5 zgjidhjet më të mira të menaxhimit të dokumenteve të AI (maj 2024)

Në epokën dixhitale me ritme të shpejta, bizneset po kërkojnë vazhdimisht zgjidhje inovative për të përmirësuar proceset e tyre të menaxhimit të dokumenteve. Ndërsa inteligjenca artificiale (AI) vazhdon të transformojë aspekte të ndryshme të punës moderne, sistemet e menaxhimit të dokumenteve të mbështetura nga AI janë shfaqur si ndryshues të lojës, duke ofruar efikasitet, saktësi dhe siguri të pashembullt. Këto mjete shfrytëzojnë fuqinë e të mësuarit në makinë, përpunimi i gjuhës natyrore, dhe automatizim inteligjent për të thjeshtuar krijimin, ruajtjen dhe rikthimin e dokumenteve kritike të biznesit.

Nga klasifikimi dhe nxjerrja inteligjente e dokumenteve deri te integrimi i pandërprerë me flukset ekzistuese të punës, këto mjete kryesore të menaxhimit të dokumenteve të AI ofrojnë një gamë të gjerë karakteristikash të dizajnuara për të përmbushur nevojat e ndryshme të biznesit. Në këtë artikull, ne do të eksplorojmë zgjidhjet më të mira të menaxhimit të dokumenteve të AI që po ripërcaktojnë mënyrën se si organizatat trajtojnë asetet e tyre dixhitale, duke ju fuqizuar të merrni një vendim të informuar kur zgjidhni platformën ideale për kërkesat e menaxhimit të dokumenteve të organizatës suaj.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect është një zgjidhje e fuqishme softuerike për kapjen e dokumenteve dhe njohjen optike të karaktereve (OCR) që thjeshton procesin e kapjes, përpunimit dhe shpërndarjes së dokumenteve nga burime të ndryshme. Softueri është krijuar për t'u integruar pa probleme me flukset ekzistuese të punës, duke mbështetur një gamë të gjerë llojesh dhe burimesh dokumentesh, të tilla si drejtuesit e printimit, dosjet, shfletuesit e uebit dhe sistemet e postës elektronike.

Duke përdorur teknologjitë e AI dhe të mësimit të makinerive, DeskConnect automatizon procesin e kapjes së të dhënave duke njohur dhe nxjerrë informacionin përkatës nga dokumentet. Kjo veçori redukton ndjeshëm nevojën për futjen manuale të të dhënave, duke kursyer kohë dhe duke minimizuar rrezikun e gabimeve. Aftësitë e avancuara të OCR të softuerit sigurojnë saktësi të lartë gjatë përpunimit të dokumenteve të rasterizuara, duke e bërë atë një zgjedhje të besueshme për bizneset që merren me një gamë të ndryshme formatesh dokumentesh.

FabSoft ofron gjithashtu një Document Companion me një integrim të avancuar të AI Chat të mundësuar nga ChatGPT. Ky përmirësim i avancuar ripërcakton menaxhimin e dokumenteve duke thjeshtuar importimin dhe bashkimin e dokumenteve, duke ofruar akses të menjëhershëm në bisedën e fuqizuar nga AI për analiza efikase të dokumenteve dhe duke siguruar saktësi me teknologjinë më të fundit OCR.

Karakteristikat kryesore të FabSoft DeskConnect:

• Mbështetje e gjithanshme për dokumente: Akomodon drejtuesit e printimit, dosjet, shfletuesit e uebit, sistemet e postës elektronike dhe më shumë.
• Nxjerrja inteligjente e të dhënave: Përdor AI dhe mësimin e makinerive për të njohur dhe nxjerrë automatikisht të dhënat nga dokumentet.
• Performanca superiore OCR: Ofron saktësi udhëheqëse në industri për dokumentet e rasterizuara.
• Shpërndarja e thjeshtë e dokumenteve: Automatizon kapjen dhe shpërndarjen e dokumenteve në renë kompjuterike ose zgjidhjet brenda ambienteve, duke përfshirë Microsoft OneDrive, SharePoint dhe Power Apps.
• API e personalizueshme: Ofron një API miqësore për përdoruesit që mundëson shtojcat të kontrollojnë dorëzimin e dokumenteve dhe të automatizojnë veprimet dhe metodat e paraqitjes.
• Masa të forta sigurie: Zbaton veçori të sigurisë së nivelit të lartë për të mbrojtur konfidencialitetin e dokumenteve dhe për të kufizuar aksesin për përdoruesit e autorizuar.

API miqësore për përdoruesit i FabSoft DeskConnect fuqizon bizneset të krijojnë flukse pune dhe integrime të personalizuara, duke optimizuar më tej proceset e tyre të përpunimit të dokumenteve dhe nxjerrjes së të dhënave. Masat e fuqishme të sigurisë së softuerit sigurojnë që dokumentet e ndjeshme të mbeten konfidenciale dhe të aksesueshme vetëm për personelin e autorizuar.

2. DocuPhase

Burimi: DocuPhase

DocuPhase është një zgjidhje softuerike gjithëpërfshirëse e menaxhimit të dokumenteve, e krijuar për të optimizuar proceset e ruajtjes, skanimit, marrjes dhe arkivimit të dokumenteve për bizneset e çdo madhësie. Kjo platformë shkon përtej aftësive të një kabineti të thjeshtë skedarësh dixhital, duke ofruar veçori që menaxhojnë, gjurmojnë dhe përfundojnë punën e vazhdueshme, duke rritur ndjeshëm produktivitetin.

Një nga veçoritë më të spikatura të DocuPhase është kapja e të dhënave dhe aftësitë e tij të marrjes së dokumenteve me fuqi AI. Këto mjete inteligjente thjeshtojnë procesin e nxjerrjes së informacionit thelbësor nga dokumente të ndryshme dhe marrjes së të dhënave nga skedarët e vjetër. Funksionaliteti i drejtuar nga AI mund të skanojë shpejt përmes dokumenteve me shumë faqe, duke identifikuar dhe nxjerrë informacionin përkatës, duke eliminuar kështu nevojën për kërkime manuale që kërkojnë kohë. Për më tepër, aftësitë e AI dhe të mësimit të makinerive të platformës mundësojnë kursimin dhe indeksimin automatik të skedarëve, duke u kursyer përdoruesve kohë dhe përpjekje të vlefshme.

Karakteristikat kryesore të DocuPhase:

• Kapja e të dhënave me AI: Nxjerrja inteligjente e informacionit thelbësor nga dokumente të ndryshme.
• Rikthim efikas i dokumentit: Rikthim i shpejtë dhe i saktë i të dhënave nga skedarët e vjetër duke përdorur aftësi të avancuara të AI.
• Drejtimi dhe indeksimi automatik i skedarëve: AI dhe automatizimi i drejtuar nga mësimi i makinerive për organizimin e thjeshtë të dokumenteve.
• Integrim pa probleme: Pajtueshmëria me platformat e zakonshme, të tilla si sistemet e planifikimit të burimeve të ndërmarrjes (ERP), për shkathtësi të zgjeruar dhe ndërrim të reduktuar të programit.
• Zgjidhje e sigurt e bazuar në renë kompjuterike: Ndërfaqe intuitive për ruajtjen e dokumenteve dixhitale dhe eliminimin e shkresave të panevojshme.
• Funksionet e avancuara të kërkimit: Fjalë kyçe dhe mjete kërkimi të konfigurueshme për rikthim të shpejtë të dokumenteve.
• Ndërfaqe miqësore për përdoruesit: Softuer i lehtë për t'u mësuar me trajnime të drejtuara për hyrje të qetë dhe integrim të rrjedhës së punës.

Natyra miqësore me integrimin e DocuPhase e lejon atë të lidhet pa probleme me platforma të tjera të zakonshme, si sistemet ERP, duke e bërë atë një mjet të gjithanshëm për trajtimin e operacioneve të përditshme. Ky integrim redukton kohën që përdoruesit shpenzojnë duke kaluar ndërmjet programeve, duke përmirësuar rrjedhën e tyre të punës. Zgjidhja e bazuar në renë kompjuterike të softuerit ofron një ndërfaqe të sigurt dhe intuitive për ruajtjen e dokumenteve dixhitale, duke eliminuar në mënyrë efektive dokumentet e panevojshme.

3. Fluix

Fluix është një platformë e parë për menaxhimin e dokumenteve dhe rrjedhës së punës në celular, e përshtatur për menaxhimin e shërbimit në terren. Ky softuer inovativ i fuqizon bizneset që të ruajnë dhe të kenë akses të sigurt në dokumente dhe forma kritike brenda një depoje të centralizuar. Duke u ofruar teknikëve dhe menaxherëve të shërbimit në terren qasje të lehtë në skedarët thelbësorë, edhe në vende me lidhje të kufizuar ose pa lidhje interneti, Fluix thjeshton punën në distancë dhe rrit produktivitetin e përgjithshëm.

Një nga karakteristikat kryesore të Fluix është flukset e tij të punës me porosi, të cilat nxisin komunikim efektiv dhe llogaridhënie midis anëtarëve të ekipit. Platforma mundëson përditësime dhe njoftime në kohë reale për detyra të reja, ndryshime ose mesazhe të rëndësishme, duke siguruar që të gjithë palët e interesuara të mbeten të informuar dhe në linjë. Aftësitë automatike të kursimit dhe indeksimit të skedarëve të Fluix reduktojnë ndjeshëm përpjekjet manuale, duke i lejuar bizneset të optimizojnë rrjedhat e tyre të punës dhe të rrisin efikasitetin.

Karakteristikat kryesore të Fluix:

• Dizajni i parë i celularit: Optimizuar për menaxhimin e shërbimit në terren, duke mundësuar ruajtjen e sigurt të dokumenteve dhe aksesin në lëvizje.
• Depo e centralizuar e dokumenteve: Ofron një vendndodhje të vetme, lehtësisht të arritshme për dokumente kritike të lidhura me terrenin.
• Rrjedhat e personalizuara të punës: Lehtëson komunikimin dhe llogaridhënien midis anëtarëve të ekipit përmes përditësimeve dhe njoftimeve në kohë reale.
• Integrim pa probleme: E përputhshme me platformat e zakonshme si sistemet ERP, duke thjeshtuar operacionet e përditshme dhe duke minimizuar ndërrimin e programeve.
• Teknologjia OCR: Mbështet njohjen optike të karaktereve për konvertimin e saktë të imazheve të tekstit në tekst të koduar nga makina.
• Funksioni i bisedës AI: Mundësuar nga ChatGPT, ofron akses të menjëhershëm në informacionin e lidhur me dokumentin, duke eliminuar kërkimet manuale.
• Konfigurimi miqësor për përdoruesit: Konfigurimi i drejtpërdrejtë i veçorisë OpenAI Chat në Document Companion.

Arkitektura miqësore me integrimin e Fluix e lejon atë të lidhet pa probleme me platforma të tjera të përhapura, siç janë sistemet ERP. Ky integrim u mundëson bizneseve të trajtojnë operacionet e përditshme në mënyrë më efikase dhe redukton kohën e kaluar për ndërrimin mes programeve. Për më tepër, Fluix mbështet teknologjinë OCR, duke siguruar që të dhënat e transmetuara në funksionin e bisedës AI të jenë të sakta dhe gjithëpërfshirëse për analiza të hollësishme.

4. Dosjet M

M-Files është një platformë inteligjente e menaxhimit të informacionit që ofron një qasje më të zgjuar për menaxhimin e përmbajtjes gjatë gjithë ciklit të saj jetësor. Duke lidhur pa probleme përmbajtjen dhe duke shfrytëzuar automatizimin inteligjent, M-Files fuqizon punonjësit e njohurive që të jenë më produktivë duke ofruar informacionin e duhur te njerëzit e duhur në kohën e duhur.

Platforma ofron një pamje gjithëpërfshirëse të përmbajtjes në të gjithë organizatën pa kërkuar një migrim kompleks dhe të shtrenjtë në një depo të vetme. Zgjidhja dixhitale e menaxhimit të dokumenteve të M-Files krenohet me aftësi të fuqishme kërkimi dhe rikthimi, duke u mundësuar përdoruesve të lokalizojnë shpejt dhe me lehtësi dokumentet pa humbur kohë duke kërkuar për skedarë të vendosur gabim ose duke luftuar për të kujtuar se ku është ruajtur diçka. Platforma thjeshton gjithashtu krijimin e dokumenteve duke ofruar shabllone, funksione të thjeshta emërtimi dhe ruajtjeje, si dhe aftësinë për të zbuluar dokumente të fshehura dhe të dhëna të errëta përmes teknologjisë së aktivizuar me AI.

Karakteristikat kryesore të M-Files:

• Menaxhimi Inteligjent i Informacionit: Kombinon përmbajtjen e lidhur dhe automatizimin inteligjent për të rritur produktivitetin dhe për të ofruar një pamje 360 ​​gradë të përmbajtjes.
• Kërkim dhe rikthim i shpejtë: U mundëson përdoruesve të gjejnë dokumente shpejt dhe me lehtësi, duke kursyer kohë dhe përpjekje.
• Krijimi i dokumentit i thjeshtuar: Ofron shabllone, emërtim dhe ruajtje të lehtë të dokumenteve dhe zbulim të dokumenteve të fshehura dhe të dhënave të errëta.
• Pajtueshmëria dhe siguria e automatizuar: Siguron pajtueshmërinë me politikat dhe rregulloret e kompanisë dhe siguron sigurinë e të dhënave përmes të drejtave të aksesit dhe enkriptimit.
• Bashkëpunim pa probleme: Lejon bashkë-autorizimin, komentimin dhe shënimin e dokumenteve njëkohësisht.
• Integrimi me mjetet popullore: Ofron integrim me Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook dhe aplikacione të tjera të përdorura gjerësisht.
• Proceset e fuqizuara nga AI: Përdor AI, si M-Files Aino, për të organizuar informacionin, për të kuptuar kontekstin e dokumentit dhe për të bashkëvepruar me njohuritë duke përdorur gjuhën natyrore.

Aftësitë e automatizimit të M-Files thjeshtojnë përputhshmërinë me politikat dhe rregulloret e kompanisë, sigurojnë sigurinë e të dhënave përmes të drejtave të rrepta të aksesit dhe enkriptimit të nivelit të ndërmarrjes dhe mundësojnë bashkëpunim të thjeshtë përmes bashkautorimit, komentimit dhe shënimit të dokumenteve në të njëjtën kohë. Ndërtuar në një platformë shumë të konfigurueshme, M-Files mund të personalizohen lehtësisht për të përmbushur nevojat specifike të biznesit përmes API-ve, shablloneve të zgjidhjeve dhe shtesave të palëve të treta.

5. SharePoint AI

Burimi: Microsoft

Microsoft SharePoint është një platformë e fuqishme bashkëpunimi dhe menaxhimi dokumentesh që, kur integrohet me teknologjitë e AI, transformon rrjedhat e punës, përmirëson bashkëpunimin dhe rrit produktivitetin për organizatat. Duke përfshirë aftësitë e AI në SharePoint, bizneset mund të automatizojnë proceset, të thjeshtojnë menaxhimin e dokumenteve, të përmirësojnë funksionalitetin e kërkimit dhe të fitojnë njohuri të vlefshme nga të dhënat.

SharePoint AI fuqizon punonjësit të punojnë më zgjuar dhe më shpejt, ndërsa redukton përpjekjet manuale dhe përmirëson produktivitetin. Platforma ofron përfitime të ndryshme, duke përfshirë menaxhimin inteligjent të dokumenteve, automatizimin e rrjedhës së punës, integrimin e chatbot-it dhe analitikën parashikuese, duke u mundësuar organizatave të optimizojnë operacionet, të përmirësojnë bashkëpunimin dhe të qëndrojnë konkurrues në peizazhin e sotëm. SharePoint Premium, platforma e avancuar e menaxhimit të përmbajtjes dhe përvojave, sjell AI, automatizim dhe siguri të shtuar në përvojat, përpunimin dhe qeverisjen e përmbajtjes, duke ndihmuar organizatat të menaxhojnë dhe mbrojnë përmbajtjen kritike gjatë gjithë ciklit të saj jetësor.

Karakteristikat kryesore të SharePoint AI:

• Menaxhimi inteligjent i dokumenteve: Përpunimi i dokumenteve me fuqi nga AI, klasifikimi automatik, nxjerrja dhe etiketimi i informacionit nga dokumentet, duke çuar në efikasitet të përmirësuar dhe rrjedha të efektshme të punës.
• Automatizimi i rrjedhës së punës: Automatizimi i rrjedhës së punës i përmirësuar me AI analizon të dhënat historike, mëson nga vendimet e kaluara dhe bën zgjedhje inteligjente në automatizimin e detyrave dhe drejtimin e dokumenteve.
• Integrimi i Chatbot: Chatbot-et e fuqizuara nga AI të integruara me SharePoint fuqizojnë punonjësit të ndërveprojnë me sistemin përmes gjuhës natyrore, duke ofruar përgjigje dhe mbështetje të menjëhershme.
• Analizat parashikuese: Shfrytëzon AI për të analizuar të dhënat dhe për të ofruar njohuri të vlefshme, duke u mundësuar organizatave të marrin vendime të bazuara në të dhëna dhe të qëndrojnë përpara kurbës.
• Menaxhimi i avancuar i përmbajtjes: AI, automatizimi dhe siguria e shtuar në përvojat e përmbajtjes, përpunimin dhe qeverisjen, duke ndihmuar organizatat të menaxhojnë dhe mbrojnë përmbajtjen kritike gjatë gjithë ciklit të saj jetësor.
• Zgjidhje dokumentesh me vlerë të lartë: Ofron zgjidhje për të punuar me dokumente me vlerë të lartë, si kontrata, deklarata të punës, porosi dhe fatura.

Aftësitë inteligjente të menaxhimit të dokumenteve të SharePoint AI lejojnë klasifikimin, nxjerrjen dhe etiketimin automatik të informacionit nga dokumentet, duke çuar në efikasitet të përmirësuar dhe rrjedha të efektshme të punës. Aftësitë analitike parashikuese të platformës përdorin AI për të analizuar të dhënat dhe për të ofruar njohuri të vlefshme, duke u mundësuar organizatave të marrin vendime të bazuara në të dhëna dhe të qëndrojnë përpara kurbës.

Drejtoni rrjedhën tuaj të punës me zgjidhjet e menaxhimit të dokumenteve të AI

Në mjedisin e sotëm të biznesit me ritme të shpejta, zgjidhjet e menaxhimit të dokumenteve të mbështetura nga AI janë bërë mjete thelbësore për organizatat që kërkojnë të thjeshtojnë rrjedhat e tyre të punës, të përmirësojnë bashkëpunimin dhe të rrisin produktivitetin. Zgjidhjet e menaxhimit të dokumenteve të AI të diskutuara në këtë artikull ofrojnë një gamë të gjerë veçorish dhe aftësish të dizajnuara për të përmbushur nevojat e ndryshme të biznesit.

Nga klasifikimi dhe nxjerrja inteligjente e dokumenteve deri te integrimi pa probleme me flukset ekzistuese të punës, këto mjete shfrytëzojnë fuqinë e AI për të thjeshtuar krijimin, ruajtjen dhe rikthimin e dokumenteve kritike të biznesit. Duke automatizuar proceset manuale, duke përmirësuar funksionalitetin e kërkimit dhe duke ofruar njohuri të vlefshme, këto zgjidhje u mundësojnë organizatave të optimizojnë operacionet e tyre, të ulin kostot dhe të nxisin vendimmarrje më të mirë.