Cuộc Khủng Hoảng Hồ Sơ Công Cụ Thật Sự Đang Diễn Ra. Việc Thu Phí Từ Công Dân Là Phương Pháp Giải Quyết Sai Lầm.

Một cuộc khủng hoảng im lặng đang diễn ra tại các tòa thị chính và văn phòng huyện trên toàn quốc.

Công chúng đang tham gia hơn bao giờ hết. Người dân muốn biết thuế của họ được chi tiêu như thế nào và chính sách được thực hiện ra sao, và họ có mọi quyền để hỏi. Nhưng một thực tế mới đang làm cho các chính quyền địa phương khó theo kịp: một lượng lớn yêu cầu hồ sơ công được tạo ra bởi Trí tuệ nhân tạo.

Trí tuệ nhân tạo tạo ra đã giúp cho việc gửi yêu cầu hồ sơ công trở nên dễ dàng với chỉ một cú nhấp chuột. Và điều này không còn chỉ là các cá nhân. Các công ty đã xây dựng đội ngũ chỉ có nhiệm vụ gửi yêu cầu hồ sơ công với quy mô lớn, sau đó bán thông tin đó cho các nhà cung cấp và khu vực tư nhân. Đối với nhân viên chính phủ nhận yêu cầu, kết quả là một khối lượng công việc áp đảo.

Điều này sẽ không biến mất. Yêu cầu được thúc đẩy bởi Trí tuệ nhân tạo sẽ chỉ trở nên thường xuyên hơn và hung hãn hơn.

Cán Bộ Công Chức Đang Chìm Dưới Áp Lực

Khi đối mặt với khối lượng công việc đó, một số nhà lập pháp đang cố gắng thu phí để truy cập. Dự luật 1821 của California, được soạn thảo bởi Assemblymember Blanca Pacheco và gần đây được CalMatters xem xét, là một ví dụ sớm. Dự luật sẽ cho phép các cơ quan công cộng thu phí không giới hạn khi một yêu cầu mất hơn hai giờ để nghiên cứu, cộng với phí thêm khi nhân viên dành hơn 10 giờ trong một tháng để xử lý yêu cầu từ cùng một người.

California không đơn độc. Khi yêu cầu hồ sơ công tăng vọt trên toàn quốc, các cơ quan ở mọi nơi đang cân nhắc cách để thu hồi chi phí.

Và nếu bạn biết chính quyền địa phương thực sự hoạt động như thế nào, động lực là dễ hiểu. Mỗi giờ dành cho yêu cầu hồ sơ công là một giờ bị kéo khỏi công việc thiết yếu khác: xử lý giấy phép kinh doanh, duy trì lưu trữ công cộng, tổ chức bầu cử.

Số liệu thống kê thật đáng kinh ngạc.

Một yêu cầu duy nhất ở Chula Vista, California đòi hỏi 150 đến 300 giờ làm việc của nhân viên. Tại Fontana, một người đã nộp hơn 100 yêu cầu với mục đích rõ ràng là làm gián đoạn hoạt động, khiến thành phố mất hơn 300.000 đô la chi phí pháp lý và nhân sự.

Các phiên bản của câu chuyện đó đang diễn ra ở các cộng đồng trên toàn quốc. Hãy gọi nó là gì nó là: chiến tranh hành chính, được tiến hành từng yêu cầu hồ sơ công một.

Hồ Sơ Quá Hạn Không Chỉ Tốn Kém. Đó Là Một Rủi Ro Tuân Thủ.

Chi phí và kiệt sức chỉ là một phần của câu chuyện. Rủi ro lớn hơn là tuân thủ.

Luật hồ sơ công không chỉ khuyến khích các cơ quan phản hồi. Chúng yêu cầu điều đó, trên đồng hồ. Theo Đạo luật Hồ sơ Công của California, một cơ quan thường có 10 ngày để xác định xem họ sẽ sản xuất hồ sơ, và các thời hạn tương tự tồn tại ở hầu hết các tiểu bang. Những thời hạn đó được viết cho một thế giới của các tệp giấy và yêu cầu偶爾, không phải cho một hộp thư đến bị ngập lụt bởi Trí tuệ nhân tạo.

Khi khối lượng công việc vượt quá khả năng của nhân viên, thời hạn bắt đầu trượt. Và một thời hạn bị bỏ lỡ không phải là một sự cố hành chính nhỏ. Đó là sự phơi nhiễm pháp lý. Những người yêu cầu kiện để buộc sản xuất và thắng thường được trao phí luật sư, vì vậy một yêu cầu quá hạn có thể trở thành một lệnh của tòa án cộng với một hóa đơn pháp lý mà người nộp thuế cuối cùng phải trả.

Điều đó khiến các cơ quan rơi vào một tình huống khó khăn thực sự. Làm nothing, và họ rủi ro rơi ra khỏi tuân thủ với chính các luật được thiết kế để giữ cho chính phủ mở. Thu phí, và họ rủi ro định giá cư dân ra khỏi truy cập. Không con đường nào thực sự bảo vệ công chúng.

Các dự luật phí như AB 1821 là một phản ứng có thể hiểu được từ một hệ thống kiệt sức đang cố gắng tự bảo vệ mình. Mục đích là đáng giá, và sự bồi thường nó cung cấp là công bằng. Nhưng có một giải pháp nhanh hơn, hiệu quả hơn.

Nâng Cấp Công Cụ, Không Phải Lệ Phí

Công nghệ相同 đang thúc đẩy khối lượng yêu cầu hồ sơ công cũng có thể giải quyết những yêu cầu đó với một phần nhỏ của chi phí. Thay vì thu phí từ công dân để truy cập, chúng ta có thể đóng khoảng cách hoạt động với các công cụ tốt hơn.

Đó chính xác là những gì chúng tôi đã xây dựng tại Madison AI. Mô hình hoàn thành hồ sơ công của chúng tôi an toàn truy xuất, sắp xếp và chỉnh sửa hồ sơ thành phố, biến một quy trình từng mất vài ngày thành một quy trình chỉ mất khoảng một giờ.

Nó xử lý công việc nặng nhọc từ đầu đến cuối: tự động gắn thẻ nhập, phát hiện bản sao gần giống, chỉnh sửa được hỗ trợ bởi Trí tuệ nhân tạo, và đường dẫn kiểm toán hoàn chỉnh giúp các cơ quan tuân thủ luật lưu trữ và quyền riêng tư.

Kết quả sơ bộ thật đáng kinh ngạc. Tại Quận Washoe, Nevada, trợ lý hồ sơ công của chúng tôi, đối tác phát triển, đang cung cấp tiết kiệm thời gian lên đến 90%, cắt giảm tới 9 đến 10 giờ công việc của nhân viên từ một yêu cầu duy nhất. Một yêu cầu từng mất khoảng 1.000 đô la hoặc hơn để hoàn thành bằng phần mềm và lao động truyền thống hiện có thể được hoàn thành với khoảng 150 đô la, bao gồm cả lao động của nhân viên, với Trí tuệ nhân tạo xử lý công việc nặng nhọc. Palm Springs và Culver City, California đang triển khai mô hình này tiếp theo.

Và đây không phải là một sản phẩm một kích cỡ phù hợp tất cả. Chúng tôi tùy chỉnh từng trợ lý cho quy trình làm việc và dữ liệu cụ thể của từng cơ quan, được xây dựng cùng với những người sống với những thực tế hoạt động này mỗi ngày. Cách tiếp cận này hoạt động cho một thị trấn nhỏ hoặc một quận lớn, ở bất kỳ tiểu bang nào.

Thu Phí Đối Với Minh Bạch Không Phải Là Giải Pháp Đúng

Hãy trung thực: đây là một vấn đề cực kỳ khó, và các nhà lập pháp không có nhiều lựa chọn tốt. Khi nhân viên đang kiệt sức và ngân sách bị kéo căng, thu phí cho những yêu cầu cực đoan nhất có thể trông giống như đòn bẩy duy nhất còn lại để kéo.

Nhưng một phí vẫn là một tường lửa thanh toán. Và một tường lửa thanh toán trên hồ sơ công làm chính xác điều mà luật hồ sơ công tồn tại để ngăn chặn: nó giảm quyền truy cập của công chúng vào thông tin. Những người bị định giá ra khỏi là hiếm khi là những kẻ xấu đang lợi dụng hệ thống. Họ là cư dân, phụ huynh và hàng xóm bình thường đang cố gắng hiểu chính phủ của mình.

Bởi vì vào cuối ngày, mọi người đều muốn cùng một điều: một chính phủ mở, trách nhiệm và minh bạch. Chúng ta không cần phải chọn giữa việc bảo vệ nhân viên công vụ khỏi kiệt sức và bảo vệ quyền truy cập đó.

Vì vậy, chúng tôi kêu gọi các nhà lập pháp, ở California và hơn thế, xem xét một con đường khác. Điều gì sẽ xảy ra nếu một tiểu bang tạo ra một cảng an toàn cho các cơ quan áp dụng mô hình phản hồi Trí tuệ nhân tạo đầu tiên? Điều gì sẽ xảy ra nếu những người yêu cầu sử dụng một cổng thông tin tự động trước khi gửi yêu cầu tiếp theo? Điều gì sẽ xảy ra nếu các cơ quan triển khai các nền tảng Trí tuệ nhân tạo có uy tín, đáp ứng các tiêu chí hồ sơ công cơ bản một cách trung thực, và giải quyết phần lớn yêu cầu của công chúng kiếm được nhiều khoảng thời gian hơn cho thời gian phản hồi và thu hồi chi phí?

Cách tiếp cận đó thưởng cho sự minh bạch thực sự thay vì thu phí cho nó. Hãy duy trì tinh thần của chính phủ mở và trao cho các chính quyền địa phương công nghệ để làm cho minh bạch trở thành mặc định.