Criza înregistrărilor publice este reală. Taxarea cetățenilor nu este soluția corectă pentru a o rezolva.

O criză tăcută se desfășoară în sălile de consiliu și birourile administrative din întreaga țară.

Publicul este mai implicat ca niciodată. Oamenii vor să știe cum sunt cheltuiți banii lor de taxe și cum se iau deciziile politice, și au tot dreptul să ceară informații. Dar o nouă realitate face ca guvernele locale să aibă dificultăți în a ține pasul: un val de cereri de înregistrări publice generate de inteligența artificială.

Inteligența artificială generativă a făcut ca este foarte ușor să trimiți cereri masive și complexe de înregistrări cu un singur clic. Și acest lucru nu se mai aplică doar persoanelor fizice. Întregi companii au creat echipe a căror singură sarcină este de a trimite cereri de înregistrări publice la scară largă, pentru a revinde apoi aceste informații furnizorilor și sectorului privat. Pentru personalul guvernamental care primește aceste cereri, rezultatul este o sarcină de lucru copleșitoare.

Acest lucru nu va dispărea. Cererile generate de inteligența artificială vor deveni tot mai frecvente și mai agresive.

Funcționarii publici se sufocă

Confruntați cu această sarcină de lucru, unii legislatori încearcă să impună taxe pentru acces. Proiectul de lege al Adunării Californiei 1821, inițiat de deputatul Blanca Pacheco și examinat recent de CalMatters, este un exemplu timpuriu. Proiectul de lege ar permite agențiilor publice să perceapă o taxă nelimitată atunci când o cerere necesită personalului mai mult de două ore pentru a o cerceta, plus o taxă suplimentară atunci când personalul petrec mai mult de 10 ore într-o singură lună pentru a răspunde cererilor din partea aceleiași persoane.

California nu este singura. Pe măsură ce cererile de înregistrări publice cresc la nivel național, agențiile de peste tot sunt în curs de a decide cum să recupereze costurile.

Și dacă știți cum funcționează realmente guvernul local, motivația este ușor de înțeles. Fiecare oră petrecută pentru a răspunde cererilor de înregistrări este o oră care ar putea fi folosită pentru alte lucrări esențiale: procesarea permiselor de afaceri, întreținerea arhivelor publice, organizarea alegerilor.

Numerele sunt uluitoare.

O singură cerere în Chula Vista, California, a necesitat 150-300 de ore de muncă ale personalului. În Fontana, o persoană a depus peste 100 de cereri, cu scopul declarat de a perturba operațiunile, ceea ce a costat orașul peste 300.000 de dolari în cheltuieli legale și de personal.

Versiuni ale acestei povești se desfășoară în comunitățile de peste tot în țară. Putem numi asta război administrativ, purtat o cerere de înregistrare la un moment dat.

Lista de așteptare nu este doar scumpă. Este și un risc de conformitate.

Costul și epuizarea nu sunt singurele părți ale poveștii. Riscul mai mare este conformitatea.

Legile înregistrărilor publice nu încurajează doar agențiile să răspundă, ci le și obligă să o facă, într-un anumit termen. Potrivit Legii înregistrărilor publice din California, o agenție are de obicei 10 zile pentru a decide dacă va produce înregistrări, iar termene similare există în aproape toate statele. Aceste termene au fost stabilite pentru o lume a fișierelor pe hârtie și a cererilor ocazionale, nu pentru o cutie de e-mail inundată de inteligență artificială.

Când volumul depășește personalul, termenele încep să se prelungească. Și o întârziere a termenului nu este doar o mică greșeală administrativă. Este o expunere juridică. Cei care cer informații și câștigă procesele pentru a forța producerea de înregistrări primesc în mod regulat onorarii de avocat, astfel încât o singură listă de așteptare poate deveni o ordonanță judecătorească, plus o factură juridică pe care, în final, contribuabilii o plătesc.

Acest lucru lasă agențiile într-o adevărată încurcătură. Dacă nu fac nimic, riscă să nu se conformeze legilor care ar trebui să țină guvernul deschis. Dacă percep o taxă, riscă să îi determine pe rezidenți să nu aibă acces. Niciuna dintre aceste soluții nu protejează realmente publicul.

Proiectele de lege care prevăd taxe, cum ar fi AB 1821, sunt o reacție înțeleasă din partea unui sistem epuizat care încearcă să se protejeze. Intenția este demnă de apreciat, iar compensația oferită este corectă. Dar există o soluție mai rapidă și mai eficientă.

Îmbunătățiți instrumentele, nu taxele

Aceeași tehnologie care determină creșterea volumului de cereri de înregistrări poate rezolva, de asemenea, aceste cereri la o fracțiune din cost. În loc să taxeze cetățenii pentru acces, putem închide decalajul operațional cu instrumente mai bune.

Acesta este exact ceea ce am construit la Madison AI. Modelul nostru de îndeplinire a înregistrărilor publice recuperează în siguranță, sortează și redactează înregistrările municipale, transformând un flux de lucru care a durat câteva zile într-unul care durează aproximativ o oră.

Acesta gestionează munca grea de la capăt la capăt: etichetarea automată a cererilor, detectarea aproape-duplicatelor, redactarea asistată de inteligență artificială și urmele de audit complete care mențin agențiile în conformitate cu legile de reținere și confidențialitate.

Rezultatele preliminare sunt uluitoare. În comitatul Washoe, Nevada, partenerul nostru de dezvoltare, asistentul pentru înregistrări publice oferă economii de timp de până la 90%, reducând până la 9-10 ore de muncă ale personalului pentru o singură cerere. O cerere care a costat anterior aproximativ 1.000 de dolari sau mai mult pentru a fi finalizată folosind software-ul și forța de muncă tradițională poate fi acum îndeplinită pentru aproximativ 150 de dolari, inclusiv munca personalului, cu inteligența artificială care efectuează munca grea. Palm Springs și Culver City, California, vor implementa același model în curând.

Și acesta nu este un produs cu o singură mărime. Personalizăm fiecare asistent în funcție de fluxurile de lucru și datele specifice ale agenției, construite alături de oamenii care trăiesc realitățile operaționale de zi cu zi. Aceeași abordare funcționează pentru un oraș mic sau un comitat mare, în orice stat.

Impozitarea transparenței nu este soluția corectă

Să fim onești: aceasta este o problemă incredibil de grea, iar legislatorii nu au multe opțiuni bune. Când personalul se sufocă și bugetele sunt subțiri, perceperea unei taxe pentru cele mai extreme cereri poate părea singurul levier rămas de apăsat.

Dar o taxă este încă un zid de plată. Și un zid de plată pentru înregistrări publice face exact ceea ce legea înregistrărilor publice există pentru a preveni: reduce accesul public la informații. Persoanele care sunt scoase din sistem nu sunt de obicei actorii răi care exploatează sistemul. Sunt rezidenți obișnuiți, părinți și vecini care încearcă să înțeleagă propriul guvern.

Pentru că, la sfârșitul zilei, toată lumea vrea același lucru: un guvern care este deschis, responsabil și transparent. Nu trebuie să alegem între protejarea funcționarilor publici de epuizare și protejarea acestui acces.

Prin urmare, îi îndemnăm pe legislatori, în California și dincolo, să ia în considerare o cale diferită. Ce s-ar întâmpla dacă un stat ar crea un port pentru agențiile care adoptă un model de răspuns bazat pe inteligență artificială? Ce s-ar întâmpla dacă solicitanții ar utiliza un portal automatizat înainte de a trimite următoarele cereri? Ce s-ar întâmpla dacă agențiile care au implementat platforme de inteligență artificială credibile, au îndeplinit criteriile de bază pentru înregistrări publice cu bună-credință și au rezolvat majoritatea anchetelor publice ar câștiga mai multă libertate în ceea ce privește timpul de răspuns și recuperarea costurilor?

Acest abordare recompensează transparența reală, în loc să o taxeze. Să respectăm spiritul guvernului deschis și să dăm guvernelor locale tehnologia pentru a face transparența standardul.