Các tác nhân AI sẽ biến ngữ cảnh kinh doanh thành tài sản vận hành

Một buổi chiều cùng một tác nhân AI có thể biến một ý tưởng kinh doanh thành kế hoạch tiếp thị, bản phác thảo sản phẩm và một đống công việc chưa hoàn thành. Mọi hướng đi mới đều dễ dàng khám phá. Việc theo dõi những quyết định đã được đưa ra đòi hỏi nhiều kỷ luật hơn.

Tác nhân sẵn sàng hỗ trợ yêu cầu tiếp theo. Doanh nghiệp cần một nơi hữu ích để quay lại khi cuộc trò chuyện kết thúc.

Bản ghi về những gì một công ty làm, ai là khách hàng của nó, và những quyết định đã được đưa ra đang trở thành một phần của cơ sở hạ tầng vận hành. Khi các tác nhân đảm nhận nhiều công việc lặp lại hơn, việc duy trì bản ghi này chính xác sẽ trở thành một trách nhiệm cơ bản trong việc điều hành công ty.

Một câu trả lời tốt hỗ trợ một nhiệm vụ. Một quyết định rõ ràng, được lưu trữ ở nơi mà nhiệm vụ tiếp theo có thể tìm thấy, sẽ tiếp tục hỗ trợ. Sự liên tục đó sẽ trở thành một tài sản ngày càng có giá trị cho các doanh nghiệp dựa trên các tác nhân.

Doanh nghiệp không thể tồn tại hoàn toàn trong đầu bạn

Một công ty có thể phục vụ nhiều đối tượng khách hàng thông qua các sản phẩm khác nhau. Hãy xem xét một doanh nghiệp phần mềm bán hàng cho cả các chuyên gia độc lập và các đội lớn hơn. Một freelancer có thể mua để sử dụng ngay; một đội lại có thể cần quyền truy cập chia sẻ, kiểm soát phê duyệt và hỗ trợ. Các quyết định về tiếp thị và sản phẩm phải phản ánh những khác biệt đó.

Chủ sở hữu có thể hiểu những khác biệt này mà không cần tham khảo tài liệu. Một tác nhân cần một cách để tìm chúng.

Khi bạn tự mình thực hiện mọi công việc, một lượng đáng ngạc nhiên của công ty có thể vẫn chưa được ghi chép. Bạn nhớ tại sao bạn từ chối một đề nghị, đối tượng nào mà một ấn phẩm phục vụ, hoặc liệu một ý tưởng đã được phê duyệt hay chưa. Bạn mang kiến thức đó vào công việc mà không cần suy nghĩ nhiều.

Việc giao nhiệm vụ cho các tác nhân khiến những quyết định không được nói ra trở nên rõ ràng hơn. Một sản phẩm hoàn thiện vẫn có thể sai cho doanh nghiệp nếu nó dựa trên đối tượng sai hoặc một kế hoạch đã bị bỏ qua.

Việc đưa ra lời nhắc đang trở thành một kỹ năng quản lý. Một phần của điều đó là học cách đưa ra một nhiệm vụ rõ ràng. Cũng có một câu hỏi tồn tại lâu hơn bất kỳ nhiệm vụ nào: doanh nghiệp nên tiếp tục mang gì khi cuộc trò chuyện này kết thúc?

Cung cấp cho công việc liên tục một nơi lưu trữ bền vững

Bắt đầu với những thực tế vẫn hữu ích trên toàn công ty: công ty làm gì, phục vụ ai, và cách các trách nhiệm của nó gắn kết với nhau. Giữ ngữ cảnh cụ thể hơn gần với công việc mà nó mô tả. Hồ sơ khách hàng của một sản phẩm thuộc về sản phẩm đó; bản tóm tắt hiện tại thuộc về dự án.

Sau đó làm rõ đường dẫn đọc. Hướng dẫn tác nhân nơi thiết lập ngữ cảnh công ty, cách tìm trách nhiệm liên quan, và tài liệu nào cần cho nhiệm vụ. Một tên thư mục một mình không mang lại nhiều ích lợi.

Một nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng và một nhiệm vụ tiếp thị có thể bắt đầu với cùng một hiểu biết về sản phẩm trong khi dựa vào các hướng dẫn và tệp dự án khác nhau. Các thông tin chung vẫn nhất quán, và các khác biệt vẫn hiển thị.

Giả sử công ty phần mềm quyết định một tính năng mới chỉ có trên gói đội. Tác nhân hỗ trợ cần thông tin này khi trả lời khách hàng. Tác nhân tiếp thị cần nó khi viết email ra mắt. Việc duy trì mô tả riêng biệt trong mỗi quy trình làm việc tạo ra hai nơi có thể dần lệch nhau.

Cung cấp cho quyết định một nơi lưu trữ rõ ràng mà cả hai quy trình đều tham khảo. Ngữ cảnh hữu ích là chính sách sản phẩm hiện tại, kèm theo đủ giải thích để áp dụng. Mỗi nhiệm vụ mới sau đó có thể bắt đầu từ cùng một quyết định.

Như Mathew Haswell (Đồng sáng lập, Refiant) thảo luận trong bài tiểu luận về vấn đề bộ nhớ của AI của mình, thông tin có sẵn trong một phiên và kiến thức được chuyển giao giữa các phiên phục vụ các mục đích khác nhau. Đối với người vận hành, điều này đặt ra một câu hỏi thực tiễn: những thực tế và quyết định nào đáng được giữ lại trong công việc ngày hôm nay?

Thêm tài liệu không đảm bảo công việc tốt hơn

Thật dễ bị cám dỗ khi phản hồi bằng cách ghi lại mọi thứ. Mỗi sửa đổi trở thành một quy tắc mới. Mỗi dự án đóng góp một đoạn văn mới vào hướng dẫn. Cuối cùng, tác nhân sẽ có rất nhiều tài liệu để đọc và nhiều phiên bản khác nhau về những gì doanh nghiệp muốn.

Lượng tài liệu không phải là thước đo tiến độ tốt. Một mô tả ngắn gọn, chính xác về đối tượng có thể hữu ích hơn so với hàng trang kế hoạch không còn áp dụng.

Anthropic’s hướng dẫn về kỹ thuật ngữ cảnh tháng 7 mô tả việc loại bỏ các ràng buộc không cần thiết và tải hướng dẫn chuyên biệt khi cần thiết. Các ví dụ của nó bao gồm các chỉ dẫn mâu thuẫn khiến mô hình phải tốn công sức để giải quyết những gì nó đã được nói.

Đó là một vấn đề tổ chức quen thuộc. Một công ty có thể thay đổi hướng đi trong một cuộc họp trong khi để lại hướng đi cũ trong tài liệu mà mọi người tham khảo. Việc cho phép tác nhân truy cập cả hai phiên bản không giải quyết được phiên bản nào hiện đang đại diện cho doanh nghiệp.

Cũng có một giới hạn về những gì ngữ cảnh có thể khắc phục. Một bản preprint tháng 7 đánh giá các tác nhân mã hoá không tìm thấy cải thiện độ chính xác có thể đo lường được từ các chiến lược ngữ cảnh đã thử. Trong những nhiệm vụ đó, việc cung cấp hướng dẫn kho lưu trữ không giải quyết được các lỗi thực thi.

Hãy cụ thể về công việc mà các tệp này thực hiện. Ngữ cảnh kinh doanh có thể truyền đạt lựa chọn khán giả mà mô hình không thể biết được. Nó không thể cung cấp mọi kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ. Kết quả vẫn cần được đánh giá.

Việc duy trì ngữ cảnh cập nhật trở thành công việc vận hành

Việc duy trì hồ sơ này xứng đáng nhận được sự chú ý tương tự như khi tạo ra nó.

Khi một đề nghị thay đổi, mô tả mà các đại lý sử dụng cũng cần thay đổi theo. Khi một quy trình làm việc bị ngừng sử dụng, nó cần rời khỏi luồng đọc đang hoạt động. Khi một thí nghiệm trở thành quyết định, sự phân biệt đó cần được ghi lại một cách rõ ràng.

Nếu không, doanh nghiệp sẽ tiếp tục chú ý đến những lựa chọn đã được quyết định. Chủ sở hữu lại sửa lại cùng một giả định, và sự sửa đổi đó lại biến mất trong một cuộc trò chuyện khác.

Các công cụ đang bắt đầu giải quyết vấn đề này. Anthropic’s thông báo về bộ nhớ quản lý‑đại lý mô tả các bộ nhớ được lưu trữ dưới dạng tệp có thể xuất khẩu, với quyền truy cập có phạm vi và lịch sử kiểm toán cho thấy nguồn gốc của các thay đổi. Những khả năng này giúp việc kiểm tra hồ sơ trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, vẫn cần có người quyết định liệu nó có phản ánh chính xác công ty hay không.

Đối với một người vận hành đơn lẻ, người đó thường là chủ sở hữu. Trong một doanh nghiệp lớn hơn, trách nhiệm có thể thuộc về những người sở hữu đề nghị, khán giả hoặc quy trình. Dù sao, việc duy trì hồ sơ luôn gắn liền với các quyết định mà nó mô tả.

Hãy làm cho không gian làm việc dễ trở lại hơn khi doanh nghiệp phát triển. Cung cấp cho phiên làm việc mới quyền truy cập vào các quyết định đã được thiết lập, và thay thế các giả định khi các quyết định đó thay đổi. Nhiệm vụ tiếp theo sau đó có thể tiến hành mà không cần mở lại mọi câu hỏi đã xuất hiện trước đó.

Ngữ cảnh kinh doanh trở thành tài sản vận hành thông qua công việc liên tục đó. Một công ty xây dựng nó bằng cách làm cho các quyết định trở nên rõ ràng và duy trì tính hữu ích của chúng. Khi các đại lý thực hiện nhiều công việc hơn, chất lượng của sự hiểu biết chung sẽ ngày càng định hình những gì công ty có thể thực hiện.