Det splittede digitale arbejdsplads – Er AI på vej til at afsløre dig?

SharePoint … ServiceNow … Salesforce … Workday … stort set alle virksomheder i verden bruger en eller flere af disse enterprise software-platforme. Faktisk bruger den gennemsnitlige videnarbejder mere end 11 forskellige applikationer hver dag, og 40% bruger endda flere. Med så mange værktøjer i spil, er det værd at spørge: hvor god er denne “medarbejderoplevelse”?

Spørg hvem som helst, og du vil sandsynligvis få en blanding af svar, der varierer fra godt til dårligt til grimt. Medarbejderne er ikke længere stille og finder sig i dette. 43% af medarbejderne siger, at det er udfordrende at finde information på tværs af forskellige systemer. En separat undersøgelse fandt, at næsten 70% af medarbejderne bruger op til 20 timer om ugen på at jagte information på tværs af forskellige systemer, i stedet for at fokusere på meningsfuld arbejde.

Dette er mere end en brugervenligheds-klage. Det er et sammenbrud i, hvad jeg kalder medarbejderoplevelse – arbejdets operativsystem (det “EEOS af Arbejde”). Uden en samlet oplevelseslag, underminerer hver enkelt login, hver enkelt duplikatpolitik, hver enkelt død link produktiviteten og tilliden.

Kompleksiteten af, hvad der eksisterer i dag, er resultatet af årtiers teknologisk innovation, kompliceret af ukordineret beslutningstagning. Gennem ingen skyld, er nye, glinsende objekter blevet udviklet over længere perioder, og det overordnede billede af, hvad den digitale arbejdsplads består af, er gået tabt.

Indtil for nylig, kunne virksomheder klare sig igennem og slippe af sted med dette. Men ankomsten af enterprise kunstig intelligens ændrer regnestykket. Store sprogmodeller vil indekserere hver enkelt repository og afsløre hver enkelt inkonsistens, der eksisterer i de nuværende, installeret systemer – forældede politikker, modstridende data, duplikatindhold. Det, der føles som mindre internt gnidning i dag, vil blive glærende, offentlig ineffektivitet i morgen.

Med AI, der udvikler sig i en eksponentiel fart, er det nu tid til at overveje en “oplevelseslag” til EEOS af arbejde.

Den digitale arbejdsplads paradox

Udfordringen, der eksisterer i virksomhederne i dag, er, at værktøjer som SharePoint, ServiceNow, Workday osv. alle består af indholdsrepositoryer og videnbasers. For mange, er SharePoint blevet den standard corporate intranet, bare fordi organisationen er en Microsoft-butik. For andre, er ServiceNow, Salesforce og Workday blevet kunstige intranetter i et forsøg på at maksimere omkostningseffektivitet ved at bruge disse systemer ud over deres kerneformål (f.eks. HR/IT-automatisering, CRM og HCM).

Det resulterende problem? Mangel på indholdsoversigt og styring … duplikat og inkonsistent indhold på forskellige, ikke-tilkoblede sites … en søgenightmare, hvor multiple og forældede versioner af indhold dukker op, når medarbejderne søger efter, hvad de har brug for at udføre deres arbejde. Resultatet … frustration og en dysfunktionel EEOS af Arbejde.

AI: Den store afsløring

Kunstig intelligens er på vej til at kaste et stærkt lys over revnerne, der eksisterer i den digitale arbejdsplads i dag. Store sprogmodeller og AI-drevne værktøjer er allerede i gang med at crawle enterprise-systemer, indekserer indhold på tværs af de forskellige videnbasers. Timingen kunne ikke være mere kritisk: Salesforce rapporterer, at 81% af IT-ledere siger, at datasilos hindrer digital transformation, og 75% af organisationer kæmper for at integrere indsigt i sammenhængende brugeroplevelser.

Men først og fremmest. Basieret på virkeligheden af, hvad der eksisterer i dag, og udfordringerne, medarbejderne står overfor i at få adgang til, hvad de har brug for at udføre deres arbejde, må ledere først anerkende, at den nuværende digitale arbejdsplads blev bygget i siloer, ofte over årtier, med lidt tanke for en samlet medarbejderrejse i fremtiden (som er her nu).

Men en løsning eksisterer. Der er et lys, når den meget nødvendige “intervention” finder sted. EEOS af Arbejde har brug for at udvikle sig, og dette kræver tilføjelsen af en “medarbejderoplevelseslag” – en samlet, medarbejdercentreret interface, der integrerer forskellige systemer og leverer en sammenhængende EEOS af Arbejde.

Tilføjelse af en oplevelseslag til den digitale arbejdsplads i dag

Som jeg har argumenteret i tidligere skrifter, skal C-Suiterne eje og sikre tværfaglig styring, når det kommer til de forskellige løsninger, der eksisterer på tværs af virksomheden, som ejes af forskellige afdelinger (f.eks. HR, IT, salg osv.), og som er kilden til udfordringerne, der eksisterer i dag. Kun 13% af medarbejderne er fuldt tilfredse med deres digitale arbejdspladsoplevelse, og 85% siger, at de mister tid med at håndtere versionsstyring og finde de rigtige dokumenter, hvilket yderligere understreger, hvorfor en samlet digital oplevelse er i hjertet af medarbejderproduktivitet og tilfredshed. Jeg har også foreslået, at AI kan give denne system en kraftig boost med indholdsstyring, intelligent kommunikation og prædiktive indsigt. Oplevelseslaget er det næste skridt i udviklingen af processen med at rydde op i rod, der eksisterer, samle de forskellige “intranet-lignende” platforme på plads og markant forbedre en medarbejders arbejdserfaring. Det er designet til at samle den digitale arbejdsplads, før AI afslører dens fejl.

At oprette en oplevelseslag over en organisations nuværende digitale arbejdsplads behøver ikke at være et overvældende eller tidskrævende foretagende.

Her er fire konkrete skridt til at bygge det:

1. Udfør en EX-audit: Kartlag alle digitale kontaktpunkter – HR-systemer, intranetter, kommunikationsplatforme, operationsværktøjer – for at identificere huller, duplikater og smertepunkter. Brug medarbejderfeedback (f.eks. pulssurveys) til at pege på frustrationer, såsom tid brugt på at søge eller få adgang til værktøjer.
2. Etabeler tværfaglig styring: Dannelsen af en EX-råd med ledere fra HR, IT, Kommunikation og Operation. Lad dem definere standarder for systemintegration, indholdspræcision og brugeroplevelsesmetrikker (f.eks. tid-til-information, opgavegennemførelsesrater).
3. Udnyt AI til indholdsrydning: Mens teknologien stadig udvikler sig, anvend AI, hvor det er muligt, til at scanne repositoryer for forældede, duplikate eller inkonsistente indhold. Værktøjer som Microsoft Copilot kan markere og arkivere forældede dokumenter, så medarbejderne kun har adgang til aktuel, troværdig information.
4. Mål og iterer: Definer EX-metrikker – såsom tid-til-bevidsthed for kritiske opdateringer, søge succesrater eller medarbejder tilfredsheds-score – og sporer dem via AI-drevne analytik. Rapporter disse årligt til C-Suiterne, sammen med andre vigtige metrikker som finans og ESG, for at sikre ansvarlighed.

På dette stadium i udviklingen af kunstig intelligens på arbejdspladsen, er der stadig meget, der er teoretisk og under udvikling. Men det vil ikke vare længe. Virksomheder har en enestående mulighed for at gendefinere deres digitale arbejdspladser. Oplevelseslaget giver konceptet for en brugerfokuseret interface, der integrerer splittede systemer, samler søgning, strømliner adgang til information og personliggør medarbejderrejlsen.

Det er ikke et nyt platform og kræver ikke at fjerne SharePoint, ServiceNow eller andre løsninger i brug. Det er et menneskebaseret strategisk lag, der sidder oven på eksisterende værktøjer, og adresserer en splittede digitale arbejdsplads ved at samle systemer, indhold og kommunikation under en enkelt, medarbejdercentreret ramme. Det tager det teoretiske til en praktisk implementering, der til sidst vil levere konkrete resultater for virksomheden.