Homebase tuo markkinoille tekoälyavustajan työvuorojen täyttämiseen sekä rekrytoinnin ja palkanlaskennan helpottamiseen

Viime hetken ilmoitus sairastumisesta voi muuttaa pienyrityksen omistajan aamun etsinnäksi, jossa haetaan sijaista työvuoroon. Homebase nostaa tämän arkipäiväisen kiireen Homebase Assistantin keskeiseksi käyttötarkoitukseksi. Uudesta tekoälyratkaisusta ilmoitettiin 20. lokakuuta, ja sen tarkoituksena on hoitaa tuntityöntekijöiden tiimien hallinnollisia tehtäviä.

Ratkaisu on suunnattu yrityksille, joiden omistajat johtavat työntekijöitä ja pyörittävät samalla päivittäistä toimintaa: ravintoloille, vähittäiskaupoille ja muille paikallisille yrityksille, joilla on vain vähän hallinnollista tukea. Homebasen mukaan avustaja voi auttaa laatimaan työvuorolistoja, seulomaan työnhakijoita, paikkaamaan työvuorojen miehitysvajeita ja havaitsemaan työaikakirjausten ongelmia ennen palkanlaskentaa. Omistajat asettavat toiminnan rajat ja tekevät lopullisen päätöksen.

Merkittävin lupaus liittyy siihen, että asiat viedään loppuun asti. Kun työntekijä ilmoittaa jäävänsä pois, Homebasen mukaan sen avustaja tunnistaa saatavilla olevat sijaiset, ottaa heihin yhteyttä omistajan hyväksynnällä ja järjestää työvuoroon tekijän. Näin tekoäly tulee osaksi työnkulkua, jossa vastauksesta on hyötyä vain, jos joku todella saapuu töihin.

Työvoimatiedon muuttaminen käytännön toiminnaksi

Homebase yhdistää jo työvuorosuunnittelun, työajanseurannan, palkanlaskennan, rekrytoinnin, henkilöstöhallinnon ja tiimiviestinnän. Tämä antaa sen tekoälytyökaluille käytännönläheisen lähtökohdan: yritysten käyttämät operatiiviset tiedot, joiden perusteella ne päättävät, kuka voi työskennellä, milloin hän voi työskennellä ja mitä nämä työtunnit maksavat.

Yrityksen automaattisen työvuorosuunnittelun dokumentaatiossa kerrotaan, että ehdotetut työvuorolistat perustuvat työntekijöiden saatavuuteen, toivottuihin työvuoroihin, hyväksyttyihin vapaisiin, tehtävärooleihin ja aiempiin työskentelymalleihin. Dokumentaatiossa mainitaan myös esimerkiksi ylityösäännöt ja myyntiennusteet. Esihenkilöt voivat muokata laadittua työvuorolistaa ennen sen julkaisemista, ja ennakoidut palkkakulut sekä ristiriitailmoitukset auttavat arvioimaan muutoksia.

Nämä yksityiskohdat auttavat ymmärtämään työvoimanhallintaohjelmistoon integroidun avustajan arvoa. Sijaisen löytäminen edellyttää muutakin kuin nimen tuottamista: saatavuus, tehtävän vaatimukset ja työvoimakustannukset voivat kaikki vaikuttaa siihen, onko ehdotettu sijaisjärjestely järkevä. Homebasen tiedotteessa kuvataan hyväksyntään perustuva työnkulku tämän ongelman ratkaisemiseksi, mutta siinä ei kerrota käytetystä tekoälymallista eikä anneta teknistä selvitystä siitä, miten sijaisten valinta toteutetaan.

Perustaja ja toimitusjohtaja John Waldmann kuvaili julkaisua varhain aamulla tapahtuvan poissaolon aiheuttaman häiriön kautta. Tiedotteessa hän sanoi, että Homebase Assistantin tarkoituksena on löytää sijainen ja antaa omistajien palata yrityksensä pyörittämiseen sen sijaan, että he joutuisivat selvittämään täyttämättä jääneen työvuoron aiheuttamaa tilannetta.

Rekrytointi ja palkanlaskenta kuuluvat samaan työnkulkuun

Rekrytointi on toinen alue, jolla Homebase soveltaa tekoälyä toistuviin hallinnollisiin tehtäviin. Sen rekrytointiavustajan tuotesivun mukaan omistajat voivat kuvailla tehtävän, jonka perusteella laaditaan työpaikkailmoitus, määrittää seulontavaatimukset ja -kysymykset sekä tarkastella tekoälyn esiin nostamia sopivia hakijoita. Tekoäly arvioi hakijat, jotka vastaavat seulontakysymyksiin; sekä seulotut että seulomattomat hakijat pysyvät omistajan tarkasteltavissa hallintapaneelissa.

Tällä erolla on merkitystä. Järjestelmä auttaa jäsentämään hakijajoukkoa, mutta työnantaja tekee edelleen rekrytointipäätöksen. Homebase kertoo myös haastattelujen varaamisesta ja valitun työntekijän tietojen siirtämisestä tiimin henkilöstöluetteloon, mikä yhdistää rekrytoinnin perehdytykseen ja palkanlaskentaan.

Julkaisutiedotteessa St. Pete Athleticin perustaja ja toimitusjohtaja Reuben Pressman kertoi yrityksensä käyttäneen Homebasen tekoälypohjaista esikarsintaa yli 3 000 hakemuksen käsittelyyn ja säästäneen yli 1 000 tuntia. Kyseessä on Homebasen välittämä asiakkaan ilmoittama tulos, ei riippumattomasti mitattu vertailutulos.

Uudessa tiedotteessa palkanlaskennan osalta painotetaan puuttuvien kellokorttimerkintöjen ja muiden työaikakirjausten ongelmien havaitsemista riittävän ajoissa, jotta omistajat voivat ratkaista ne ennen palkanmaksupäivää. Tiedotteen mukaan avustaja ilmoittaa myös ylityön kehityssuunnista ja suunniteltujen sekä toteutuneiden työtuntien eroista, jolloin esihenkilöt voivat muuttaa henkilöstömitoitusta ennen kustannusten kasvua.

Homebasen nykyisellä tekoälyavustajien sivulla Payroll Assistant on merkitty beetavaiheessa olevaksi tuotteeksi, ja joidenkin lisäseuranta- ja raportointiominaisuuksien kerrotaan olevan tulossa pian. Julkaisutiedotteessa ei ilmoiteta Homebase Assistantin hinnoittelua eikä ominaisuuskohtaista käyttöönottoaikataulua, joten yritysten on varmistettava, mitkä ominaisuudet ovat käytettävissä niiden tilillä.

Tekoälyn käytännön koetinkivi pienyrityksissä

Homebasen mukaan sen alustaa käyttää yli 150 000 paikallista yritystä. Tiedotteen mukaan sen tekoälypohjaiset tuotteet ovat hoitaneet yli 4,7 miljoonaa hallinnollista tehtävää vuoden 2025 jälkeen ja säästäneet yritysten omistajilta yli 50 miljoonaa tuntia. Tiedotteessa ei kerrota, miten nämä yhteenlasketut säästöt on laskettu, ja lukuja on pidettävä yrityksen omista tuotteistaan ilmoittamina tietoina.

Julkaisu havainnollistaa konkreettista käyttötarkoitusta laajemmassa siirtymässä kohti tekoälyä, joka toteuttaa liiketoiminnan työnkulkuja. Tuntityöntekijöiden tiimissä hyödyllisen automaation on sovittava työvuoron tahtiin, noudatettava omistajan sääntöjä ja tehtävä poikkeusten tarkastelusta helppoa.

Homebase Assistantin käytännön mittarina on se, vähentävätkö nämä yhdistetyt työnkulut työtä, jota yritysten omistajien on muuten itse pidettävä silmällä. Täytetty vuoro, selkeämpi rekrytointijono tai ennen palkanlaskentaa korjattu työaikakirjaus ovat tuloksia, jotka pienyritys huomaa heti. Se, kuinka johdonmukaisesti näitä tuloksia saavutetaan, ratkaisee, kuinka paljon vastuuta omistajat ovat valmiita antamaan avustajalle.