Balancering af AI-integration med arbejdere for optimal præstation

Det er en historie så gammel som tiden selv: Nye teknologier vækker panik og nostalgi. Mennesker troede, at tv ville ødelægge litteraturen. En musikgruppe sang engang, at video dræbte radio-stjernen. I dag frygter mennesker, at AI vil tage deres jobs. En nyere studie fandt, at arbejdernes mistillid til AI skyldes, at de ser det som en trussel mod deres job. Denne mistillid er ikke ubegrundet for videnarbejdere, der isolerer sig fra AI og dets muligheder. Ledere har ansvaret for at sikre, at deres organisationer integrerer AI på arbejdspladsen for at optimere medarbejdernes arbejde – og ikke for at erstatte medarbejdere.

AI-toget er allerede kørt, men det er ikke for sent at komme om bord. Mit firma Jotform har brugt AI i vores processer i de sidste 4 år. Her er, hvordan vi fortsætter med at integrere de nyeste AI- og automatiseringsværktøjer for at hjælpe vores medarbejdere med at yde deres bedste arbejde.

Opfordre til systems-tænkning

Du har måske hørt udtrykket “systems-tænkning”. Forfatteren Peter Senge’s The Fifth Discipline giver en grundig forklaring af begrebet. Det betyder at se tingene i verden og vores liv som systemer, snarere end isolerede, lineære årsag-virkning-forhold. Tag det menneskelige legeme: det er ikke en samling af dele, men snarere en samling af systemer. Dit skeletsystem holder mindst en del af din krop oprejst, dit muskelsystem giver dig mulighed for at flytte dine øjne og rulle ned på din smartphone-skærm, dit cardiovasculære system leverer ilt og næringsstoffer til dine væv, osv.

En af mine kerneprincipper for at integrere AI på arbejdspladsen har været at antage en systems-tænkning-tilgang. I stedet for at træne medarbejdere på AI-værktøjer stykkevis, opfordrer vi dem til at analysere deres arbejdsprocesser – de sammenhængende trin, der udgør forskellige opgaver i løbet af deres arbejdsdag – og se dem som systemer. Målet er at bruge AI-værktøjer til at automatisere så mange trin i disse processer som muligt. En nyere McKinsey-studie fandt, at virksomheder bruger AI i flere dele af deres forretning. Halvdelen af de deltagende virksomheder rapporterede, at de havde integreret AI i to eller flere forretningsfunktioner, de mest almindelige var marketing og salg, produkt og service, samt IT-funktioner. Hver virksomhed har en mangfoldighed af AI- og automatiseringsmuligheder. Ligesom Baader-Meinhof-fænomenet, når du først begynder at lede efter dem, vil du spotte dem overalt.

Denne type tænkning kræver en sekundær skift i mindset. I stedet for at se sig selv som enkeltpersoner, skal medarbejdere se sig selv som chefer – for deres systemer og de AI- og automatiseringsværktøjer, der får hjulene til at dreje. Som chef er den første opgave at beslutte, hvilke mål systemet skal have: hvad vil du opnå? Hvad er dine KPI’er? For eksempel kan du være i gang med at opbygge et system til at sende en nyhedsbrev til dine abonnenter en gang om ugen. Tegn trinnene op, identificer AI- og automatiseringsmuligheder, og byg systemet. Når dine systemer er på plads, er de ledelsesmæssige opgaver at måle din præstation og løbende lede efter måder at forbedre systemet på. Der er endda værktøjer, du kan implementere, som kan overvåge, om alle systemdelene fungerer korrekt. Mit personlige favorit er kaldt Dead Man’s Snitch.

Ved at antage en systems-tænkning-tilgang kan medarbejdere forvandle deres roller og få magt over deres daglige arbejdsbyrde.

Se AI som din kreative co-pilot

Da medarbejdere begynder at se deres arbejdsprocesser som sammenhængende systemer og integrerer AI-værktøjer for at forbedre disse processer, er det afgørende for dem at skifte deres perspektiv på AI selv. AI er ikke bare et værktøj – det er en samarbejdspartner. Denne partner booster ikke bare produktiviteten, men faciliterer også innovation.

Wharton-professoren Christian Terwiesch udfordrede ChatGPT til at komme med forretningsidéer (produkter til markedet for college-studerende) og sammenlignede LLM’ens output med idéer genereret af studerende. Resultatet? Den gennemsnitlige købs sandsynlighed for en ChatGPT-produkt var 47%, sammenlignet med 40% for menneskelige idéer.

Dette betyder ikke, at AI er mere kreativ end mennesker – ChatGPT mangler den virkelige kontekst, blandt andet, og afhænger af mennesker til at oprette prompte – men det betyder, at det kan være en utrolig effektiv og lavkostbar samarbejdspartner til brainstorming af idéer.

Som professor Terwiesch kommenterede, “I værste tilfælde afviser du alle idéerne og løber med dine egne. Men vores forskning taler stærkt for, at din idé-pool vil blive bedre.”

Selv hvis ChatGPT genererer vindende idéer og løsninger, er mennesker stadig ansvarlige for at vælge og forfine dem. Bundlinjen er: der er ingen grund til ikke at bruge AI til at forbedre idé-genereringsprocessen.

Frede tid til at spare tid

En tredje kerneprincip for at integrere AI på arbejdspladsen for at optimere præstationen er at frigøre tid til at spare tid. At antage en systems-tænkning-tilgang, spotte automatiseringsmuligheder, forskning i tilgængelige værktøjer og lære, hvordan man kan gøre AI til en del af sin kreative proces, kræver en initial tidsinvestering. Det kræver at bygge noget slack ind i arbejdsdagen, som medarbejdere måske er tilbageholdende med at gøre – hvem har tiden? Ledere kan højligte fordelene ved at frigøre denne tid: du vil tjene den tilbage i fold, gennem alle de opgaver du automatiserer.

I Jotform, for eksempel, har vi altid måttet kæmpe mod phishing. Mennesker bruger vores online-formularer til SPAM og svindel. I fortiden brugte vores supportteam betydelige kræfter på at fange disse schemer manuelt. Men over de sidste par år har vi udviklet et AI-værktøj, så vores supportmedarbejdere kan omdirigere deres energi til nye, mere sofistikerede problemer. At udvikle værktøjet krævede en tidsinvestering. Vores medarbejdere overvåger stadig phishing manuelt. Men AI har dramatisk mindsket belastningen og frigjort dem til at fokusere på mere meningsfulde opgaver.

Det er skønheden ved AI-værktøjer og automatisering – ikke for at erstatte mennesker, men for at give dem mulighed for at aflede kedelige, manuelle opgaver. For vores medarbejdere har dette været motivation nok til at overbevise dem om at antage systems-tænkning og blive chefer for deres eget makrokosmos af systemer. Husk: ifølge en studie, bruger 65 procent af organisationerne generativ AI regelmæssigt. Hvis du ikke bruger AI til at booste dine medarbejderes præstation, vil dine konkurrenter gøre det – og jeg ville sige, at det er langt mere frygtindgydende end AI selv.