الذكاء الاصطناعي والآلية: أسلحة في معركة مكافحة الاحتيال في إدارة الحسابات الدائنة

بواسطة Akhil Sahai، كبير مسؤولي المنتجات، Kanverse

تكلف الاحتيال الشركات حوالي 5٪ من الإيرادات السنوية، كما أشارت رابطة محققي الاحتيال المعتمدون (ACFE) في تقرير حديث. يبحث المحتالون في إدارة الحسابات الدائنة ويرى فيها علامات الدولار لأن هناك عادةً ضوابط سيئة في مكانها لمنع الهجمات. نظرًا لأن هذه الوظيفة التجارية تتم معالجتها الدفعات، فهي مفتوحة على نطاق واسع للاستهداف من قبل الأشخاص السيئين.

ينقسم احتيال إدارة الحسابات الدائنة إلى بعض الأنماط النموذجية، والتي سنناقشها أدناه. الخبر السار هو أن هناك خطوات يمكن للشركات اتخاذها لتقليل خطر حدوث هذه الاحداث.

البائعون الذين لا وجود لهم

تconduct معظم الشركات أعمالها مع مجموعة من الموردين والبائعين. يقومون بالمشتريات الروتينية، وغالبًا ما يتم الموافقة على الدفعات مسبقًا دون فحص دقيق. لكن الشركات الوهمية يمكن أن تقلد البائعين الحقيقيين وترسل فواتير وهمية، ويمكن أن يكون من الصعب كشف هذه الفواتير الوهمية. كما أنها مكلفة – يمكن أن تكلّف 100000 دولار لكل حالة، وفقًا لـ AC.

يمكن أن تأتي هذه التحديات أيضًا من الداخل. من الممكن لموظف أن يخلق بائعين وهميين ويرسل فواتير وهمية. مثال على ذلك امرأة من أوريغون اختلست ملايين الدولارات من شركتها على مدار ما يقرب من 15 عامًا.

فواتير للبضائع التي لا توجد

في سياق مماثل، قد يتعاون المحتالون مع الموظفين لإنشاء طلبات الدفع مقابل السلع / الخدمات التي لم تتلقها الشركة ثم يحتفظون بالدفع المُعالَج لهم أنفسهم. هذا ما حدث مع موظف سابقة في هوندا في أوهايو، الذي اختلس 750000 دولار من الشركة.

تحميل مقابل لا شيء

في بعض الأحيان، يضيف البائع عن قصد عناصر جديدة إلى الفاتورة لزيادة المبلغ المستحق. عندما يكون عملية إدارة الحسابات الدائنة مدفوعة باليد وتتعرض لزيادة في حجم الفواتير، يمكن أن تظل العناصر الإضافية الخاطئة غير محظورة. وينتج عن ذلك أن الشركة تُفترس.

في بعض الأحيان، يتم معالجة دفعات متعددة من البائع بناءً على نفس الفاتورة، مما يمكن أن يحدث عندما يكون هناك أكثر من نسختين من نفس الفاتورة داخل النظام ويبدأ عضو فريق إدارة الحسابات الدائنة (بصورة غير مقصودة) في الدفع مقابل جميع النسخ. يمكن أن يحدث هذا لأسباب مختلفة، بدءًا من الخطأ البسيط إلى النية الخبيثة. بغض النظر عن التسبب، يمكن أن يكون له تأثير سلبي على الشركة.

مكافحة الاحتيال بالآلية

اتجاه مؤسف هو ظهور سريع لطرق جديدة للاختراق إدارة الحسابات الدائنة.幸运ًا، مع التطورات في التكنولوجيا القائمة على الذكاء الاصطناعي، أصبح من الممكن للشركات تطوير استراتيجيات وقائية وتقليل المخاطر. يمكن للآلية والذكاء الاصطناعي / التعلم الآلي معالجة الاحتيال من خلال وظائف رئيسية. تشمل هذه:

آلية موافقة العمل

تضمن الآلية الامتثال من خلال ترك مسار رقمي للactions التي تم تنفيذها في كل مرحلة. تقلل الموافقات الآلية من الوقت المستهلك في الموافقات اليدوية. يمكن أن تساعد التدريب وزيادة الوعي في إحباط أي نية خبيثة.

آلية مراجعة الفاتورة مدعومة بالذكاء الاصطناعي

من الضروري مطابقة الوثائق الرئيسية التي تم إنشاؤها خلال مراحل الشراء لتطوير الحماية الأساسية ضد احتيال إدارة الحسابات الدائنة. تشمل هذه المطابقة معلومات عناصر الفاتورة مع تفاصيل أمر الشراء، ومراجعة الإيصالات للتأكد من أن السلع والخدمات قد تم تسليمها، وغالبًا ما يتضمن مسح الاتصالات الأخرى مع البائع. يمكن أن يستغرق الأمر أيامًا عند القيام به يدوياً، ولكن مع نشر الآلية القائمة على الذكاء الاصطناعي، يمكن أن يحدث دورة المصادقة بأكملها في دقائق.

مراقبة وتحديد النية الخبيثة للموظفين

يتميل المحتالون الداخليون إلى العمل وحدهم أو في مجموعات صغيرة بعد الحصول على معلومات استراتيجية حول العمليات. يمكن أن تعطل أنظمة التكنولوجيا التي يمكنها تتبع وتحديد نشاطات الموظفين في الوقت الفعلي السلوك الخبيث والنوايا بفضل قدرات مثل الكشف عن الشذوذ. أيضًا، التدريب على الموظفين في هذا المجال مهم لزيادة الوعي. يمكن أن تساعد أيضًا برنامج الولاء في وضع مسار نحو الأفعال الأخلاقية.

فرض الامتثال بالحلول الرقمية

يمكن للشركات تقليل احتيال إدارة الحسابات الدائنة عن طريق تحويل عملية معالجة الفواتير بالكامل إلى رقمية. تزامن التكنولوجيا الرقمية الإجراءات مع توقيعات زمنية، والتي يمكن استخدامها لاحقًا لconduct نظام التدقيق. يمكن تصميم هذه الأنظمة لإنشاء تقارير آلية – حيث يمكن مراقبة أنشطة الموظفين وتحديد المناطق التي يمكن تحسينها. كما توفر التنبيهات في الوقت الفعلي للمسؤولين رؤية شاملة لعمليات النظام.

بناء القدرة على مطابقة البائع

من المهم بشكل متزايد كشف الفواتير التي تم إنشاؤها بواسطة الشركات الوهمية في المراحل الأولية، قبل حدوث أي ضرر. يمكن أن يتم الكشف عنها من خلال تكنولوجيا المطابقة الضبابية، حيث يفحص النظام مستودعات متعددة، ويتطلع إلى قاعدة بيانات البائع الحالية، ويتحقق من مختلف الوثائق للكشف عن الوهم.

حلول حديثة لمشكلة قديمة

فيما يتعلق بالاحتيال، حيث توجد إرادة، توجد طريقة. سيستمر الأشخاص الداخليون والخارجيون الذين يعتزمون سرقة منك في إيجاد طرق جديدة للقيام بذلك. لكن الشركات يمكن أن تتعزز بالاعتماد على الذكاء الاصطناعي والآلية في مهمة كشف الاحتيال. بإضافة هذه التكنولوجيا إلى إدارة الحسابات الدائنة، يمكن للشركات مساعدة في اكتشاف ومنع الاحتيال. يمكن لفريق إدارة الحسابات الدائنة التوجه إلى مهام أقل روتينية وأكثر تركيزًا على الأعمال، وستوفر المنظمة المال والمتاعب.