symplr ra mắt giải pháp AI quản lý thời gian làm việc và xếp lịch để dự báo nhu cầu nhân lực y tế

Tình trạng thiếu nhân lực ở bệnh viện thường gây tốn kém nhất khi chỉ còn rất ít thời gian để khắc phục. Các nhà quản lý phải tất bật tìm người thay ca, điều dưỡng nhận yêu cầu vào phút chót, còn những vị trí trống chưa được lấp sẽ phải dùng đến nhân lực làm thêm giờ hoặc có chi phí cao. symplr đang tìm cách đưa những quyết định đó lên sớm hơn với việc ra mắt symplr Time and Scheduling, một giải pháp quản lý nhân lực tích hợp, kết hợp xếp lịch bằng AI với tính năng chấm công.

Được công bố ngày 26 tháng 10, sản phẩm đưa nhu cầu nhân lực dự kiến, nhân sự hiện có trên toàn hệ thống y tế và chi phí nhân công vào cùng một giao diện. Các quy trình mới ứng dụng AI đề xuất điều chỉnh lịch làm việc để nhà quản lý phê duyệt, đồng thời tính đến nguyện vọng của nhân viên, quy định xếp lịch, nhu cầu dự kiến và các khuôn mẫu trong quá khứ.

Việc ra mắt kết nối các tính năng xếp lịch dự đoán của symplr với công nghệ chấm công được thiết kế để đáp ứng các quy định trả lương phức tạp và yêu cầu tuân thủ trong ngành y tế. Đây cũng là nền tảng cho một chiến lược vận hành nhân lực rộng hơn, bao quát việc lập kế hoạch, bố trí nhân sự và phân tích dữ liệu.

Các đề xuất của AI nhắm đến nút thắt trong việc cân đối lịch làm việc

Lập lịch làm việc mới chỉ là bước khởi đầu trong việc bố trí nhân lực cho bệnh viện. Sau đó, nhà quản lý phải cân đối nguyện vọng của nhân viên với nhu cầu bố trí đủ người, xử lý các vị trí còn thiếu và ứng phó khi cán cân thay đổi. Một lịch làm việc trông có vẻ hoàn chỉnh trên bảng tính vẫn có thể khiến một khoa không đủ người vào một thời điểm nhất định.

Tính năng cân đối lịch làm việc bằng AI của sản phẩm mới được thiết kế để giảm khối lượng điều chỉnh thủ công đó. Thay vì yêu cầu nhà quản lý tự xây dựng từng thay đổi từ đầu, hệ thống đề xuất các điều chỉnh dựa trên những giới hạn và khuôn mẫu liên quan đến việc bố trí nhân sự. Nhà quản lý vẫn là người phê duyệt.

Đây là điểm khác biệt quan trọng trong môi trường mà quyết định bố trí nhân sự ảnh hưởng đến cả nhân viên lẫn hoạt động lâm sàng. Đề xuất có thể giúp người lãnh đạo so sánh các phương án sớm hơn, nhưng người đó vẫn chịu trách nhiệm đánh giá xem phương án bố trí được đề xuất có phù hợp với khoa hay không.

“Các lãnh đạo điều dưỡng không nên phải mất hàng giờ lập lịch và vất vả tìm người lấp các ca còn trống, trong khi họ có thể dành thời gian hỗ trợ đội ngũ và bệnh nhân,” Ali Morin, Giám đốc Tin học Điều dưỡng của symplr, cho biết.

Công ty cũng nhấn mạnh khả năng linh hoạt cao hơn dành cho điều dưỡng. Lợi ích hướng tới là lịch làm việc tính đến nguyện vọng của nhân viên từ sớm hơn, giảm số yêu cầu khẩn cấp và bớt trở ngại hành chính khi tìm ca làm phù hợp.

Cách thức dự báo nhu cầu nhân lực phía sau lịch làm việc

Công nghệ Smart Square hiện có giúp làm rõ bối cảnh của lần ra mắt này. Tài liệu hướng dẫn mô tả một mô hình dự đoán kết hợp mô hình toán học độc quyền với học máy. Các dự đoán được cập nhật hằng tuần và đưa qua ma trận nhân sự dành cho từng khoa hoặc khu vực dịch vụ để so sánh nhu cầu bệnh nhân dự kiến với nguồn nhân lực hiện có.

Trang sản phẩm hiện tại cho biết các dự báo có thể kéo dài đến 120 ngày. Mục đích thiết thực là giúp nhận diện những vị trí có khả năng thiếu người khi nhà quản lý vẫn còn thời gian xử lý, thay vì đợi đến lúc ca chưa có người nhận trở thành vấn đề vận hành cấp bách.

Smart Square cũng có tính năng quản lý ca còn trống bằng mô hình khuyến khích linh hoạt, khả năng theo dõi nguồn lực nhân sự trên toàn doanh nghiệp, tính năng tự xếp lịch và kết nối với hệ thống nhân sự, tính lương, chấm công và hồ sơ bệnh án điện tử. Những khả năng này cho thấy dự báo có thể hỗ trợ hành động ra sao: nhà quản lý cần nắm được cả mức thiếu hụt dự kiến lẫn các phương án nhân sự sẵn có để giải quyết tình trạng đó.

Dự báo nhu cầu và cân đối lịch làm việc là hai nhiệm vụ có liên quan nhưng khác nhau. Dự báo ước tính cần bố trí nhân sự ở mức nào. Sau đó, việc cân đối lịch làm việc căn cứ vào tình trạng sẵn sàng, nguyện vọng và quy định để đề xuất cách đáp ứng nhu cầu đó. Tính năng chấm công ghi nhận những gì thực sự đã diễn ra.

Kết nối nhân sự dự kiến với thời gian làm việc thực tế

Tích hợp tính năng xếp lịch và chấm công giúp xử lý một nguồn công việc hành chính thứ hai: sự chênh lệch giữa ca làm đã lên lịch và số giờ được chuyển sang bộ phận tính lương. Khi hai hoạt động này diễn ra trên các công cụ rời rạc, nhà quản lý phải đối chiếu các thay đổi và bảng chấm công sau khi quyết định bố trí nhân sự đã được đưa ra.

symplr Time and Scheduling kết hợp hai chức năng này để các lãnh đạo điều dưỡng có thể cân nhắc nhu cầu bố trí nhân sự và chi phí nhân công trong cùng một quy trình. Thành phần chấm công được xây dựng để xử lý các quy định trả lương và yêu cầu tuân thủ trong ngành y tế, thay vì coi mọi ca làm là những khối giờ có thể hoán đổi cho nhau.

symplr dẫn lại các kết quả đã công bố trước đây về những tính năng xếp lịch và chấm công: thời gian dành cho các công việc liên quan đến bố trí nhân sự và bảng chấm công giảm khoảng 50%, đồng thời có khả năng giải phóng tới 75% năng lực của đội ngũ tính lương. Đây là những lợi ích tiềm năng do công ty báo cáo, gắn với các tính năng kết hợp, chứ không phải kết quả của một đánh giá độc lập mới về sản phẩm ra mắt hôm nay.

Sự khác biệt này rất quan trọng khi đánh giá lần ra mắt sản phẩm. Cơ hội nằm ở việc giảm số bước thủ công giữa lúc dự đoán nhu cầu nhân lực, bố trí người vào một ca và đối chiếu số giờ đã làm. Kết quả tại từng hệ thống y tế sẽ phụ thuộc vào quy trình làm việc, các tích hợp hiện có và cách triển khai.

Quy trình thủ công vẫn tồn tại dù đầu tư vào AI ngày càng tăng

Khảo sát Compass năm 2026 của công ty giúp lý giải nhu cầu của thị trường. 41% người tham gia khảo sát cho biết việc xếp lịch làm việc cho đội ngũ bác sĩ và điều dưỡng tại tổ chức của họ vẫn hoàn toàn thủ công. Thêm 35% mô tả quy trình này chỉ được tự động hóa ở mức tối thiểu, trong khi chỉ 4% cho biết đã tự động hóa hoàn toàn.

Cuộc khảo sát do công ty phối hợp với CHIME thực hiện, với 146 người tham gia thuộc các lĩnh vực lâm sàng, CNTT và vận hành tại các bệnh viện và hệ thống y tế ở Mỹ. Khảo sát được tiến hành từ ngày 1 tháng 6 đến ngày 17 tháng 7 năm 2026. Các kết quả phản ánh nhóm người tham gia này, chứ không phải một cuộc điều tra toàn bộ mọi bệnh viện.

Nghiên cứu này cũng cho thấy 21% người tham gia cho biết tổ chức của họ đã triển khai AI mà chưa thiết lập các chỉ số để đánh giá công nghệ này. Điều đó cho thấy việc đo lường cũng cần được ưu tiên trong quá trình triển khai, bên cạnh tự động hóa. Với việc xếp lịch, các chỉ số phù hợp gồm thời gian dành cho việc quản lý lịch làm việc, số ca chưa được bố trí nhân sự, số giờ làm thêm, mức độ hài lòng của nhân viên và độ chính xác của dự báo nhu cầu.

Tự động hóa quy trình chỉ hữu ích khi lịch làm việc tạo ra phù hợp với những người trực tiếp chăm sóc bệnh nhân. Việc để các lãnh đạo điều dưỡng và nhân viên tuyến đầu tham gia triển khai giúp hệ thống y tế kiểm tra xem các đề xuất có giải quyết đúng những nguyên nhân thực sự gây khó khăn trong việc xếp lịch hay không.

Hiện có gì và bước tiếp theo là gì

Phiên bản ra mắt hiện tại tập trung vào việc tích hợp xếp lịch và chấm công, đồng thời đưa ra các đề xuất AI khi cân đối lịch. symplr dự kiến bổ sung các tính năng AI để chỉnh sửa bảng chấm công và cấu hình quy tắc xếp lịch vào năm 2027. Những chức năng này vẫn nằm trong lộ trình phát triển.

Chiến lược AI rộng hơn của công ty trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe bao gồm trí tuệ dự báo, tính năng tự xếp lịch thông minh và các công cụ được tích hợp vào quy trình vận hành. Công ty cho biết khả năng truy xuất nguồn gốc và dữ liệu được quản trị là những ưu tiên của nền tảng. Cần phân biệt chiến lược rộng hơn này với các chức năng cụ thể có trong Time and Scheduling khi ra mắt.

Giám đốc Sản phẩm Scott Sbihli cho biết kế hoạch của symplr không chỉ giới hạn ở việc xếp lịch truyền thống mà còn hướng đến kết nối công tác hoạch định nhân lực, bố trí nhân sự và phân tích dữ liệu trong lĩnh vực chăm sóc bệnh nhân nội trú lẫn ngoại trú, đồng thời cung cấp các tính năng chuyên sâu hơn cho bác sĩ và những nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe khác.

symplr sẽ giới thiệu Time and Scheduling tại Hội nghị ANCC Magnet ở Chicago từ ngày 29 đến 31 tháng 10, tại gian hàng 631. Trước mắt, cần kiểm chứng liệu cái nhìn kết nối hơn về nhu cầu, nhân viên sẵn có và thời gian làm việc có giúp các lãnh đạo điều dưỡng giảm bớt những vấn đề phát sinh vào phút chót cần xử lý — và có thêm thời gian hỗ trợ đội ngũ của họ hay không.