QorusDocs ra mắt QPilot Workspace để các tác nhân lập đề xuất dựa trên dữ liệu thực tế

QorusDocs đã ra mắt QPilot Workspace, một môi trường dùng chung nơi các nhóm phát triển kinh doanh và tác nhân AI tạo đề xuất, bản chào hàng và nội dung phản hồi yêu cầu đề xuất. Được công bố ngày 27 tháng 10, không gian làm việc này kết hợp kiến thức đặc thù của doanh nghiệp với quy trình soạn thảo, rà soát và tạo tài liệu trong Microsoft 365, đồng thời kết nối với Copilot, Claude và ChatGPT.

Sản phẩm hướng đến các công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, dịch vụ pháp lý, dịch vụ công nghệ, cũng như các công ty hoạt động trong lĩnh vực kiến trúc, kỹ thuật và xây dựng. Ở những doanh nghiệp này, một đề xuất thuyết phục cần có bằng chứng: những nhân sự sẵn sàng tham gia dự án, các công việc phù hợp mà họ đã thực hiện và kinh nghiệm của công ty với những khách hàng tương tự. QorusDocs đang định vị bối cảnh tri thức nội bộ đó làm nền tảng cho hoạt động của các tác nhân AI.

Theo thông báo ra mắt, khách hàng có thể đăng ký để được cấp quyền truy cập ngay bây giờ. Công ty cho biết QPilot Workspace hỗ trợ toàn bộ quá trình theo đuổi cơ hội, từ khi cơ hội bắt đầu đến khâu soạn thảo, rà soát, hoàn tất và đúc kết thông tin chuyên sâu; tài liệu cuối cùng được cung cấp dưới dạng Word và PowerPoint.

PursuitIQ cung cấp bằng chứng làm cơ sở cho bản thảo

QorusDocs gọi lớp tạo nền tảng dữ liệu của mình là PursuitIQ. Trên trang nền tảng, công ty mô tả đây là bối cảnh dùng chung kết nối thông tin về nhân sự hiện tại, kinh nghiệm, câu trả lời đã được phê duyệt, lịch sử theo đuổi cơ hội và những điểm khác biệt. Các tác nhân sử dụng thông tin đó để tổng hợp và cá nhân hóa nội dung phản hồi, trong khi con người vẫn chịu trách nhiệm về chiến lược, sự thấu hiểu khách hàng và lập luận cuối cùng để giành được công việc.

QPilot Workspace tổ chức công việc thông qua Mẫu, Phân công và Kỹ năng. Quy trình dự kiến bắt đầu từ những tài liệu và bằng chứng liên quan đến một cơ hội, sau đó chuyển sang soạn thảo bản đầu tiên, cá nhân hóa, cùng nhau rà soát và bàn giao. Cấu trúc này giúp các nhóm có nơi phối hợp cả thông tin hỗ trợ lẫn nội dung phản hồi bằng văn bản.

“Các công cụ AI đa năng có thể nhanh chóng tạo ra một bản đề xuất, nhưng chúng sẽ không giúp bạn giành được hợp đồng. Điều giúp bạn chiến thắng là độ tin cậy — đúng người, kinh nghiệm phù hợp và bằng chứng cho thấy bạn từng làm việc này,” Ray Meiring, CEO của QorusDocs, cho biết.

Thách thức thực tế là ghép mỗi khẳng định với bằng chứng phù hợp. Một bản đề xuất có thể được viết trôi chảy nhưng vẫn sử dụng tiểu sử nhân sự đã lỗi thời, nghiên cứu tình huống không liên quan hoặc kinh nghiệm không đáp ứng phạm vi công việc được yêu cầu. Việc xây dựng quy trình soạn thảo dựa trên hồ sơ doanh nghiệp được duy trì cập nhật giúp người rà soát có điểm xuất phát vững chắc hơn để kiểm tra những chi tiết đó.

Công nghệ hiện có truy xuất và tái sử dụng tri thức như thế nào

Tài liệu về lập chỉ mục nội dung của QorusDocs giúp giải thích công nghệ làm nền tảng cho các tính năng AI hiện có của công ty. Tài liệu, mẫu và các nội dung khác được lập chỉ mục để Smart Search, QPilot Chat, Smart Skills và các trường mẫu ứng dụng AI có thể tìm thấy. Tài liệu cho biết hệ thống tự động làm mới hai lần mỗi ngày, đồng thời quản trị viên có thể làm mới nguồn thủ công khi cần.

Điều đó khiến việc quản lý nội dung trở thành một phần của quy trình AI. Thông tin chứng nhận nhân sự được cập nhật hoặc câu trả lời đã được phê duyệt cần có trong nguồn phù hợp thì mới có thể được dùng làm cơ sở cho bản thảo. Vì vậy, tổ chức và duy trì các nguồn này là yêu cầu vận hành để bảo đảm các đề xuất phản ánh đúng năng lực hiện tại của công ty.

Hướng dẫn sử dụng QPilot của công ty mô tả các tùy chọn kiểm soát cho phép chọn thư viện nguồn, xác định tài liệu cụ thể bằng cách nhắc đến chúng và hiển thị tài liệu tham chiếu cho các nội dung phản hồi được tạo. Quy trình Smart Search có thể sử dụng năm câu trả lời phù hợp nhất để tạo nội dung phản hồi được điều chỉnh theo câu hỏi. Những khả năng được tài liệu mô tả này cho thấy cách thức truy xuất và tạo nội dung phối hợp với nhau trong toàn bộ nền tảng.

Việc lắp ghép tài liệu bổ sung thêm một lớp chức năng. Smart Fields thu thập thông tin có cấu trúc như văn bản, ngày tháng và các tùy chọn được chọn, sau đó dùng thông tin đó để tự động hóa các mẫu Word và PowerPoint. Việc kết hợp các trường có cấu trúc với văn bản do AI tạo có thể giúp các nhóm tạo ra tài liệu bàn giao nhất quán mà không phải dựng lại tài liệu thủ công cho mỗi cơ hội mới.

MCP kết nối đề xuất với các hệ thống liên quan

Đợt ra mắt giới thiệu các trình kết nối Model Context Protocol, hay MCP, cho phép các nhóm sử dụng QorusDocs trong Copilot, Claude và ChatGPT. QorusDocs cũng cho biết nền tảng tích hợp với các máy chủ MCP khác, bao gồm Salesforce, Dynamics 365, HubSpot và Gong, để đưa bối cảnh về cơ hội và cuộc trò chuyện vào quá trình theo đuổi cơ hội.

Những kết nối này giải quyết một vấn đề phối hợp quen thuộc: thông tin hữu ích cho việc lập đề xuất thường nằm rải rác trong tài liệu, hồ sơ CRM và các cuộc trò chuyện với khách hàng. Đưa thông tin đó vào môi trường làm việc có thể giảm công sức cần thiết để thu thập bối cảnh trước khi bắt đầu soạn thảo.

Như đã đề cập trong bài viết của Unite.AI về các quy trình doanh nghiệp ở lớp phía trên tầng kết nối MCP, khả năng kết nối chỉ là một phần của sản phẩm. Giá trị còn phụ thuộc vào các hướng dẫn dành riêng cho từng tác vụ, bằng chứng và quy trình rà soát giúp biến khả năng truy cập thành kết quả hữu ích. Cách QorusDocs kết hợp tri thức về quá trình theo đuổi cơ hội với các thành phần quy trình làm việc có thể tái sử dụng phù hợp với xu hướng rộng hơn đó.

Đối với thông tin kinh doanh nhạy cảm, QorusDocs cho biết nền tảng của họ được xây dựng trên Microsoft Azure OpenAI, truy cập dữ liệu trong môi trường Microsoft 365 của công ty và không sử dụng dữ liệu đó để huấn luyện các mô hình công khai. Công ty nêu rõ nền tảng tuân thủ SOC 2 Type II và GDPR, đồng thời mô tả các quyền truy cập dựa trên vai trò và quy trình phê duyệt trên trang giới thiệu nền tảng.

Ứng phó với khối lượng công việc đề xuất ngày càng tăng

Báo cáo đối chuẩn năm 2026 về ngành lập hồ sơ đề xuất của công ty, dựa trên khảo sát gần 300 lãnh đạo phụ trách hồ sơ đề xuất, cho thấy 68% cho biết khối lượng hồ sơ đề xuất đang tăng. Tìm kiếm nội dung chính xác, chờ chuyên gia trong lĩnh vực và chờ phê duyệt là những áp lực được nêu ra. Các phát hiện cho thấy vấn đề nằm ở khâu phối hợp và thu thập bằng chứng không kém gì tốc độ soạn thảo.

Trong thông báo, Heather Almquist, phó chủ tịch cấp cao tại Marsh, cho biết việc nhanh chóng tập hợp tiểu sử phù hợp, kinh nghiệm dự án và nội dung đã được phê duyệt là một trong những khâu khó khăn khi trả lời các yêu cầu đề xuất (RFPs). Bà mô tả việc tập hợp kiến thức của tổ chức tại một nơi là cách giúp các nhóm có thêm thời gian dành cho chiến lược và quan hệ với khách hàng.

QorusDocs cho biết nền tảng rộng hơn của họ được hơn 200 tổ chức sử dụng, trong đó có WSP, CDW và Insight. QPilot Workspace mở rộng hoạt động kinh doanh đó xoay quanh một quy trình chung dành cho con người và các tác nhân. Với các nhóm phụ trách đề xuất, kết quả thiết thực là có thể tập hợp và rà soát câu trả lời dễ dàng hơn, đồng thời đưa ra lập luận đáng tin cậy, cụ thể về lý do doanh nghiệp nên được giao thực hiện công việc.