Stéphan Donzé, Người sáng lập và Giám đốc điều hành tại AODocs – Loạt phỏng vấn

Stéphan Donzé là người sáng lập và Giám đốc điều hành của AODocs, một nền tảng quản lý tài liệu đám mây bản địa biến nội dung doanh nghiệp thành thông tin có thể hành động. Không giống như các hệ thống cũ chỉ giới hạn ở lưu trữ cơ bản, AODocs kết hợp kiểm soát tài liệu mạnh mẽ với tự động hóa quy trình, cho phép các doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình phức tạp trên nhiều ngành.

Từ đề xuất bán hàng và quản lý yêu cầu đến kỹ thuật và sản xuất, AODocs sử dụng trí tuệ nhân tạo tạo sinh để trích xuất dữ liệu có cấu trúc từ tài liệu không có cấu trúc – với quy mô.

Điều gì đã truyền cảm hứng cho bạn để bắt đầu AODocs vào năm 2012? Có vấn đề cụ thể nào trong quản lý tài liệu mà bạn thấy không được giải quyết vào thời điểm đó?

Nó xuất phát từ khái niệm mang công nghệ Kinh doanh đến Người tiêu dùng (B2C), được tiên phong bởi Google (GOOGL ), đến doanh nghiệp. Điều này bao gồm các công nghệ dựa trên đám mây, không cần máy chủ và tự động mở rộng, những thứ vắng bóng trong phần mềm doanh nghiệp vào thời điểm đó.

Vào thời điểm đó, Google đang vận động cho các ứng dụng thích nghi với đám mây bằng cách rời bỏ các khách hàng dày và chấp nhận kiến trúc dựa trên trình duyệt và không cần máy chủ. Không giống như Microsoft (MSFT ) và Amazon (AMZN ) vào thời điểm đó, quan điểm của Google là các ứng dụng đám mây nên áp dụng kiến trúc rất khác so với phần mềm trên cơ sở.

Người dùng sớm các công nghệ đám mây trong doanh nghiệp, những người đã áp dụng Gmail và Google Drive, muốn mở rộng những lợi ích này ngoài email và cộng tác sang các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp. Có sự thiếu hụt các giải pháp trên thị trường để đáp ứng nhu cầu này, vì các hệ thống quản lý tài liệu truyền thống được đặt trên cơ sở với phần mềm và kiến trúc cũ. Sự thiếu hụt này đã tạo ra cơ hội để xây dựng một thứ gì đó mới từ đầu trên kiến trúc đám mây đúng, khi làm việc với những người dùng sớm này.

Nhiều công ty SaaS doanh nghiệp gặp khó khăn với việc áp dụng của khách hàng. Bạn đã thuyết phục các doanh nghiệp lớn như Google hoặc Veolia tin tưởng AODocs từ sớm như thế nào?

Cho phép khách hàng giữ tài liệu trong chính lưu trữ đám mây của họ là một yếu tố quan trọng trong việc thuyết phục các doanh nghiệp. AODocs quản lý tài liệu, bao gồm cả việc chia sẻ quyền và quy trình kinh doanh, nhưng tài liệu vẫn nằm trong môi trường của khách hàng (ban đầu là Google Drive, sau đó là Azure, Google Cloud Storage và Amazon S3). Đặc điểm cơ bản này đã giảm thiểu rủi ro mà khách hàng nhận thức được và làm cho họ thoải mái hơn khi làm việc với một công ty nhỏ và trẻ.

Lý do chính khác là mối quan hệ khách hàng gần gũi. Chúng tôi đã cùng xây dựng và phát triển với khách hàng, đặc biệt là trong những giai đoạn đầu. Sự gần gũi và phản ứng nhanh trong việc giải quyết vấn đề và cải tiến đã xây dựng niềm tin và giảm thiểu thêm nhận thức về rủi ro.

Điều này cuối cùng đã thuyết phục các công ty như Google, Veolia, Ascension, Pinnacol Assurance và những công ty khác áp dụng chúng.

Nhìn lại 13 năm lãnh đạo AODocs, những quyết định quan trọng nhất dẫn đến thành công của công ty là gì?

Quyết định giữ tài liệu của khách hàng trong chính lưu trữ đám mây của họ là một yếu tố lớn trong thành công của chúng tôi và vẫn là một yếu tố khác biệt chính.

Phát triển sản phẩm bằng cách ở rất gần với khách hàng cũng rất quan trọng. Mọi thứ chúng tôi xây dựng đều được truyền cảm hứng từ hoặc được xác nhận thông qua nhu cầu của khách hàng. Chúng tôi tránh xây dựng các tính năng mà không có trường hợp sử dụng rõ ràng của khách hàng.

Khả năng của chúng tôi trong việc sàng lọc các yêu cầu của khách hàng để xác định nhu cầu chung và có thể nhân rộng, những thứ có lợi cho toàn bộ cơ sở khách hàng, thay vì các yêu cầu cụ thể của từng cá nhân tốt hơn được giải quyết bởi dịch vụ chuyên nghiệp, là điều chúng tôi đã làm tốt.

AODocs được sinh ra trên đám mây và hiện đã phát triển thành một giải pháp được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo. Những thách thức lớn nhất trong việc thực hiện chuyển đổi này là gì?

Nó không phải là một chuyển đổi mà là một sự tiếp tục. Việc được sinh ra trên đám mây đã khiến AODocs dễ dàng tích hợp với các công nghệ đám mây mới, bao gồm cả trí tuệ nhân tạo.

Các mô hình trí tuệ nhân tạo như ChatGPT và Google Gemini là dựa trên đám mây, khiến cho AODocs tự nhiên giao tiếp với chúng và thêm khả năng trí tuệ nhân tạo vào nền tảng xử lý tài liệu của chúng tôi.

Chúng tôi xem AODocs như một “xương sống” hoặc một “dòng sản xuất” cho các quy trình tài liệu, nơi trí tuệ nhân tạo chỉ là một “thành viên” hoặc “mô-đun” mới có thể được cắm vào để nâng cao nền tảng. Chúng tôi không dự kiến sự xuất hiện cụ thể của trí tuệ nhân tạo vào năm 2022, nhưng kiến trúc đám mây bản địa của chúng tôi được thiết kế cho tính mở rộng và tích hợp, khiến việc áp dụng trí tuệ nhân tạo trở thành một bước tự nhiên.

Làm thế nào AODocs cân bằng tự động hóa với giám sát của con người, đảm bảo tuân thủ và độ chính xác mà không loại bỏ xác nhận của con người?

Chúng tôi cung cấp cho khách hàng các công cụ để sử dụng trí tuệ nhân tạo tại các bước khác nhau trong quy trình tài liệu của họ. Quyết định về mức độ tự chủ mà trí tuệ nhân tạo được cấp là cuối cùng được khách hàng quyết định trên cơ sở từng trường hợp.

Khách hàng có thể cấu hình quy trình của họ cho tự động hóa đầy đủ, xem xét đầy đủ của con người hoặc kết hợp cả hai tại bất kỳ bước nào của trí tuệ nhân tạo. Chúng tôi khuyên nên xác định các trường hợp dễ dàng phù hợp với tự động hóa đầy đủ của trí tuệ nhân tạo (ví dụ: phát hiện tài liệu thiếu trong một yêu cầu), trong khi đối với các trường hợp phức tạp, trí tuệ nhân tạo có thể được sử dụng để tăng tốc xem xét của con người, thường bằng cách tạo tóm tắt của các tài liệu phức tạp.

Cốt lõi, chúng tôi trao cho khách hàng quyền kiểm soát 100% mức độ giám sát của con người trong quy trình của họ bằng cách cung cấp các công cụ cấu hình.

AODocs đang chuyển đổi nền tảng của mình để tập trung vào các tác nhân trí tuệ nhân tạo cho xử lý tài liệu. Điều gì đã thúc đẩy quyết định này và các tác nhân trí tuệ nhân tạo cải thiện như thế nào so với các hệ thống quản lý tài liệu truyền thống?

Các tác nhân trí tuệ nhân tạo là một khả năng mới có thể được tích hợp vào “dòng sản xuất” tài liệu hiện có của chúng tôi.

Động lực chính cho sự phấn khích của chúng tôi về các tác nhân trí tuệ nhân tạo là tiềm năng của chúng trong việc mang lại tốc độ đáng kể cho các nhiệm vụ cụ thể. Đối với các nhiệm vụ đơn giản như từ chối tài liệu không đầy đủ hoặc tự động chấp nhận yêu cầu đơn giản, giá trị thấp, trí tuệ nhân tạo có thể cho phép tự động hóa đầy đủ.

Đối với các nhiệm vụ phức tạp, các tác nhân trí tuệ nhân tạo có thể tăng tốc đáng kể quá trình xử lý bằng cách tóm tắt các tài liệu dài, cho phép con người xem xét thông tin chính nhanh hơn. Trí tuệ nhân tạo giỏi trong việc tiêu thụ lượng thông tin lớn và cung cấp tóm tắt cô đọng, giúp người xem xét của con người tiết kiệm thời gian đáng kể. Tốc độ và hiệu quả tăng này nâng cao giá trị của nền tảng AODocs.

Tìm kiếm doanh nghiệp vẫn còn là một thách thức lớn, với các công ty gặp khó khăn trong việc thu hồi tài liệu liên quan. Làm thế nào giải pháp được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo của AODocs giải quyết các vấn đề về khả năng khám phá tốt hơn so với các công cụ tìm kiếm doanh nghiệp hiện có?

Trợ lý ảo trí tuệ nhân tạo đại diện cho một sự cải tiến lớn so với tìm kiếm doanh nghiệp truyền thống bằng cách cho phép người dùng hỏi câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận được câu trả lời thẳng thắn. Tuy nhiên, chúng có một khiếm khuyết đáng kể: chúng không thể phân biệt giữa tài liệu hợp lệ, cập nhật và các bản thảo, không đầy đủ hoặc lỗi thời.

Chúng tôi giải quyết thách thức này bằng cách đảm bảo các tác nhân trí tuệ nhân tạo chỉ sử dụng thông tin chính xác để cung cấp câu trả lời. Tìm kiếm truyền thống trình bày cho người dùng một danh sách các kết quả phù hợp tiềm năng, cho phép họ xác định tài liệu liên quan nhất (ví dụ: phân biệt giữa hợp đồng đã ký và bản thảo).

Ngược lại, trợ lý ảo trí tuệ nhân tạo cung cấp câu trả lời tự tin nhưng che giấu quá trình tìm kiếm cơ bản. Điều này tạo ra rủi ro tăng lên khi sử dụng thông tin không chính xác hoặc lỗi thời, vì người dùng không có cái nhìn về tài liệu nào mà trợ lý ảo đã sử dụng để tạo ra câu trả lời của nó.

Vai trò của chúng tôi là kiểm duyệt và đảm bảo rằng tất cả tài liệu trong cơ sở kiến thức đã được xác thực và cập nhật. Điều này làm cho chúng an toàn cho các tác nhân trí tuệ nhân tạo sử dụng làm nguồn thông tin. Bằng cách đảm bảo tìm kiếm được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo dựa trên thông tin đáng tin cậy và được kiểm soát, chúng tôi giảm thiểu đáng kể rủi ro của các câu trả lời không chính xác.

Với trí tuệ nhân tạo tạo sinh trở thành một phần quan trọng của xử lý tài liệu, AODocs tận dụng các công nghệ trí tuệ nhân tạo hoặc mô hình cụ thể nào để cải thiện độ chính xác và giảm công việc thủ công?

Các mô hình LLM giỏi trong việc biến đổi nội dung hiện có, chẳng hạn như tóm tắt tài liệu phức tạp, dịch văn bản và phân loại tệp. Những nhiệm vụ này có rủi ro rất thấp về ảo giác, đó là lý do tại sao việc sử dụng trí tuệ nhân tạo của chúng tôi tập trung chiến lược vào các hoạt động này.

AODocs chủ yếu tận dụng trí tuệ nhân tạo để viết lại, tái sử dụng và biến đổi văn bản hiện có thay vì tạo ra nội dung mới. Khi làm việc với tài liệu phù hợp, việc tạo tóm tắt, dịch tài liệu và phân loại nội dung đều duy trì khả năng xảy ra lỗi thấp. Tương tự, khả năng trích xuất dữ liệu của chúng tôi – xác định ngày đến hạn hoặc thông tin chính từ tài liệu – vẫn dựa trên nội dung hiện có để giảm thiểu sự không chính xác hoặc “ảo giác”.

Bằng cách tăng tốc tiêu thụ thông tin và hỗ trợ người xem xét của con người, những khả năng trí tuệ nhân tạo này thường cải thiện hiệu quả bằng một yếu tố đáng kể. Điều này tạo ra giá trị hữu hình trong khi cẩn thận tránh các rủi ro liên quan đến nội dung được tạo ra bởi trí tuệ nhân tạo từ đầu.

Có một lợi thế bổ sung. AODocs tích hợp liền mạch với bất kỳ mô hình LLM nào, mang lại cho khách hàng của chúng tôi tự do lựa chọn nhà cung cấp ưa thích. Kiến trúc linh hoạt này cũng đảm bảo rằng chúng tôi có thể nhanh chóng tích hợp các mô hình trong tương lai khi chúng trở nên có sẵn, đặt khách hàng của chúng tôi vào vị trí để được hưởng lợi từ những đổi mới trí tuệ nhân tạo không thể tránh khỏi sẽ xuất hiện trong những tháng và năm tới.

Một trong những thách thức lớn nhất của trí tuệ nhân tạo trong xử lý tài liệu là ảo giác hoặc câu trả lời không chính xác. Làm thế nào AODocs đảm bảo rằng các thông tin được tạo ra bởi trí tuệ nhân tạo là đáng tin cậy và đáng tin?

Chìa khóa để đảm bảo độ tin cậy và tin cậy là sự gắn kết. Chúng tôi đảm bảo rằng trí tuệ nhân tạo được sử dụng để viết lại hoặc biến đổi thông tin từ nguồn đáng tin cậy.

Trong xử lý tài liệu, trí tuệ nhân tạo được yêu cầu tóm tắt hoặc dịch tài liệu hiện có, giảm thiểu cơ hội cho ảo giác. Trong các tác nhân trí tuệ nhân tạo hoặc chatbot, hệ thống được cung cấp các trích xuất từ tài liệu được kiểm soát và được hướng dẫn để tạo ra câu trả lời chỉ từ những trích xuất đó – mô hình LLM phải luôn trích dẫn nguồn từ đó nó tạo ra câu trả lời của mình – mà không sử dụng kiến thức chung của thế giới hoặc thông tin bên ngoài. Điều này ngăn chặn trí tuệ nhân tạo khỏi việc phát minh hoặc cung cấp thông tin không có mặt rõ ràng trong tài liệu được xác thực.

Với trí tuệ nhân tạo biến đổi phần mềm doanh nghiệp, bạn nhìn thấy AODocs ở đâu trong năm năm tới? Vai trò của các tác nhân trí tuệ nhân tạo sẽ như thế nào trong tương lai của quản lý tài liệu?

Hoạt động kinh doanh cốt lõi của chúng tôi với tư cách là nền tảng quản lý tài liệu sẽ không thay đổi. Sứ mệnh của chúng tôi vẫn là đảm bảo tính tin cậy, tính cập nhật, tuân thủ quy trình kinh doanh và khả năng theo dõi của thông tin được quản lý.

Trí tuệ nhân tạo vừa là nhu cầu mới cho thông tin được kiểm soát (để cung cấp dữ liệu đáng tin cậy cho các chatbot trí tuệ nhân tạo) và vừa là chất xúc tác cho các quy trình kinh doanh liên quan đến tài liệu. Trí tuệ nhân tạo có thể tăng tốc các nhiệm vụ như tóm tắt, dịch và phân loại tài liệu, khiến người dùng của con người trở nên năng suất hơn.

Trong năm năm tới, chúng tôi nhằm cung cấp các công cụ cho các công ty để dễ dàng áp dụng trí tuệ nhân tạo ở nơi nó có ý nghĩa để nâng cao quy trình kinh doanh của họ. Các tác nhân trí tuệ nhân tạo sẽ đóng vai trò quan trọng bằng cách khuếch đại và tăng tốc các sứ mệnh cốt lõi của chúng tôi: cung cấp thông tin đáng tin cậy, đảm bảo sử dụng các phiên bản tài liệu chính xác, giúp tránh lỗi của con người và tạo điều kiện truy cập vào các quy trình kinh doanh. Chúng tôi muốn giúp các công ty sử dụng trí tuệ nhân tạo một cách hiệu quả và chiến lược để tăng cường năng suất.

Cảm ơn vì cuộc phỏng vấn tuyệt vời, độc giả muốn tìm hiểu thêm nên truy cập AODocs.