Sürgősen szükség van GenAI-készségekre a projektmenedzsmentben

Megelőzni a kihívásokat, eligazodni a zavarokban és minimalizálni a kockázatokat – ezek mind szerves részét képezik a mai, a generatív AI (GenAI) jövőjéről szóló beszélgetéseknek. Ezek szerves részét képezik annak a szerepnek is, amelyet a projektmenedzsment szakemberek évtizedek óta betöltöttek.

Annak ellenére, hogy napi szinten ismeri ezeket a kérdéseket, sok projektszakember talán nincs felkészülve arra, hogy szervezete hogyan fogja hasznosítani a GenAI-t, vagy hogy ez konkrétan milyen hatással lesz a munkájukra. Bár senki sem tudja megjósolni, hogy a GenAI milyen módon fogja megváltoztatni a vállalati működést és folyamatokat, kétségtelen, hogy ez a feltörekvő technológia sok tudásmunkás, köztük a projektszakemberek szerepét is meg fogja növelni.

A GenAI jelentős hatással van a projektmunka anatómiájára. Tekintettel a GenAI fejlődésének és elfogadásának gyors ütemére, egyre sürgetőbbé válik a projektszakemberek számára, hogy mesterséges intelligenciával kapcsolatos készségkészleteket építsenek ki a termelékenység, a hatékonyság és a projekt sikerének növelése érdekében.

A projektmenedzserek számára a GenAI különféle projekttevékenységeket tud végrehajtani, beleértve az automatikus jelentéskészítést, az idővonal frissítéseit, az adatelemzést, a költségbecsléseket és egyebeket. Azok a projektszakemberek, akik ki tudják használni a mesterséges intelligencia erejét, végül felszabadítják az idejüket, hogy a projekt sikerét elősegítő, nagyobb értékű feladatokra összpontosítsanak. Ennek eredményeként lehetővé kell tennie számukra, hogy jobban összpontosítsanak az új üzleti érték hozzáadására, vezetői képességeik fejlesztésére és az innováció ösztönzésére szervezeteik számára – a vállalat céljaival összhangban.

Kutatás azt mutatja, hogy a szervezetek idén jelentősen növelik a mesterséges intelligenciába való befektetéseiket. Azok a projektszakemberek, akik a feltörekvő technológiák fejlődésének élvonalában maradnak, és segítik a mesterséges intelligencia elterjedését szervezeteiken belül, a legjobb pozíciót tölthetik be a karrierben.

Készségek fejlesztése, mesterséges intelligenciára való felkészülés

Ahhoz, hogy kiaknázzák a mesterséges intelligencia nyújtotta előnyök gazdagságát, a projektszakembereknek előtérbe kell helyezniük a továbbképzést. PMI a kutatás azt mutatja hogy a projektmenedzsereknek csak mintegy 20%-a számol be arról, hogy kiterjedt vagy jó gyakorlati tapasztalattal rendelkezik az AI eszközök és technológiák terén. 49%-uk pedig alig vagy egyáltalán nem ismeri a mesterséges intelligenciát a projektmenedzsmenttel kapcsolatban. Ez megdöbbentő ahhoz képest, hogy a felsővezetők 82%-a szerint a mesterséges intelligencia legalább némileg hatással lesz szervezetük projektjeire a következő öt évben.

A GenAI használata projektmenedzsment képességeinek automatizálására, támogatására és bővítésére új készségeket és új gondolkodásmódot igényel a projektmunkához. A projektszakemberek a GenAI segítségével fejleszthetik projektkészségeiket a PMI Talent Triangle® három fő területén: Munkamódszerek, Erőkészségek és Üzleti Acumen.

A munkavégzés módjai. Ez a dimenzió a legjobb megközelítés, gyakorlatok, technikák és eszközök elfogadására összpontosít a projektek sikeres menedzseléséhez. A GenAI eszközök széles körű elérhetősége és lehetőségei mind egyéni, mind szervezeti szinten fontosak, hogy kihasználjuk azokat a jobb eredményeket, amelyeket a GenAI segíthet a projektmenedzsereknek.

Tekintse a „munkamódszereket” események és feladatok láncolatának az eredmény elérése érdekében, ahol a generatív AI automatizálhatja, segítheti vagy bővítheti a projektmenedzsment készségeit és kompetenciáit. Konkrét területek, ahol kihasználhatja a GenAI-t ezen a területen, a következők: projekttervezés, idő- és költséggazdálkodás, kockázatkezelés, írási és olvasási segítség.

A projektmenedzsereknek meg kell ismerniük az adatok és a mesterséges intelligencia közötti alapvető kapcsolatot, és meg kell ismerniük szervezetük adatstratégiáját és gyakorlatát. Azáltal, hogy megértik, hogyan táplálják ezeket az eszközöket, a projektmenedzserek jobb helyzetben lesznek az AI-kimenetek megértéséhez és értékeléséhez. Az adatműveltség azt is lehetővé teszi a projektvezetők számára, hogy a projektekre jellemző eszközöket és modelleket alakítsák ki – azokat, amelyek előrejelzik a projekt kimenetelét, kockázatait, erőforrásait stb. –, hogy a lehető legpontosabb előrejelzéseket és elemzéseket adják a döntéshozatalhoz. Ez a tudás abban is segít a projektmenedzsereknek, hogy azonosítsák és megoldják azokat a kockázatokat, amelyeket a GenAI használata potenciálisan jelenthet a vállalkozás számára.

Erőkészségek. Annak biztosítása, hogy a csapatok erős interperszonális készségekkel rendelkezzenek – amelyeket „hatalmi készségeknek” nevezünk – lehetővé teszi számukra, hogy megőrizzék befolyásukat a különböző érdekelt felekkel. Ez kritikus komponens a változtatáshoz és a sikeres projekteredményekhez.

termékeink Pulse of the Profession Survey négy kritikus hatalmi képességet azonosított, amelyek elengedhetetlenek ahhoz, hogy a szervezetek átalakuljanak és fenntartható eredményeket érjenek el: stratégiai gondolkodás, problémamegoldás, együttműködésen alapuló vezetés és kommunikáció. Mindezek emberi tulajdonságok, amelyeket bizonyos mértékig fokozhat a mesterséges intelligencia. Például a projektmenedzserek stratégiailag hozzájárulhatnak projektjeikhez és szervezetükhöz azáltal, hogy mesterséges intelligencia eszközöket alkalmaznak vállalkozásuk, iparáguk és piacuk különböző aspektusaira, hogy hatékonyabban és gyorsabban oldják meg a problémákat.

Négy kulcsfontosságú területen használhatja az AI-t a képességek fejlesztésére:

• A stratégiai gondolkodás beágyazása
• Az együttműködés javítása
• Gyorsabb problémamegoldás
• Továbbfejlesztett kommunikáció.

A teljesítménybeli készségek még inkább versenyelőnyt jelentenek, és minden egyes projektet megvalósítanak vagy megszakítanak, mivel a mesterséges intelligencia termelékenységének növekedése lehetővé teszi, hogy több időt fordítsanak az emberi interakcióra. Saját kutatásaink, valamint az elmúlt két évtizedben több kis- és nagyszabású tanulmányunk következetesen az emberi tényezőket említi a projektek sikertelenségének legfőbb okai között. Ne feledje, hogy az algoritmusok nem nézhetnek senkinek a szemébe, nem mondhatnak igazat a hatalomnak, nem maradhatnak az etikai irányvonal mellett, és nem vállalhatnak felelősséget a döntéseikért. A projektmenedzserek mindezt megtehetik, és még többet is, beleértve az emberekkel való interakció képességét, az empátia kifejezését, az alkalmazkodást, az intuitív megoldások létrehozását, a kétértelmű döntéshozatalt, a tárgyalásokat, az érdekelt felek kezelését, a vezetést és a motivációt. A projektmenedzserek olyan képességekkel rendelkeznek, amelyek soha nem jutnak el a gépekbe, bármilyen okosak is legyenek a gépek.

Üzleti lelkiismeret. Az üzleti érzékkel rendelkező szakemberek tisztában vannak a szervezetükben és iparágukban jelentkező makro- és mikrohatásokkal, és rendelkeznek a funkció- vagy terület-specifikus ismeretekkel a jó döntések meghozatalához. A szakembereknek minden szinten képesnek kell lenniük a hatékony döntéshozatalra, és meg kell érteniük, hogy projektjeik hogyan illeszkednek a tágabb szervezeti stratégia és a globális trendek összképéhez.

Képzelje el, hogy jobban meg szeretné tekinteni projektje vagy programja vállalati szintű kockázatait, és a legvalószínűbb forgatókönyveket, amelyekkel akkor találkozhat, ha egyes kockázatok ténylegesen bekövetkeznek. A mesterséges intelligencia segítségével betekintést nyerhet egy átfogó üzleti kockázatelemzés és hatásértékelés elkészítéséhez a projekt problémái miatt. Ez felkészíti a szervezetet egy helyreállítási tervvel, és előre jelez minden mérséklő intézkedést, mielőtt egy jelentős esemény bekövetkezne, és hatással lenne a szervezetre. A projektmenedzserek elkezdhetik kihasználni a GenAI képességeit forgatókönyv-elemzésre, betekintések generálására és innovációra, az üzleti vonatkozások felmérésére és rendszergondolkodási döntésekre.

Az AI-eszközök használata kétféleképpen javítja az üzleti érzéket. Először is, az időigényes, hétköznapi feladatok kezelésével a projektmenedzserek több időt tölthetnek a szervezeten belüli hatásokra, célokra és kapcsolatokra összpontosítva. Másodszor, a GenAI növelheti a projektmenedzserek azon képességeit, hogy láthassák munkájuk stratégiai vonatkozásait, lehetővé tegyék számukra a gyakorlást és a magas szintű érdekelt felekkel folytatott beszélgetéseik keretét, valamint jobb döntések meghozatalát projektjeikkel kapcsolatban. Ezeknek az eszközöknek a jelenléte megváltoztathatja azt az üzleti érzéket is, amelyet a projektmenedzsereknek mélyen meg kell érteniük, szemben azokkal, amelyekhez az eszközök hozzáférhetnek.

A generatív mesterséges intelligencia például sokkal könnyebbé teszi bármely projektmenedzser számára, hogy egy iparági szakértő szemével nézzen egy helyzetet (egy felszólításon keresztül). Így az egyéni telefonszámokhoz hasonlóan az általános iparági ismereteket is kevésbé fontos megőrizni az emberi agyban. Mindazonáltal a szervezet versenyelőnyének részleteit, az ökoszisztémában meglévő adatokból származó potenciális kiegyenlítést vagy a projekt által generált új adatokat részletesen meg kell érteni.^[1]

A funkcionális műveletek is egyre automatizáltabbak és átláthatóbbak. Ezek a közös szoftver-szolgáltatásként (SaaS) engedélyezett folyamatok az általános adatkészletekben is jól meghatározottak. Itt is, az üzleti érzék, amely megkülönbözteti Önt, inkább azzal függ össze, hogy miben különbözik a szervezet működése. Mitől különleges, hatékonyabb, hatásosabb? Ez a megértés szintje nemcsak abban segít, hogy szilárdan kapcsolódjon a stratégiához a projekttel, hanem lehetővé teszi, hogy biztosítsa, hogy minden projekt és szervezet kapcsolat a helyén legyen a valódi eredmények elérése érdekében.

Készen állsz a készségfejlesztésre?

A tudás kulcsfontosságú eleme annak, hogy a szakembereket AI-útjuk során feljogosítsák. Használhatja a projektmenedzserek speciális képzését, amely segít eligazodni ezen az új, GenAI-kompatibilis projektkörnyezetben. A Project Management Institute (PMI) nemrégiben kiadott egy ingyenes bevezető e-learning tanfolyam hogy segítsen leküzdeni a mesterséges intelligenciával kapcsolatos szorongást, és betöltse a projektszakemberek tudásbeli hiányát. Tartalmazza a vonatkozó használati eseteket és tanácsokat arra vonatkozóan, hogy miként használja a GenAI-t kifejezetten projektek megvalósítására.

Nyilvánvaló, hogy a mesterséges intelligencia javítani fogja a projektek megvalósításának módját, és a projektmenedzserek szerepét projektvezetőkké alakítja át. Új kihívások és kockázatok várnak ránk, de a mesterséges intelligencia gondolkodásmódjával és a GenAI-ban rejlő lehetőségek iránti kíváncsisággal a projektszakemberek felkészültek a sikeres projekteredmények elérésére. A folyamatos tanulás a kulcsa a mesterséges intelligencia forradalmában való eligazodásnak és a projektszakemberek iparágakban betöltött szerepének növelésének.

[1] Edelman, DC, Abraham, M. (2023, április 12.). A generatív AI megváltoztatja vállalkozását. Itt van az alkalmazkodás módja. Harvard Business Review. Elérhető: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt