RightRev ra mắt các tác nhân AI giúp công tác kế toán doanh thu luôn phù hợp với những thay đổi trong hợp đồng

RightRev đã ra mắt RightAgents, bộ tác nhân AI được thiết kế để xử lý các công việc lặp lại trong kế toán doanh thu, từ kiểm tra hợp đồng đến giải thích nguyên nhân số dư thay đổi. Thông báo ngày 12 tháng 11 nhắm đến một thách thức ngày càng lớn đối với các nhóm tài chính: giữ cho sổ sách luôn phù hợp với mô hình định giá dựa trên mức sử dụng, khoản tín dụng trả trước và các hợp đồng thay đổi trong suốt tháng.

Phương pháp này kết hợp sự hỗ trợ của AI với một hệ thống xử lý doanh thu dựa trên quy tắc. Các tác nhân thu thập thông tin, tìm hiểu chênh lệch và chuẩn bị công việc để con người rà soát. Các nhóm tài chính vẫn giữ quyền phê duyệt những gì được ghi vào sổ cái.

Sự phân chia này rất quan trọng. Một trợ lý có thể đưa ra lời giải thích nghe có vẻ hợp lý về biến động doanh thu mà không xác minh được liệu các nghiệp vụ kế toán cơ sở có chính xác hay không. RightRev hướng đến việc cho phép các tác nhân truy cập hồ sơ và phép tính làm căn cứ cho con số, đồng thời bảo đảm việc thực hiện nghiệp vụ kế toán vẫn tuân theo các chính sách đã được phê duyệt.

Vì sao các mô hình định giá thay đổi khiến việc ghi sổ phức tạp hơn

Hóa đơn thuê bao và doanh thu được ghi nhận không nhất thiết tuân theo cùng một lịch trình. Khách hàng có thể mua tín dụng trả trước, sử dụng dần trong vài tháng, bổ sung sản phẩm vào giữa thời hạn hợp đồng hoặc đủ điều kiện áp dụng một bậc giá khác. Mỗi sự kiện đều có thể làm thay đổi khối lượng công việc kế toán cần thực hiện, ngay cả khi hoạt động lập hóa đơn vẫn diễn ra bình thường.

Nền tảng ghi nhận doanh thu của RightRev hỗ trợ các sự kiện kích hoạt đã được cấu hình như đơn đặt hàng, mức sử dụng, sự kiện giao hàng, các mốc và những yếu tố khác. Nền tảng có thể áp dụng quy tắc kế toán cho từng nghĩa vụ thực hiện, phân bổ các khoản tiền trong hợp đồng gộp và tính toán lại lịch trình khi thỏa thuận được sửa đổi. Phạm vi được công bố bao gồm việc ghi nhận doanh thu theo ASC 606 và IFRS 15.

Phần mềm cũng xử lý các thỏa thuận định kỳ và một lần, các bảng phân bổ doanh thu, bút toán nhật ký và phân tích giá bán độc lập. Những chức năng này tạo nên cấu trúc kế toán cho các tác nhân mới: hệ thống cần xác định nghĩa vụ nào đã tạo ra doanh thu, nghĩa vụ đó được hoàn thành khi nào và số tiền được xác định ra sao.

Lớp ngữ cảnh kết nối hệ thống doanh nghiệp với AI

RightRev mô tả RightContext là lớp dữ liệu và ngữ cảnh của nền tảng. Lớp này tập hợp dữ liệu thanh toán, ERP và mức sử dụng, chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, đồng thời cho phép các nhóm tài chính xác định ngữ cảnh phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Sau đó, hệ thống xử lý doanh thu áp dụng các chính sách của khách hàng dựa trên nền tảng dữ liệu đó.

Theo thông báo, cùng một ngữ cảnh có thể được RightAgents và các công cụ AI bên ngoài kết nối qua Model Context Protocol (MCP) sử dụng. Công ty cho biết có thể truy cập các tác nhân của mình thông qua những công cụ như Claude và ChatGPT, trong phạm vi quyền hiện có của từng người dùng.

Giá trị thiết thực nằm ở việc duy trì mối liên hệ giữa câu hỏi và bằng chứng làm căn cứ trả lời. Nếu người kiểm soát tài chính hỏi vì sao số dư thay đổi, câu trả lời hữu ích cần liên kết biến động đó với thỏa thuận liên quan, giao dịch nguồn và quy tắc kế toán. Nếu chỉ kết nối trợ lý với con số tổng cuối cùng trong bảng tính, phần lớn chuỗi thông tin này sẽ bị thiếu.

Bảy tác nhân giúp kiểm tra, giải thích và thay đổi quy trình ghi nhận doanh thu

Trang sản phẩm RightRev AI phân nhóm các tác nhân theo chức năng phát hiện vấn đề, giải thích kết quả và chuẩn bị thay đổi:

• Anomalies xác định các chênh lệch bất thường, mức giá bị thiếu và khoản phân bổ ngoài dự kiến để rà soát.
• Contract Checklist trích xuất các điều khoản và nghĩa vụ, rồi đối chiếu chúng với danh sách kiểm tra kế toán.
• Revenue Assistant trả lời các câu hỏi bằng ngôn ngữ thông thường dựa trên hồ sơ doanh thu của tổ chức.
• Architect chuyển các chính sách được viết thành quy tắc đề xuất để bộ phận tài chính phê duyệt trước khi kích hoạt.
• Use Case Modeling xây dựng và chạy các bài kiểm thử cho những thay đổi được đề xuất.
• Flux liên kết biến động giữa các kỳ với hợp đồng và soạn thảo phần giải thích.
• Reconciliation đối chiếu các hệ thống nguồn, RightRev và sổ cái, đồng thời giải thích những chênh lệch.

Cách làm này phân bổ công tác chuẩn bị và tìm hiểu vấn đề xuyên suốt kỳ kế toán. Thay vì đợi đến cuối tháng mới bắt đầu mỗi lần đối chiếu, các nhóm có thể rà soát những trường hợp ngoại lệ ngay khi hợp đồng và hồ sơ sử dụng được ghi nhận. Giai đoạn khóa sổ trở thành dịp giải quyết các vấn đề còn tồn đọng và phê duyệt công việc đã tích lũy.

Tính toán xác định với sự phê duyệt của con người

Điểm khác biệt về kỹ thuật của RightRev là tách biệt phần diễn giải của tác nhân AI với hệ thống tính toán doanh thu. Tài liệu sản phẩm mô tả cơ chế thực thi có tính xác định: các quy tắc đã được phê duyệt tạo ra kết quả tính toán nhất quán, còn đầu ra của tác nhân được liên kết với các hồ sơ hỗ trợ.

Điều đó không có nghĩa là mọi quy tắc được đề xuất hay điều khoản hợp đồng được trích xuất đều tự động chính xác. Một quy tắc được áp dụng nhất quán vẫn có thể dựa trên một chính sách sai, và sự kiện nguồn bị thiếu vẫn có thể tạo ra khoảng trống. Vì vậy, việc rà soát và kiểm thử các tình huống có vai trò thiết thực, đặc biệt trước khi cách xử lý một hợp đồng mới ảnh hưởng đến sổ cái.

RightRev cho biết nền tảng xử lý hơn 44 tỷ USD doanh thu khách hàng mỗi năm. Việc ra mắt này mở rộng phạm vi tự động hóa sang các công việc xoay quanh quá trình tính toán, đồng thời vẫn giữ nguyên các hệ thống thanh toán và ERP mà doanh nghiệp đang sử dụng. Với các lãnh đạo tài chính, câu hỏi then chốt là liệu sự kết hợp này có giảm bớt công sức đối soát mà vẫn duy trì được lộ trình rõ ràng từ mỗi con số được báo cáo đến bằng chứng làm căn cứ cho con số đó hay không.