AI og automatisering: Våben i kampen mod AP-svindel

Af Akhil Sahai, chief product officer, Kanverse

Svindel koster virksomheder omkring 5% af deres årlige omsætning, ifølge Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) i en ny rapport. Svindlere ser på regnskabsafdelingen (AP) og ser dollar-tegn, fordi der ofte er dårlige kontroller på plads for at forhindre angreb. Fordi denne forretningsfunktion behandler betalinger, er det åbent for målretning af dårlige aktører.

AP-svindel kan opdeles i nogle typiske mønstre, som vi vil undersøge nedenfor. Det gode nyheder er, at der er skridt, virksomheder kan tage for at reducere risikoen for, at disse ting sker.

Leverandører, der ikke eksisterer

De fleste virksomheder driver forretning med en stabil af leverandører og underleverandører. De foretager rutinemæssige køb, og betalingerne er ofte forhåndsgodkendt uden megen inspektion og gennemgang. Men falske virksomheder kan efterligne de virkelige leverandører og sende falske fakturaer, og denne falske fakturering kan være svær at opdage. Det er også dyrt – det kan koste 100.000 dollars pr. tilfælde, ifølge AC.

Trusler af denne type kan også komme indefra. Det er muligt for en medarbejder at oprette falske leverandører og sende falske fakturaer. Et eksempel på dette er en kvinde fra Oregon, der svindledede millioner af dollars fra sin virksomhed over næsten 15 år.

Regninger for varer, der ikke eksisterer

På samme måde kan svindlere samarbejde med medarbejdere om at oprette betalingsanmodninger for varer/tjenester, som virksomheden ikke har modtaget, og derefter beholde den behandlet betaling for sig selv. Det skete med en tidligere medarbejder hos Honda i Ohio, der svindledede virksomheden for 750.000 dollars.

Opkrævning for ingenting

Somme tider tilføjer en leverandør bevidst nye linjeemner for at forhøje det beløb, der skyldes. Når en AP-proces er manuelt drevet og oplever en stigning i fakturavolumen, kan disse forkert tilføjede linjeemner gå ubemærket hen. Og det resulterer i, at virksomheden bliver overregnet.

Somme tider behandles flere leverandørbetalinger på basis af samme faktura, hvilket kan ske, når der er mere end to kopier af samme faktura inde i systemet, og en AP-teammedlem (utilsigtet) initierer betaling for alle kopierne. Det kan ske af forskellige årsager, fra en simpel fejl til ondsindet hensigt. Uanset årsagen kan det have en negativ indvirkning på virksomheden.

Kampen mod svindel med automatisering

En ulykkelig trend er den hurtige opdukken af nye måder at snyde AP-afdelinger på. Heldigvis er det med fremskridtene i AI-drevne teknologier blevet muligt for virksomheder at udvikle forebyggende strategier og mindske risici. Automatisering og AI/ML kan tackle svindel med flere nøglefunktioner. Disse omfatter:

Automatisering af godkendelsesworkflow

Automatisering sikrer overholdelse ved at efterlade en digital spor af handlingerne udført på hvert trin. Automatiserede godkendelser reducerer den tidskrævende manuelle godkendelsesproces. Uddannelse og opmærksomhed kan hjælpe med at afværge ondsindet hensigt.

Automatisering af fakturagennemgang drevet af AI

At matche nøgle dokumenter genereret på tværs af indkøbsfasen er nødvendigt for at udvikle væsentlig beskyttelse mod AP-svindel. Det omfatter at matche fakturalinjeinformation med købsordredetaljer, gennemgang af kvitteringer for at sikre, at varer og tjenester er leveret, og det involverer ofte at scanne andre kommunikationer med leverandøren. Det kan tage dage, når det gøres manuelt, men med implementeringen af AI-drevet automatisering kan hele afstemningscyklen ske på få minutter.

Overvågning og sporing af medarbejderens ondsindethed

Insider, der begår AP-svindel, har tendens til at arbejde alene eller i små grupper efter at have erhvervet strategisk information om operationer. Ved hjælp af teknologisystemer, der kan spore og overvåge medarbejderes engagement i realtid, kan ondsindet adfærd og hensigt afværges takket være funktioner som afvigelsesdetektion. Medarbejderuddannelse på dette område er også vigtig for at øge bevidstheden. Opbygning af et loyalitetsprogram kan også hjælpe med at udpege en kurs mod etiske handlinger.

Gennemtvingelse af overholdelse med digitale løsninger

Virksomheder kan reducere AP-svindel ved at digitalisere hele fakturabehandlingsworkflowen. Digitalisering kalibrerer handlinger med tidsstempel, som senere kan bruges til at udføre systemaudits. Sådanne systemer kan være designet til at generere automatiske rapporter – hvor medarbejderaktiviteter kan overvåges, og efterfølgende områder for forbedring kan identificeres. Desuden giver realtidsadvarsler administratorerne holistiske indsigt i procesoperationer.

Opbygning af leverandørmatchningsevne

Det er stadig vigtigere at opdage fakturaer genereret af falske virksomheder i deres første fase, før skaden er sket. Opdage kan ske gennem fuzzy matching-teknologi, hvor systemet scanner flere lagre, gennemser den eksisterende leverandørdatabase og checker forskellige dokumenter for at opdage falske.

Moderne løsninger til et gammelt problem

Når det kommer til svindel, hvor der er en vilje, er der en vej. Insider og outsider, der har til hensigt at stjæle fra dig, vil fortsætte med at finde nye måder at gøre det på. Men virksomheder kan tage comfort i, at ML og automatisering er op til opgaven med at udrydde svindel. Ved at tilføje disse teknologier til din AP-afdeling kan du hjælpe med at opdage og forhindre svindel. AP-holdet kan skifte til mindre kedelige og mere forretningsfokuserede opgaver, og din organisation vil spare penge og besvær.