Pratima Arora, Smartsheetin Chief Product and Technology Officer – Haastattelusarja

Pratima Arora, Smartsheetin tuote- ja teknologiajohtaja, on kokenut tuote- ja teknologiajohtaja, joka on johtanut nopeasti kasvavia alustoja ja laajentanut maailmanlaajuisia tiimejä. Nykyisessä tehtävässään hän vastaa tuotehallinnasta, markkinoinnista, käyttäjäkokemuksesta, hinnoittelusta ja strategisista kumppanuuksista sekä edistää Smartsheetin tekoälypohjaisen työnhallinta-alustan kehitystä. Aiemmin hän toimi Chainalysisin tuote- ja teknologiajohtajana johtaen suunnittelua, datatiedettä ja tuotestrategiaa samalla kun organisaatio laajeni merkittävästi ja liikevaihdon kasvu nopeutui. Hänen aiempiin johtotehtäviinsä kuuluvat Confluence-liiketoiminnan johtaminen Atlassianilla (TEAM ) sekä tekoälypohjaisten tuoteinnovaatioiden edistäminen Salesforcella (CRM ). Hänet tunnetaan skaalautuvien ja asiakaslähtöisten yritysohjelmistoratkaisujen toteuttajana.

Smartsheet on tekoälypohjainen, yritysasteinen työnhallintaplatfromi, joka on suunniteltu auttamaan organisaatioita suunnittelemaan, seuraamaan, automatisoimaan ja raportoimaan työstä laajassa mittakaavassa. Alusta mahdollistaa tiimien virtaviivaistaa työnkulkua, tehdä yhteistyötä reaaliajassa ja saada toimintatietoa automaation ja tietopohjaisen työkalujen avulla, tukeakseen laajaa valikoimaa käyttötarkoituksia projektinjohtamisesta yritysoperaatioihin. Smartsheetilla on pääkonttori Bellevuessa, Washingtonissa, ja se palvelee miljoonia käyttäjiä maailmanlaajuisesti, mukaan lukien suuri osa Fortune 500 -yrityksistä, mikä asettaa sen tärkeäksi toimijaksi kehittyvässä yhteistyössä työnhallinnan alalla.

Sinä astuit Smartsheetiin vuonna 2025 johtamaan tuotetta ja teknologiaa Chainalyysissä ja sen jälkeen olet toiminut johtavissa rooleissa Atlassialla ja Salesforceissa. Nyt, kun roolisi on laajentunut Chief Product and Technology Officeriksi, miten tuotat kokemuksesi yli rajojen Smartsheetin seuraavaan lukuun?

Olen ollut B2B SaaS -johtaja yli 20 vuotta ja olen nähnyt suuria aaltoja innovaatioissa – internetistä, pilveen, mobiiliin ja sosiaaliseen. Tekoäly on paljon suurempi muutos, sekä mittakaavassa että nopeudessa, ja fokukseni on auttaa Smartsheetia navigoimaan tämän muutoksen ja muuttaa sen todelliseksi etuoikeudeksi asiakkaillemme.

Ulkopuolella se tarkoittaa sitä, että kiihdytämme, miten upotamme tekoälyä tuotekokemukseen – auttaaksemme tiimejä työskentelemään nopeammin, tekemään parempia päätöksiä ja ajamaan tuloksia mittakaavassa, jota ei aiemmin ollut mahdollista.

Mutta tekoäly muuttaa myös sitä, miten rakennamme. Tuote ja teknologia yhdistyvät, ja toimintojen rajat hämärtyvät. Suunnittelijat pääsevät lähemmäs koodia, insinöörit osallistuvat tuotteen määrittelyyn, ja tiimit muuttuvat enemmän käsinrakentajiksi. Suuri osa fokukseni on sisällä siinä, miten tuomme rakentajan mentaliteetin siihen, miten toimimme, tekoälylähestymistapaa kehitykseen, ja tehdään se vauhdilla. Se mahdollistaa meidän liikkua nopeammin yhtenäisenä tiiminä ja kääntää innovaation merkityksellisiksi tuloksiksi asiakkaillemme.

Smartsheet on profiloitunut työnhallinnan ympärille. Miten määrittelet tämän käsitteen tänään, ja mitä erottaa sen laajemmasta aallosta tekoälyominaisuuksista, jotka lisätään yrityssoftaan?

Työnhallinta on siellä, missä ihmiset, prosessit ja data kohtaavat – tekoäly on toimeenpanon kerros, joka muuttaa suunnitelmat tuloksiksi.

1,4 miljoonan aktiivisen yritysprojektin analyysi Smartsheet-alustalla paljastaa kriittisen epätasapainon: automaation intensiteetti yritystilillä on kasvanut 55 % vuodessa, ja yleinen toiminta on kasvanut 46 %. Työ aloitetaan tahdissa, joka olisi ollut mahdoton kolme vuotta sitten. Mutta työn lopettaminen – koordinointi tiimien välillä, yhdenmukaisuuden ylläpitäminen, kun prioriteetit muuttuvat, ja arvostelupäätösten tekeminen, jotka pitävät suorituksen jäljillä – siinä kohtaa useimmat organisaatiot hukkuvat. Työpäivä tiivistyy, ja organisaatiot, joissa prioriteetit, omistajuus ja päätösoikeudet edelleen asuvat ihmisten päissä eivät järjestelmissä, ovat ensimmäisiä, jotka tuntevat sen.

Missä monet lähestymistavat epäonnistuvat, on se, että tekoäly on kerros työnkulkujen päällä eikä upotettu niihin. Se voi auttaa yksittäisissä tehtävissä, mutta se ei voi orkesteroida tuloksia tiimien tai koko yrityksen välillä.

Meidän lähestymistapa on erilainen. Me perustamme tekoälyyn yritysdatan ja integroidaan sen suoraan työnkulkuihin, jotta se voi toimia oikeassa kontekstissa – suhteiden välillä projekteja, suunnitelman takaamaa aikomusta ja työn rakenteessa olevaa arvostelua. Se mahdollistaa tekoälylle orkesteroida suorituksen, ei vain avustaa tehtävässä, ja lopulta ajaa merkityksellistä liiketoimintavaikutusta.

Marraskuussa 2025 esittämässäsi näkemyksessä Smartsheetin tulevaisuudesta kuvasit alustan, joka yhdistää ihmiset, datan ja tekoälyn aiempaa yhtenäisemmin. Mitä nykyisistä työnhallintatyökaluista mielestäsi puuttui ja sai sinut viemään kehitystä tähän suuntaan?

Havaitsimme jatkuvan kuilun suunnittelun ja toteutuksen välillä, erityisesti suurissa organisaatioissa. Tiimit työskentelivät useissa toisistaan irrallisissa järjestelmissä, mikä vaikeutti yhteisen suunnan säilyttämistä ja etenemisen selkeää reaaliaikaista seurantaa.

Monet työkalut ratkaisivat ongelmasta vain yhden osan, kuten suunnittelun, työnkulut tai yhteistyön, mutta nämä osat jäivät erillisiksi. Kukin työkalu käsitteli ongelmaa omassa teknisessä pinossaan tai järjestelmässään, ei koko yrityksen laajuudelta. Suuressa mittakaavassa pirstaleisuus muodostuu todelliseksi esteeksi. Juuri siinä Smartsheet on vahvimmillaan.

Olemme keskittyneet kokoamaan nämä osat yhteen yhtenäiseen järjestelmään, jotta tiimit pysyvät samassa suunnassa, mukautuvat nopeasti ja toteuttavat työn tehokkaammin.

Yksi vision kiinnostavimmista osista oli siirtyminen tekoälyjärjestelmiin, jotka ymmärtävät projektien, työnkulkujen ja tiimien välisen kontekstin. Kuinka tärkeää konteksti on sille, että yritystekoälystä tulee aidosti hyödyllinen eikä vain näyttävä esittelyissä?

Kontekstia ymmärtävä tekoäly eroaa perustavanlaatuisesti sisältöä tuottavasta tekoälystä. Edistyneet mallit tuottavat sisältöä ja tietojärjestelmät tallentavat sitä, mutta kumpikaan ei ymmärrä, miten organisaatio todella toimii, mitä riippuvuuksia sillä on, millainen tarkoitus suunnitelman taustalla on tai millaisia harkintaan perustuvia päätöksiä jokaiseen työnkulkuun sisältyy. Smartsheet toimii juuri tässä kerroksessa.

Smartsheet ymmärtää liiketoiminnan operatiivisen rakenteen ja panee tekoälyn työskentelemään sen sisällä. Kun tekoäly ankkuroidaan tällaiseen ymmärrykseen, se muuttuu reaktiivisesta työkalusta älykkääksi toteutuksen kerrokseksi. Se ei vain vastaa kehotteisiin, vaan toimii ymmärtäen, miten liiketoiminta oikeasti pyörii, ja tämä ymmärrys syvenee ajan myötä.

Jokainen Smartsheetiin tallennettu suunnitelma, työnkulku ja päätös muuttuu älykkyysvarannoksi, joka tekee tekoälystä hyödyllisemmän juuri kyseiselle organisaatiolle. Tiimienne vuosien aikana kokoama konteksti, tarkoitus ja harkinta ovat kolme asiaa, joita tekoäly ei pysty itse luomaan.

Smartsheetin Model Context Protocol -palvelin merkitsee siirtymää kysymyksiin vastaavasta tekoälystä tekoälyyn, joka voi olla vuorovaikutuksessa elävän työdatan kanssa. Mikä tekee tästä mielestäsi merkittävän käännekohdan yritysohjelmistoille?

Kyse on siirtymästä työtä koskevaa tietoa antavasta tekoälystä tekoälyyn, joka voi myös toimia työn parissa. Smartsheet MCP Server vapauttaa yritykset yhden tekoälytyökalun varaan lukkiutumisesta: protokolla toimii työnkulkuihin jo upotettujen mallien, kuten Clauden, Geminin, ChatGPT:n ja muiden kanssa. Tiimit voivat muodostaa suoran yhteyden elävään työdataan ja toimia järjestelmissä, joissa työ oikeasti tapahtuu, jolloin ne siirtyvät keskustelusta toteutukseen. MCP-ekosysteemin kasvaessa laajennamme tuen muihin johtaviin malleihin, jotta Smartsheet säilyy yhteensopivana tiimien valitseman tekoälyratkaisun kanssa. Reaaliaikaista projekti- ja työnkulkudataa käyttävä tekoäly voi tuoda riskit esiin aiemmin, tukea parempia päätöksiä ja suorittaa toimia, kuten luoda tehtäviä tai päivittää työtä.

Ensimmäiset merkit ovat selviä. Julkaisun ensimmäisten 30 päivän aikana tuhannet Smartsheet-käyttäjät suorittivat 1,76 miljoonaa toimintoa Smartsheet MCP Connector for Claude -liitännän kautta. Merkittävä osa vuorovaikutuksesta ei koskenut tiedon hakemista vaan työn viemistä eteenpäin: tehtävien luomista, suunnitelmien päivittämistä ja toimintaa konteksti huomioiden.

Tämä tekee muutoksesta käännekohdan. Tekoäly upotetaan ihmisten jo käyttämiin työnkulkuihin, jolloin organisaatiot voivat siirtyä yksilöiden tuottavuushyödyistä koordinoituun toteutukseen suuressa mittakaavassa. Yritykset, joiden operatiivinen perusta on jo Smartsheetissä, kasvattavat tätä etua parhaillaan. Tiimit esimerkiksi muuttavat kokousmuistiinpanot automaattisesti tehtäviksi, ja malli päättelee keskustelun kontekstista jopa sen, kenelle tehtävä kuuluu. Huoneessa tehdyt päätökset muuttuvat näin seurattavaksi työksi Smartsheetissä ilman yhtäkään manuaalista kirjausta. Se on koordinointia suuressa mittakaavassa: ei siksi, että ihmiset työskentelisivät kovemmin, vaan koska järjestelmä pysyy viimein mukana.

Kun tekoäly yhdistetään operatiivisiin järjestelmiin ja eläviin liiketoiminnan työnkulkuihin, luottamus muuttuu ratkaisevaksi. Miten huomioitte turvallisuuden, hallinnon ja tarkastettavuuden, kun tekoäly ryhtyy toimimaan yrityksessä yhä itsenäisemmin?

Luottamus, turvallisuus ja hallinto ovat aidon yrityskäytön perusedellytyksiä. Kun tekoälystä tulee toimintakykyisempi, luottamus ei ole valinnainen ominaisuus vaan kaiken perusta. Meille tämä alkaa siitä, että tekoäly noudattaa samaa hallintomallia kuin kaikki muu alustalla. Se seuraa olemassa olevia käyttöoikeuksia, joten se voi käyttää ja käsitellä vain dataa, johon sillä on nimenomainen lupa. Teidän datanne pysyy teidän datananne.

Yhtä tärkeää on näkyvyys. Organisaatioiden on ymmärrettävä, miten tekoäly on vuorovaikutuksessa niiden järjestelmien kanssa, mitä toimia tehdään, kuka ne käynnisti ja missä kontekstissa. Siksi tarkastettavuus on rakennettu järjestelmään: jokainen ihmisen tai tekoälyn käynnistämä toiminto voidaan jäljittää ja tarkistaa. Harkitsemme myös tarkkaan, missä autonomia on perusteltua. Vaikutuksiltaan suurempiin toimiin sisällytämme ihmisen hyväksynnän, jotta tiimit voivat tarkistaa ja hyväksyä ne ennen kuin mitään merkittävää tapahtuu.

Tavoitteena on antaa organisaatioille varmuus siitä, että tekoäly voi viedä työtä eteenpäin samalla, kun yritysmittakaavassa odotettu hallinta, läpinäkyvyys ja vastuu säilyvät.

Smartsheet on korostanut myös avointa arkkitehtuuria ja ulkoisten tekoälyekosysteemien tukea. Miksi avoimuus ja yhteentoimivuus ovat mielestäsi niin tärkeitä yritystekoälyn käyttöönoton seuraavassa vaiheessa?

Yritysten työ ei elä yhdessä järjestelmässä, vaan jakautuu työkaluihin, tiimeihin ja tietolähteisiin. Jos tekoäly ei voi muodostaa yhteyttä tähän ympäristöön, sen kyvyt jäävät rajallisiksi. Se voi tuottaa vastauksia, muttei todella edistää toteutusta.

Siksi avoimuudella on merkitystä. Sen avulla tekoäly voi yhdistyä järjestelmien elävään dataan ja toimia ymmärtäen täydellisesti, miten työ todella tapahtuu. MCP:n avulla yritykset voivat soveltaa valitsemiaan tekoälystandardeja ja hallintoperiaatteita Smartsheetissä tehtävään työhön sen sijaan, että niiden pitäisi ottaa käyttöön uusia työkaluja tai työskennellä erillisissä siiloissa.

Tässä muutos tiivistyy. Kun tekoäly voi toimia eri järjestelmien välillä, se siirtyy irrallisista vuorovaikutuksista tukemaan organisaation todellista toimintaa. Siinä alkaa näkyä aito vaikutus suuressa mittakaavassa.

Tuotteen visiosi esitteli myös ideoita, kuten Smart Assist, Smart Agents, Smart Flows ja tietämyskerros. Mikä näistä kyvyistä sinun mielestäsi muuttaa eniten sitä, miten tiimit työskentelevät päivittäin?

Se ei ole niinkään yksittäinen asia, vaan eri tavat, joilla ihmiset vuorovaikuttavat järjestelmän kanssa.

Todellinen voima piilee järjestelmän alla olevassa älykkyydessä, jota tukee datakerros ja Smartsheetin tietämyskerros. Se antaa järjestelmälle kontekstin projekteja, työnkulkua ja tiimejä välillä, ja mahdollistaa ymmärtää, miten työ todella liittyy. Se konteksti tekee kaiken muun toimivaksi. Smartsheetin tietämyskerros kartoittaa jo suuren mittakaavan työn suhteita, yli 100 miljoonaa solmua. Se mahdollistaa meidän lisätä kontekstin, alkaen teollisuuden parhaista käytännöistä, organisaatiosta, tiimistä ja yksilöiden datasta, jotta järjestelmä voi tarjota paljon relevantimmpia oivalluksia kuin erillinen malli.

Se ilmenee eri tavoin. Joskus se on avustaja, joka auttaa ymmärtämään projektin tilaa tai paljastamaan riskejä. Joskus se on agentti, joka tekee toimia, kuten luomalla aikatauluja tai päivittämällä työtä. Joskus se on koordinointi työnkulkua eri järjestelmissä.

Mutta ne kaikki perustuvat samaan operatiiviseen perustaan – työn todelliseen kontekstiin, aikomukseen ja arvosteluihin. Se muuttaa todella päivittäistä työtä, ei yksittäinen ominaisuus, vaan järjestelmä, joka ymmärtää organisaatiotasi.

Monet yritykset kamppailevat edelleen mittaamalla, onko tekoäly tuottanut todellista liiketoimintaa. Miten johtajat tulisi ajatella tekoälyn tuottavuudesta, kun tavoitteena ei ole vain nopeampia tulosteita, vaan parempia päätöksiä, vahvempaa suoritusta ja vähempää operatiivista kitkaa?

Monet organisaatiot aloittavat mittaamalla tekoälyn omaksumista, kuten määrän ihmisiä, jotka käyttävät käyttöliittymää päivittäin. Se on hyödyllinen signaali, mutta se ei ole koko kuva. Todellinen arvo ilmenee suorituksessa, ja siinä monissa tiimeissä on edelleen ongelmia.

Useimmissa yrityksissä haaste ei ole tulosteiden generointi. Se on työn koordinointi, yhdenmukaisuuden ylläpitäminen tiimien välillä ja päätösten tekeminen oikeassa kontekstissa. Jos näitä asioita ei parane, nopeammat tulosteet eivät välttämättä käännä parempiin liiketoimintatuloksiin.

Kun tekoäly on kytketty järjestelmään, siinä alkaa ilmetä erilainen vaikutus. Se voi auttaa paljastamaan pullonkaulat aikaisemmin, parantaa näkyvyyttä siitä, mitä todella tapahtuu, ja ajaa yhdenmukaisempia työtapoja tiimien välillä.

Niin ollen tuottavuus ei ole vain nopeudesta. Se on siitä, miten tehokkaasti organisaatio suorittaa laajassa mittakaavassa, enemmän selkeydellä, vastuulla ja ennustettavuudella. Se on lopulta se, mikä kääntyy mitattavaksi liiketoimintavaikutukseksi.

Katsoessaan eteenpäin, miten tuotteen johtajien rooli muuttuu, kun tekoälystä tulee ydinosa yritysaloitteissa? Vaativatko rakentaminen tekoälylle luontaiselle tulevaisuudelle perustavanlaatuisesti erilaisen asenteen kuin perinteinen ohjelmistotuotteen johtaminen?

On neljä asiaa, joista ajattelen.

Tuotejohtajien on omaksuttava tekoäly älyllisellä uteliaisuudella ja kasvumielialalla. Kenttä muuttuu nopeasti, joten oppimisen ja sopeutumisen kyky on kriittinen.

Toiseksi, periaatteiden ja alustan ajattelu tulee olemaan tärkeämpää. Perustavanlaatuiset elementit oikein, erityisesti dataa ja hallintaa koskien, mahdollistavat tiimien kokeilla nopeasti ja turvallisesti.

Kolmanneksi, asiakaslähtöisyys on yhtä tärkeää. Markkinoilla on paljon melua tällä hetkellä, eikä kaikki, mitä markkinoidaan tekoälyksi tai agenteiksi, tarjoa todellista arvoa. Johtajien on pysyttävä maanpinnalla ratkaisemalla todellisia ongelmia eikä ajamalla uutta vain itsensä vuoksi.

Ja lopulta, on oikeasti muutos siinä, miten tiimit rakentavat. Toimintojen rajat hämärtyvät, ja enemmän ihmisiä muuttuu rakentajiksi. Tuotejohtajien on tartuttava siihen ja osallistuttava aidosti teknologiaan, jotta he menestyvät.

Kiitos haastattelusta, lukijat, jotka haluavat oppia lisää, voivat vierailla Smartsheetissa.