Următoarea frontieră a IA? Tu ești deja în ea

Aproape fiecare titlu despre IA din acest an a fost despre un anumit aspect al stratului digital al muncii, de la agenți care scriu cod, la modele care iau notițe în conferințe telefonice. Între timp, aceiași angajați care folosesc IA pentru a deveni remarcabil de eficienți pe laptopurile lor pășesc în birourile lor din viața reală, unde acea eficiență nu există. 

Problema discuției despre IA din ultimii câțiva ani este că a rămas aproape în totalitate în interior, și spun asta în sensul cel mai literal. A fost vorba despre ecrane, ferestre de chat și documente – lucrurile care se întâmplă între o persoană și un monitor. Și tot timpul, biroul fizic a stat doar acolo, tratat ca un cost fix de gestionat, în loc de un sistem care ar putea fi înțeles și îmbunătățit.

Locurile de muncă flexibile moderne, în special, suferă de această neconcordanță între cine ar trebui să fie prezent și cine apare efectiv, ceea ce face totul mai greu de gestionat. Când angajații sosesc, s-ar putea să nu găsească o sală de ședințe, sau ar putea să rătăcească pe etaj căutând un birou liber ca și cum ar căuta un loc de parcare în mall în Ajunul Crăciunului. Planul etajului a fost probabil conceput pe baza unei presupuneri, nu pe dovezi reale despre modul în care oamenii folosesc spațiul.

Această incapacitate de a folosi spațiul eficient este o problemă mai mare decât pare. Imobiliarele reprezintă adesea a doua cea mai mare cheltuială a unei companii, imediat după personal. Și, într-un sondaj recent realizat de The Collab Collective, șase din zece profesioniști în operațiuni de birouri au declarat că acest tip de fricțiune la locul de muncă — incapacitatea de a gestiona eficient resursele biroului precum birouri și săli de ședințe — a devenit de fapt mai grav în ultimul an. 

Această fricțiune are și un cost, și este semnificativ. Angajații pierd între două și patru ore pe săptămână căutând spațiu, urmărind colegii și lucrând în jurul sistemelor de birou disparate. Dacă faci calculele pe baza numerelor standard de compensare, o companie cu o mie de angajați poate pierde până la 9 milioane de dolari pe an doar din cauza fricțiunii la locul de muncă. 

Punctul orb al planificării imobiliare

IA au un potențial semnificativ pentru a aborda aceste provocări. La fel cum IA poate prognoza cererea sau poate direcționa tichetele de suport, poate învăța care birouri și săli sunt utilizate de cine și când. Poate observa unde echipamentul AV eșuează în mod regulat și poate identifica care etaje sau spații de ședințe nu sunt folosite. 

Vechiul manual pentru gestionarea unui birou presupunea, de asemenea, o forță de muncă care apărea în mare parte conform unui program previzibil. În locul de muncă hibrid de astăzi, acest lucru se întâmplă rar. Datele de ocupare arată cât de largă este de fapt această variație. Firma de imobiliare comerciale CBRE a constatat că majoritatea organizațiilor funcționează la capacitate maximă în cea mai aglomerată zi de birou, dar doar aproximativ o treime din acea capacitate într-o zi medie. Această diferență explică exact de ce numărul de angajați singur nu este un mod fiabil de a planifica spațiul. Un etaj construit pentru vârful de luni rămâne în mare parte gol până joi, și nicio cantitate de instinct nu surprinde acel model așa cum o fac datele de utilizare.

Instrumentele în sine agravează situația, deoarece majoritatea companiilor rulează rezervări, înregistrarea vizitatorilor, planificarea spațiului, servicii de ședințe și analize ca sisteme separate care nu au fost niciodată concepute să comunice între ele. Un instrument de programare care nu știe cum este utilizată efectiv o sală nu poate oferi facilităților informații utile când vine timpul să negocieze un contract de închiriere. Analizele afișate într-un singur tablou de bord nu pot interveni și să rerezervă pe altcineva într-o altă sală când rezervarea acestuia e anulat.

Faptul este că majoritatea deciziilor imobiliare de astăzi sunt încă în mare parte luate pe bază de instinct și pe baza ocupării curente, nu pe utilizarea reală. Această abordare era sustenabilă când birourile funcționau la o ocupare constantă și previzibilă. Este mult mai greu de justificat într-o lume hibridă în care prezența fluctuează în funcție de ziua săptămânii și de echipă.

Aplicată corect, IA la locul de muncă îndeplinește două sarcini simultan. Pentru angajați, rezolvă logistica muncii prin potrivirea automată a oamenilor cu spațiul disponibil, afișând în timp real ce resurse sunt libere și eliminând necesitatea de a muta ședințele în ultimul moment. Pentru echipele de operațiuni și facilități care gestionează bugetul, IA poate analiza toate aceste semnale mici — cine a rezervat ce, când, cât de des și care săli rămân goale — pentru a crea o imagine clară a performanței reale a spațiului. 

Și mai bine, odată ce o companie poate vedea cum este utilizat efectiv spațiul, managerii pot baza deciziile imobiliare pe cererea reală, la fel cum ar face cu orice altă decizie de alocare a resurselor. Având aceste informații, pot consolida etajele neutilizate, pot intra într-o renegociere a contractului de închiriere cu adevărată putere de negociere și pot reproiecta amenajarea biroului în funcție de modul în care echipele lor colaborează efectiv.

Când datele sunt unificate, beneficiul devine rapid specific. Să presupunem că o organizație a descoperit că 40% din ședințele lor trec printr-o mică parte a sălilor de conferință. Cu aceste informații, managerii de operațiuni pot, de exemplu, să determine cu ușurință care săli ar trebui să aibă prioritate pentru upgrade-uri AV și care dintre celelalte necesită o regândire a designului, nu doar întreținere de rutină.

Companiile care au început deja să folosească IA în codul lor, în cozii de suport și în căsuțele de e‑mail au observat deja ce se întâmplă când datele de calitate înlocuiesc presupunerile. Biroul este pur și simplu următorul loc în care se poate aplica această lecție. Mai mult, organizațiile care ajung acolo prima nu vor cheltui doar mai puțin pentru spațiul pe care nu îl folosesc, ci le vor reda și angajaților orele pe care le-au pierdut în tăcere din cauza fricțiunii la locul de muncă.