Smartsheet presenta vsActual y un grafo de ejecución para la IA empresarial

La IA puede ayudar a un equipo a completar tareas más rápido sin contribuir a que una organización cumpla su estrategia. Smartsheet busca cerrar esa brecha con vsActual, un nuevo producto independiente, diseñado con IA desde su concepción, para la planificación y la ejecución, presentado en su conferencia para clientes ENGAGE 2026.

Junto con vsActual, la empresa anunció agentes especializados, flujos de trabajo recurrentes con agentes, nuevas integraciones y controles de seguridad adicionales. En conjunto, estas novedades buscan ofrecer a la IA una visión más clara de cómo dependen entre sí los proyectos, las personas, los presupuestos y las prioridades empresariales, y señalar cuándo el trabajo real empieza a desviarse del plan aprobado.

vsActual conecta la estrategia con el trabajo que ya está en marcha

vsActual está diseñado para funcionar con los sistemas que los equipos ya utilizan, en lugar de exigirles que trasladen toda su actividad a una nueva herramienta de gestión de proyectos. Smartsheet menciona plataformas financieras, de recursos humanos, de atención al cliente y de servicios, como Oracle, SAP, Workday, Salesforce, Jira y ServiceNow, entre los sistemas con los que está diseñado para conectarse.

El punto de partida es la propia estrategia. El producto toma planes de presentaciones, documentos presupuestarios o hojas de cálculo y los convierte en un plan dinámico con objetivos, plazos y restricciones, como los límites de gasto y la capacidad de personal. Después, las nuevas solicitudes pueden evaluarse en función de esas prioridades.

Sus capacidades de planificación de escenarios están diseñadas para mostrar las consecuencias de una decisión en el presupuesto y la capacidad antes de que un directivo la apruebe. Una vez seleccionado un escenario, se convierte en el plan oficial. A continuación, los agentes comparan el trabajo en curso con ese plan, identifican retrasos incipientes o conflictos de recursos y preparan resúmenes ejecutivos a partir de los datos subyacentes.

«Todas las empresas tienen una estrategia. Las que triunfan son aquellas cuyo trabajo realmente la hace realidad», afirmó Rajeev Singh, director ejecutivo de Smartsheet. Describió vsActual como una forma de reducir la distancia entre los planes y los resultados reales.

Se mantiene un límite importante: las personas conservan el control. La empresa afirma que los agentes no pueden modificar el plan por su cuenta y que las recomendaciones incluyen los razonamientos para que los directivos los revisen. El anuncio invita a los clientes a registrarse para recibir novedades, pero no especifica la fecha de disponibilidad general ni el precio de vsActual.

El grafo de ejecución aporta contexto empresarial

Detrás de vsActual está el grafo de ejecución de Smartsheet, que representa las relaciones desde las tareas individuales hasta los proyectos y programas, y de ahí a los objetivos estratégicos. La empresa afirma que se basa en 20 años de inteligencia sobre flujos de trabajo, millones de proyectos y nueve petabytes de datos.

La propuesta técnica va más allá de recopilar documentos para un chatbot. Un modelo de ejecución útil debe representar relaciones: qué iniciativa depende de un proyecto retrasado, qué equipos comparten una capacidad escasa, quién es responsable de una decisión y qué permisos o aprobaciones condicionan el siguiente paso. Smartsheet afirma que el grafo incorpora esas relaciones operativas y los requisitos de gobernanza.

Por ejemplo, un hito que se retrasa puede ser manejable por sí solo, pero volverse crítico cuando varias iniciativas financiadas dependen del mismo equipo. Conectar los cronogramas, la capacidad y las prioridades estratégicas podría revelar ese conflicto antes que los paneles independientes. La utilidad de la recomendación sigue dependiendo de que los registros conectados estén completos y actualizados.

La arquitectura de IA existente de Smartsheet ya combina su capa de inteligencia y su grafo de conocimiento con modelos fundacionales ofrecidos a través de Azure OpenAI y Amazon Bedrock. La documentación pública de la empresa describe este enfoque como la incorporación de contexto específico del trabajo a modelos generales. El nuevo grafo de ejecución extiende el énfasis de la empresa en el contexto a la planificación y la ejecución; el anuncio no identifica ningún modelo fundacional recién entrenado ni publica parámetros comparativos de rendimiento.

Nuevos agentes se encargan de configurar proyectos y realizar comprobaciones periódicas

La versión de la plataforma que acompaña al anuncio presenta flujos de trabajo con agentes que convierten instrucciones en lenguaje natural en tareas recurrentes, como preparar un resumen semanal de un proyecto o comprobar riesgos y dependencias. Los resultados se envían a las personas pertinentes, sin que nadie tenga que repetir la solicitud cada vez.

También se indica que dos agentes especializados estarán disponibles desde el lanzamiento. El Agente de creación genera estructuras de proyectos, incluidas hojas, paneles, informes y automatizaciones, a partir de un objetivo expresado en lenguaje sencillo. El Agente de calidad de datos examina las hojas y señala problemas según su gravedad, ya sea bajo demanda o de forma programada.

Estas capacidades se basan en Smart Assist y el servidor de Model Context Protocol de Smartsheet. La documentación existente explica cómo el asistente integrado y las herramientas externas de IA compatibles pueden consultar datos actualizados de los proyectos y realizar acciones con el consentimiento del usuario. MCP ofrece una interfaz de conexión común; la aplicación que lo rodea sigue teniendo que proporcionar el contexto adecuado y controlar el acceso.

Smartsheet también anunció integraciones nativas con ServiceNow, Microsoft Dynamics 365, HubSpot y Workday. Un agente de integración independiente está disponible en acceso anticipado y, en un principio, se centrará en GitHub, Zendesk, Airtable y Monday.com. Está diseñado para que los clientes puedan solicitar de forma conversacional la conexión con datos externos.

La gobernanza pasa a formar parte de la capa de ejecución

A medida que los agentes adquieren la capacidad de actuar, los permisos importan tanto como la calidad de sus respuestas. Smartsheet afirma que las personas y los agentes utilizan el mismo grafo sujeto a gobernanza, y que los agentes tienen restringidos el acceso y los cambios a lo que se permite a la persona a la que representan.

Los nuevos controles incluyen la transmisión de eventos de seguridad, que envía eventos de auditoría a herramientas como Splunk y Microsoft Sentinel casi en tiempo real. La clasificación de datos, disponible con Smartsheet Safeguard, permite a los administradores definir etiquetas de sensibilidad y hacer un seguimiento de su uso mediante informes centralizados y un registro de auditoría.

La empresa también anunció la certificación ISO/IEC 42001 para la gestión de la IA y una evaluación de seguridad del IRAP australiano. Estas certificaciones y evaluaciones abordan, respectivamente, la gestión organizativa de la IA y los controles de seguridad evaluados; no garantizan que todas las recomendaciones generadas por IA sean correctas.

El Centro de confianza de Smartsheet ofrece más información sobre los permisos a nivel de elemento, los controles de identidad y las capacidades de auditoría, y señala que los datos de los clientes no se utilizan para entrenar modelos fundacionales de terceros. Estos compromisos aportan contexto pertinente, mientras que las nuevas versiones incorporan controles destinados específicamente a ampliar la actividad de los agentes.

Para las empresas, la pregunta central es si la IA puede mantener una comprensión útil y gobernada de la ejecución en sistemas fragmentados. Smartsheet apuesta por que su trayectoria en la gestión del trabajo le proporciona el contexto necesario para lograrlo. La importancia de vsActual dependerá de la eficacia con que convierta ese contexto en decisiones oportunas sobre prioridades, recursos y medidas correctivas.