Aytekin Tank, Người sáng lập & CEO của Jotform – Series phỏng vấn

Aytekin Tank là người sáng lập của Jotform, một người đam mê tự động hóa và là một tác giả. Được thành lập vào năm 2006, Jotform là công cụ xây dựng biểu mẫu trực tuyến WYSIWYG tiên phong, đã phát triển để phục vụ hơn 25 triệu người dùng trên toàn thế giới và sử dụng một đội ngũ hơn 650 người. Vào năm 2016, Tạp chí Doanh nhân đã đặt tên Jotform là một trong những “Công ty tư nhân tốt nhất ở Mỹ”.

Với tư cách là CEO, ông tự hào dẫn dắt sự phát triển và tăng trưởng liên tục của công ty, với tốc độ tăng trưởng hàng năm hơn 50% và cam kết giới thiệu các tính năng và tích hợp tiên tiến.

Ngoài vai trò của mình với tư cách là CEO, Aytekin là một người ủng hộ năng suất và tự động hóa, và gần đây đã viết cuốn sách bán chạy nhất của WSJ “Tự động hóa công việc bận rộn của bạn“.

Aytekin chia sẻ các triết lý của mình với tư cách là một nhà lãnh đạo kinh doanh và CEO trong các bài viết trên Forbes, Doanh nhân, Fast Company và Unite.AI.

Jotform là một trong những công cụ xây dựng biểu mẫu trực tuyến WYSIWYG đầu tiên. Điều gì đã truyền cảm hứng cho bạn tạo ra Jotform vào năm 2006, và làm thế nào bạn xác nhận nhu cầu về nó trên thị trường?

Ý tưởng về Jotform đến khi tôi đang làm việc như một nhà phát triển cho một công ty truyền thông ở New York. Một trong những trách nhiệm của tôi là tạo biểu mẫu trực tuyến từ đầu. Đó là một công việc nhàm chán và trùng lặp, và không bao giờ khiến tôi cảm thấy đặc biệt truyền cảm hứng. Đó cũng là một công việc tốn thời gian. Tại một thời điểm nhất định, tôi tự hỏi bản thân: phải có một cách nhanh hơn, hiệu quả hơn. Vì vậy, tôi bắt đầu làm việc như một người sáng lập độc lập – xây dựng công ty khởi nghiệp trực tuyến của mình vào ban đêm và cuối tuần, và làm việc 9 đến 5 mỗi ngày trong tuần.

Về việc xác nhận ý tưởng, Jotform được truyền cảm hứng từ sự thất vọng mà tôi đang trải qua. Tôi nghĩ rằng bất kỳ ai trong vai trò của tôi – làm việc như một nhà phát triển cho bất kỳ tổ chức nào – sẽ rất được lợi từ nó. Tôi bắt đầu với một sản phẩm freemium để thử nghiệm. Sau đó, khi tôi nhận ra rằng mọi người sẵn sàng trả tiền cho nó, tôi đã phát triển một phiên bản trả phí. Tôi quyết định tôi sẽ chờ đến khi thu nhập từ công ty khởi nghiệp của tôi bằng với lương của tôi. Vào mùa hè năm 2005, tôi đã nộp đơn xin thôi việc và toàn tâm toàn ý cho Jotform.

Bạn đã tự tài trợ cho Jotform và phát triển nó thành một công ty phục vụ 25 triệu người dùng. Những thách thức lớn nhất bạn đã đối mặt trong những năm đầu là gì, và làm thế nào bạn đã vượt qua chúng?

Trong những năm đầu – và xin lưu ý rằng đây là trước khi AI trở nên phổ biến – thách thức lớn nhất của tôi là dành thời gian cho việc suy nghĩ lớn cần thiết để đưa công ty của tôi lên cấp độ tiếp theo. Công việc hàng ngày như email, lịch trình và nhiệm vụ hành chính hàng ngày đã chiếm hết lịch trình của tôi và khiến tôi cảm thấy kiệt sức vào cuối ngày. Tôi cảm thấy như tôi không bao giờ làm đủ, và đồng thời, tôi đang chạy trên không. Đó là một tình huống khó khăn. Tồi tệ nhất, tôi biết rằng chúng tôi đang bỏ lỡ cơ hội cung cấp cho người dùng các sản phẩm và dịch vụ liền kề có thể làm cho cuộc sống của họ dễ dàng hơn.

Khi tôi bắt đầu tìm kiếm các giải pháp tự động hóa trong các quy trình hàng ngày của mình, đó là một khoảnh khắc then chốt – cho cả bản thân và doanh nghiệp. Nó không thay đổi bản chất công việc của tôi – nó đã thay đổi cách tiếp cận của tôi. Thay vì cố gắng hoàn thành càng nhiều nhiệm vụ càng tốt trên danh sách việc cần làm của tôi, cách tiếp cận của tôi bắt đầu bằng việc xác định các nhiệm vụ trùng lặp, tốn thời gian mà tôi có thể tự động hóa. Sau đó, tôi đã tìm thấy mình có nhiều thời gian hơn cho công việc có ý nghĩa – như lập chiến lược để tung ra các sản phẩm mới và xâm nhập vào các thị trường mới. Không chỉ vậy, tôi đã có nhiều thời gian hơn để nghỉ ngơi, điều này đã rất quan trọng cho sự phát triển bền vững lâu dài.

Sự phát triển của các công cụ không mã và tự động hóa đã ảnh hưởng như thế nào đến sự phát triển sản phẩm và tầm nhìn của Jotform trong những năm qua?

Số lượng công cụ không mã và tự động hóa trên thị trường đã tăng vọt. Nó đã đến mức nếu bạn không tham gia vào cuộc cách mạng tự động hóa, bạn đang làm tổn hại đến công ty và / hoặc sự nghiệp của mình. Nhưng một điều đã phục vụ Jotform là tư duy tự động hóa trước tiên của chúng tôi. Ở cấp độ doanh nghiệp và cá nhân, chúng tôi luôn tìm kiếm các cách mới để tự động hóa các nhiệm vụ thủ công – nghĩa là chúng tôi đang tìm cách làm cho công việc của mình dễ dàng hơn. Và điều đó nói lên sứ mệnh cốt lõi của chúng tôi – tự động hóa biểu mẫu trực tuyến và công cụ cộng tác để làm cho cuộc sống của người dùng dễ dàng hơn, và liên tục tìm kiếm các cách mới để làm như vậy. Theo một nghĩa nào đó, chúng tôi đã thực hành những gì chúng tôi giảng dạy từ khi bắt đầu tự động hóa.

Jotform sẽ ra mắt Trình đại lý AI của mình vào ngày 25 tháng 2 năm 2025. Bạn có thể cho chúng tôi biết tổng quan về sản phẩm mới này và các vấn đề nó nhằm giải quyết?

Chúng tôi rất hào hứng khi cung cấp sản phẩm mới này cho người dùng của mình. Tôi nghĩ nó sẽ biến đổi cách mọi người làm việc. Về cơ bản, Trình đại lý AI của Jotform sẽ giúp người dùng Jotform tạo biểu mẫu trực tuyến và đạt được các mục tiêu yêu cầu nhiều bước. Ví dụ, thay vì gửi cho ai đó một biểu mẫu đăng ký sự kiện, bạn gửi cho họ một số điện thoại. Họ gọi và cung cấp thông tin cần thiết bằng cách nói chuyện với một trình đại lý AI hiểu ngôn ngữ tự nhiên – vì vậy người đó không cần phải tuân theo một kịch bản cứng nhắc. Về phần mình, trình đại lý AI không chỉ điền vào biểu mẫu, mà còn cập nhật hồ sơ nội bộ của công ty, trả lời các câu hỏi của khách hàng và hơn thế nữa. Điều quan trọng là một trình đại lý AI có thể thực hiện các bước tiếp theo dựa trên lý do và quyết định của riêng mình, giảm nhu cầu về đầu vào của con người. Và điều tốt nhất: nó không cần thời gian nghỉ ngơi hoặc nghỉ phép – nó luôn sẵn sàng 24/7.

Trình đại lý AI của Jotform khác với các công cụ trò chuyện và tự động hóa AI khác trên thị trường như thế nào?

Trước hết, Trình đại lý AI của Jotform, như hầu hết các đại lý, là năng động và tự chủ hơn. Hành vi và hành động của họ không bị hạn chế. Họ suy nghĩ, đưa ra quyết định, thực hiện các nhiệm vụ và học hỏi khi họ đi – tất cả đều độc lập. Để phân tích nó một chút, một công cụ trò chuyện phản hồi một cây quyết định đơn giản với các phản hồi được viết sẵn. Nó phải ở trong phạm vi của nó. Một trình đại lý AI, mặt khác, có thể suy nghĩ và hành động tự chủ, đưa ra các quyết định phức tạp về các vấn đề mới, truy cập thông tin trên toàn doanh nghiệp và hoàn thành các nhiệm vụ tương ứng. Google (GOOGL ) đã so sánh các trình đại lý AI với một đầu bếp – lên kế hoạch cho các công thức, thu thập nguyên liệu, phát triển món ăn và điều chỉnh khi họ đi. Trong trường hợp đó, một công cụ trò chuyện giống như một đầu bếp theo dõi các công thức đã xác định trước.

Các doanh nghiệp thường gặp khó khăn với tự động hóa dịch vụ khách hàng. Trình đại lý AI của Jotform đảm bảo sự tương tác “thân thiện” và giống con người hơn như thế nào?

Trong thử nghiệm của chúng tôi, chúng tôi thực sự đã tìm thấy rằng người dùng thích tương tác với Trình đại lý AI vì nhiều lý do, lý do rõ ràng nhất là tốc độ phản hồi và sẵn sàng 24 giờ mỗi ngày. Nhưng thú vị, mọi người cũng ít bị ức chế khi nói chuyện với các đại lý dịch vụ khách hàng AI. Họ không tự ti về việc hỏi các câu hỏi dường như ngớ ngẩn. Họ không lo lắng về việc hỏi cùng một câu hỏi nhiều lần cho đến khi họ thực sự hiểu điều gì đó. Theo một nghĩa nào đó, họ có nhiều khả năng nhận được sự giúp đỡ và sự rõ ràng mà họ cần. Chúng tôi đã tìm thấy rằng khách hàng quan tâm hơn đến việc nhận được sự giúp đỡ một cách hiệu quả hơn là trao đổi những lời hỏi thăm, đặc biệt nếu đó là một vấn đề có thể được giải quyết tương đối nhanh chóng.

Người dùng có thể tùy chỉnh và đào tạo Trình đại lý AI của họ để phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể hay không, hay họ sẽ tuân theo các quy trình làm việc đã đặt trước?

Có. Chúng tôi đang tung ra hàng nghìn Trình đại lý AI cho một loạt các doanh nghiệp và vai trò – từ các Trình đại lý AI hỗ trợ khách hàng và bán hàng đến các Trình đại lý AI của xưởng xăm và quản trị viên trường học. Về phần mình, một doanh nghiệp có thể tương tác với Trình đại lý AI của mình theo thời gian thực để tinh chỉnh phản hồi của nó và cải thiện cơ sở kiến thức của nó. Ví dụ, bằng cách thêm các URL, tài liệu và câu hỏi thường gặp liên quan, tất cả nhằm đảm bảo rằng các Trình đại lý AI cung cấp thông tin chính xác và hữu ích. Một cách mà các Trình đại lý AI khác với AI tạo sinh là khả năng của chúng trong việc giữ lại thông tin từ các tương tác trong quá khứ. Điều này cho phép chúng đào tạo chính mình cũng như cung cấp trải nghiệm khách hàng được cá nhân hóa hơn với mỗi lần tương tác. Cuối cùng, việc đào tạo một Trình đại lý AI là trực quan và linh hoạt – không cần kinh nghiệm mã hóa.

Bạn gần đây đã viết về cách Trình đại lý AI đang thay đổi trò chơi cho các doanh nhân giai đoạn đầu. Nếu bạn bắt đầu Jotform ngày nay, Trình đại lý AI sẽ thay đổi cách tiếp cận của bạn như thế nào?

Khi tôi bắt đầu kinh doanh, tôi khá kiên quyết về việc không chấp nhận vốn bên ngoài. Tôi tự tin vào ý tưởng của mình, nhưng tôi cũng cảm thấy rằng để xây dựng một doanh nghiệp có sức bền, tôi phải phát triển nó một cách tự nhiên. Việc đi theo con đường tài trợ VC có thể đã làm sai lệch nhận thức về tính hợp lệ của Jotform. Nếu tôi bắt đầu Jotform ngày nay, tôi sẽ có lý do hơn để đi theo con đường tự tài trợ. Như tôi đã viết, Trình đại lý AI cung cấp cho các doanh nhân giai đoạn đầu rất nhiều cách để tự động hóa các nhiệm vụ hành chính thường xuyên và tập trung vào việc cải thiện sản phẩm và mở rộng kinh doanh của họ.

Vì vậy, để trả lời câu hỏi của bạn, tôi không nghĩ Trình đại lý AI sẽ thay đổi cách tiếp cận của tôi, nhưng tôi có thể tưởng tượng tôi sẽ mở rộng nhanh hơn – và vẫn không chấp nhận vốn bên ngoài.

Bạn đã viết rộng rãi về tự động hóa, bao gồm cả trong cuốn sách của bạn Tự động hóa công việc bận rộn của bạn. Bạn sử dụng Trình đại lý AI hoặc công cụ tự động hóa như thế nào để quản lý các nhiệm vụ hàng ngày của mình với tư cách là CEO?

Khi nói đến khối lượng công việc hàng ngày của tôi, tôi bắt đầu với một cách tiếp cận tự động hóa trước tiên – nếu có một công cụ AI để thực hiện một nhiệm vụ không cần sự chú ý cá nhân của tôi, tôi có thể đang sử dụng một số phiên bản của nó. Tôi sử dụng Trình đại lý AI và công cụ tự động hóa cho việc lập lịch, suy nghĩ, siết chặt các quy trình làm việc hàng ngày của tôi, các cuộc họp và hơn thế nữa. Giữa thời gian được tiết kiệm và tác động được tăng cường, các hiệu ứng của tự động hóa được nhân lên. Hãy xem các cuộc họp: thay vì dành nửa giờ để chuẩn bị chương trình, một giờ trong cuộc họp (trong đó sự chú ý của bạn đang nhảy giữa các cuộc trò chuyện và ghi chú), sau đó chuẩn bị một bản tóm tắt và soạn thảo email theo dõi, một Trình đại lý AI có thể xử lý tất cả các nhiệm vụ liên quan đến cuộc họp và cho phép bạn tập trung hoàn toàn vào các cuộc trò chuyện thực tế. Đó là một điều hiển nhiên.

Điều gì bạn khuyên các công ty khởi nghiệp và nhỏ nên làm khi họ muốn tích hợp AI vào quy trình làm việc của mình nhưng không biết bắt đầu từ đâu?

Nếu tôi phải đưa ra một lời khuyên cho các công ty khởi nghiệp và nhỏ, đó sẽ là theo dõi các công cụ AI mới nhất và dành thời gian để thử nghiệm và tích hợp chúng vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn để tự động hóa càng nhiều quy trình thủ công càng tốt. Nó có thể yêu cầu xây dựng một số khoảng trống trong lịch trình của bạn, nhưng bạn sẽ thu lại thời gian đó và nhiều hơn nữa khi bạn bắt đầu tự động hóa và ủy quyền cho các Trình đại lý AI. Nhưng có lẽ thay đổi quan trọng nhất sẽ là năng lượng của bạn: thay vì cảm thấy bối rối bởi danh sách việc cần làm ngày càng tăng của bạn, bạn sẽ có không gian và thời gian để làm việc trên các nhiệm vụ có ý nghĩa hơn khiến bạn cảm thấy sảng khoái – những điều nhắc bạn tại sao bạn lại tham gia vào vòng tròn doanh nhân từ đầu.

Cảm ơn bạn vì cuộc phỏng vấn tuyệt vời, độc giả được khuyến khích truy cập Jotform, đọc cuốn sách của ông Tự động hóa công việc bận rộn của bạn, hoặc đọc một số bài viết của ông trên trang web của chúng tôi.