Hajaantunut digitaalinen työpaikka – aikooko tekoäly paljastaa sinut?

SharePoint … ServiceNow … Salesforce … Workday … melkein jokainen yritys maailmassa käyttää yhtä tai useampaa näistä yritysohjelmistoista. Todella, keskivertaisen tiedon työntekijän käyttää yli 11 eri sovellusta joka päivä, ja 40 % käyttää jopa enemmän. Niin monien työkalujen kanssa on syytä kysyä: miten hyvä on tämä “työntekijän kokemus”?

Kysy keneltä tahansa, ja saat luultavasti sekoituksen vastauksia, jotka vaihtelevat hyvän, pahasta ja rumasta. Työntekijät eivät enää kärsi tätä hiljaisesti. 43 % työntekijöistä sanoo, että tietojen löytäminen eri järjestelmistä on haastavaa. Erillinen tutkimus osoitti, että lähes 70 % työntekijöistä viettää jopa 20 tuntia viikossa tietojen metsästämiseen erillisten järjestelmien yli, sen sijaan että keskittyisivät merkitykselliseen työhön.

Tämä on enemmän kuin vain käytettävyyden valitus. Se on murtuma siinä, mitä kutsun työntekijän kokemukseksi – työn toimintajärjestelmäksi (”EEOS of Work”). Ilman yhtenäistä kokemuskerrosta jokainen kirjautuminen, jokainen duplikaatti-politiikka, jokainen kuollut linkki kuluttaa tuottavuutta ja luottamusta.

Nykyisen tilanteen monimutkaisuus on vuosikymmenten teknologisen innovaation tulos, jota on vaikeuttanut koordinoimaton päätöksenteko. Kukaan ei ole syypää, loistavia uusia esineitä on kehitetty pitkän ajan kuluessa, ja suuresta kuvasta, mitä digitaalinen työpaikka koostuu, on hävinnyt.

Tähän asti yritykset ovat pärjänneet ja selvinneet tästä. Mutta yritysten tekoälyn saapuminen muuttaa laskelmaa. Suuret kielimallit tulevat indeksoimaan jokaisen tietovaraston ja paljastamaan jokaisen epäjohdonmukaisuuden, joka on olemassa nykyisissä järjestelmissä – vanhentuneet käytäntö, ristiriitaiset tiedot, duplikaatti-sisältö. Se, mikä tuntuu pieneltä sisäiseltä kitkaa tänään, tulee huomiseksi julkiseksi, ärsyttäväksi tehokkuudeksi.

Teollisuuden tekoälyn kehittyessä eksponentiaalisella vauhtia nyt on aika harkita “kokemuskerrosta” EEOS of Workiin.

Digitaalisen työpaikan paradoksi

Haaste, joka on olemassa yrityksissä tänään, on, että työkalut kuten SharePoint, ServiceNow, Workday jne. koostuvat sisällön varastoista ja tietopohjista. Monille SharePoint on muodostunut oletusarvoiseksi yrityksen intranetiksi vain siksi, että organisaatio on Microsoftin asiakas. Muille ServiceNow, Salesforce ja Workday ovat muodostuneet keinotekoisiksi intraneteiksi pyrkimyksenä maksimoida kustannustehokkuutta käyttämällä näitä järjestelmiä niiden perusfunktioiden ulkopuolella (esim. HR/IT-automatiikka, CRM ja HCM).

Ongelmana on puute sisällön valvontaa ja hallintaa … duplikaatti- ja epäjohdonmukainen sisältö erillisillä, yhdistämättömillä sivustoilla … hakumyrsky, jossa useita ja vanhentuneita versioita sisällöstä tulee esiin, kun työntekijät etsivät sitä, mitä he tarvitsevat työhönsä. Lopputuloksena … turhautuminen ja toimimaton EEOS of Work.

AI: Suuri paljastus

Tekoäly on valmis paljastamaan halkeamat, jotka ovat olemassa nykyisessä digitaalisessa työpaikassa. Suuret kielimallit ja tekoälyohjaimet ovat jo kulkemassa yritysten järjestelmissä, indeksoimassa sisältöä eri tietopohjissa. Ajankohta ei voisi olla kriittisempi: Salesforce kertoo, että 81 % IT-johtajista sanoo, että tietosilot estävät digitaalisen muodonmuutoksen, ja 75 % organisaatioista kamppailee saadakseen näkemykset yhtenäiseen käyttäjäkokemukseen.

Ennen kaikkea on kuitenkin syytä tunnustaa, että nykyinen digitaalinen työpaikka on rakennettu erillisten osien ympärille useiden vuosikymmenien ajan, ja siinä ei ole juuri ajateltu yhtenäistä työntekijän matkaa tulevaisuudessa (joka on nyt täällä).

Mutta ratkaisu on olemassa. On valo, kunnes tarvittava “interventio” toteutuu. EEOS of Work tarvitsee evoluution, ja se edellyttää “työntekijän kokemuskerroksen” lisäämistä – yhtenäistä, työntekijälähtöistä käyttöliittymää, joka integroi erilliset järjestelmät ja toimittaa yhtenäisen EEOS of Workin.

Lisäämällä kokemuskerroksen nykyiseen digitaaliseen työpaikkaan

Olen aiemmin väittänyt, että C-ryhmän johtajien tulisi omistaa ja varmistaa ristifunktionaaliset hallinto, kun on kyse eri osastoilla olevista ratkaisuista, jotka ovat eri osastojen omistamia (esim. HR, IT, myynti jne.) ja jotka ovat nykyisten haasteiden lähde. Vain 13 % työntekijöistä on täysin tyytyväisiä digitaaliseen työpaikkaansa, ja 85 % sanoo, että he menettävät aikaa versionhallinnan ja oikean asiakirjan etsimiseen, mikä korostaa edelleen, kuinka yhtenäinen digitaalinen kokemus on työntekijöiden tuottavuuden ja tyytyväisyyden ydin. Olen myös ehdottanut, että tekoäly voi lataa tämän järjestelmän sisällön hallinnalla, älykkäällä viestinnällä ja ennustavilla näkemyksillä. Kokemuskerros on seuraava askel prosessin puhdistamisessa, joka on olemassa, yhdistämällä erilaiset “intranet-maiset” alustat, ja parantamalla merkittävästi työntekijän työkokemusta. Se on suunniteltu yhdistämään digitaalisen työpaikan ennen kuin tekoäly paljastaa sen virheet.

Lisäämällä kokemuskerroksen organisaation nykyiseen digitaaliseen työpaikkaan ei tarvitse olla hankala tai aikaa vievä tehtävä.

Tässä on neljä toimintavaihetta sen rakentamiseksi:

1. Suorita EX-audit: Kartoita kaikki digitaaliset kosketuspinnat – HR-järjestelmät, intranetit, viestintäalustat, toiminnan työkalut – tunnistamaan aukot, duplikaatit ja kipukohtia. Käytä työntekijöiden palautetta (esim. pulssikyselyt) paikantamaan turhautumista, kuten aikaa, joka kuluu etsimiseen tai työkalujen käyttöön.
2. Perustaa ristifunktionaalinen hallinto: Muodosta EX-neuvosto, johon kuuluvat johtajat HR:stä, IT:stä, viestinnästä ja toiminnasta. Määrittele heille tehtäväksi määritellä standardit järjestelmien integroimiseksi, sisällön tarkkuudeksi ja käyttäjäkokemusmittareiksi (esim. tietoon pääsy, tehtävien suorittamisnopeus).
3. Hyödynnä tekoälyä sisällön puhdistamiseen: Vaikka teknologia on edelleen kehittymässä, käytä tekoälyä missä tahansa mahdollisessa sisällön skannaukseen vanhentuneista, duplikaattisista tai epäjohdonmukaisista sisällöistä. Työkalut kuten Microsoft Copilot voivat merkitä ja arkistoida vanhentuneita asiakirjoja, varmistamalla, että työntekijät pääsevät käsiksi vain nykyisiin, luotettaviin tietoihin.
4. Mittaa ja toista: Aseta EX-mittaukset – kuten tietoisuuden aika kriittisiin päivityksiin, hakumenestyksen osuus tai työntekijöiden tyytyväisyyden arvosana – ja seuraa niitä tekoälyohjatuilla analyyseillä. Raportoi näitä vuosittain C-ryhmälle yhdessä muiden tärkeiden mittareiden, kuten talous- ja ESG-mittareiden, kanssa, varmistaaksesi vastuun.

Tässä vaiheessa tekoälyn kehityksessä työpaikassa on vielä paljon teoreettista ja kehityksessä. Mutta se ei kestä kauan. Organisaatioilla on poikkeuksellinen mahdollisuus määritellä uudelleen digitaaliset työpaikkansa. Kokemuskerros tarjoaa käyttäjälähtöisen käyttöliittymän konseptin, joka integroi hajanaisia järjestelmiä, yhdistää haun, sujuvoittaa pääsyn tietoihin ja personoi työntekijän matkan.

Se ei ole uusi alusta eikä edellytä SharePointin, ServiceNow’n tai muiden käytössä olevien ratkaisujen poistamista. Se on ihmisten voimin toteutettu strateginen kerros, joka sijoittuu olemassa olevien työkalujen päälle, ja ratkaisee hajanaisen digitaalisen työpaikan ongelman siten, että se kohdistaa järjestelmät, sisällön ja viestinnän yhden, työntekijälähtöisen viitekehyksen alle. Se vie teoreettisen käytännön toteutukseen, joka lopulta toimittaa konkreettisia tuloksia yritykselle.