Avantajul noului CFO: Cum AI-ul transformă planificarea forței de muncă într-un motor de profit

Planificarea forței de muncă este adesea tratată ca o problemă a departamentului de resurse umane – o modalitate de a asigura că persoanele potrivite sunt în rolurile potrivite, de a rezolva prioritățile de personal concurente și de a determina alocarea numărului de angajați pentru fiecare echipă. Dar, având în vedere că costurile cu forța de muncă pot reprezenta până la 70 la sută din totalul costurilor unei afaceri, rezultatul final este benefic atunci când directorii financiari și echipele lor sunt implicați în mod regulat în planificarea forței de muncă – și tratează numărul de angajați nu doar ca un centru de costuri de gestionat, ci și ca un levier de venituri pe care îl pot acționa.

Atunci când se face bine, planificarea forței de muncă poate reduce nu numai cheltuielile de exploatare, ci și poate extinde marjele și, în cele din urmă, poate crește profitul. Utilizarea inteligenței artificiale poate avea un impact semnificativ în acest sens, inteligența artificială generativă crescând fiabilitatea proiecțiilor de personal, iar inteligența artificială agențială fiind capabilă să preia sarcini specializate care elimină nevoia de a crește numărul de angajați. Mai mult, directorii financiari folosesc din ce în ce mai mult inteligența artificială în munca lor, iar aceste tendințe au combinat pentru a face planificarea forței de muncă asistată de inteligență artificială noul avantaj al directorilor financiari, conducând spre o creștere a profitabilității afacerii.

GenAI: De la cheltuieli mari cu personalul la creșterea EBITDA

McKinsey a raportat că modelele de previziune bazate pe inteligență artificială pot atinge o acuratețe de peste 90 la sută în previziunea nevoilor de personal pentru anumite afaceri, reducând astfel costurile cu orele suplimentare cu 15-20 la sută.

Rolul planificării forței de muncă este deosebit de critic în industria serviciilor cu guler albastru, iar BSL, o firmă de securitate fizică care trimite zeci de mii de agenți de securitate la mii de locații pentru clienți globali precum Nike și Amazon, a obținut recent rezultate și mai bune decât acest benchmark. Acesta se confrunta cu o provocare familiară oricărei afaceri intensive în forță de muncă și bazate pe schimburi: hemoragia constantă a plăților pentru ore suplimentare și a subcontractării scumpe. Când cererea a crescut, sau când a apărut o lacună în desfășurare, compania a plătit adesea un premiu – fie angajaților existenți, fie subcontractorilor externi.

BSL a reușit să reducă costurile cu orele suplimentare cu 30 la sută, precum și să scadă cheltuielile cu subcontractarea, atunci când a început să utilizeze o planificare a forței de muncă mai precisă și pe termen lung, condusă de inteligență artificială. Prin analiza contractelor de angajați și clienți, traducerea legilor și regulamentelor muncii în constrângeri algoritmice și efectuarea unei optimizări complexe care implică un algoritm de atribuire multi-etapă sub aceste constrângeri, instrumentele de inteligență artificială au produs rapid un plan de personal pe o perioadă de un an. Anterior, compania petrecuse săptămâni pentru a construi planuri de personal care se uitau doar la o perioadă de una până la trei luni în viitor. Ca urmare, a crescut EBITDA cu 200 de puncte de bază, prin reducerea masivă a orelor suplimentare și a subcontractării, o îmbunătățire semnificativă într-un domeniu în care marjele sunt de obicei foarte subțiri.

La BSL, și în multe alte cazuri, rolul principal al inteligenței artificiale nu a fost de a reduce numărul de angajați. Mai degrabă, instrumentele de inteligență artificială generativă au redus fluctuația personalului, au îmbunătățit planificarea și au ajutat la crearea unor grafice de lucru care sunt preferate atât de clienți, cât și de angajați. De exemplu, numărul de agenți de securitate plasați în rotație pentru o anumită poziție a fost limitat la trei, pentru satisfacția clienților care doresc să păstreze agenții specializați în nevoile companiei lor. Numărul de schimburi care necesită o deplasare lungă a fost redus, iar weekendurile fără lucru au fost distribuite în mod egal. Schimbări precum acestea cresc calitatea vieții angajaților, în timp ce îmbunătățesc satisfacția clienților și reduc cheltuielile și eforturile legate de fluctuația personalului pentru companie pe termen lung.

Agentic AI: Scalarea fără creșterea numărului de angajați

La alte momente, planificarea forței de muncă asistată de inteligență artificială permite companiilor să evite creșterea numărului de angajați, astfel încât compania să poată scala într-un mod accesibil. De exemplu, atunci când Zendata Cybersecurity a fost selectată pentru a implementa o soluție integrată în Dubai International Financial Centre și Abu Dhabi Global Market, compania a trebuit să scaleze rapid. A trebuit să găsească rapid o modalitate de a asigura o integrare administrativă și tehnică fluidă pentru mii de clienți noi și de a implementa audituri de securitate obligatorii în fiecare trimestru. Angajarea unui număr suficient de mare de ingineri pentru această creștere ar fi fost costisitoare și dificilă, având în vedere că 72 la sută dintre angajatori la nivel global raportează că au dificultăți în a găsi talentul calificat de care au nevoie.

În schimb, firma de securitate cibernetică a utilizat un agent de consultanță inteligență artificială pentru a integra 5.000 de utilizatori finali în șase săptămâni, evitând astfel nevoia de a angaja personal nou sau de a impune o sarcină suplimentară asupra echipelor existente. Un alt agent a permis Zendata să implementeze audituri trimestriale și să furnizeze insight personalizat, diagnostic și planuri de acțiune pentru clienții săi. În loc ca inginerii Zendata să petreacă o săptămână pe trimestru pentru audituri, revizia umană a fost redusă la o medie de doar o oră pe trimestru. Acest lucru a redus încărcătura operațională și a accelerat procesul de audit, rezolvând astfel provocarea de a găsi suficienți ingineri noi pentru a efectua auditurile pentru numărul mare de clienți noi.

Ce ar trebui să rețină directorii financiari

Firea comună care străbate aceste exemple nu este că inteligența artificială reduce rolul judecății umane în deciziile legate de forța de muncă. Este că inteligența artificială elimină ineficiențele și complexitățile care au creat scurgeri semnificative de venituri în soluțiile de planificare a forței de muncă existente.

Inteligența artificială generativă poate analiza mii de contracte, aplica sute de constrângeri regulatorii și produce previziuni pe un orizont de un an în timpul în care o echipă umană ar trebui să configureze o foaie de calcul. Rezultatul final este că inteligența artificială permite afacerilor să scaleze rapid, să absoarbă sarcinile de vârf fără timp de așteptare și să îmbunătățească competitivitatea și profitabilitatea prețurilor. Directorii financiari sunt din ce în ce mai conștienți de acest lucru și folosesc instrumentele disponibile astăzi – și rezultatele se reflectă în rapoartele financiare.