GenAI-taitojen kiireellinen tarve projekti johtamisessa

Haasteiden ennakointi, muutosten hallinta ja riskien minimointi – nämä kaikki ovat olennaisia tulevaisuuden keskusteluissa generatiivisen tekoälyn (GenAI) tulevaisuudesta. Ne ovat myös olennaisia projekti johtamisen ammattilaisten roolissa, jota he ovat suorittaneet vuosikymmenien ajan.

Vaikka he ovat päivittäin tuttuja näiden asioiden kanssa, monet projekti ammattilaiset saattavat kokea itsensä valmistamattomiksi sille, miten heidän organisaatiot hyödyntävät GenAI:ta tai miten se vaikuttaa heidän työhönsä erityisesti. Vaikka kukaan ei voi ennustaa kaikkia tapoja, joilla GenAI muuttaa yritysten toimintaa ja prosesseja, on selvää, että tämä kehittyvä teknologia vahvistaa monien tietotyöntekijöiden roolia, mukaan lukien projekti ammattilaisten.

GenAI:lla on merkittävä vaikutus projektitöihin. GenAI:n nopean kehityksen ja omaksumisen vuoksi on kasvava tunne kiireellisyydestä projekti ammattilaisten keskuudessa kehittääkseen AI-liittyviä taitojaan – tuottavuuden, tehokkuuden ja projektin onnistumisen lisäämiseksi.

Projekti johtajille GenAI voi suorittaa raskasta työtä erilaisissa projektitoimissa, kuten automaattinen raporttien luominen, aikataulupäivitykset, data-analyysi, kustannusarviot ja paljon muuta. Projekti ammattilaiset, jotka osaavat hyödyntää AI:n voimaa, vapauttavat lopulta aikaa keskittyäksesi arvokkaampiin tehtäviin, jotka ajavat projektin onnistumista. Tämän seurauksena heidän pitäisi pystyä keskittymään enemmän liiketoiminnan arvon lisäämiseen, johtamistaitojen kehittämiseen ja innovaatioon organisaatioidensa hyväksi – yhteenkuuluvasti yrityksen tavoitteiden kanssa.

Tutkimus osoittaa, että organisaatiot lisäävät merkittävästi AI-sijoituksiaan tänä vuonna. Projekti ammattilaiset, jotka pysyvät kehittyvien teknologioiden eturintamassa ja auttavat ajamaan AI-omaksumista organisaatioissaan, asettavat itsensä parhaaseen asemaan uransa onnistumiseksi.

Keinoja kehittää, tulevaisuuden valmisteleminen

Hyödyntääkseen AI:n tarjoamat edut, projekti ammattilaiset tarvitsevat priorisoida uudelleen koulutusta. PMI tutkimus osoittaa, että vain noin 20% projekti johtajista raportoi omistavansa laajan tai hyvän käytännön kokemuksen AI-työkaluista ja -teknologioista. Ja 49%:lla ei ole juuri lainkaan kokemusta tai ymmärrystä AI:sta projekti johtamisen kontekstissa. Tämä on hämmästyttävää, kun verrataan siihen, että 82% johtajista sanoo, että AI:lla on vähintään jonkinlainen vaikutus siihen, miten projekteja johtaa organisaatiossa seuraavien viiden vuoden aikana.

Käyttääksesi GenAI:ta projektin johtamiskykyjen automatisointiin, avustamiseen ja vahvistamiseen, tarvitaan uusia taitoja ja uusi asenne projektitöihin. Projekti ammattilaiset voivat käyttää GenAI:ta parantamaan projektin taitojaan PMI Talent Triangle®:n kolmella keskeisellä alueella: työskentelytavoissa, valta- ja liiketoimintataidoissa.

Työskentelytavat. Tämä ulottuu parhaiden lähestymistapojen, käytännön, tekniikoiden ja työkalujen omaksumiseen projektien onnistumiseksi. GenAI-työkalujen laajamittaisen saatavuuden ja potentiaalin vuoksi on tärkeää hyödyntää parantuneita tuloksia, joita GenAI voi auttaa projekti johtajia saavuttamaan.

Ajattele “työskentelytapoja” tapahtumien ja tehtävien ketjuna, jossa generatiivinen AI voi automatisoida, avustaa tai vahvistaa projektin johtamiskykyjä ja -kompetenssejä. Tässä tilassa voit hyödyntää GenAI:ta seuraavilla alueilla: projektin suunnittelu, ajan ja kustannusten hallinta, riskien hallinta, kirjoittamisen ja lukemisen avustus.

Projekti johtajien tulisi myös oppia perussuhteesta datan ja AI:n välillä ja tutustua organisaationsa datastrategiaan ja -käytäntöihin. Ymmärtämällä, miten data syöttää nämä työkalut, projekti johtajat ovat paremmin asemissa ymmärtämään ja arvioimaan AI-tuloksia. Datakirjallisuus mahdollistaa myös projekti johtajien muokata työkaluja ja malleja, jotka ovat projekteja koskevia – ne, jotka ennustavat projektin tuloksia, riskejä, resursseja jne. – jotta ne antaisivat tarkin mahdollisen analyysin ja päätöksenteon ajamiseksi. Tämä tietämys auttaa myös projekti johtajia tunnistamaan ja ratkaisemaan riskejä, joita GenAI:n käyttö voi aiheuttaa liiketoiminnalle.

Valta- ja liiketoimintataidot. Varmistamalla, että tiimit omistavat vahvat vuorovaikutustaidot – joita kutsutaan “valta- ja liiketoimintataidoiksi” – heillä on mahdollisuus ylläpitää vaikutusvaltaa monenlaisilla sidosryhmillä. Tämä on kriittinen komponentti muutoksen tekemiseksi ja projektin onnistumisen ajamiseksi.

Meidän Pulse of the Profession -tutkimus on tunnistanut neljä kriittistä valta- ja liiketoimintataidetta, jotka ovat välttämättömiä organisaatioiden muuttamiseksi ja kestävien tulosten saavuttamiseksi: strateginen ajattelu, ongelmanratkaisu, yhteistyöllinen johtajuus ja viestintä. Kaikki nämä ovat inhimillisiä piirteitä, joita voidaan jossain määrin vahvistaa AI:lla. Esimerkiksi projekti johtajat voivat osallistua strategisemmin projekteihinsa ja organisaatioonsa soveltamalla AI-työkaluja eri liiketoimintoihin, alaan ja markkinoihin, ratkaisemalla ongelmia tehokkaammin ja nopeammin.

On neljä keskeistä aluetta, joilla voit hyödyntää AI:ta valta- ja liiketoimintataitojesi vahvistamiseksi:

• Strategisen ajattelun upottaminen
• Yhteistyön parantaminen
• Ongelmanratkaisun nopeuttaminen
• Viestinnän parantaminen.

Valta- ja liiketoimintataidot tulevat olemaan yhä enemmän kilpailuetua, jotka määräävät jokaisen projektin onnistumisen. AI:n tuottavuuden edut antavat enemmän aikaa ihmisten vuorovaikutukselle. Omamme tutkimuksen mukaan, sekä useiden pienten ja suurten tutkimusten mukaan viimeisen kymmenen vuoden aikana, inhimilliset tekijät ovat yksi keskeisimmistä syistä projektien epäonnistumiselle. Muista, että algoritmit eivät voi katsoa ketään silmiin, puhua totuutta valtaa vastaan, pysyä eettisellä linjalla tai olla vastuussa päätöksistään. Projekti johtajat voivat tehdä kaiken tämän ja enemmän, mukaan lukien kyky vuorovaikuttaa ihmisiden kanssa, ilmaista myötätuntoa, sopeutua, luoda vastakkaisia ratkaisuja, tehdä päätöksiä epävarmuuden keskellä, neuvottella, hallita sidosryhmiä, johtaa ja motivoida. Projekti johtajilla on taitoja, joita koneet eivät voi omistaa, riippumatta siitä, kuinka älykkäitä ne tulevat olemaan.

Liiketoimintataidot. Ammattilaiset, joilla on liiketoimintataidot, ymmärtävät organisaationsa ja alan makro- ja mikrovaikutukset ja omistavat toimialakohtaisen tai alakohtaisen tiedon hyvien päätösten tekemiseksi. Ammattilaiset kaikilla tasoilla tarvitsevat pystyä kehittämään tehokkaita päätöksiä ja ymmärtämään, miten heidän projektit ovat linjassa laajemman organisaation strategian ja globaalien trendien kanssa.

Kuvittele, että haluat paremman näkymän yrityksen tasolla oleviin riskeihin ja todennäköisimpiin skenaarioihin, joita voit kohtaamaan, jos jotkut riskeistä toteutuvat. AI voi auttaa sinua saamaan tietoa valmistautuaksesi kattavaan liiketoimintariskien analyysiin ja vaikutusten arviointiin projektin ongelmien vuoksi. Tämä valmistaa organisaation toipumissuunnitelman ja ennakoi kaikki vähentämistoimenpiteet ennen merkittävää tapahtumaa, joka vaikuttaa organisaatioon. Projekti johtajat voivat alkaa hyödyntää GenAI-kapasiteetteja skenaarioiden analyysiin, oivallusten luomiseen ja innovaatioon, liiketoimintavaikutusten arviointiin ja järjestelmäpäätöksiin.

AI-työkalujen käyttö vahvistaa liiketoimintataitoja kahdella tavalla. Ensinnäkin, käsitellessään aikaa vieviä, arkisia tehtäviä, se vapauttaa projekti johtajia viettämään enemmän aikaa keskittyäkseen organisaation sisäisiin vaikutuksiin, tavoitteisiin ja suhteisiin. Toiseksi, GenAI voi vahvistaa projekti johtajien kykyä nähdä strategiset vaikutukset työstään, mahdollistaen heidän harjoittaa ja kehittää keskustelujaan korkean tason sidosryhmien kanssa ja tehdä parempia päätöksiä projekteistaan. Näiden työkalujen läsnäolo voi myös muuttaa liiketoimintataitoja, joita projekti johtajat tarvitsevat ymmärtää syvällisesti, verrattuna niihin, joita voidaan käyttää työkalujen kautta.

Esimerkiksi generatiivinen AI tekee siitä paljon helpomman projekti johtajalle katsoa tilannetta alan asiantuntijan silmin (kautta ohjelman). Niin kuin yksittäiset puhelinnumerot, yleinen alan tietämys voi olla vähemmän tärkeää säilyttää ihmisaivoissa. Sen sijaan organisaation kilpailukyky, potentiaalinen hyöty olemassa olevasta ekosysteemistä olevasta datasta tai uudesta datasta, jonka projekti generoi – on jotain, mitä tulisi ymmärtää yksityiskohtaisesti.^[1]

Toiminnalliset operaatiot ovat myös yhä enemmän automatisoituja ja läpinäkyviä. Nämä yleiset SaaS-pohjaiset prosessit ovat myös yleisesti määriteltyjä yleisissä tietokannoissa. Tässä tapauksessa liiketoimintataidot, jotka erottavat sinut, liittyvät enemmän siihen, mitä on erityistä siinä, miten organisaatiosi toimii. Mitä siinä on erityistä, tehokkaampaa, tehokkaampaa? Tämä taso ymmärrystä auttaa sinua yhdistämään strategiaasi projektin kanssa, mutta myös varmistamaan, että kaikki projektin ja organisaation yhteydet ovat paikallaan saavuttaaksesi todellisia tuloksia.

Oletko valmis kehittymään?

Tietämys on kriittinen tekijä ammattilaisten valmistamiseksi AI-matkaan. Voit hyödyntää projekti johtajille suunnattua erikoistunutta koulutusta, joka auttaa sinua navigoimaan tässä uudessa GenAI-käyttöön otetussa projekti maisemassa. Project Management Institute (PMI) on julkaissut ilmaisen johdantokurssin AI-omaksumisen ahdistuksen torjumiseksi ja täyttämiseksi tietämyksen aukkoa projekti ammattilaisten keskuudessa. Se sisältää asiaankuuluvia käyttötapaauksia ja neuvoja siitä, miten käyttää GenAI:ta erityisesti projektien toimittamiseen.

On selvää, että AI parantaa projektien toimittamista, muuttaen projekti johtajien roolia projekti johtajiksi. Uusia haasteita ja riskejä on edessä, mutta omaksumalla AI-ajattelutavan ja pysymällä uteliaina GenAI:n potentiaalista, projekti ammattilaiset ovat valmistautuneita toimittamaan onnistuneita projektin tuloksia. Jatkuva oppiminen on avain AI-vallankumouksen navigointiin ja projekti ammattilaisten roolin korottamiseen eri aloilla.

[1] Edelman, D.C., Abraham, M. (2023, huhtikuu 12). Generatiivinen AI muuttaa liiketoimintasi. Tässä on, miten sopeutua. Harvard Business Review. Saatavilla osoitteessa: https://hbr.org/2023/04/generative-ai-will-change-your-business-heres-how-to-adapt