Julkinen asiakirja- kriisi on todellinen. Kansalaisten laskutus on väärä ratkaisu siihen.

Hiljainen kriisi on kehittymässä kaupungintaloissa ja piirihallintoissa ympäri maata.

Julkinen osallistuminen on vahvempaa kuin koskaan. Ihmiset haluavat tietää, miten verorahansa käytetään ja miten päätöksiä tehdään, ja heillä on jokaisella oikeus kysyä. Mutta uusi todellisuus tekee sen vaikeammaksi paikallishallinnoille pitää perässä: valtava määrä julkaistuja asiakirjoja, jotka on luotu tekoälyllä.

Tekoäly on tehnyt siitä vaivattoman lähettää massiivisia, laajamittaisia asiakirjapyynnöitä yhdellä klikkauksella. Ja tämä ei ole enää vain yksittäisiä henkilöitä. Koko yritykset ovat nyt rakentaneet tiimejä, joiden ainoa tehtävä on lähettää julkaistuja asiakirjapyynnöitä suuressa mittakaavassa ja myydä tietoa myyjille ja yksityissektorille. Hallinnon henkilöstölle, joka vastaanottaa pyynnöt, seuraus on kurittava työtaakka.

Tämä ei häviä. Tekoälyllä ohjatut pyynnöt tulevat vain lisääntymään ja tulevat entistä agressiivimmiksi.

Julkinen virkamies hukkuu

Kohdatessaan tämän työtaakan, jotkut lainsäätäjät ovat siirtymässä laskuttamaan asiakirjojen saataville. Kalifornian Assembly Bill 1821, jonka on laatinut Assemblymember Blanca Pacheco ja jonka CalMatters on tarkastanut, on yksi varhainen esimerkki. Laki antaisi julkisille virastoille luvan laskuttaa rajoittamatonta maksua, kun pyynnön käsittely kestää henkilöstöltä yli kaksi tuntia, ja lisämaksu, kun henkilöstö käyttää yli 10 tuntia kuukaudessa pyynnöistä samalta henkilöltä.

Kalifornia ei ole yksin. Kun avoimet asiakirjapyynnöt lisääntyvät koko maassa, virastot joka puolella pohtivat, miten kustannukset voidaan korvata.

Ja jos tiedät, miten paikallishallinto todella toimii, motivaatio on helppo ymmärtää. Jokainen asiakirjapyynnössä käytetty tunti on tunti, joka on poissa muusta välttämättömästä työstä: liiketoimintalupien käsittely, julkisten arkistojen ylläpito, vaalien järjestäminen.

Luvut ovat hämmästyttäviä.

Yksittäinen pyyntö Chula Vistassa, Kaliforniassa vaati 150-300 henkilötuntia. Fontanassa yksi henkilö lähetti yli 100 pyynnön, jonka tarkoituksena oli häiritä toimintaa, mikä maksoi kaupungille yli 300 000 dollaria oikeudellisissa ja henkilöstökustannuksissa.

Versioita tästä tarinasta toistuu yhteisöissä ympäri maata. Kutsu se, mitä se on: hallinnollinen sota, jota käydään yhden asiakirjapyynnön kerrallaan.

Takaisin ei ole vain kallis. Se on myös riskejä.

Kustannukset ja polttoutuminen ovat vain osa tarinaa. Suurempi riski on riskejä.

Julkinen asiakirja -laki ei vain rohkaista virastoja vastaamaan. Se edellyttää sitä, kellonlyömällä. Kalifornian julkisen asiakirjan laissa virastoilla on yleensä 10 päivää aikaa päättää, tuotetaanko asiakirjoja, ja samankaltaisia määräaikoja on lähes jokaisessa osavaltiossa. Nämä määräajat kirjoitettiin maailmaan, jossa on paperitiedostot ja satunnainen pyyntö, eikä sähköpostilaatikkoon, joka on tulviva tekoälyllä.

Kun määrä ylittää henkilöstön, määräajat alkavat lipua. Ja määräajan ylitys ei ole vähäpätöinen hallinnollinen virhe. Se on oikeudellinen altis. Pyynnöstä, joka voittaa oikeudenkäynnin, myönnetään yleensä asianajajan palkkio, joten yksittäinen takaisin voi muuttua oikeudenkäynniksi ja oikeudelliseksi laskuksi, jonka veronmaksajat lopulta maksavat.

Se jättää virastot todelliseen dilemmaan. Mitä tehdä, mitä tehdä, ja mitä tehdä. Maksamatta, ja he ovat vaarassa joutua laittomaksi julkisen asiakirjan lakien kanssa. Laskuttaa maksua, ja he ovat vaarassa hinnoitella asukkaat pois pääsystä. Kumpikaan reitti ei suojaa julkinen.

Maksulait, kuten AB 1821, ovat ymmärrettävä vastaus uupuneesta järjestelmästä, joka yrittää suojella itseään. Tarkoitus on arvokas, ja korvaus on oikeutettu. Mutta on nopeampi, tehokkaampi ratkaisu.

Päivitä työkalut, ei maksu

Sama teknologia, joka lisää asiakirjapyynnön määrää, voi myös ratkaista ne pienemmällä kustannuksella. Sen sijaan, että kansalaisilta laskutettaisiin enemmän pääsyä, voimme sulkea toiminnallisen aukon paremmilla työkaluilla.

Se on täsmälleen sitä, mitä olemme rakentaneet Madison AI: ssä. Julkisen asiakirjan täyttömallimme hakee turvallisesti, lajittelee ja poistaa kunnan asiakirjat, muuttaen työnkulun, joka kesti useita päiviä, työnkulkuksi, joka kestää noin tunnin.

Se käsittelee raskaan työn loppuun: automaattinen vastaanotto, lähes-kaksoiskappaleen havaitseminen, tekoälyavusteinen poisto ja täydelliset auditin jäljet, jotka pitävät virastot mukana säilyttämisen ja yksityisyyden lakien kanssa.

Alkuvaiheen tulokset ovat hämmästyttäviä. Washoe Countyssa, Nevadassa, kehityskumppanimme, julkisen asiakirjan avustaja toimittaa jopa 90 %: n säästön, leikkaa jopa 9-10 tuntia henkilöstön työtä yhdestä pyynnöstä. Pyynnöstä, joka aiemmin maksoi noin 1000 dollaria tai enemmän käyttämällä perinteistä ohjelmistoa ja henkilöstön työtä, voidaan nyt täyttää noin 150 dollarilla, mukaan lukien henkilöstön työ, tekoälyllä käsiteltävänä.

Ja tämä ei ole yksi kokoa sopiva tuote. Me räätälöimme jokaisen avustajan viraston erityisiin työnkulkuihin ja tietoihin, rakennettuna yhdessä niiden ihmisten kanssa, jotka elävät näitä toiminnallisia todellisuuksia jokaisena päivänä. Sama lähestymistapa toimii pienessä kaupungissa tai suuressa piirikunnassa, missä tahansa osavaltiossa.

Verottaminen ei ole oikea ratkaisu

Olkaamme rehellisiä: tämä on erittäin vaikea ongelma, ja lainsäätäjillä ei ole paljon hyviä vaihtoehtoja. Kun henkilöstö hukkuu ja budjetit ovat ohuita, laskuttaa äärimmäisiä pyynnöistä voi näyttää ainoalta jäljellä olevalta vaihtoehdolta.

Mutta maksu on edelleen maksu. Ja maksu julkisille asiakirjoille on se, mitä julkisen asiakirjan laki oikeasti pyrkii estämään: se vähentää julkisen pääsyä tietoihin. Ihmiset, jotka maksavat, eivät ole pahantahtoisia toimijoita, jotka pelaavat järjestelmää. He ovat tavallisia asukkaita, vanhempia ja naapureita, jotka yrittävät ymmärtää omaa hallintoaan.

Sillä lopulta jokainen haluaa samaa: hallinto, joka on avoin, vastuullinen ja avoin. Emme tarvitse valita julkisen virkamiehen palossa ja pääsyn suojaamisen välillä.

Niin, kehotamme lainsäätäjiä Kaliforniassa ja muualla, harkitsemaan toisenlaista reittiä. Mitä, jos osavaltio loi turvallisen sataman virastoille, jotka omaksuvat tekoäly ensin -vastausmallin? Mitä, jos pyynnöt käyttäisivät automaattista portaalaa ennen seuraavien lähettämistä? Mitä, jos virastot, jotka käyttävät uskottavia tekoälyalustoja, täyttävät perusjulkisen asiakirjan kriteerit hyvissä ajoin ja ratkaisevat suurimman osan julkisia kysymyksiä, ansaitsevat enemmän joustavuutta vastausajan ja kustannusten korvaamisen suhteen?

Tämä lähestymistapa palkitsee todellisen avoimuuden sijaan verottamisen. Pidetään yllä avoimen hallinnon henkeä ja annetaan paikallishallinnoille teknologia tehdä avoimuudesta oletusarvon.