Enterprise Service Management tekee AI-virtuoositiimistä todellisuuden

Työntekijöidesi tuntevat luultavasti itsensä roboteiksi.

Yritykset pitävät vain yllä yhä verkostoituneemmassa ja aina päällä olevassa maailmassa useiden sovellusten ja teknologioiden kanssa, joita käytämme työhömme tekemiseen. Meidät tulvataan puheluiden, sähköpostien, tekstiviestien, Slack-viestien jne. kanssa. Tiimimme ovat enemmän kuin koskaan aiemmin yhteydessä toisiinsa, mutta se voi olla rajoittamassa tuottavuuttamme ja yhteistyötämme. Yksi tutkimus osoitti, että työntekijät käyttävät jo lähes 30 % ajastaan sähköpostiin, mikä johtaa korkeisiin stressi- ja painetason tasoihin, jolloin heidän on vastattava viesteihin sen sijaan, että he keskittyisivät merkittävimpiin tehtäviin.

Viestintä on avain yhteistyölle ja luovuudelle tiimien välillä, erityisesti nykyisissä hybridi- ja etätyövoimissa, mutta viestinnän ylenmääräinen määrä hidastaa työntekijöiden kykyä tehdä parastaan työtään ja tukahduttaa luovuuden sen sijaan, että se edistäisi sitä.

Tämä viestintäylenmäärä on todellisuus useimmille tiimeille organisaation sisällä. Onneksi on kuitenkin ratkaisu, jolla voidaan suorittaa sisäisen viestinnän, pyyntöjen ja tehtävien suorittamisen.

IT-tiimit ovat jo kauan tunnistaneet IT-palvelunhallintaratkaisujen (ITSM) arvon prosessien suorittamisen ja tehokkuuden parantamisessa. Nämä järjestelmät käyttävät tekoälyä auttamaan automatisoimaan rutiinitehtäviä, priorisoida pyynnöt ja tarjoamaan itsepalveluvaihtoehtoja työntekijöille. Sen sijaan, että oikea henkilö tekisi tämän yksin, tekoäly nopeasti tukee yksinkertaisia tehtäviä, kuten automaattista palvelulipun ohjausta, virtuaaliavustajien käyttämistä usein kysytyihin kysymyksiin vastaamiseen ja palautekehän kehittämiseen loppukäyttäjäkokemuksen parantamiseksi.

Aikaisempi tutkimus SolarWinds -asiakkaiden parissa osoitti, että sen tekoälyominaisuudet ITSM-ratkaisuissa mahdollistivat IT-tiimien vähentää lipun ratkaisuaikaa 24 % ja säästää keskimäärin 23 tuntia viikossa. Nämä hyödyt voidaan nyt yhä enenevissä määrin hyödyntää IT-tiimien ulkopuolella siirtymällä siihen, mitä kutsutaan “Enterprise Service Managementiksi”, joka mahdollistaa muiden osastojen luoda oman lippujohtojärjestelmänsä ja palvelukataloginsa.

Viestintäylivirtauksen sulkeminen: Tekoäly ja Enterprise Service Management pelastajana

Enterprise Service Managementin (ESM) laajentuminen tarjoaa jokaiselle osastolle koko organisaatiossa oman palveluportaalinsa, lippujohtojärjestelmänsä ja palvelukataloginsa. Tämä antaa HR:lle, oikeudelle, markkinoinnille, myyntille ja muille osastoille mahdollisuuden nauttia samasta tehokkuuden ja tuottavuuden lisäyksestä, jonka IT-tiimit ovat nähneet vuosien ajan. Ja tekoälyn integroiminen ESM-palveluihin edistää edelleen osastojen välistä yhteistyötä, mikä mahdollistaa koko organisaation parantaa palvelun toimittamista, hallita pyynnöt paremmin ja nopeuttaa työnkulkua sekä työntekijöiden että asiakkaiden kokemuksen parantamiseksi.

On luonnollista, että HR-osasto, joka on ratkaisevan tärkeä organisaation menestykselle, on usein tulvivien kysymysten alla, alkaen rekrytoinnista ja perehdytyksestä etuuden hallintaan ja työntekijöiden sitouttamiseen. Perinteiset viestintäkanavat, kuten sähköposti, puhelut ja välittömät viestit, johtavat usein pullonkauloihin ja viivästymiin, jolloin HR-osastot kamppailevat pysymisen viiveettä.

ESM-järjestelmän avulla HR-osastot voivat muuttaa toimintojaan ja vähentää merkittävästi sähköpostin tai puheluiden tarvetta. Esimerkiksi lomapyynnöt voidaan suorittaa ESM-järjestelmän kautta. Työntekijät voivat lähettää pyynnöt portaalissa, joka ohjaisi ne automaattisesti hyväksymistä varten oikeille esimiehille, joissa on mukana ilmoitukset ja muistutukset. Tämä vähentää hallinnollista taakkaa HR:stä ja varmistaa, että pyynnöt käsitellään ripeästi, mikä parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä.

Teckoälyn etu: Onnistumisen laajentaminen koko organisaatiossa

ESM:n hyödyt paranevat entisestään tekoälyn integroimisen myötä, joka on jo osoittanut olevansa voimakas työkalu liiketoiminnassa. ESM:ssä käytettävät tekoälyalgoritmit voivat analyysin avulla tarjota arvokkaita tietoja kaikille tiimeille. Tekoälypohjaiset ESM-ratkaisut voivat ohjata lippupyynnöt oikein, esimerkiksi tarjoamalla henkilökohtaisia vastauksia työntekijän profiilin ja aiempien vuorovaikutusten perusteella. Tekoäly tunnistaa myös trendit työntekijöiden kysymyksissä, mikä auttaa osastoja ennaltaehkäisemään yleisiä huolenaiheita ja parantamaan yrityksen käytäntöjä ja työnkulkua. Tekoälyn lupaamana koko organisaatio on valmis tulemaan tuottavammaksi ja tehokkaammaksi.

Teckoäly vaikuttaa syvästi liiketoimintaamme ja tiimeihimme. Mutta toisin kuin jotkut ovat huolissaan, uskomme tämän vapauttavan tiimien aikaa vaikuttavammalle työlle sen sijaan, että se merkitsisi työpaikkojen menetystä. Voimme odottaa, että ihmiset työskentelevät uusien tekoälykollegoidensa rinnalla ja ottavat vastaan uusia luovuutta ja innovaatiota ohjaavia rooleja, joita tekoäly ei sovellu. Lyhykäisyydessään, sen sijaan, että tekoäly korvaisi työpaikkoja, se antaa ihmisille mahdollisuuden käyttää aikaa, missä se on eniten vaikuttavaa.

Organisaatiot eivät voi sallia, että tehokkaan sisäisen viestinnän puute hidasta toimintojaan ja luovuuttaan. On aika kuvitella työpaikka, jossa työntekijät koko organisaatiossa voivat omistaa huomionsa merkittävimpiin tehtäviinsä sen sijaan, että heidät tulvataan valtavalla määrällä hälytyksiä ja ilmoituksia. Tulevaisuuden työ on saapunut, mikä johtaa ennennäkemättömiin luovuuteen, innovaatioon ja tuottavuuteen, riippumatta yrityksen koosta tai alasta.