, California akan menggelar model yang sama berikutnya.

Dan ini bukanlah produk satu ukuran untuk semua. Kami menyesuaikan setiap asisten dengan alur kerja dan data khusus lembaga, dibangun bersama orang-orang yang hidup dengan kenyataan operasional ini setiap hari. Pendekatan yang sama bekerja untuk kota kecil atau kabupaten besar, di negara bagian mana pun.

Mengenakan Pajak pada Transparansi Bukanlah Solusi yang Tepat

Mari kita jujur: ini adalah masalah yang sangat sulit, dan anggota legislatif tidak bekerja dengan banyak pilihan yang baik. Ketika staf tenggelam dan anggaran tipis, mengenakan biaya untuk permintaan yang paling ekstrem dapat terlihat seperti satu-satunya tuas yang tersisa untuk ditarik.

Namun, biaya masih merupakan pembatasan akses. Dan pembatasan akses pada catatan publik melakukan hal yang sama yang hukum catatan publik ada untuk mencegah: itu mengurangi akses masyarakat ke informasi. Orang-orang yang dibatasi harga biasanya bukanlah aktor jahat yang memanfaatkan sistem. Mereka adalah warga biasa, orang tua, dan tetangga yang mencoba memahami pemerintah mereka sendiri.

Karena pada akhirnya, semua orang ingin hal yang sama: pemerintah yang terbuka, akuntabel, dan transparan. Kita tidak perlu memilih antara melindungi staf pelayanan publik dari kelelahan dan melindungi akses tersebut.

Jadi, kami mendesak anggota legislatif, di California dan di luar, untuk mempertimbangkan jalur yang berbeda. Bagaimana jika sebuah negara bagian menciptakan pelabuhan yang aman bagi lembaga yang mengadopsi model respons pertama AI? Bagaimana jika peminta menggunakan portal otomatis sebelum mengirimkan tindak lanjut? Bagaimana jika lembaga yang menerapkan platform AI yang kredibel, memenuhi kriteria catatan publik dasar dengan itikad baik, dan menyelesaikan sebagian besar pertanyaan publik mendapatkan lebih banyak ruang untuk waktu respons dan pemulihan biaya?

Pendekatan itu menghargai transparansi yang sebenarnya alih-alih mengenakannya. Mari kita tegakkan semangat pemerintah terbuka dan memberikan pemerintah lokal teknologi untuk membuat transparansi menjadi default.