لماذا يحل استخراج المستندات الوكيل محل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) من أجل أتمتة المستندات بشكل أكثر ذكاءً

لسنوات عديدة، استخدمت الشركات التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لتحويل المستندات الورقية إلى صيغ رقمية، مما يُحدث نقلة نوعية في عملية إدخال البيانات. ومع ذلك، ومع ازدياد تعقيد سير العمل في الشركات، تتضح محدودية تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR). فهي تواجه صعوبة في التعامل مع التصميمات غير المنظمة، والنصوص المكتوبة بخط اليد، والصور المُضمنة، وغالبًا ما تفشل في تفسير السياق أو العلاقات بين أجزاء المستند المختلفة. وتزداد هذه القيود تعقيدًا في بيئة الأعمال سريعة الوتيرة اليوم.

استخراج المستندات الوكيلةومع ذلك، يمثل تقدمًا كبيرًا. من خلال استخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي مثل تعلم الآلة (ML) ، معالجة اللغات الطبيعية (NLP)بفضل دقة تفوق 95% وسرعة معالجة فائقة، وعمق بصري، تُحدث تقنية استخراج المستندات الوكيل نقلة نوعية في طريقة تعامل الشركات مع المستندات، مقدمةً حلاً فعالاً للتحديات التي لا يستطيع التعرف الضوئي على الحروف التغلب عليها.

لماذا لم يعد التعرف الضوئي على الحروف كافياً

لسنوات، كان التعرف الضوئي على الحروف (OCR) التقنية المُفضّلة لرقمنة المستندات، مُحدثًا ثورةً في كيفية معالجة البيانات. ساهم في أتمتة إدخال البيانات بتحويل النصوص المطبوعة إلى صيغ قابلة للقراءة آليًا، مما ساهم في تبسيط سير العمل في العديد من القطاعات. ومع ذلك، ومع تطور العمليات التجارية، أصبحت قيود التعرف الضوئي على الحروف (OCR) أكثر وضوحًا.

أحد التحديات المهمة التي تواجه تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) هو عدم قدرتها على التعامل مع غير منظم البياناتفي قطاعات مثل الرعاية الصحية، غالبًا ما يواجه نظام التعرف الضوئي على الحروف (OCR) صعوبة في تفسير النصوص المكتوبة بخط اليد. إذ قد تُساء تفسير الوصفات الطبية أو السجلات الطبية، التي غالبًا ما تحتوي على خط يد مختلف وتنسيق غير متناسق، مما يؤدي إلى أخطاء قد تضر بسلامة المرضى. يعالج نظام استخراج المستندات الوكيل هذه المشكلة من خلال استخراج البيانات المكتوبة بخط اليد بدقة، مما يضمن دمج المعلومات في أنظمة الرعاية الصحية، ويحسّن رعاية المرضى.

في مجال التمويل، قد يؤدي عدم قدرة نظام التعرف الضوئي على الحروف (OCR) على تمييز العلاقات بين نقاط البيانات المختلفة داخل المستندات إلى أخطاء. على سبيل المثال، قد يستخرج نظام التعرف الضوئي على الحروف (OCR) البيانات من فاتورة دون ربطها بطلب شراء، مما قد يؤدي إلى تباينات مالية. يحل نظام استخراج المستندات الوكيل هذه المشكلة من خلال فهم سياق المستند، مما يسمح له بالتعرف على هذه العلاقات وتحديد التباينات فورًا، مما يساعد على منع الأخطاء المكلفة والاحتيال.

يواجه نظام التعرف الضوئي على الحروف (OCR) أيضًا تحديات عند التعامل مع المستندات التي تتطلب التحقق اليدوي. فكثيرًا ما تُسيء هذه التقنية تفسير الأرقام أو النصوص، مما يؤدي إلى تصحيحات يدوية قد تُبطئ العمليات التجارية. في القطاع القانوني، قد يُسيء نظام التعرف الضوئي على الحروف تفسير المصطلحات القانونية أو يُغفل بعض التعليقات التوضيحية، مما يتطلب تدخل المحامين يدويًا. يُلغي نظام استخراج المستندات بطريقة الوكالة هذه الخطوة، مُقدمًا تفسيرات دقيقة للغة القانونية ومحافظًا على هيكلها الأصلي، مما يجعله أداة أكثر موثوقية للمهنيين القانونيين.

من السمات المميزة لـ Agentic Document Extraction استخدام الذكاء الاصطناعي المتقدم، الذي يتجاوز مجرد التعرف على النصوص. فهو يفهم تخطيط المستند وسياقه، مما يُمكّنه من تحديد الجداول والنماذج والمخططات الانسيابية وحفظها مع استخراج البيانات بدقة. يُعد هذا مفيدًا بشكل خاص في قطاعات مثل التجارة الإلكترونية، حيث تتنوع تخطيطات كتالوجات المنتجات. يُعالج Agentic Document Extraction هذه التنسيقات المعقدة تلقائيًا، ويستخرج تفاصيل المنتج، مثل الأسماء والأسعار والأوصاف، مع ضمان التوافق السليم.

ميزة بارزة أخرى لاستخراج المستندات الوكيلة هي استخدامها التأريض البصري، مما يساعد على تحديد الموقع الدقيق للبيانات داخل المستند. على سبيل المثال، عند معالجة فاتورة، لا يستخرج النظام رقم الفاتورة فحسب، بل يُبرز موقعها في الصفحة أيضًا، مما يضمن دقة التقاط البيانات في سياقها. تُعد هذه الميزة قيّمة بشكل خاص في قطاعات مثل الخدمات اللوجستية، حيث تُعالج كميات كبيرة من فواتير الشحن والمستندات الجمركية. يُحسّن استخراج المستندات الوكيل الدقة من خلال التقاط معلومات مهمة مثل أرقام التتبع وعناوين التسليم، مما يُقلل الأخطاء ويُحسّن الكفاءة.

أخيرًا، تُعدّ قدرة نظام استخراج المستندات من شركة Agentic على التكيف مع تنسيقات المستندات الجديدة ميزةً هامةً أخرى مقارنةً بنظام OCR. فبينما تتطلب أنظمة OCR إعادة برمجة يدوية عند ظهور أنواع أو تخطيطات جديدة للمستندات، يتعلم نظام استخراج المستندات من كل مستند جديد يعالجه. وتُعد هذه القدرة على التكيف بالغة الأهمية في قطاعات مثل التأمين، حيث تختلف نماذج المطالبات ووثائق التأمين من شركة تأمين إلى أخرى. يستطيع نظام استخراج المستندات من شركة Agentic معالجة مجموعة واسعة من تنسيقات المستندات دون الحاجة إلى تعديل النظام، مما يجعله قابلًا للتوسع وفعالًا للغاية للشركات التي تتعامل مع أنواع مختلفة من المستندات.

التكنولوجيا وراء استخراج المستندات الوكيلة

يجمع استخراج المستندات الوكيل بين عدة تقنيات متقدمة لمعالجة قيود التعرف الضوئي على الحروف (OCR) التقليدي، مما يوفر طريقة أكثر فعالية لمعالجة المستندات وفهمها. ويستخدم التعلم العميق، معالجة اللغة الطبيعية، والحوسبة المكانية، وتكامل النظام لاستخراج البيانات ذات المغزى بدقة وكفاءة.

يعتمد استخراج المستندات الوكيل على نماذج تعلم عميق مُدرَّبة على كميات هائلة من البيانات من مستندات مُهيكلة وغير مُهيكلة. تستخدم هذه النماذج الشبكات العصبية التلافيفية (CNNs) لتحليل صور المستندات، واكتشاف العناصر الأساسية كالنصوص والجداول والتوقيعات على مستوى البكسل. تساعد بنى مثل ResNet-50 وEfficientNet النظام على تحديد الميزات الرئيسية في المستند.

بالإضافة إلى ذلك، يستخدم استخراج المستندات الوكيل نماذج قائمة على المحولات مثل LayoutLM وDocFormer، والتي تجمع المعلومات البصرية والنصية والموضعية لفهم كيفية ارتباط عناصر المستند المختلفة ببعضها البعض. على سبيل المثال، يمكنه ربط رأس جدول بالبيانات التي يمثلها. ومن الميزات القوية الأخرى لاستخراج المستندات الوكيل: التعلم بالرصاص قليلةيسمح للنظام بالتكيف مع أنواع المستندات الجديدة بأقل قدر من البيانات، مما يسرع نشره في الحالات المتخصصة.

تتجاوز قدرات معالجة اللغة الطبيعية (NLP) في استخراج المستندات الوكيل استخراج النصوص البسيط. فهو يستخدم نماذج متقدمة للتعرف على الكيانات المسماة (NER)، مثل BERT، لتحديد نقاط البيانات الأساسية مثل أرقام الفواتير أو الرموز الطبية. كما يمكن لاستخراج المستندات الوكيل حل المصطلحات الغامضة في المستند، وربطها بالمراجع الصحيحة، حتى عندما يكون النص غير واضح. هذا يجعله مفيدًا بشكل خاص لقطاعات مثل الرعاية الصحية أو المالية، حيث تكون الدقة بالغة الأهمية. في المستندات المالية، يمكن لاستخراج المستندات الوكيل ربط حقول مثل "المبلغ الإجمالي"إلى بنود الأسطر المقابلة، مما يضمن الاتساق في الحسابات.

هناك جانب مهم آخر لاستخراج المستندات الوكيلة وهو استخدامها الحوسبة المكانيةبخلاف تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، التي تُعامل المستندات كتسلسل خطي من النصوص، تُفهم تقنية استخراج المستندات الوكيلة (Agentic Document Extraction) المستندات كتخطيطات ثنائية الأبعاد مُهيكلة. وتستخدم أدوات رؤية حاسوبية مثل OpenCV وMask R-CNN لاكتشاف الجداول والنماذج والنصوص متعددة الأعمدة. تُحسّن تقنية استخراج المستندات الوكيلة دقة تقنية التعرف الضوئي على الحروف التقليدية من خلال تصحيح مشاكل مثل انحراف المنظور وتداخل النصوص.

كما أنها توظف الشبكات العصبية للرسم البياني (GNNs) لفهم كيفية ارتباط العناصر المختلفة في المستند بالفضاء، مثل "مجموعالقيمة الموضوعة أسفل الجدول. يضمن هذا الاستدلال المكاني الحفاظ على بنية المستندات، وهو أمر ضروري لمهام مثل التسوية المالية. كما يخزن استخراج المستندات الوكيل البيانات المستخرجة مع إحداثياتها، مما يضمن الشفافية وإمكانية تتبعها وصولاً إلى المستند الأصلي.

للشركات التي تتطلع إلى دمج استخراج المستندات الوكيل في سير عملها، يوفر النظام أتمتة متكاملة وفعّالة. تُستقبل المستندات عبر واجهات برمجة تطبيقات REST أو برامج تحليل البريد الإلكتروني، وتُخزّن في أنظمة سحابية مثل AWS S3. بعد استقبالها، تتولى الخدمات المصغرة، المُدارة بواسطة منصات مثل Kubernetes، معالجة البيانات باستخدام التعرف الضوئي على الحروف (OCR) ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP) ووحدات التحقق بالتوازي. تُجرى عملية التحقق من الصحة من خلال عمليات تحقق قائمة على القواعد (مثل مطابقة إجمالي الفواتير) وخوارزميات التعلم الآلي التي تكشف عن أي خلل في البيانات. بعد الاستخراج والتحقق، تُزامَن البيانات مع أدوات أعمال أخرى مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) (SAP وNetSuite) أو قواعد البيانات (PostgreSQL)، مما يضمن سهولة استخدامها.

من خلال الجمع بين هذه التقنيات، يُحوّل برنامج استخراج المستندات الوكيل المستندات الثابتة إلى بيانات ديناميكية قابلة للتنفيذ. فهو يتجاوز حدود تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) التقليدية، مُقدّمًا للشركات حلاً أذكى وأسرع وأكثر دقة لمعالجة المستندات. وهذا ما يجعله أداة قيّمة في مختلف القطاعات، مما يُتيح كفاءة أكبر وفرصًا جديدة للأتمتة.

5 طرق يتفوق بها استخراج المستندات الوكيل على التعرف الضوئي على الحروف (OCR)

في حين أن تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) فعّالة في مسح المستندات الأساسي، إلا أن تقنية استخراج المستندات الوكيلة (Agentic Document Extraction) تُقدّم مزايا عديدة تجعلها خيارًا أنسب للشركات التي تسعى إلى أتمتة معالجة المستندات وتحسين دقتها. إليكم أبرز مزاياها:

الدقة في المستندات المعقدة

يتعامل برنامج استخراج المستندات الوكيل مع المستندات المعقدة، مثل تلك التي تحتوي على جداول ومخططات وتوقيعات مكتوبة بخط اليد، بشكل أفضل بكثير من تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR). فهو يقلل الأخطاء بنسبة تصل إلى 70%، مما يجعله مثاليًا لقطاعات مثل الرعاية الصحية، حيث غالبًا ما تتضمن المستندات ملاحظات مكتوبة بخط اليد وتخطيطات معقدة. على سبيل المثال، يمكن معالجة السجلات الطبية التي تحتوي على خطوط وجداول وصور متنوعة بدقة، مما يضمن استخراج المعلومات المهمة، مثل تشخيصات المرضى وتاريخهم المرضي، بشكل صحيح، وهو أمر قد يواجه صعوبة في تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR).

رؤى واعية بالسياق

بخلاف تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) التي تستخرج النصوص، يُمكن لتقنية استخراج المستندات الوكيلة تحليل سياق المستند والعلاقات داخله. على سبيل المثال، في القطاع المصرفي، يُمكنها تلقائيًا تحديد المعاملات غير الاعتيادية عند معالجة كشوف الحسابات، مما يُسرّع من كشف الاحتيال. من خلال فهم العلاقات بين نقاط البيانات المختلفة، تُمكّن تقنية استخراج المستندات الوكيلة الشركات من اتخاذ قرارات أكثر استنارة وأسرع، مُوفرةً مستوى من الذكاء لا يُمكن لتقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) التقليدية مُطابقته.

الأتمتة بدون لمس

غالبًا ما يتطلب التعرف الضوئي على الحروف (OCR) التحقق اليدوي لتصحيح الأخطاء، مما يُبطئ سير العمل. من ناحية أخرى، يُؤتمت استخراج المستندات الوكيل هذه العملية بتطبيق قواعد تحقق مثل "يجب أن يتطابق إجمالي الفواتير مع بنود الأسطر". يُمكّن هذا الشركات من تحقيق معالجة فعالة بدون لمس. على سبيل المثال، في قطاع التجزئة، يمكن التحقق من صحة الفواتير تلقائيًا دون تدخل بشري، مما يضمن تطابق المبالغ المذكورة في الفواتير مع أوامر الشراء والتسليم، مما يُقلل الأخطاء ويوفر وقتًا كبيرًا.

التوسعة

تواجه أنظمة التعرف الضوئي على الحروف (OCR) التقليدية تحديات عند معالجة كميات كبيرة من المستندات، خاصةً إذا كانت هذه المستندات ذات تنسيقات مختلفة. يتميز نظام استخراج المستندات الوكيل بسهولة التوسع لمعالجة آلاف، بل ملايين، المستندات يوميًا، مما يجعله مثاليًا للقطاعات ذات البيانات المتغيرة. في قطاع التجارة الإلكترونية، حيث تتغير كتالوجات المنتجات باستمرار، أو في قطاع الرعاية الصحية، حيث تحتاج سجلات المرضى الممتدة لعقود إلى رقمنة، يضمن نظام استخراج المستندات الوكيل معالجة حتى المستندات ذات الكميات الكبيرة والمتنوعة بكفاءة.

التكامل المستقبلي

يتكامل نظام استخراج المستندات الوكيل بسلاسة مع أدوات أخرى لمشاركة البيانات آنيًا عبر المنصات. ويُعد هذا مفيدًا بشكل خاص في القطاعات سريعة النمو مثل قطاع الخدمات اللوجستية، حيث يُحدث الوصول السريع إلى تفاصيل الشحن المُحدثة فرقًا كبيرًا. ومن خلال الاتصال بالأنظمة الأخرى، يضمن نظام استخراج المستندات الوكيل تدفق البيانات المهمة عبر القنوات المناسبة في الوقت المناسب، مما يُحسّن الكفاءة التشغيلية.

التحديات والاعتبارات في تنفيذ استخراج المستندات الوكيلة

يُغيّر استخراج المستندات بطريقة وكيلة طريقة تعامل الشركات مع المستندات، ولكن هناك عوامل مهمة يجب مراعاتها قبل اعتماده. يتمثل أحد التحديات في العمل مع مستندات منخفضة الجودة، مثل عمليات المسح الضوئي غير الواضحة أو النصوص التالفة. حتى الذكاء الاصطناعي المتقدم قد يواجه صعوبة في استخراج البيانات من محتوى باهت أو مشوه. يُشكّل هذا مصدر قلق رئيسي في قطاعات مثل الرعاية الصحية، حيث تشيع السجلات المكتوبة بخط اليد أو القديمة. ومع ذلك، تُساعد التحسينات الحديثة في أدوات معالجة الصور المسبقة، مثل تصحيح الأخطاء والتحويل الثنائي، في معالجة هذه المشكلات. يُمكن أن يُحسّن استخدام أدوات مثل OpenCV وTesseract OCR جودة المستندات الممسوحة ضوئيًا، مما يُعزز دقتها بشكل كبير.

من الاعتبارات الأخرى التوازن بين التكلفة وعائد الاستثمار. قد تكون التكلفة الأولية لاستخراج المستندات من خلال الوكيل مرتفعة، خاصةً للشركات الصغيرة. ومع ذلك، فإن فوائده على المدى الطويل كبيرة. غالبًا ما تشهد الشركات التي تستخدم استخراج المستندات من خلال الوكيل انخفاضًا في وقت المعالجة بنسبة 60-85%، وانخفاضًا في معدلات الأخطاء بنسبة 30-50%. هذا يؤدي إلى فترة استرداد نموذجية تتراوح بين 6 و12 شهرًا. مع تطور التكنولوجيا، أصبحت حلول استخراج المستندات السحابية من خلال الوكيل أكثر تكلفة، مع خيارات تسعير مرنة تجعلها في متناول الشركات الصغيرة والمتوسطة.

بالنظر إلى المستقبل، يتطور استخراج المستندات الوكيل بسرعة. تتيح الميزات الجديدة، مثل الاستخراج التنبئي، للأنظمة توقع احتياجات البيانات. على سبيل المثال، يمكنه استخراج عناوين العملاء تلقائيًا من الفواتير المتكررة أو إبراز تواريخ العقود المهمة. كما يتم دمج الذكاء الاصطناعي التوليدي، مما يسمح لاستخراج المستندات الوكيل ليس فقط باستخراج البيانات، بل أيضًا بإنشاء ملخصات أو تزويد أنظمة إدارة علاقات العملاء بالمعلومات.

بالنسبة للشركات التي تفكر في استخراج المستندات بالوكالة، من الضروري البحث عن حلول توفر قواعد تحقق مخصصة ومسارات تدقيق شفافة. هذا يضمن الامتثال والثقة في عملية الاستخراج.

الخط السفلي

في الختام، يُحدث استخراج المستندات الوكيل نقلة نوعية في معالجة المستندات من خلال توفير دقة أعلى، ومعالجة أسرع، ومعالجة أفضل للبيانات مقارنةً بتقنية التعرف الضوئي على الحروف التقليدية. ورغم التحديات التي تصاحبه، مثل إدارة المدخلات منخفضة الجودة وتكاليف الاستثمار الأولية، إلا أن فوائده طويلة الأجل، مثل تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء، تجعله أداة قيّمة للشركات.

مع استمرار تطور التكنولوجيا، يبدو مستقبل معالجة المستندات واعدًا بفضل تطورات مثل الاستخراج التنبئي والذكاء الاصطناعي التوليدي. ويمكن للشركات التي تتبنى الاستخراج الوكيل للمستندات أن تتوقع تحسينات كبيرة في كيفية إدارتها للمستندات المهمة، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة الإنتاجية والنجاح.