Hiểu về Shadow AI và Tác động của nó đối với Doanh nghiệp của Bạn

Thị trường đang bùng nổ với sự đổi mới và các dự án AI mới. Không có gì ngạc nhiên khi các doanh nghiệp đang vội vàng sử dụng AI để ở phía trước trong nền kinh tế nhanh chóng hiện nay. Tuy nhiên, việc áp dụng AI nhanh chóng này cũng mang lại một thách thức ẩn: sự xuất hiện của ‘Shadow AI‘.

Dưới đây là những gì AI đang làm trong cuộc sống hàng ngày:

• Tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
• Tạo ra những thông tin mà trước đây mất nhiều thời gian để khám phá.
• Cải thiện việc ra quyết định với các mô hình dự đoán và phân tích dữ liệu.
• Tạo nội dung thông qua các công cụ AI cho tiếp thị và dịch vụ khách hàng.

Tất cả những lợi ích này làm rõ lý do tại sao các doanh nghiệp đang nhiệt tình áp dụng AI. Nhưng điều gì xảy ra khi AI bắt đầu hoạt động trong bóng tối?

Hiện tượng ẩn này được gọi là Shadow AI.

Chúng ta hiểu Shadow AI là gì?

Shadow AI đề cập đến việc sử dụng các công nghệ và nền tảng AI mà chưa được phê duyệt hoặc kiểm tra bởi các nhóm IT hoặc bảo mật của tổ chức.

Mặc dù nó có thể seem như vô hại hoặc thậm chí hữu ích tại đầu tiên, nhưng việc sử dụng AI không được quản lý này có thể暴露 các rủi ro và mối đe dọa khác nhau.

Hơn 60% nhân viên thừa nhận sử dụng các công cụ AI không được ủy quyền cho các nhiệm vụ liên quan đến công việc. Đó là một tỷ lệ đáng kể khi xem xét các điểm yếu tiềm ẩn đang ẩn náu trong bóng tối.

Shadow AI so với Shadow IT

Các thuật ngữ Shadow AI và Shadow IT có thể nghe giống như các khái niệm tương tự, nhưng chúng là khác biệt.

Shadow IT liên quan đến việc nhân viên sử dụng phần cứng, phần mềm hoặc dịch vụ không được phê duyệt. Mặt khác, Shadow AI tập trung vào việc sử dụng các công cụ AI không được ủy quyền để tự động hóa, phân tích hoặc nâng cao công việc. Nó có thể seem như một lối tắt để đạt được kết quả nhanh hơn, thông minh hơn, nhưng nó có thể nhanh chóng trở thành vấn đề nếu không có sự giám sát phù hợp.

Rủi ro liên quan đến Shadow AI

Hãy cùng khám phá các rủi ro của shadow AI và thảo luận về lý do tại sao việc kiểm soát các công cụ AI của tổ chức là rất quan trọng.

Vi phạm quyền riêng tư dữ liệu

Sử dụng các công cụ AI không được phê duyệt có thể rủi ro về quyền riêng tư dữ liệu. Nhân viên có thể vô tình chia sẻ thông tin nhạy cảm khi làm việc với các ứng dụng không được kiểm tra.

Mỗi một trong năm công ty ở Anh đã phải đối mặt với việc rò rỉ dữ liệu do nhân viên sử dụng công cụ AI tạo sinh. Sự thiếu sót về mã hóa và giám sát phù hợp làm tăng khả năng xảy ra vi phạm dữ liệu, khiến các tổ chức dễ bị tấn công mạng.

Không tuân thủ quy định

Shadow AI mang lại rủi ro không tuân thủ nghiêm trọng. Các tổ chức phải tuân theo các quy định như GDPR, HIPAA và Đạo luật AI của EU để đảm bảo bảo vệ dữ liệu và sử dụng AI một cách đạo đức.

Không tuân thủ có thể dẫn đến các khoản phạt nặng. Ví dụ, vi phạm GDPR có thể khiến các công ty phải trả tới 20 triệu euro hoặc 4% doanh thu toàn cầu.

Rủi ro hoạt động

Shadow AI có thể tạo ra sự không phù hợp giữa các đầu ra được tạo ra bởi các công cụ này và mục tiêu của tổ chức. Sự phụ thuộc quá mức vào các mô hình không được xác minh có thể dẫn đến việc đưa ra quyết định dựa trên thông tin không rõ ràng hoặc bị thiên vị. Sự không phù hợp này có thể ảnh hưởng đến các sáng kiến chiến lược và giảm hiệu quả hoạt động tổng thể.

Trên thực tế, một khảo sát cho thấy gần nửa số lãnh đạo cấp cao lo lắng về tác động của thông tin sai lệch do AI tạo ra đối với tổ chức của họ.

Thiệt hại về danh tiếng

Sử dụng shadow AI có thể gây hại cho danh tiếng của một tổ chức. Các kết quả không nhất quán từ các công cụ này có thể làm hỏng niềm tin của khách hàng và các bên liên quan. Các vi phạm đạo đức, chẳng hạn như việc ra quyết định thiên vị hoặc lạm dụng dữ liệu, có thể làm tổn hại thêm nhận thức của công chúng.

Một ví dụ rõ ràng là phản ứng dữ dội đối với Sports Illustrated khi họ được phát hiện sử dụng nội dung được tạo ra bởi AI với các tác giả và hồ sơ giả. Sự cố này cho thấy rủi ro của việc sử dụng AI không được quản lý và gây ra tranh luận về tác động đạo đức của nó đối với việc tạo nội dung. Nó nhấn mạnh cách thiếu quy định và minh bạch trong AI có thể làm hỏng niềm tin.

Tại sao Shadow AI trở nên phổ biến hơn

Hãy cùng xem xét các yếu tố đằng sau việc sử dụng rộng rãi shadow AI trong các tổ chức ngày nay.

• Thiếu nhận thức: Nhiều nhân viên không biết về các chính sách của công ty liên quan đến việc sử dụng AI. Họ cũng có thể không nhận thức được các rủi ro liên quan đến việc sử dụng các công cụ không được ủy quyền.
• Tài nguyên tổ chức hạn chế: Một số tổ chức không cung cấp các giải pháp AI được phê duyệt đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Khi các giải pháp được phê duyệt không đầy đủ hoặc không có sẵn, nhân viên thường tìm kiếm các lựa chọn bên ngoài để đáp ứng nhu cầu của họ. Sự thiếu hụt này tạo ra khoảng cách giữa những gì tổ chức cung cấp và những gì các đội cần để làm việc hiệu quả.
• Kích thích không phù hợp: Các tổ chức đôi khi ưu tiên kết quả ngay lập tức hơn là mục tiêu dài hạn. Nhân viên có thể bỏ qua các quy trình chính thức để đạt được kết quả nhanh chóng.
• Sử dụng các công cụ miễn phí: Nhân viên có thể phát hiện ra các ứng dụng AI miễn phí trực tuyến và sử dụng chúng mà không thông báo cho các bộ phận IT. Điều này có thể dẫn đến việc sử dụng không được quản lý các dữ liệu nhạy cảm.
• Nâng cấp các công cụ hiện có: Các đội có thể kích hoạt các tính năng AI trong phần mềm được phê duyệt mà không có sự cho phép. Điều này có thể tạo ra các lỗ hổng bảo mật nếu các tính năng đó yêu cầu một cuộc xem xét bảo mật.

Biểu hiện của Shadow AI

Shadow AI xuất hiện dưới nhiều hình thức trong các tổ chức. Một số trong số này bao gồm:

Trợ lý ảo được hỗ trợ bởi AI

Các đội dịch vụ khách hàng đôi khi sử dụng trợ lý ảo không được phê duyệt để xử lý các truy vấn. Ví dụ, một đại lý có thể dựa vào trợ lý ảo để soạn thảo phản hồi thay vì tham khảo các hướng dẫn được công ty phê duyệt. Điều này có thể dẫn đến việc truyền đạt thông tin không chính xác và việc lộ thông tin nhạy cảm của khách hàng.

Mô hình học máy cho phân tích dữ liệu

Nhân viên có thể tải dữ liệu độc quyền lên các nền tảng học máy miễn phí hoặc bên ngoài để khám phá thông tin hoặc xu hướng. Một nhà phân tích dữ liệu có thể sử dụng một công cụ bên ngoài để phân tích các mẫu mua hàng của khách hàng nhưng vô tình đặt dữ liệu bí mật vào tình huống nguy hiểm.

Công cụ tự động hóa tiếp thị

Các bộ phận tiếp thị thường áp dụng các công cụ không được ủy quyền để tự động hóa các nhiệm vụ, chẳng hạn như chiến dịch email hoặc theo dõi tương tác. Các công cụ này có thể cải thiện năng suất nhưng cũng có thể xử lý sai dữ liệu khách hàng, vi phạm các quy định về tuân thủ và làm hỏng niềm tin của khách hàng.

Công cụ trực quan hóa dữ liệu

Các công cụ dựa trên AI đôi khi được sử dụng để tạo bảng điều khiển hoặc phân tích nhanh mà không có sự phê duyệt của IT. Mặc dù chúng cung cấp hiệu quả, nhưng các công cụ này có thể tạo ra thông tin không chính xác hoặc làm tổn hại đến dữ liệu kinh doanh nhạy cảm khi được sử dụng một cách cẩn thận.

Shadow AI trong các ứng dụng AI tạo sinh

Các đội thường sử dụng các công cụ như ChatGPT hoặc DALL-E để tạo nội dung tiếp thị hoặc nội dung trực quan. Nếu không có sự giám sát, các công cụ này có thể tạo ra thông điệp không phù hợp với thương hiệu hoặc làm dấy lên các vấn đề về quyền sở hữu trí tuệ, gây ra các rủi ro tiềm ẩn cho danh tiếng của tổ chức.

Quản lý rủi ro của Shadow AI

Quản lý rủi ro của shadow AI đòi hỏi một chiến lược tập trung vào việc minh bạch, quản lý rủi ro và đưa ra quyết định thông minh.

Thiết lập các chính sách và hướng dẫn rõ ràng

Các tổ chức nên xác định rõ các chính sách về việc sử dụng AI trong tổ chức. Những chính sách này nên phác thảo các thực tiễn được chấp nhận, các giao thức xử lý dữ liệu, các biện pháp bảo mật và các yêu cầu về tuân thủ.

Nhân viên cũng phải học về các rủi ro liên quan đến việc sử dụng AI không được ủy quyền và tầm quan trọng của việc sử dụng các công cụ và nền tảng được phê duyệt.

Phân loại dữ liệu và các trường hợp sử dụng

Doanh nghiệp phải phân loại dữ liệu dựa trên mức độ nhạy cảm và tầm quan trọng của nó. Thông tin quan trọng, chẳng hạn như bí mật thương mại và thông tin nhận dạng cá nhân (PII), phải nhận được mức độ bảo vệ cao nhất.

Các tổ chức nên đảm bảo rằng các dịch vụ AI đám mây công cộng hoặc không được xác minh không bao giờ xử lý dữ liệu nhạy cảm. Thay vào đó, các công ty nên dựa vào các giải pháp AI cấp doanh nghiệp để cung cấp bảo mật dữ liệu mạnh mẽ.

Nhận thức về lợi ích và cung cấp hướng dẫn

Điều quan trọng là cũng phải nhận thức về lợi ích của shadow AI, thường xuất phát từ mong muốn tăng hiệu suất.

Thay vì cấm sử dụng, các tổ chức nên hướng dẫn nhân viên trong việc áp dụng các công cụ AI trong một khuôn khổ được kiểm soát. Họ cũng nên cung cấp các giải pháp thay thế được phê duyệt đáp ứng nhu cầu về năng suất trong khi đảm bảo an ninh và tuân thủ.

Giáo dục và đào tạo nhân viên

Các tổ chức phải ưu tiên giáo dục nhân viên để đảm bảo việc sử dụng an toàn và hiệu quả các công cụ AI được phê duyệt. Các chương trình đào tạo nên tập trung vào hướng dẫn thực tế để nhân viên hiểu rõ về rủi ro và lợi ích của AI đồng thời tuân theo các giao thức phù hợp.

Nhân viên được giáo dục có nhiều khả năng sử dụng AI một cách có trách nhiệm, giảm thiểu các rủi ro về bảo mật và tuân thủ.

Giám sát và kiểm soát việc sử dụng AI

Việc theo dõi và kiểm soát việc sử dụng AI cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp nên triển khai các công cụ giám sát để theo dõi các ứng dụng AI trên toàn tổ chức. Các cuộc kiểm toán định kỳ có thể giúp họ xác định các công cụ không được ủy quyền hoặc các lỗ hổng bảo mật.

Các tổ chức cũng nên thực hiện các biện pháp chủ động như phân tích lưu lượng mạng để phát hiện và giải quyết việc lạm dụng trước khi nó leo thang.

Phối hợp với IT và các đơn vị kinh doanh

Sự hợp tác giữa các đội IT và kinh doanh là điều thiết yếu để chọn các công cụ AI phù hợp với tiêu chuẩn của tổ chức. Các đơn vị kinh doanh nên có tiếng nói trong việc chọn công cụ để đảm bảo tính thực tế, trong khi IT đảm bảo tuân thủ và bảo mật.

Sự hợp tác này thúc đẩy sự đổi mới mà không ảnh hưởng đến sự an toàn hoặc mục tiêu hoạt động của tổ chức.

Các bước tiến trong quản lý AI đạo đức

Khi sự phụ thuộc vào AI tăng trưởng, việc quản lý shadow AI với sự minh bạch và kiểm soát có thể là chìa khóa để duy trì tính cạnh tranh. Tương lai của AI sẽ phụ thuộc vào các chiến lược phù hợp với mục tiêu tổ chức và sử dụng công nghệ minh bạch.

Để tìm hiểu thêm về cách quản lý AI một cách đạo đức, hãy theo dõi Unite.ai để có những thông tin và mẹo mới nhất.