Homebase tuo markkinoille tekoälyavustajan työvuorojen täyttämiseen ja tuntipalkkaisten työntekijöiden hallinnollisiin tehtäviin

Viime hetken sairauspoissaolo voi muuttaa pienyrittäjän aamun etsinnäksi, jossa yritetään löytää joku paikkaamaan työvuoroa. Homebase nostaa tämän tutun ongelman uuden Homebase Assistant -tekoälypalvelunsa keskeiseksi käyttötapaukseksi. Palvelu on suunniteltu hoitamaan tuntipalkkaisten työntekijöiden työvuoroihin, rekrytointiin, työaikakirjausten tarkistamiseen ja työvoimakustannusten seurantaan liittyviä tehtäviä.

Yhtiön mukaan lokakuun 20. päivänä julkistettu Assistant pystyy tunnistamaan työvuoroon käytettävissä olevat työntekijät, ottamaan yhteyttä mahdollisiin sijaisiin ja täyttämään työvuoron omistajan toiveiden ja aiemman toimintaympäristön perusteella. Homebasen mukaan omistaja tekee edelleen lopullisen päätöksen ja määrittää rajat, joiden puitteissa järjestelmä toimii. Tuote on aluksi saatavilla rajatulle joukolle yrityksiä.

Julkaisu tuo toimintaan ryhtyvän tekoälyn ympäristöön, jossa hallinnolliset tehtävät jäävät usein henkilölle, joka palvelee samalla asiakkaita, hallinnoi varastoa tai avaa liikkeen. Palvelun käytännön hyöty riippuu siitä, pystyykö se hoitamaan nämä arjen työnkulut luotettavasti luomatta omistajalle uutta päätösten tarkistusjonoa.

Avoimesta työvuorosta sijaisen löytämiseen

Homebase Assistantin työvuoron paikkaamiseen liittyvä työnkulku havainnollistaa, mitä yhtiö pyrkii automatisoimaan. Avoimen vuoron havaitseminen on vasta alkua: sijaisen löytäminen edellyttää myös saatavuuden tarkistamista, yhteydenottoa työntekijöihin ja työvuorolistan päivittämistä, kun joku suostuu vuoroon. Homebasen mukaan sen Assistant hoitaa nämä vaiheet yrityksen toiveet huomioiden.

”Useimmat tekoälytyökalut vain ilmoittaisivat, että työvuoroon ei ole ketään. Homebase Assistant löytää jonkun, joka voi tehdä vuoron, ja päästää omistajan takaisin töihin”, sanoi Homebasen perustaja ja toimitusjohtaja John Waldmann julkistuksen yhteydessä.

Assistant laatii myös työvuorolistoja, auttaa työpaikkailmoitusten kirjoittamisessa, esikarsii hakijoita ja koordinoi haastatteluja. Palkanlaskennan valmistelua varten se ilmoittaa puuttuvista työaikakirjauksista ja muista työaikaraporttien ongelmista riittävän ajoissa, jotta omistaja voi korjata ne ennen palkanlaskentaa. Työvoimakustannusten seurannassa keskitytään ylityötuntien kehitykseen sekä suunniteltujen ja toteutuneiden tuntien eroihin, jotta esihenkilöt ehtivät mukauttaa henkilöstömitoitusta ennen erojen kasautumista.

Nämä toiminnot liittyvät toisiinsa. Työvuoron täyttäminen voi vaikuttaa ylityötuntien määrään, ja virheelliset työaikakirjaukset voivat vääristää sekä palkanlaskentaa että käsitystä työvoimakustannuksista. Kun toiminnot yhdistetään, yrityksen taustatietojen merkitys korostuu yhtä paljon kuin tekoälyn käyttöliittymän.

Assistantin taustalla olevat toiminnan tiedot

Homebase yhdistää jo samalla alustalla työvuorosuunnittelun, kellokortit, palkanlaskennan, rekrytoinnin ja tiimin viestinnän. Yhtiön verkkosivustolla kuvataan työnkulku, jossa kirjatut työtunnit siirtyvät työaikaraporteille ja sieltä palkanlaskentaan, mikä vähentää tietojen manuaalista uudelleenkirjaamista. Tämä olemassa oleva yhteys luo käytännöllisen perustan avustajalle, jonka on pystyttävä toimimaan henkilöstötietojen pohjalta eikä vain tekemään niistä yhteenvetoa.

Yhtiön työvuorosuunnitteluohjelmisto tukee työntekijöiden saatavuustietoja, tehtävärooleihin perustuvia työvuorolistoja, lomapyyntöjä, työvuorojen vaihtoja, päällekkäisyyksien havaitsemista ja ylityöhälytyksiä. Yhtiön nykyinen Scheduling Assistant voi myös muuntaa valokuvan tai ladatun työvuorolistan digitaaliseksi versioksi tarkistamista varten. Kassajärjestelmäintegraatiot yhdistävät myyntitiedot työvoimakustannusten seurantaan ja ennustamiseen.

Tämä tausta auttaa ymmärtämään uuden tuotteen laajuutta. Hyödyllisen työvuoron paikkaamista koskevan suosituksen on sovittava todelliseen työvuorolistaan ja toiminnan rajoitteisiin. Järjestelmään, jossa nämä tiedot ovat, integroitu avustaja pääsee käsiksi työnkulkuun, joka on olennaisempi kuin erillinen keskustelubotti, jolle esitetään yksittäinen kysymys irrallaan muista tiedoista.

Homebase ei ole kertonut julkistuksessa uuden Assistantin taustalla olevista mallipalveluntarjoajista tai yksityiskohtaisesta teknisestä arkkitehtuurista. Julkistuksessa keskitytään avustajan tekemiin tehtäviin ja omistajien säilyttämään päätösvaltaan, ei uuteen perusmalliin. Siinä ei myöskään täsmennetä, missä järjestyksessä yksittäiset toimet hyväksytään.

Rekrytointi ja palkanlaskenta ovat edelleen ihmisten vastuulla

Homebasen rekrytointi- ja perehdytyspalvelu tuo jo työpaikkailmoitusten julkaisemisen, hakijoiden esikarsinnan ja haastatteluaikojen varaamisen samalle alustalle. Uusi Assistant jatkaa yhtiön laajempaa pyrkimystä vähentää tuntipalkkaisen henkilöstön löytämiseen ja johtamiseen liittyvää koordinointityötä.

Julkistuksessa mainitaan St. Pete Athletic esimerkkinä tästä laajemmasta tekoälyavusteisesta rekrytointityöstä. Perustaja ja hallituksen puheenjohtaja Reuben Pressman kertoi, että yritys kävi läpi yli 3 000 hakemusta ja säästi yli 1 000 tuntia tekoälypohjaisen esikarsinnan avulla. Kyse on asiakkaan ilmoittamasta tuloksesta, ei uuden Assistantin käyttöönoton jälkeen mitatusta tuloksesta.

Omistajien kannalta olennainen ero on hallinnollisen työn vähentämisen ja vastuun siirtämisen välillä. Hakijoiden esikarsinta voi vaikuttaa siihen, keitä harkitaan tehtävään, ja työaikakirjauksen korjaaminen vaikuttaa työntekijän palkkaan. Siksi selkeät tarkistuskohdat ja ajantasaiset työntekijätiedot ovat yhtä tärkeitä kuin nopeus. Homebasen mukaan omistaja säilyttää päätösvallan, mutta ohjelmisto voi samalla hoitaa tehtäviä ennalta määriteltyjen toiveiden mukaisesti.

Rajattu käyttöönotto laajassa pienyrityskentässä

Homebasen mukaan yli 150 000 yritystä käyttää sen alustaa. Yhtiö kertoo myös, että sen tuotteilla on hoidettu yli 4,7 miljoonaa hallinnollista tehtävää ja säästetty yli 50 miljoonaa tuntia vuodesta 2025 lähtien. Nämä luvut kuvaavat Homebasen laajemman tuotevalikoiman vaikutusta yhtiön oman arvion mukaan, eikä niitä pidä tulkita uuden avustajan jo saavuttamiksi tuloksiksi.

Ensimmäisessä julkaisussa ei kerrota avustajan hinnoittelusta eikä siitä, milloin se tulee laajemmin saataville. Rajattu käyttöönotto antaa yhtiölle mahdollisuuden selvittää, miten järjestelmä käsittelee yritysten erilaisia työvuoromalleja ja poikkeustilanteita.

Kahvilalle, vähittäiskaupalle tai palveluyritykselle testi on yksinkertainen: saadaanko täyttämättä jäänyt työvuoro täytettyä, ratkeavatko työaikakirjanpidon ongelmat nopeammin ja kuluuko omistajalta vähemmän aikaa päivitysten perään kyselemiseen? Homebase tuo tekoälyn osaksi päivittäistä työtä, jossa näihin kysymyksiin voidaan saada vastauksia. Haasteena on tehdä automaatiosta niin luotettavaa, että siihen voi luottaa kiireisen työpäivän aikana.