Az 5 legjobb mesterséges intelligencia-dokumentumkezelési megoldás (2024. május)

A felgyorsult digitális korszakban a vállalkozások folyamatosan innovatív megoldásokat keresnek dokumentumkezelési folyamataik egyszerűsítésére. Ahogy a mesterséges intelligencia (AI) folyamatosan átalakítja a modern munka különböző aspektusait, az AI-alapú dokumentumkezelő rendszerek a játék megváltoztatói közé tartoznak, és páratlan hatékonyságot, pontosságot és biztonságot kínálnak. Ezek az eszközök kihasználják az erejét gépi tanulás, természetes nyelvfeldolgozás, valamint intelligens automatizálás a kritikus üzleti dokumentumok létrehozásának, tárolásának és visszakeresésének egyszerűsítésére.

Az intelligens dokumentumok osztályozásától és kibontásától a meglévő munkafolyamatokkal való zökkenőmentes integrációig ezek a legjobb AI dokumentumkezelő eszközök a különféle üzleti igények kielégítésére tervezett funkciók széles skáláját kínálják. Ebben a cikkben megvizsgáljuk a legjobb mesterséges intelligencia-dokumentumkezelési megoldásokat, amelyek újradefiniálják a szervezetek digitális eszközeik kezelésének módját, és lehetővé teszik, hogy megalapozott döntést hozzon, amikor kiválasztja a szervezete dokumentumkezelési követelményeihez ideális platformot.

1. FabSoft DeskConnect

A FabSoft DeskConnect egy hatékony dokumentumrögzítő és optikai karakterfelismerő (OCR) szoftver, amely leegyszerűsíti a különféle forrásokból származó dokumentumok rögzítésének, feldolgozásának és terjesztésének folyamatát. A szoftvert úgy tervezték, hogy zökkenőmentesen integrálódjon a meglévő munkafolyamatokhoz, és a dokumentumtípusok és -források széles skáláját támogassa, például nyomtató-illesztőprogramokat, mappákat, webböngészőket és levelezőrendszereket.

Az AI és a gépi tanulási technológiákat kihasználva a DeskConnect automatizálja az adatrögzítési folyamatot azáltal, hogy felismeri és kivonja a dokumentumokból a releváns információkat. Ez a funkció jelentősen csökkenti a kézi adatbevitel szükségességét, így időt takarít meg és minimalizálja a hibák kockázatát. A szoftver fejlett OCR képességei nagy pontosságot biztosítanak a raszteres dokumentumok feldolgozásakor, így megbízható választás a különféle dokumentumformátumokkal foglalkozó vállalkozások számára.

A FabSoft egy Document Companiont is kínál a ChatGPT által hajtott fejlett AI Chat integrációval. Ez az élvonalbeli továbbfejlesztés újradefiniálja a dokumentumkezelést azáltal, hogy leegyszerűsíti a dokumentumok importálását és egyesítését, azonnali hozzáférést biztosít az AI-alapú chathez a hatékony dokumentumelemzés érdekében, valamint pontosságot biztosít a legmodernebb OCR technológiával.

A FabSoft DeskConnect főbb jellemzői:

• Sokoldalú dokumentumtámogatás: Nyomtató-illesztőprogramokat, mappákat, webböngészőket, e-mail rendszereket stb.
• Intelligens adatkinyerés: Az AI és a gépi tanulás segítségével automatikusan felismeri és kinyeri az adatokat a dokumentumokból.
• Kiváló OCR teljesítmény: Iparágvezető pontosságot biztosít a raszterezett dokumentumokhoz.
• Egyszerűsített dokumentumelosztás: Automatizálja a dokumentumok rögzítését és terjesztését felhőben vagy helyszíni megoldásokban, beleértve a Microsoft OneDrive-ot, a SharePoint-ot és a Power Apps-t.
• Testreszabható API: Felhasználóbarát API-t kínál, amely lehetővé teszi a beépülő modulok számára a dokumentumok kézbesítését, valamint a műveletek és benyújtási módszerek automatizálását.
• Határozott biztonsági intézkedések: Legfelső szintű biztonsági funkciókat valósít meg a dokumentumok bizalmasságának védelme és a jogosult felhasználók hozzáférésének korlátozása érdekében.

A FabSoft DeskConnect felhasználóbarát API-ja lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy egyéni munkafolyamatokat és integrációkat hozzanak létre, tovább optimalizálva dokumentumfeldolgozási és adatkinyerési folyamataikat. A szoftver robusztus biztonsági intézkedései biztosítják, hogy az érzékeny dokumentumok bizalmasak maradjanak, és csak az arra felhatalmazott személyek férhessenek hozzá.

2. DocuPhase

Forrás: DocuPhase

A DocuPhase egy mindenre kiterjedő dokumentumkezelő szoftvermegoldás, amelyet a dokumentumtárolási, szkennelési, visszakeresési és archiválási folyamatok optimalizálására terveztek bármilyen méretű vállalkozás számára. Ez a platform túlmutat egy egyszerű digitális iratszekrény képességein, és olyan funkciókat kínál, amelyek kezelik, nyomon követik és befejezik a folyamatban lévő munkát, jelentősen növelve a termelékenységet.

A DocuPhase egyik kiemelkedő funkciója az AI által vezérelt adatrögzítési és dokumentum-visszakereső képesség. Ezek az intelligens eszközök leegyszerűsítik a döntő fontosságú információk kinyerésének folyamatát a különböző dokumentumokból, valamint az adatok visszakeresését a régi fájlokból. A mesterséges intelligencia által vezérelt funkció gyorsan át tud szkennelni többoldalas dokumentumokat, azonosítani és kinyerni a releváns információkat, így nincs szükség időigényes kézi keresésre. Ezenkívül a platform mesterséges intelligencia és gépi tanulási képességei lehetővé teszik az automatikus fájlútválasztást és indexelést, így a felhasználók értékes időt és erőfeszítést takarítanak meg.

A DocuPhase főbb jellemzői:

• AI-alapú adatrögzítés: A lényeges információk intelligens kinyerése különféle dokumentumokból.
• Hatékony dokumentum-visszakeresés: Gyors és pontos adatok visszakeresése régi fájlokból fejlett AI-képességekkel.
• Automatikus fájlútválasztás és indexelés: AI és gépi tanulás által vezérelt automatizálás az egyszerűsített dokumentumszervezés érdekében.
• Zökkenőmentes integrációját: Kompatibilitás az általános platformokkal, például a vállalati erőforrás-tervezési (ERP) rendszerekkel a fokozott sokoldalúság és a kevesebb programváltás érdekében.
• Biztonságos felhő alapú megoldás: Intuitív interfész a digitális dokumentumok tárolására és a felesleges papírmunka kiküszöbölésére.
• Speciális keresési funkciók: Kulcsszó- és konfigurálható keresőeszközök a dokumentumok gyors visszakereséséhez.
• Felhasználóbarát felület: Könnyen elsajátítható szoftver irányított oktatással a zökkenőmentes bevezetéshez és a munkafolyamat-integrációhoz.

A DocuPhase integrációbarát jellege lehetővé teszi, hogy zökkenőmentesen kapcsolódjon más elterjedt platformokhoz, például ERP-rendszerekhez, így sokoldalú eszköz a napi műveletek kezeléséhez. Ez az integráció csökkenti a felhasználók által a programok közötti váltással töltendő időt, és egyszerűsíti a munkafolyamatot. A szoftver felhő alapú megoldása biztonságos és intuitív felületet biztosít a digitális dokumentumok tárolására, hatékonyan kiküszöbölve a felesleges papírmunkát.

3. Fluix

A Fluix egy mobil-első dokumentum- és munkafolyamat-kezelési platform, amelyet a helyszíni szolgáltatások kezeléséhez szabtak. Ez az innovatív szoftver lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy egy központi adattárban biztonságosan tárolják és hozzáférjenek a kritikus dokumentumok és űrlapok számára. Azáltal, hogy a helyszíni szerviztechnikusok és vezetők könnyű hozzáférést biztosítanak a lényeges fájlokhoz még olyan helyeken is, ahol korlátozott vagy nincs internetkapcsolat, a Fluix egyszerűsíti a távoli munkát és növeli az általános termelékenységet.

A Fluix egyik legfontosabb jellemzője az egyéni munkafolyamatok, amelyek elősegítik a csapattagok közötti hatékony kommunikációt és elszámoltathatóságot. A platform lehetővé teszi a valós idejű frissítéseket és értesítéseket az új feladatokról, változásokról vagy fontos üzenetekről, így biztosítva, hogy minden érdekelt fél tájékozott maradjon. A Fluix automatikus fájlútválasztási és indexelési képességei jelentősen csökkentik a manuális erőfeszítéseket, így a vállalkozások optimalizálhatják munkafolyamataikat és növelhetik a hatékonyságot.

A Fluix főbb jellemzői:

• Mobil-első tervezés: Helyszíni szolgáltatások kezeléséhez optimalizálva, biztonságos dokumentumtárolást és útközbeni hozzáférést tesz lehetővé.
• Központi dokumentumtár: Egyetlen, könnyen elérhető helyet biztosít a kritikus területekhez kapcsolódó dokumentumok számára.
• Egyéni munkafolyamatok: Valós idejű frissítések és értesítések révén megkönnyíti a kommunikációt és az elszámoltathatóságot a csapattagok között.
• Zökkenőmentes integrációját: Kompatibilis az olyan általános platformokkal, mint az ERP-rendszerek, ésszerűsíti a napi műveleteket és minimalizálja a programváltást.
• OCR technológia: Támogatja az optikai karakterfelismerést a szöveges képek gépi kódolású szöveggé való pontos konvertálásához.
• AI chat funkció: A ChatGPT segítségével azonnali hozzáférést biztosít a dokumentumokkal kapcsolatos információkhoz, kiküszöbölve a kézi keresést.
• Felhasználóbarát beállítás: A Document Companion OpenAI Chat funkciójának egyszerű konfigurálása.

A Fluix integrációbarát architektúrája lehetővé teszi, hogy zökkenőmentesen csatlakozzon más elterjedt platformokhoz, például ERP rendszerekhez. Ez az integráció lehetővé teszi a vállalkozások számára a napi műveletek hatékonyabb kezelését, és csökkenti a programok közötti váltáshoz szükséges időt. Ezenkívül a Fluix támogatja az OCR technológiát, amely biztosítja, hogy az AI chat funkcióba továbbított adatok pontosak és átfogóak legyenek a részletes elemzéshez.

4. M Fájlok

Az M-Files egy intelligens információkezelési platform, amely intelligensebb megközelítést kínál a tartalom kezeléséhez a teljes életciklusa során. A tartalmak zökkenőmentes összekapcsolásával és az intelligens automatizálás kiaknázásával az M-Files képessé teszi a tudásmunkásokat, hogy termelékenyebbek legyenek azáltal, hogy a megfelelő információkat a megfelelő emberekhez, a megfelelő időben juttatják el.

A platform átfogó képet nyújt a szervezet tartalmáról anélkül, hogy egyetlen tárhelyre kellene bonyolult és költséges migrációt igényelnie. Az M-Files digitális dokumentumkezelési megoldása hatékony keresési és visszakeresési képességekkel büszkélkedhet, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy gyorsan és egyszerűen megtalálják a dokumentumokat anélkül, hogy időt vesztegetnének a rosszul elhelyezett fájlok keresésére, vagy arra, hogy emlékezzenek, hol tároltak valamit. A platform a dokumentumok létrehozását is leegyszerűsíti azáltal, hogy sablonokat, egyszerű elnevezési és mentési funkciókat kínál, valamint lehetővé teszi a rejtett dokumentumok és sötét adatok feltárását az AI-kompatibilis technológia révén.

Az M-Files főbb jellemzői:

• Intelligens információkezelés: Az összekapcsolt tartalmat és az intelligens automatizálást egyesíti a termelékenység növelése és a tartalom 360 fokos áttekintése érdekében.
• Gyors keresés és visszakeresés: Lehetővé teszi a felhasználók számára a dokumentumok gyors és egyszerű megtalálását, időt és erőfeszítést takarítva meg.
• Egyszerűsített dokumentumkészítés: Sablonokat, dokumentumok egyszerű elnevezését és mentését, valamint rejtett dokumentumok és sötét adatok felfedezését kínálja.
• Automatizált megfelelőség és biztonság: Biztosítja a vállalati szabályzatok és előírások betartását, hozzáférési jogokkal és titkosítással adatbiztonságot nyújt.
• Zökkenőmentes együttműködés: Lehetővé teszi a dokumentumok társszerzőit, megjegyzéseit és megjegyzéseit egyidejűleg.
• Integráció a népszerű eszközökkel: Integrációt kínál a Microsoft Teams, a Salesforce, a SharePoint, az Outlook és más széles körben használt alkalmazásokkal.
• AI-alapú folyamatok: A mesterséges intelligencia (például az M-Files Aino) segítségével rendszerezi az információkat, megérti a dokumentumok kontextusát, és természetes nyelven kommunikál a tudással.

Az M-Files automatizálási képességei leegyszerűsítik a vállalati szabályzatoknak és előírásoknak való megfelelést, szigorú hozzáférési jogokkal és vállalati szintű titkosítással biztosítják az adatbiztonságot, valamint egyszerű együttműködést tesznek lehetővé a dokumentumok egyidejű társszerzői, kommentálási és annotációi révén. A rendkívül konfigurálható platformra épülő M-Files könnyen testreszabható, hogy megfeleljen a konkrét üzleti igényeknek API-k, megoldássablonok és harmadik féltől származó bővítmények segítségével.

5. SharePoint AI

Forrás: Microsoft

A Microsoft SharePoint egy hatékony együttműködési és dokumentumkezelési platform, amely AI-technológiákkal integrálva átalakítja a munkafolyamatokat, javítja az együttműködést és növeli a szervezetek termelékenységét. Az AI-képességek SharePointba való beépítésével a vállalkozások automatizálhatják a folyamatokat, ésszerűsíthetik a dokumentumkezelést, javíthatják a keresési funkciókat, és értékes betekintést nyerhetnek az adatokból.

A SharePoint AI lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy intelligensebben és gyorsabban dolgozzanak, miközben csökkentik a manuális erőfeszítéseket és javítják a termelékenységet. A platform különféle előnyöket kínál, beleértve az intelligens dokumentumkezelést, a munkafolyamat-automatizálást, a chatbot-integrációt és a prediktív elemzést, lehetővé téve a szervezetek számára a műveletek optimalizálását, az együttműködés fokozását és a versenyképesség megőrzését a mai környezetben. A SharePoint Premium, a fejlett tartalomkezelési és tapasztalati platform mesterséges intelligencia, automatizálás és fokozott biztonságot nyújt a tartalomélményekhez, a feldolgozáshoz és az irányításhoz, segítve a szervezeteket a kritikus tartalom kezelésében és védelmében azok teljes életciklusa során.

A SharePoint AI főbb jellemzői:

• Intelligens dokumentumkezelés: Az AI-alapú dokumentumfeldolgozás, az információk automatikus osztályozása, kinyerése és címkézése a dokumentumokból, ami javítja a hatékonyságot és a munkafolyamatokat.
• Munkafolyamat automatizálás: A mesterséges intelligencia által továbbfejlesztett munkafolyamat-automatizálás elemzi a korábbi adatokat, tanul a múltbeli döntésekből, és intelligens döntéseket hoz a feladatok automatizálása és a dokumentumok útválasztása terén.
• Chatbot integráció: A SharePointtal integrált mesterséges intelligencia-alapú chatbotok lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy természetes nyelven keresztül lépjenek kapcsolatba a rendszerrel, azonnali válaszokat és támogatást nyújtva.
• Prediktív elemzés: A mesterséges intelligencia segítségével elemzi az adatokat és értékes betekintést nyújt, lehetővé téve a szervezetek számára, hogy adatvezérelt döntéseket hozzanak, és az élen járjanak.
• Speciális tartalomkezelés: A mesterséges intelligencia, az automatizálás és a tartalomélmények, a feldolgozás és az irányítás biztonságának növelése segíti a szervezeteket a kritikus tartalom kezelésében és védelmében annak teljes életciklusa során.
• Nagy értékű dokumentummegoldások: Megoldásokat kínál a nagy értékű dokumentumok, például szerződések, munkakimutatások, megrendelések és számlák kezelésére.

A SharePoint AI intelligens dokumentumkezelési képességei lehetővé teszik az információk automatikus osztályozását, kinyerését és címkézését a dokumentumokból, ami javítja a hatékonyságot és a munkafolyamatokat. A platform prediktív analitikai képességei kihasználják az AI-t az adatok elemzéséhez és értékes betekintést nyújtanak, lehetővé téve a szervezetek számára, hogy adatvezérelt döntéseket hozzanak, és a görbe előtt maradjanak.

Egyszerűsítse munkafolyamatait az AI dokumentumkezelési megoldásokkal

Napjaink felgyorsult üzleti környezetében az AI-alapú dokumentumkezelési megoldások alapvető eszközökké váltak a munkafolyamataikat egyszerűsíteni, az együttműködést és a termelékenységet növelni kívánó szervezetek számára. Az ebben a cikkben tárgyalt mesterséges intelligencia-dokumentumkezelési megoldások a különféle üzleti igények kielégítésére tervezett funkciók és képességek széles skáláját kínálják.

Az intelligens dokumentumosztályozástól és -kinyeréstől a meglévő munkafolyamatokkal való zökkenőmentes integrációig – ezek az eszközök kihasználják az AI erejét a kritikus üzleti dokumentumok létrehozásának, tárolásának és visszakeresésének egyszerűsítésére. Ezek a megoldások a kézi folyamatok automatizálásával, a keresési funkciók javításával és az értékes betekintések biztosításával lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy optimalizálják működésüket, csökkentsék a költségeket és elősegítsék a jobb döntéshozatalt.